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物件は関連する情報量が多いうえ、内容が変更される場合もあります。掲載内容を間違えるとトラブルの元になるため、扱いには細心の注意を払わなければなりません。

そんな物件情報を合理的に管理し、業務の効率化やミス防止、素早い客付け体制を提供するのが物件管理システムです。

今回は物件管理システムが仲介業務と賃貸管理業務、それぞれでどんなことができるのか、導入することでどんなメリットが生まれるのかを解説します。

物件管理システムとは不動産の管理をサポートするシステム

物件管理システムは、不動産管理における数多くの業務を円滑に進められるよう、サポートしてくれるシステムです。具体的な機能は導入するサービスや契約するプランによって異なるため、事前に導入する物件管理システムの詳細情報を確認しましょう。

ここでは多くの物件管理システムに含まれている、4種類の機能を紹介します。

物件管理

まずあげられるのが、物件管理の機能です。物件のあらゆる情報をデータベース化して一元管理を可能にするもので、物件情報を手軽に探すことができます。

一度入力を完了させれば、再入力の手間を省けます。中には自動学習機能による入力アシストがついているシステムもあります。

物件管理の特徴は、単に物件を一覧化するのではなく、以下の情報を網羅的に閲覧、把握できる点です。

・修繕履歴
・点検履歴
・クレームなど入居者への対応履歴
・見積書の控え
・物件の写真

物件情報をこまかく把握することは、業務効率化に加えて、管理サービスの品質向上にもつながる重要な要素です。物件管理の機能を活用すれば、トラブルにスムーズかつ正確な対応ができるようになり、工事の進捗や収益の確認も手軽にできます。

営業支援

営業支援は、不動産仲介業務を行っている会社向けの機能で、複数の店舗の情報を把握したり、比較したりする場合に役立ちます。仲介業務に関する以下のような情報の管理にも活用可能です。

・営業スケジュール
・集客状況
・自店舗の成約件数
・系列店の成約件数などの営業成績

自店舗だけではなく、系列店の営業成績も共有することで、業績が伸び悩んでいる店舗と好調な店舗の違いを見つけ、改善策を考えることができます。一部の店舗のみで留まってしまう属人化しやすい業務のノウハウも、営業支援機能を介して共有できるため、系列店すべての業績の底上げにもつながります。

賃貸管理

主に不動産管理会社のフロント業務で役立つのが、賃貸管理の機能です。物件はもちろん、入居者に関する情報もデータベース化できるため、入居者へのサービス向上が期待できます。

具体的には、以下のような情報の管理に活用可能です。

・駐車場の使用状況
・家賃などの入出金
・各設備の点検スケジュール
・入居者へ配布した文書のデータ

たとえば設備の点検日時が間違っていた場合、登録していた点検スケジュールに誤りがないか調べるだけでは、どこで情報伝達のミスが起こったのか分かりません。入居者側が勘違いしていたのか、点検会社との確認ミスなのか、事前に配布した通知書類のデータが残っていれば、トラブル解決の一助となります。

売上管理

不動産会社は一度に複数の物件を取り扱うことが多いため、採算をきちんと確保できるように予算を含めた各物件の売上管理が重要です。物件管理システムの売上管理機能なら、以下の予算を一元管理でき、採算を合わせられるかを一目で理解できます。

・物件、土地などの購入
・物件、土地などの開発
・販売

売上情報を把握することで、どこに予算を割くべきかなどの判断材料を得られます。土地や戸建てに加え、マンション開発における一連の業務を効率化するために欠かせない機能です。

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仲介業務における物件管理システムのメリット

管理や売買に関する多くの業務で役立つ物件管理システムは、仲介業務にもさまざまな場面で活用できます。ここでは、不動産の仲介業務にも物件管理システムを取り入れるべき理由として、主な3つのメリットを紹介します。

物件情報管理を効率化できる

物件入力の作業だけで毎日2時間以上残業という状況ではありませんか。

不動産の物件データは、入力や情報の更新など物件管理の一元化を行うことで、業務を大幅に効率化できます。

日々の更新作業が簡単で、次項で触れるワンクリック連動入力などを活用すれば、残業時間は半減し、業務にゆとりができます。

とくに繰り返し流通する賃貸物件の場合は、一度入力すればスタッフ全員が簡単に検索できるというメリットは大きいです。

インターネットからの物件に対するアクセス数、反響のフィードバックから、賃料改定やセールス文を一斉に書き換えるなどの対応も可能になります。

物件情報流通を効率化できる

複数あるポータルサイトへの一括入稿が可能なため、ポータルサイトごとに情報を入力することや、修正時間を削減することができます。

業者間流通のネットワークを共有できれば、同様にそちらの管理の効率化も可能で、このふたつを実現すると、内部の業務改善だけでなく客付けのスピードアップも可能です。

物件情報の更新が早く、常に整った状態にあると、お客さまの希望条件とのマッチングも、素早く精度の高い状態で行えます。

販促物のクオリティを向上できる

日常的にエクセルやパワーポイントで行っている宣伝資料などの作成に焦点を当ててみましょう。

物件管理システムを核にして、間取り図やチラシ、VRコンテンツの作成を行うことで、物件の魅力が伝わりやすくなり、反響獲得につながります。

中でもVRコンテンツはオンライン内見とあわせて、現場内見に代わるお部屋確認の手段としてお客さまにも喜ばれ、普及が進んでいます。

これらの作業も操作が簡単で、業務の時短化ができるほか、さまざまなテンプレートから選び、統一したフォーマットで作成が可能です。

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賃貸管理業務における物件管理システムのメリット

前述のとおり、賃貸管理業務でも物件管理システムは点検スケジュールや修繕歴、入居者情報の整理など、膨大な情報の把握に便利です。ここでは物件管理システムを導入した場合、賃貸管理業務においてどのようなメリットが期待できるのか、3つに絞って紹介します。

物件の修繕・メンテナンスを計画的に行える

不動産賃貸では、入居者さまの快適で安全な生活の実現や、客付けの際の魅力度の維持に計画的な物件のメンテナンスが必要です。

しかし具体的な指標がなければ、オーナーさまもなかなか腰が重く、どうしても手を付けるのが遅れがちになることや、メンテナンスにかかる経費が無駄になることが考えられます。

物件管理を計画的に実行するサポートとして、これまでの修繕履歴、クレーム履歴などを継続的に蓄積、そして今後の計画のリマインダーをセットすることも可能です。

対応履歴のほかにも、見積書や写真などをクラウド上に保管します。ノウハウの蓄積、確実な対応の実施、施工中の工事の進捗の見える化などにもつながります。

入居者、オーナー情報を一括管理できる

物件情報と入居者情報は、意外に切り離されて管理されることが多く、情報の照合だけで、積み重なるとかなりの時間を使っていることがあります。

入居者の対応業務は物件情報と連動して管理でき、たとえば棟全体や共有部分のメンテナンスは一斉通知連絡できれば、ポスティング作業は不要です。

また、物件情報であれば、空室状況はもちろん、オーナーさまへの状況報告書やレントロールなどの作成に必要な情報をいつでも出力できます。

経理業務の効率化ができる

物件ごと、あるいは会社単位の最終的な月間収支は帳簿を見て計算しないと出ない、というようなことはありませんか。

会計の中枢として契約、家賃、更新費、督促、解約時の原状回復、修繕費などの請求管理を行い、一か所開けばすべてが分かり、すぐ帳票出力が可能です。

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物件管理システムの選び方4つのポイント

物件管理システムに分類されるツールは、数多くリリースされています。利用前に料金面ばかりを重視すると、導入後に使い勝手の悪さに気づく、サポート面に不満が生じるなどの場合があります。

そこで、確実に業務効率を向上させるためにも、物件管理システムは慎重に選ぶことが大切です。これから導入する物件管理システムをリストアップする方へ、ここでは物件管理システムを選ぶ際の4つのポイントを紹介します。

1.自社の業務に合った機能が搭載されているか

自社の業務に合った機能が搭載されていることが重要なポイントのひとつです。主な業務が仲介である会社と管理である会社では、物件管理システムに求める機能は異なります。

仲介用や管理用といった大まかな機能で選んでも、効率化したい業務に活用できなければ、導入したメリットを期待することはできません。自社の事業内容にマッチしていることだけではなく、業務の中でもとくに効率化したい部分をサポートしてくれる機能が搭載されているかも重視しましょう。

物件管理システムに搭載されている機能名が同じでも細かな内容が異なっていることも多いため、機能の具体的な内容も事前に確認しておくことが大切です。

2.定期的にアップデートが行われているか

不動産業界の業務に大きな影響を及ぼすのが、法改正や税率の変動、各種制度の要件変更などです。法改正や税率変動などのたびに従業員が一件ずつ訂正対応していると、日々の業務を圧迫しかねません。

法改正や税率の変動などに即座に対応できるよう、定期的にアップデートされている物件管理システムを選びましょう。アップデートやバージョンアップの対応が行われていれば、一度導入すれば同じシステムを長期的に運用できます。

同じ物件管理システムをアップデートして活用し続けられることは、システム導入時の従業員教育の手間の削減、新しいシステム導入にかかる費用の節約にもつながります。

3.自社が扱う物件の種類に対応しているか

物件管理システムと一口に言っても、前述のとおり搭載されている機能はさまざまです。

マンションや一戸建て、土地、事業用不動産など、物件の種類によっては対応していない場合もあります。導入後に業務効率を低下させないためにも、自社が取り扱う物件に対応しているかどうか確認しておきましょう。

料金面も考慮して、自社が現状取り扱っている物件のみに対応したタイプを導入する方法もありますが、将来的な事業拡大を視野に入れた選び方もおすすめです。あらかじめ幅広い物件や業務に対応しているものを導入しておくと、将来的に事業拡大した後も同じシステムを活用できます。

4.サポート体制が充実しているか

同じ物件管理システムを、複数の部門で利用することは珍しくありません。ある部門ではスムーズに導入できる一方で、他部門では従業員が操作に慣れずに活用しきれないうえ、思わぬトラブルを招くケースも多いものです。

物件管理システムを選ぶときは、従業員や部門ごとにITリテラシーの差がある点も含めて選ぶ必要があります。

導入時の混乱や突発的なトラブルが生じたときに、即座に対応してくれるサービスなら、安心して全社で同じシステムを活用できるでしょう。サポートの内容や範囲、費用の有無など条件も含めて、いざというときに気軽に頼れるサービスを選ぶことが大切です。

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物件管理システムは「いえらぶCLOUD」

どの物件管理システムを選べば良いのか分からない、とお悩みの方はぜひオールインワン不動産業務支援システム「いえらぶCLOUD」をご利用ください。仲介業務向け機能から賃貸管理業務向け機能まで豊富なため、仲介や売買、管理まで幅広い事業を手掛ける不動産会社さまにも喜ばれています。

弊社では、不動産会社さまから頂いた声を基に、いえらぶCLOUDのシステムアップデートを毎週行っております。

また、専門スタッフが1社1社のご利用状況や業界の動向に合わせてコンサルティングしております。いえらぶCLOUDの豊富な機能を最大限活用していただけるよう、電話やテレビ会議、訪問にてサポートしております。

物件管理システムを導入するなら、ぜひいえらぶCLOUDの利用をご検討ください。

まとめ

物件管理システムが仲介業務と賃貸管理業務のそれぞれでできること、導入するメリットについて解説しました。

賃貸需要の上昇、相続などでのオーナーチェンジ、老朽物件の増加など、今後不動産会社は業務量の増加が予想されますので、ぜひいえらぶCLOUDの導入をご検討ください。

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