不動産管理業務の繁忙期はいつ？業務量への対策とシステム導入について解説
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不動産管理業務は、ある意味仲介業務以上に繁忙期の影響を受けやすく、業務量が増えてしまいます。
反面、管理業務支援システムのフル活用によって、効率化がはかりやすく、リーシングなどでも成果を出しやすいといえます。
そこで今回は、不動産管理業務の繁忙期はいつなのかや、業務量への対策と管理業務支援システム導入のメリットについて解説します。
繁忙期対策で不動産管理システムの導入をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
不動産管理業務の繁忙期はいつ？
まず、不動産管理業務の繁忙期について、状況のおさらいをします。
繁忙期はいつ？
不動産管理業務の繁忙期は、3月の頭前後から4月頭までということができます。
仲介業務に関しては1月に入ると動き始めますが、管理業務の繁忙期が本格化するのは上記のタイミングです。
このほか、9月から10月にかけても、やや繁忙期となる時期です。
これらの時期が忙しくなるのは、お客様の行動と関係があります。
繁忙期となる理由は？
3月頭から4月頭と、9月から10月にかけては、進学、就職、人事異動、転勤など、転居シーズンです。
この時期に一斉に住まい探しが増える関係で、とくに大学近く、大企業近くの不動産店舗は、閑散期の2倍から3倍の業務量となります。
管理業務の繁忙期のピークは、退去と入居が開始する時期に集中します。
繁忙期は来店受付、賃貸借契約、重要事項説明、火災保険や保証会社の書類、退去の原状回復チェックなどの書類や事務手続きも、通常よりもはるかに多い件数を処理します。
また、繁忙期では退去にともなう物件の現状回復や修繕を早々に終わらせて、入れ違いに入居を進めるため、物件の修繕や業者対応の業務も待ったなしとなります。
閑散期はいつ？
閑散期に関しては、上記の繁忙期以外ということになります。
しかし管理業務の場合は仲介業務と異なり、閑散期の間に繁忙期には着手できない、物件の共有部分の修繕や改修や入居者の方の対応に注力することもできます。
閑散期の間の入居や退去の関連業務はほぼ一定ですが、とくに8月は年間でもっとも動きが少なくなります。
お客様の引っ越し作業への意欲が低下するほか、設備関係の業務依頼も8月を避ける傾向にあるためです。
この時期には、次の繁忙期にそなえて準備をおこなったり、管理業務支援システムの導入をおこない、使い方に慣れておくことなどをおすすめします。
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不動産管理業務の繁忙期対策は？
不動産管理業務の繁忙期対策として、どのようなことをおこなえば良いでしょうか？
集客力の強化をはかる
仲介業務だけでなく、管理業務側からも集客力の強化をはかり、繁忙期の充実した売り上げを実現しましょう。
空室情報を的確に管理し、すばやい客付けや物出しなどを通じて、成約を増やします。
業者間の物件情報流通や、細やかな物件確認対応によって、仲介会社様の信頼度を高めることも、繁忙期の集客対策の大事なポイントとなります。
また、事前に空室の最新の写真や動画、VRコンテンツを撮影、追加して情報の充実化をはかりましょう。
業務の合理化を検討する
繁忙期はスタッフ間の細かい確認や連絡が取りづらくなり、ミスや取りこぼしにつながりやすいことが問題となりがちです。
手入力や目視による確認を極力減らし、物件、顧客ほか各種データの管理を一元化し、自動出力したりマッチングをおこなうことで、ミスや確認の時間を減らすことができます。
データの一元管理によって、スタッフの誰もが伝票や契約書の出力に対応できるようにすれば、作成や申し送りの手間も最小限で済ますことができます。
問い合わせ受付から契約、入居後の家賃業務、更新などにいたるまで、ワンクリックでの文書や伝票類出力を可能にすれば、繁忙期でも業務量は大幅に削減が可能です。
繁忙期前に準備をしておく
前年末に入居者の来春にかけての退去希望状況を把握し、募集予定の空室数を把握しておくほか、前述のように管理業務支援システムの導入をおこなうなどの準備が必要です。
空室数は年によってばらつきもあり、どの物件がどのような空き方をするのかによって、オーナーと話し合いながら客付けの戦略を話し合う材料となります。
業務支援システムは、利用し始めるにあたってこれまでのデータの移行や取り込み、入力する時間が必要となります。
また、ご利用にある程度の慣れが必要な機能もありますので、閑散期のうちに導入されることが良いのです。
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不動産管理業務の繁忙期にシステムを利用するメリットは？
繁忙期にいえらぶCLOUDの不動産管理システムをご利用いただくことで生まれるメリットをご紹介します。
事務作業や契約業務効率化のメリット
これまでご紹介したように、繁忙期の大量の文書、伝票処理の際も、あらかじめ顧客、物件に関するデータが入力した状態であれば、業務に要する時間は大幅に削減できます。
いくつかのシステムやアプリをまたいでデータを管理している場合、その乗り入れは困難です。
いえらぶCLOUDはオールインワンパッケージなので、すべての業務にシームレスに対応し、同じ情報を2度にわたって入力するような手間は発生しません。
リーシング効率化のメリット
繁忙期の煩雑なリーシングも、いえらぶCLOUDなら加速させることができます。
いえらぶCLOUDをご利用の10,000社以上の業者間流通ネットワーク、いえらぶBBによるすばやい空室情報公開、物件確認対応、物出し機能をご利用可能です。
各種ポータルサイトや自社ホームページ（いえらぶ作成の場合）の物件情報更新も、ワンクリックで可能です。
利用しやすさのメリット
繁忙期のさなかに、データのトラブルや使い方が分からないなどの状況は、悩みの種です。
エクセルやアクセスで物件や顧客受付のデータを管理しているようなケースでは、使い方やデータ破損に対応するサポートは、存在していません。
いえらぶCLOUDなら、クラウドで利用するシステムのため、データ破損時のバックアップ復元やセキュリティ対策も万全です。
また、常時対応の手厚いサポートにより、手を止めることなくシステムをご利用いただけます。
※実際にお使い頂いた生の声は、こちらでご参照ください。
いえらぶCLOUDの管理機能
いえらぶCLOUDの管理機能は、成約数、業務効率、顧客満足度の3つのアップがはかれる画期的な不動産管理システムです。
物件、オーナー、入居者の方、修繕履歴、業者データなどを一元管理でき、RPAらくらくロボシリーズの諸機能で、定型業務の効率化とミスの防止を実現します。
そのほかにも、入居審査時の保証会社連動など、管理業務の効率アップに貢献する機能が満載です。
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導入後もサポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが、1社1社のご利用状況や、不動産業界の動向に合わせてサポートをおこないます。
まとめ
動産管理業務の繁忙期はいつなのかや、業務量への対策と管理業務支援システム導入のメリットについて解説しました。
不動産の管理業務の強力な業務支援パートナーとして、ぜひいえらぶCLOUDの導入をご検討ください。
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