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電話対応業務を効率的にしよう!不動産管理会社の業務負担を軽減するには?

不動産の管理会社にはさまざまな業務がありますが、なかでも「電話対応業務」の効率化をしたいと検討している事業者もいることでしょう。

電話対応業務はいつ入電があるのか不明なため、待機する人材が必要になり、管理会社の負担は大きくなります。

そこで今回は、電話対応業務を効率的にするための方法やデメリットについて解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

管理会社の電話対応業務のデメリットとは?

電話対応業務による生産性の低下は、非常に重要な課題です。

生産性や業務を効率的におこなうことが、会社の売り上げにアップや社員のモチベーションに繋がります。

ここでは、電話対応が仕事の生産性に与えるデメリットをご紹介します。

電話対応業務のデメリットとは?

<デメリット①作業を中断しなければならない>

電話対応業務の一番のデメリットは、作業を中断しなければならないことでしょう。

作業が中断してしまうと、集中ができなかったり労働時間が長くなったりする可能性があります。

また、電話対応中は基本的にほかの業務ができないため、とくに時間がかかってしまう場合は、ほかの業務の負担を圧迫してしまいます。

<デメリット②情報を何度も確認する必要がある>

電話は相手の表情を確認することができず、伝えられる情報が少ないという特徴があります。

そのため、何度も伝える必要があり、予想以上に時間がかかってしまうことも。

声だけのコミュニケーションなので、相手側の状況もくみ取って対応する必要もあります。

<デメリット③認識ミスが発生する>

電話では身振り手振りを使ったり資料を送ることができないので、声だけで性格に情報を伝える必要があります。

しかし、声だけではどうしても聞き間違えや聞き取りづらいといった状況も出てくるでしょう。

そういった場合、とくに認識ミスが発生しやすく、ミスが起きた場合はその対応もおこなう必要があります。

ミスの対応により、さらに仕事量が増えるといった事態になることも、デメリットといえるでしょう。

管理会社の負担になっている2つの電話業務

電話対応にはさまざまなデメリットがあり、業務を効率化するためには、解決しなければならない課題といえます。

管理会社の場合は、電話対応業務によって多忙になることが多く、繁忙期になると1日で数百件以上の電話に対応することも珍しくありません。

では、具体的にどのような業務が負担になるのでしょうか?

事前に理解すると改善するためにできることが明確になりますので、しっかり把握しておきましょう。

管理会社の負担になっている2つの電話業務

<電話対応業務①物件確認>

物件確認は、管理会社にとって負担の大きな業務になっています。

ある調査によると繁忙月の物件確認の電話は約10,000本で、約333時間が応答時間として割かれていることが多く、大きな対応コストが必要になっていることがわかります。

物件確認のために、「ほかの業務に時間をかけることができない」「良い人材をほかの業務に回せない」といったケースも発生するでしょう。

また、営業時間外や定休日の物件確認の電話は全体の約10%ともいわれており、10本に1本は客付けの機会を逃していることになります。

そのほかにも、物件確認の対応のために新たに人材を採用することで、人件費も増加してしまう可能性があります。

これら機会損失とコストの増加は売上に影響するため、物件確認の対応は早急に確認する必要があるといえるでしょう。

>>物件確認を効率化しよう!不動産会社におすすめなシステムを3つご紹介!

<電話対応業務②内見予約>

内見予約も物件確認と同様に、営業時間外などのお問い合わせによって機会損失が発生しています。

「内見をして部屋を確認したい」と考えているお客さまは、複数の賃貸物件で悩んでいたり、引っ越しまでの期限が決まっていてすぐに契約したいと考えている方が多いです。

そのため、内見予約の対応が遅れると契約に繋がりづらく、契約数にも影響を与える可能性が高いでしょう。

>>オンライン内見はメリットがいっぱい!導入方法や注意ポイントをご案内

<アナログな業務が負担に!>

これまでお伝えしたように、このような「電話対応」の業務は時間やコストがかかるなど、さまざまなデメリットが存在します。

このようなデメリットを解決するためには、システムやツールを導入し、業務を効率化することをおすすめします。

現在、さまざまな業界でIT化が推進されており、不動産業界においても新型コロナウイルスの影響によってITの導入が進んでいます。

IT重説が本格的に運用され、今後は電子契約も解禁されることを考えると、さまざまな顧客ニーズへの対応と業務改善のために、ITを導入することは効果的といえるでしょう。

>>IT導入で不動産業務の効率化が可能!おすすめの不動産テック企業もご紹介

管理会社の電話対応を効率化する方法

管理会社の電話対応が負担になっている場合は、改善することが可能です。

ここでは、電話対応をどのように改善できるのかご紹介します。

管理会社の電話対応を効率化する方法

<方法①物件確認は自動応答>

物件確認は、自動音声で対応する機能が便利です。

電話対応の業務が自動音声に切り替わるだけでも作業を中断することがなくなるので、効率よく作業を続けることが可能になり、対応コストを大幅に抑えることが可能です。

さらに、24時間365日自動で物件確認に対応できるので、休日や営業時間外の客付けの機会を逃してしまうといった状況を解決できます。

株式会社いえらぶGROUPの「いえらぶCLOUD」には、ぶっかく自動応答サービスがあります。

常にリアルタイムな空室情報を案内し、仲介会社から図面送付の依頼があれば、自動応答で図面をFAX送付することができ、また、人気のある物件や客付けの多い仲介会社の分析をおこなえるので、効率的な客付けが可能です。

>>いえらぶCLOUDのぶっかく自動応答

<方法②内見予約はWebで受付>

内見予約の場合はWeb上で受け付けることにより、電話対応の改善が可能です。

いえらぶCLOUDでは、Web内見予約システムが利用でき、仲介会社は各管理会社の『仲介会社向けサイト』上で最新の内見予約状況の確認や内見予約、鍵情報の閲覧などをおこなえるようになります。

内見予約の一連の流れがウェブ上で完結するため、管理会社と仲介会社双方の業務が効率化されます。

>>いえらぶCLOUDのWeb内見予約

<不動産の業務効率化はいえらぶにお任せ!>

いえらぶは賃貸・売買・管理のすべてに対応した不動産業務支援システムなので、不動産会社さまの成果最大化と業務効率化を実現できます。

電話対応の業務にいえらぶCLOUDのサービスを導入すれば、業務を効率的にすることが可能になり、作業効率の向上や長時間労働の解消などが可能です。

Web内見予約やぶっかく自動応答以外にも、物件の空室情報をいえらぶCLOUD上で共有できる会社間流通や不動産業界に特化したいえらぶ電子契約など、圧倒的な機能性でコスパが良いシステムとなっています。

そのほかにも、反響獲得にこだわった不動産ホームぺージも作成できるので、Web集客の対策にも活用できます。

いえらぶCLOUDの詳しい情報については、以下をご覧ください。

>>いえらぶCLOUDとは?不動産業務のすべてを楽にするオールインワンシステム

まとめ

今回は、電話対応のデメリットや管理会社の電話対応を効率化する方法についてご紹介しました。

電話対応は負担が大きな業務になるので、ITやシステムを活用することをおすすめします。

導入実績12,000社を誇るいえらぶCLOUDなら、その圧倒的な機能性により、システム費用を抑えることができます。

業務を効率化したいと考えている不動産会社さまは、ぜひいえらぶCLOUDの導入をご検討ください!

>>いえらぶCLOUDの機能・サービス一覧

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この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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