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物件確認を楽にする方法とは?システム活用で物確業務の効率化!

世の中IT化が叫ばれていますが、不動産会社同士のやり取りはまだまだ電話やFAXが主流ですよね。

元付会社の場合、多いのが客付会社から「図面FAXお願いします。」という連絡だと思います。一方で客付会社の担当者としては、このような物件確認をFAXや電話で日々行う必要があります。

そこで今回は、物確業務を効率化するポイントやおすすめのシステムについてご紹介します。

電話対応しかしてない

物件確認(物確)とは

物件確認とは、該当の物件が売り出し中か、契約済みかを確認する業務です。

仲介会社は顧客の要望に合わせ物件の状況を把握しておくために、売主または管理会社に紹介の可否を電話で確認します。

そのため、両者は情報を逐一チェックする必要があります。物件確認を略して物確(ぶっかく)と呼ぶこともあります。

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現在の物確業務の課題

現在、この物確業務が不動産会社にどのような影響を与えているのかを確認しましょう。

FAXによる物件確認はまだまだ主流

物件情報をシステムで管理しても、空室や新規公開、条件変更などの確認は、FAXや電話を使って行わなければなりません。

不動産業者によっては1日中、物確対応に追われることもあり、休日にも物確の問い合わせが来ることもあります。

例えば月間で200〜300社に対してFAXを送っている場合、日数にして3日〜5日かかることも少なくありません。

FAXには素早い対応、電話にはリアルタイムでの対応を求められるので、返答だけで大量に時間がかかります。アナログな対応が多く発生する業務でもあります。

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物確効率化のポイント

物確業務を効率化するうえで大切なポイントは何かを具体的に確認していきましょう。

FAX送信機能による効率化

従来、物件確認のためにFAXを送る際には、確認用の書類をそれぞれ作成し、印刷して、一件一件FAXを送る必要がありました。

しかしFAX送信システムを使えば、物件確認用の原稿やリストをパソコンで作成し、ワンクリックで元付け会社のFAX宛てに送信することができます。

もちろん元付会社のリストアップも、物件リストの作成もシステム上で行えるため、手間とコストを大幅に削減することができます。

応答自動化による効率化

営業時間外、休日の物確にも自動電話応答などで対応することが可能になります。一日の物確に掛かっている時間をオーナー対応や、反響獲得に充てることができます。

また、業務の効率化により、ほかの業務に充てる時間が増え、管理戸数を増やすことも可能になります。

データベースの統合

 物件のデータを個々で管理している場合も少なくありません。それぞれに確認をする必要性が出てきますし、情報の共有が難しくなります。

データベースを統合することで、簡単に情報にアクセスすることができ、効率化が図れます。

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併せて効率化できる業務

システムを導入し、物確業務を効率化することで可能になる業務についても見ていきましょう。

内見予約

いえらぶBB」では、管理会社と仲介会社で同じカレンダーを確認することができます。Webの美容室予約のように、仲介会社様が日時を選択し管理会社様より鍵情報をお渡しする形で、ネット上でスムーズに予約と鍵情報のやり取りが可能になります。

そのため、24時間・365日対応が可能になり、反響漏れがなくなります。

申し込み

入居者様が入力したお申込み情報をそのまま自社の社内進捗管理で確認できたり、仲介会社はその進捗は都度Web上で確認をする事が出来ます。

だからこそ、効率化できる部分は効率化して、より収益につながる接客に力を入れていきたいですね。

契約業務

対面での手続きが必要だった契約作業ですが、2022年5月から電子契約が可能となり、店舗に訪れなくても契約が可能になりました。そのため、日程調整や、ユーザーの移動時間をなくすことが可能になります。

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物確業務を楽にするツール

ここでは物確業務を楽にするツールをいくつかご紹介します。

ITANDI BB

「ぶっかくん」という自動応答システムを提供しています。

物確.com

電話対応の自動応答を強みにしています。

いえらぶ ぶっかく自動応答

一日物確対応に追われている人、人件費を削減したい人にお勧めです。自動音声で24時間・365日対応可能です。
いえらぶのぶっかく自動応答

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まとめ

不動産業務で時間のかかる物確業務はシステムにより効率化が可能になっています。いえらぶCLOUDを導入することで、物確業務にかかっていた時間をほかの業務に充てることや、人件費の削減、さらに売上UPが見込まれます。

なお、いえらぶCLOUDでもFAX送信機能を用意しており、チラシ・空室リストの送信をしたり、物件確認作業を大幅に効率化することができます。

気になる方はこちらからお問い合わせください。
https://ielove-cloud.jp/contact/

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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