不動産管理システム・物件管理システムとは？仲介・管理で役立つ機能と活用事例を詳しく紹介！
目次
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物件は関連する情報量が多いうえ、内容が変更される場合もあります。掲載内容を間違えるとトラブルの元になるため、扱いには細心の注意を払わなければなりません。
そんな物件情報を合理的に管理し、業務の効率化やミス防止、素早い客付け体制を提供するのが不動産管理システム・物件管理システムです。
今回は不動産管理システム・物件管理システムが、仲介業務と賃貸管理業務それぞれに対してどんなことができるのか、実際どのように活用されているのかを解説します。
不動産管理システム・物件管理システムとは
不動産管理システムは、不動産管理における数多くの業務を円滑に進められるよう、サポートしてくれるシステムです。
ひとえに不動産管理システムといっても、実際には物件の情報登録・更新・検索、契約管理、顧客情報の一元管理など、不動産業務を幅広くカバーしているものが多いです。これまでの手作業やエクセル管理に代わってデータの一元管理と自動化を実現することで、業務の効率化を図ることができます。
また不動産管理システムにはクラウド型ものが多く、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能な点も特徴です。
具体的な機能は導入するサービスや契約するプランによって異なるため、事前に導入する不動産管理システムの詳細情報を確認しましょう。
不動産管理システムで管理する情報
ここでは、不動産管理システムで管理できる情報を大きく4つに分けて紹介します。
物件情報
まずあげられるのが、物件情報の管理です。
物件のあらゆる情報をデータベース化して一元管理を可能にするもので、物件情報を手軽に探すことができます。
賃貸管理業務では、物件の点検・修繕履歴を溜めていくことができます。
たとえば設備の点検日時が間違っていた場合、登録していた点検スケジュールに誤りがないか調べるだけでは、どこで情報伝達のミスが起こったのか分かりません。入居者側が勘違いしていたのか、点検会社との確認ミスなのか、事前に配布した通知書類のデータが残っていれば、トラブル解決の一助となります。
顧客情報
次に、顧客情報の管理です。
仲介をする方にとっては物件を探すエンドユーザー、管理をする方にとっては家主と入居者が当てはまります。
顧客情報をシステムで管理すると、いつ・どんなやり取りをしたのか、履歴を残していくことができます。これにより社内共有や引継ぎがしやすく、連携を強めて追客を強化する、働きやすい環境を作るといった改善にも役立ちます。
また仲介を行う不動産会社にとっては、顧客の反応や案件の進み具合といったデータを用いてスタッフの追客業務を把握・評価することもできます。
契約情報
次に、契約情報の管理です。これは主に賃貸管理を行う不動産会社が活用します。
物件情報・顧客情報と紐づけて、誰がどの物件で契約を交わしたのか確認できます。
賃貸借契約の更新がある地域では、更新時期が近づくと案内のリマインドをするような機能が大活躍します。
仲介時には、締結するまでの承認が多く・時間のかかる契約でも進捗管理がしやすくなるのです。
入出金情報
次に入出金情報の管理です。賃貸管理において関係各所からお金を預かり・送金する業務に役立ちます。
複数の口座や取引を一元管理できるため、全体の資金の流れを把握しやすくなります。さらに顧客ごとの詳細な入出金履歴もすぐ確認でき、顧客対応がスムーズになるのです。
収支報告書には自動で金額が入り、書類作成の効率化にも貢献します。
不動産管理システムの主な役割
営業支援
主に仲介業務を行う会社にとって、以下のような情報を管理して営業活動の効率と質を高める役割を担います。
・営業スケジュール
・集客状況
・自店舗の成約件数
・系列店の成約件数などの営業成績
自店舗だけではなく、系列店の営業成績も共有することで、業績が伸び悩んでいる店舗と好調な店舗の違いを見つけ、改善策を考えることができます。
一部の店舗のみで留まってしまう属人化しやすい業務のノウハウも、営業支援機能を介して共有できるため、系列店すべての業績の底上げにもつながります。
賃貸管理支援
主に賃貸管理会社のフロント業務で役立つのが、賃貸管理の機能です。物件はもちろん、入居者に関する情報もデータベース化できるため、入居者へのサービス向上が期待できます。
具体的には、以下のような情報を把握しやすい環境を作ります。
・駐車場の使用状況
・家賃などの入出金
・各設備の点検スケジュール
・入居者へ配布した文書のデータ
売上管理支援
不動産会社は一度に複数の物件を取り扱うことが多いため、採算をきちんと確保できるように予算を含めた各物件の売上管理が重要です。
不動産管理システムの売上管理機能なら、以下の予算を一元管理でき、採算を合わせられるかを一目で理解できます。
・物件、土地などの購入
・物件、土地などの開発
・販売
売上情報を把握することで、どこに予算を割くべきかなどの判断材料を得られます。土地や戸建てに加え、マンション開発における一連の業務を効率化するために欠かせない機能です。
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仲介業務における不動産管理システム活用
管理や売買に関する多くの業務で役立つ不動産管理システムは、仲介業務にもさまざまな場面で活用できます。ここでは不動産の仲介業務において役立つ不動産管理システムの機能とその活用方法について紹介します。
物件入力・広告作成の効率化
不動産業務の中でも物件入力は、ひたすら情報を入力する時間のかかる業務だと思います。
しかし不動産管理システムを使うと、このような入力や情報の更新を大幅に効率化できるのです。
例えば、一度物件情報を入力してしまえばデータベースに物件情報が保存されます。これにより、他の場面で物件情報が必要になったときに再入力の手間が省けます。とくに繰り返し流通する賃貸物件の場合は、一度入力すればスタッフ全員が簡単に検索できるというメリットは大きいです。
中には自動学習機能による入力アシストが搭載され、1度目の入力でもサクサク進められる不動産管理システムもあります。
インターネットからの物件に対するアクセス数、反響のフィードバックから、賃料改定やセールス文を一斉に書き換えるなどの対応も可能になります。
物件情報流通の効率化
複数あるポータルサイトへの一括入稿が可能なため、ポータルサイトごとへの広告出稿の手間や修正時間を削減することができます。
業者間流通のネットワークを共有できれば、同様にそちらの管理の効率化も可能です。このふたつを実現すると、内部の業務改善だけでなく客付けのスピードアップも可能です。
物件情報の更新が早く、常に整った状態にあると、お客さまの希望条件とのマッチングも素早く精度の高い状態で行えます。
物件連動システムとは？自社ホームページや不動産ポータルサイトに一括出稿し業務を効率化！
販促物のクオリティ向上
次に、日常的にエクセルやパワーポイントで行っている宣伝資料作成に焦点を当ててみましょう。
不動産管理システムを核にして、間取り図やチラシ(販売図面)、VRコンテンツの作成を行うことで、物件の魅力が伝わりやすくなり反響獲得につながります。
中でもVRコンテンツはオンライン内見とあわせて、現場内見に代わるお部屋確認の手段としてお客さまにも喜ばれ、普及が進んでいます。
これらの作業も操作が簡単で、業務の時短化ができるほか、さまざまなテンプレートから選び、統一したフォーマットで作成が可能です。
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賃貸管理業務における不動産管理システム活用
賃貸管理業務でも不動産管理システムは点検スケジュールや修繕歴、入居者情報の整理など、膨大な情報の把握に便利です。ここでは賃貸管理業務において役立つ不動産管理システムの機能とその活用方法について紹介します。
物件の修繕・メンテナンスを計画的に行う
不動産賃貸では、入居者さまの快適で安全な生活の実現や、客付けの際の魅力度の維持に計画的な物件のメンテナンスが必要です。
しかし具体的な指標がなければ、オーナーさまもなかなか腰が重く、どうしても手を付けるのが遅れがちになることや、メンテナンスにかかる経費が無駄になることが考えられます。
物件管理を計画的に実行するサポートとして、これまでの修繕履歴、クレーム履歴などを継続的に蓄積、そして今後の計画のリマインダーをセットすることも可能です。
対応履歴のほかにも、見積書や写真などをクラウド上に保管します。ノウハウの蓄積、確実な対応の実施、施工中の工事の進捗の見える化などにもつながります。
入居者、オーナー情報の一元管理
物件情報と入居者情報は、意外に切り離されて管理されることが多く、情報の照合だけで、積み重なるとかなりの時間を使っていることがあります。
入居者の対応業務は物件情報と連動して管理でき、たとえば棟全体や共有部分のメンテナンスは一斉通知連絡できれば、ポスティング作業は不要です。
また物件情報であれば、空室状況はもちろんオーナーへの状況報告書やレントロールなどの作成に必要な情報をいつでも出力できます。
経理業務の効率化
物件ごと、あるいは会社単位の最終的な月間収支は帳簿を見て計算しないと出ない、というようなことはありませんか。
会計の中枢として契約、家賃、更新費、督促、解約時の原状回復、修繕費などの請求管理を行い、一か所開けばすべてが分かり、すぐ帳票出力が可能です。
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不動産管理システムの選び方4つのポイント
不動産管理システムに分類されるツールは、数多くリリースされています。利用前に料金面ばかりを重視すると、導入後に使い勝手の悪さに気づく、サポート面に不満が生じるなどの場合があります。
確実に業務効率を向上させるためにも、不動産管理システムは慎重に選ぶことが大切です。これから導入する不動産管理システムをリストアップする方へ、ここでは不動産管理システムを選ぶ際の4つのポイントを紹介します。
1.自社の業務に合った機能が搭載されているか
自社の業務に合った機能が搭載されていることが重要なポイントのひとつです。主な業務が仲介である会社と管理である会社では、不動産管理システムに求める機能は異なります。
仲介用や管理用といった大まかな機能で選んでも、効率化したい業務に活用できなければ、導入したメリットを期待することはできません。自社の事業内容にマッチしていることだけではなく、業務の中でもとくに効率化したい部分をサポートしてくれる機能が搭載されているかも重視しましょう。
不動産管理システムに搭載されている機能名が同じでも細かな内容が異なっていることも多いため、機能の具体的な内容も事前に確認しておくことが大切です。
2.定期的にアップデートが行われているか
不動産業界の業務に大きな影響を及ぼすのが、法改正や税率の変動、各種制度の要件変更などです。法改正や税率変動などのたびに従業員が一件ずつ訂正対応していると、日々の業務を圧迫しかねません。
法改正や税率の変動などに即座に対応できるよう、定期的にアップデートされている不動産管理システムを選びましょう。アップデートやバージョンアップの対応が行われていれば、一度導入したシステムを長期的に運用できます。
同じ不動産管理システムをアップデートして活用し続けられることは、システム導入時の従業員教育の手間の削減、新しいシステム導入にかかる費用の節約にもつながります。
3.自社が扱う物件の種類に対応しているか
不動産管理システムと一口に言っても、前述のとおり搭載されている機能はさまざまです。
マンションや一戸建て、土地、事業用不動産など、物件の種類によっては対応していない場合もあります。導入後に業務効率を低下させないためにも、自社が取り扱う物件に対応しているかどうか確認しておきましょう。
料金面も考慮して、自社が現状取り扱っている物件のみに対応したタイプを導入する方法もありますが、将来的な事業拡大を視野に入れた選び方もおすすめです。あらかじめ幅広い物件や業務に対応しているものを導入しておくと、将来的に事業拡大した後も同じシステムを活用できます。
4.サポート体制が充実しているか
同じ不動産管理システムを、複数の部門で利用することは珍しくありません。ある部門ではスムーズに導入できる一方で、他部門では従業員が操作に慣れずに活用しきれないうえ、思わぬトラブルを招くケースも多いものです。
不動産管理システムを選ぶときは、従業員や部門ごとにITリテラシーの差がある点も含めて選ぶ必要があります。
導入時の混乱や突発的なトラブルが生じたときに、即座に対応してくれるサービスなら、安心して全社で同じシステムを活用できるでしょう。サポートの内容や範囲、費用の有無など条件も含めて、いざというときに気軽に頼れるサービスを選ぶことが大切です。
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不動産管理システムの活用事例
ここでは、実際に不動産管理システムを導入・活用して効果を実感した不動産会社の事例をご紹介します。
落合不動産株式会社様（仲介）
落合不動産では物件登録にこだわり、どう物件登録したら反響が取れるようになるのか徹底的に分析しました。その結果、現在は100件ほど掲載して反響が100件、つまり反響率100%を維持できています。繁忙期だと300%ぐらいに上がるときもあります。
それをポータルサイトへの直接入力でなくても実現できているのは、不動産管理システムが高性能だからですね。ポータルサイトに物件情報を連動する際、一切手直しはしていません。
顧客管理システムは反響管理から契約・その後の月間売上管理・業務分析までできて本当に使いやすいですね。
特に業務分析では「どれくらいスーモやホームズから反響・成約が生まれているのか」といった詳細な費用対分析もできて便利です。
株式会社Jey様（管理）
送金状況や敷金預かりなどのデータを常に明確な状態にしたくて、賃貸管理システムを導入しました。
主に新規契約・更新契約の申込や進捗管理、契約情報の入力などの業務を行うために活用しています。また入居者様の対応が多いので、入居者様の情報や入居者様からのお問合せ内容を管理するのにも使っています。さらに、工事の見積もりや工程の管理も賃貸管理システムを使って行っていますね。
他にも、入居者様から室内トラブルなどのお問合せをいただいたら情報をいえらぶCLOUDに入力して、その後進捗があればその都度追記していき、問題解決を図るという流れで使っています。
入居者様に対してはアルバイトや他の社員が電話やメール、チャットツールを使って一次対応をしていて、その後の対応を責任者である私たちが行っています。システムに情報を集約することで、私たちがよりスムーズに他のスタッフと連携を取れるようになりました。
不動産管理システムは「いえらぶCLOUD」
どの不動産管理システムを選べば良いのか分からない、とお悩みの方はぜひオールインワンの不動産管理システム「いえらぶCLOUD」をご利用ください。
仲介業務向け機能から賃貸管理業務向け機能まで豊富なため、仲介や売買、管理まで幅広い事業を手掛ける不動産会社にも喜ばれています。
不動産会社からいただいた声を基に、いえらぶCLOUDのシステムアップデートを毎週行っております。
また、専門スタッフが1社1社のご利用状況や業界の動向に合わせてコンサルティングしております。いえらぶCLOUDの豊富な機能を最大限活用していただけるよう、電話やテレビ会議、訪問にてサポートしております。
不動産管理システムを導入するなら、ぜひいえらぶCLOUDの利用をご検討ください。
まとめ
不動産管理システムが仲介業務と賃貸管理業務のそれぞれでできること、導入するメリットについて解説しました。
賃貸需要の上昇、相続などでのオーナーチェンジ、老朽物件の増加など、今後不動産会社は業務量の増加が予想されますので、ぜひ不動産管理システムの導入をご検討ください。
▼賃貸・売買仲介、管理までできる不動産管理システム
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