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物件管理システムのメリットとは?仲介業務と管理業務の両側面から解説

物件は扱う情報量が多く、内容も変更される場合もあり、間違えるとトラブルの元になるため、扱いには細心の注意を払わなければなりません。

そんな物件情報を合理的に管理し、業務の効率化やミス防止、素早い客付け体制を提供するのが物件管理システムです。

今回は物件管理システムが仲介業務と管理業務、それぞれでどんなことができるのか、導入することでどんなメリットが生まれるのかを解説します。

物件管理システムの仲介業務サポートとは?

まず、物件管理システムが物件流通や客付けなどの仲介業務で、どのように機能するかをご案内します。

物件管理システムの仲介業務サポートとは?

<物件情報管理の合理化>

物件入力の作業だけで毎日2時間以上残業という状況ではありませんか?

不動産の物件データは、入力や情報の更新など物件管理の一元化をおこなうことで、業務の強力な効率化が実現できます。

日々の更新作業が簡単で、次項で触れるワンクリック連動入力などを活用すれば、残業時間は半減し、業務にゆとりができますね。

とくに繰り返し流通する賃貸物件の場合は、一度入力すればスタッフ全員が簡単に検索、利用できるメリットは大きいです。

インターネットからの物件に対するアクセス数、反響のフィードバックから、賃料改定やセールス文を一斉に書き換えるなどの対応も可能になります。

<物件情報流通を効率化>

複数あるポータルサイトへの一括入稿が可能なため、ポータルサイトごとに情報を入力したり、修正する時間を削減することが可能になってきます。

業者間流通のネットワークを共有できれば、同様にそちらの管理の効率化も可能で、この二つを実現すると、内部の業務改善だけでなく客付けのスピードアップも可能です。

物件情報の更新が早く、常に整った状態にあると、お客さまの希望条件とのマッチングも、素早く精度の高い状態でおこなえます。

<メディア作成力のアップ>

いま日常エクセルやパワーポイントでおこなっている広告材料などの作成に焦点を当ててみましょう。

物件管理システムを核にして、間取り図やチラシ、VRコンテンツ作成をおこなうことで、物件の魅力が伝わりやすくなり、反響獲得に繋がります。

これらの作業も操作が簡単で、業務の時短化ができるほか、さまざまなテンプレートから選び、統一したフォーマットで作成ができます。

VRコンテンツはオンライン内見とともに、現場内見に代わるお部屋確認の手段としてお客さまにも喜ばれ、普及が進んでいますね。

物件管理システムの管理業務サポートとは?

つづいて物件管理システムが管理業務に貢献する機能をご紹介します 

仲介業務で取得された物件情報や顧客情報は、そのまま管理業務に受け継がれ、利用されますので、二度手間がなく効率的です。

物件管理システムの管理業務サポートとは?

<物件建物の維持管理>

不動産賃貸では、入居者さまの快適で安全な生活と、客付けの際の魅力度を維持するために、計画的な建物のメンテナンスが必要ですね。

しかし具体的な指標がなければ経費は無駄にはできず、オーナーさんもなかなか腰が重く、どうしても手を入れるのは遅れがちになることと思います。

この建物管理を計画的に実行するサポートとして、これまでの修繕履歴、クレームなどの履歴などを継続的に維持し、今後の計画のリマインダーをセットすることもできます。

そのために対応履歴のほかに、見積書・写真などをクラウド上に保管します。ノウハウの蓄積、確実な対応、施工中の工事の進捗などの見える化にもつながります。

<入居者、オーナー情報を一括管理>

物件情報と入居者情報は、意外に切り離されて管理されることが多く、情報の照合だけで、積み重なるとかなりの時間を使っていることになります。

入居者の対応業務は物件情報と連動して管理でき、たとえば棟全体や共有部分のメンテナンスは一斉通知連絡できれば、ポスティング作業は不要になりますね。

また、物件情報は仲介業務へは空室状況、オーナー様へは状況報告書やレントロールなどの情報をいつでも出力できます。

<経理関係の管理>

物件ごと、あるいは会社単位の最終的な月間収支は帳簿を見て計算しないと出ない、というようなことはありませんか?

会計の中枢として契約、家賃、更新費、督促、解約時の原状回復、修繕費などの請求管理をおこない、一か所開けばすべてが分かり、すぐ帳票出力が可能です。

物件管理システムの導入メリットは?

物件管理の機能についてはお分かりいただけたかと思いますが、実際の業務をおこなううえで生じるメリットを再度まとめてご紹介します。

物件管理システムの導入メリットは?

<成約数アップにつながる>

物件管理システムの導入は、さまざまな要素から結果として、成約数のアップにも貢献します。

物件情報の管理を効率よく適正におこなうと、多くのポータルサイトで露出を高める機会を増やせ、鮮度の高い物件情報を自社発信でより多くお届けすることができます。

また「この物件をどのように掲載すると反響が増えるか」、広告の質を高めるサポートを利用できるシステムもあり、活用すれば広告訴求力も上げられます。

<業務の効率化がはかれる>

繰り返しますが、業務の効率化・人件費削減・生産性アップは、導入後に確認すると驚くものがあります。

今まで起こりがちだった業務の属人化や残業が解消し、作業の時短成果が目に見えて確認できます。

そのほかに、効率化に付随するメリットとして書類やデータの紛失がなくなり、保管場所も不要になっていきます。

新規採用や退職で、担当者や部署間の引き継ぎ作業が生じた場合も時短化できますね。

<経理の適正化で簡単で確実な業務にできる>

経理の適正化によって作業時短のほか、ミス・トラブルの防止ができ、個人情報や会計情報のセキュリティレベルも向上し、安心です。

<物件管理システムの選び方>

最後に導入するシステムを「どのような基準で選ぶか」についてご説明します。

まず多機能であることは重要で、使いでがあるというだけでなく、すべての機能を乗り入れて途切れなく使えることが、業務効率化のできる大きな理由となります。

そして、操作が簡単であること、サポートの充実も、使いこなしの上では重要で、それは操作に慣れてからの作業効率にも影響しますね。

導入当初、慣れるまでの間の一時的な業務効率低下も、極力防がなければなりません。

「多機能」と「使いやすさ」は、両立している必要があります。

また、利益を生むためのシステムですから低コストは魅力ですが、無料の管理システムは、アップデートの対応がなく機能も限られるので、導入する価値が低いです。

つまり多機能で操作が簡単、かつ低価格のシステムを最初から導入するのが理想ですが、これらの条件を満たし、反響アップにも貢献するいえらぶCLOUDをおすすめします。

併せて、空室物件の素早い情報出しなど、リーシング業務を一気通貫で支援する業者間流通プラットフォーム「いえらぶBB」もぜひご活用ください。

>>いえらぶCLOUD 機能・サービス一覧

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まとめ

物件管理システムが仲介業務と管理業務それぞれでできること、導入することでのメリットについて解説しました。

賃貸需要の上昇、相続などでのオーナーチェンジ、老朽物件の増加など、今後賃貸管理は業務量の増加が予想されますので、ぜひ導入をご検討ください!

この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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