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不動産管理システムの導入方法は?導入を阻む問題や活用例について解説

不動産管理業務のIT化と言えば、エクセルのデータ管理や、アクセスの伝票出力までというケースがまだまだ多いのではないでしょうか。

しかし、管理業の支援システムは近年大幅に進化しており、売り上げアップや業務の効率化に重要な役割を担うようになってきました。

そこで今回は、不動産管理システムの導入方法はどのようなものか、導入を阻む問題や活用例について解説します。

不動産管理システムの導入をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

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不動産管理システムでできることは?

まず、不動産管理システムでできることや機能について、最新の情報をご案内します。

WEBからの集客と追客

問い合わせの窓口となる自社ホームページ、LINE、ポータルサイトなどからのお客様のアクセスをすぐにデータに取り込み、追客を可能にする体制を作ります。

ホームページは検索エンジンに強い、お客様の問い合わせを頂きやすい内容を企画し、制作します(いえらぶCLOUDの場合)

追客は、情報発信のプランをスケジュール化し、長期的にお付き合いするお客様にも手厚い対応をサポートします。

お客様の希望条件に合った物件の抽出や、広告表現などのチェックも、すべて自動でできることも、迅速な集客業務に貢献します。

不動産ホームページを活用した5つの集客方法!不動産会社が集客を成功させるコツを紹介!

物件、顧客などのデータ管理

顧客情報は、従来の来店名簿から手入力していた状況よりも、迅速で正確な顧客情報の取り扱いをおこない、成約入居後も継続してデータを蓄積し、利用します。

物件情報は、追加や更新の同期をワンクリックで実現する工夫がなされ、単純作業や、ミスを起こしやすい作業の負担を軽減することができます。

物件や顧客以外にも、物件オーナーや修繕などの関連業者の方のデータも入力し、常に関連付けて利用することで、修繕手配や帳票出力など日常業務が楽になります。物件管理システムとは?仲介と管理で役立つ5つの機能と選び方を紹介!

接客業務の効率化

最近お客様は来店なし、もしくは極力少ない来店回数で住まいさがしが進められることを喜ばれます。

そのためには、メール、LINEやオンラインなどでの接客や、VRコンテンツでの内見の導入が効果的です。

不動産管理システムとしては、それらの非対面のやりとりが顧客データベースにかんたんに反映され、記録できることが、接客業務の効率化のうえで重要です。

また、契約関係の業務の電子化を導入することで、スケジュール調整、場所の手配、郵送のタイムラグ、発送費や印紙代のコストが不要となります。

電子契約はお客様とスタッフ双方のメリットが非常に大きく、導入の価値のある手段です。

オンラインやVRの内見とは?方法やメリットについて解説

具体的な機能例

リーシングの充実化で空室を埋めるために、いえらぶの場合、業者間流通システム「いえらぶBB」のご利用で空室の公開、更新反映、物件確認などがワンクリック対応となります。

自社ホームページやポータルサイトの物件情報は、システムの物件でーたべすに一度入力すれば、ワンクリックで連動して、最新情報に書き替わります。

このため、それぞれ別々に入力や修正をおこなっていたときとは、作業時間は格段に少なくて済みます。

家賃業務は、ファームバンキングによる通帳照合で、一括消込も可能となります。

帳票出力も、すべてのデータを入力して一元管理することで大部分の自動化が可能になります。

たとえば契約書作成は、物件と顧客、オーナーの情報が入力済みあれば、特約事項の追記のみで即、出力が可能となります。

さらに、電子契約を導入すれば、来店のスケジュールリングだけでなく郵送や返信待ちのタイムラグ、発送作業などがすべて不要です。

※宅建士によるオンラインでの重要事項説明は必要となります。

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不動産管理システムの導入を阻む問題とは?

不動産管理システムの導入を阻む問題とは?

どんな問題が不動産管理システム導入の障害となっているか、自社の例にあてはめてご確認ください。

顧客に合わせた業務体制を維持してきた 

不動産の業務は長らく、対面接客がメインのエッセンシャルワーカーであるととらえられてきました。

週末や夜間も含め、お客様の都合に合わせて予定を空けておく必要があり、物件探しや内見、契約や重要事項説明など、対面が前提と思われてきたのです。

ところが、コロナ禍以前からお客様のニーズは非対面、時短に大きくシフトし、物件探しも、インターネット上の豊富な情報から自力でおこなうのが主流です。

このお客様のニーズの変化に、不動産会社が追随して対応をはかっているのが問題の現状です。

業界全体が不動産テック導入に消極的だった

IT化が進むなかでも対面、紙の文書やハンコ、電話、ファックスに慣れ親しんだ不動産業界は、古い手段でこと足りていて、不動産テックの導入に消極的でした。

よそが非対応なら、うちだけ導入しても仕方ないのでは?という意見もよくきかれたものです。

しかしここへきて、政府の働き方改革やデジタル改革の方針が法整備を促進し、不動産テックの利用が容易になりました。

システムで何ができるかがわかりづらかった

不動産管理システムは便利である点や、導入で成功した事例を耳にするようになった反面、具体的に何ができるかなど、分かりづらい面もありました。

その要因として、システムごとにカバーする機能の範囲が異なっている点が挙げられます。

すべての機能をカバーし、つねにアップデートを続ける不動産管理システムをおすすめします。

また、機能は分かっても、本当にうまくいくのかという疑問もお持ちになるかと思いますが、以下の事例もご覧ください。

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不動産管理システムの活用例

不動産管理システムの活用例

いえらぶCLOUDの不動産管理システムをご利用いただいた口コミをご紹介します。

ホームページの充実と的確な追客で、成約が増えた例

「ホームページのリニューアルと、ポータルサイト連動で、ネットからの成約数が倍増した」

「ブログの継続によって、問い合わせの9割がホームページからになった」

「業者間流通の機能連動で、空室情報の共有がスピードアップし、成約までの時間が短くなった」

業務効率が上がって、残業が激減した例

「賃貸管理で仲介会社との連絡が円滑化して業務に余裕ができ、管理戸数が1.5倍に増やせた」

「広告作成の際の法令などのチェックが簡単にでき、毎日の残業が月に4日にまで減った」

「賃貸管理は経理部と連動し、オーナーごとの収支明細作成時間は8割減になった」

顧客サービス度アップで、お客様に喜ばれた例

「電子契約とオンライン接客の活用で、当社の経費削減だけでなくお客様の利便性が大幅に向上した」

「LINEとシステムの連動で、お客様とのコミュニケーションが取りやすくなり、喜ばれている」

「VRコンテンツの内見で上京しなくて済むと、学生さんの遠方のご両親に好評をいただいている」

※その他の導入事例は、こちらもご参照ください。

>>いえらぶCLOUD 導入事例

いえらぶCLOUDの管理機能

いえらぶCLOUDの管理機能は、成約数、業務効率、顧客満足度の3つのアップがはかれる画期的な不動産管理システムです。

物件、オーナー、入居者の方、修繕履歴、業者データなどを一元管理でき、RPAらくらくロボシリーズの諸機能で、定型業務の効率化とミスの防止を実現します。

管理システムの履歴や機能をとおして、日頃から入居者、オーナー、関連業者の方とのコミュニ―ケーションがおこなえ、管理業務の負担を楽にすることができます。

※下記リンクで詳細確認および無料相談・資料請求をどうぞ!

>>オールインワン管理システム

いえらぶCLOUDは管理機能だけでなく、賃貸借、売買のすべての不動産業務支援機能を網羅し、さらに進化し続けるオールインワンパッケージです。

リーシング機能の改善、Webからの反響を根本的に変える仕組みの構築を通じて、成約数アップに貢献します。

導入後もサポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが、1社1社のご利用状況や、不動産業界の動向に合わせてサポートをおこないます。

>>いえらぶCLOUD 機能・サービス一覧

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まとめ

不動産管理システムの導入方法はどのようなものか、導入を阻む問題や活用例について解説しました。

不動産の管理業務の強力な業務支援パートナーとして、ぜひいえらぶCLOUDの導入をご検討ください。


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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

いえらぶGROUPは、住業界にイノベーションを起こし、誰もが安心して住まい選びができること「いい家、選ぶ」を実現します。

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