リーシング

物件確認とは?対応を楽にするポイントと併せて効率化できる業務を解説


世の中IT化が叫ばれていますが、不動産会社同士のやり取りはまだまだ電話やFAXが主流ですよね。

そんな中で、このような悩みはありませんか?

・物件確認の対応のせいで他の業務に支障が出てしまっている、、
・休日や営業時間外だと電話対応ができない、、
・物件確認にすぐ対応できる簡単な方法は無いの、、?

そこで今回は、物確業務を効率化するポイントやおすすめのサービスについてご紹介します。

電話対応しかしてない

物件確認(物確)とは

物件確認とは、該当の物件が売り出し中か、契約済みかを確認する業務です。

仲介会社は顧客の要望に合わせ物件の状況を把握しておくために、売主または管理会社に紹介の可否を電話で確認します。

そのため、両者は情報を逐一チェックする必要があります。物件確認を略して物確(ぶっかく)と呼ぶこともあります。

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物件確認(物確)業務の課題

現在、この物確業務が不動産会社にどのような影響を与えているのかを確認しましょう。

人手不足の原因になっている

多くの時間と作業を要する物件確認は、人手不足の大きな原因の一つです。

例えば月間で200〜300社に対してFAXを送っている場合、日数にして3日〜5日かかることも少なくありません。

さらに物件情報をシステムで管理していても、空室や新規公開、条件変更などの確認はFAXや電話を使って行う場合が多いため、物件確認業務には多くの人手が必要となっています。

確認作業におけるミスの発生

物件確認は、アナログな対応が多く発生する業務でもあります。

特に繁忙期などには仲介会社からの物件確認の件数が増え、データベースとの照合や情報の修正などといった細かい作業において、ミスを起こしやすくなってしまいます。気をつけていたとしても、ヒューマンエラーがどうしても起きてしまう場合も少なくないでしょう。

対応本数の多さによる他の業務への支障

不動産業者によっては1日中物確対応に追われることもあり、返答だけで膨大な時間がかかります。

さらに、休日にも物確の問い合わせが来ることもあります。FAXには素早い対応、電話にはリアルタイムでの対応を求められますが、定休日や営業時間に対応することは難しいですよね。

多すぎる物確のせいで、業務に集中できなかったり、心休まらないといった深刻な状況が発生しています。

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物確効率化のポイント

物確業務を効率化するうえで大切なポイントは何かを具体的に確認していきましょう。

FAX送信の効率化

従来、仲介会社に向けてFAXを送る際には、確認用の書類をそれぞれ作成し、印刷して、一件一件FAXを送る必要がありました。しかし、インターネットFAXを使えば、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行えます。

これまでのFAXの場合、送信する前にPDFやExcel、Power Pointなどのデータを一度プリントアウトしてから送信する必要がありました。しかしインターネットFAXであれば、一度プリントアウトする必要がなく、送信したいデータを選んでパソコン上からFAX送信をクリックするだけで、簡単にFAXを送ることがでる為、手間とコストを大幅に削減することができます。

データベースの統合

 物件のデータをエクセルや紙でバラバラに管理している場合も少なくありません。その場合、それぞれに対して確認をする必要性が出てきますので、その分時間が掛かってしまいますし、情報の共有が難しくなります。

ですが、データベースを統合することによって、簡単に情報にアクセスすることができ、効率化が図れます。

データベースを統合するだけで、かなりストレスから解放されますね。

自動応答による効率化

物件確認の電話が来た際、自動電話応答を活用することによって、営業時間外や、定休日の物確にも自動で対応してくれるように自動電話応答などで対応することが可能になります。

人間が物確の対応をする必要がなくなるので、業務が効率化され、一日の物確対応に掛かっていた時間をオーナー対応や反響獲得などといった、ほかの業務に充てることができるようになります。

結果、管理戸数を増やすことも可能になるでしょう!

また、業務の効率化により、ほかの業務に充てる時間が増え、管理戸数を増やすことにもつながります。

いえらぶのぶっかく自動応答

いえらぶCLOUDの「ぶっかく自動応答」は、一日物確対応に追われている人、人件費を削減したい人にお勧めです。

自動音声で24時間・365日対応可能です。

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併せて効率化できるリーシング業務

併せて導入することによって、リーシング業務の効率化において相乗効果を生み出してくれるサービスについても見ていきましょう。

そのサービスとは、完全に物件確認が不要になる「業者間流通サービス」です。

業者間流通サービスでは、管理会社が物件情報を更新するとその情報がリアルタイムで反映されます。そのため、仲介会社が物件確認をする必要がなくなります。

「成約状況」「案内状況」「賃料など物件情報の変更」などの情報をリアルタイムで共有できれば、物件確認をおこなう、受ける双方の大幅な業務効率化が可能になります。

その中でもとても便利な機能をご紹介します。

内見予約

管理会社と仲介会社で同じカレンダーを確認することができます。Webの美容室予約のように、仲介会社様が日時を選択し管理会社様より鍵情報をお渡しする形で、ネット上でスムーズに予約と鍵情報のやり取りが可能になります。

そのため、24時間・365日対応が可能になり、反響漏れがなくなります。

申し込み

入居者様が入力したお申込み情報をそのまま自社の社内進捗管理で確認できたり、仲介会社はその進捗は都度Web上で確認をする事が出来ます。

だからこそ、効率化できる部分は効率化して、より収益につながる接客に力を入れていきたいですね。

契約業務

対面での手続きが必要だった契約作業ですが、2022年5月から電子契約が可能となり、店舗に訪れなくても契約が可能になりました。そのため、日程調整や、ユーザーの移動時間をなくすことが可能になります。

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業者間流通サービスなら「いえらぶBB」がおすすめ

お金をかけずに、圧倒的効率化を求めたい!

そんな方は、業界No.1の実績があるいえらぶの「いえらぶBB」がおすすめです。

「いえらぶBB」では先ほどご紹介した機能含め、便利な基本機能が全て無料でお使いいただけます。簡単な操作で、入居者の募集から電子契約までの一連の業務を、全てWeb上で完結させることができるので、浮いた時間を使ってオーナー様への提案や管理物件の改善施策に充てることも可能です。

しかし、「いえらぶBB」で物確が不要になっても、「いえらぶBB」を使っていない仲介会社から物確の電話がかかってくる場合もあります。その少しの電話対応もすべて自動にしたい方はいえらぶの「ぶっかく自動応答」をお使いください。

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まとめ

不動産業務で時間のかかる物確業務は各種ITサービスの導入により効率化が可能になっています。

「いえらぶBB」や「ぶっかく自動応答」を導入することで、物確対応にかかっていた時間をほかの業務に充てることや、人件費の削減、さらに売上UPが見込めます。

気になる方はこちらからお問い合わせください。
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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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