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電子契約とは

ペーパーレスや脱ハンコなどの動きにともない、さまざまな企業で電子契約の導入が進められています。まずは、電子契約の定義と不動産業界でも電子契約が広がっている背景を見ていきましょう。

電子ファイルを通じて契約を締結する仕組み

電子契約とは、インターネット上で電子ファイルをやり取りして契約を締結することです。
これまでは、契約締結は紙に契約内容を記して直接署名や押印する書類によるものが基本でした。

電子契約では、書面契約のように紙への記入が必要ありません。押印や署名の代わりに、電子署名で契約の締結を行います。

電子契約による電子データはそのままの状態で、企業のサーバーやクラウドストレージに保存されるのが通常です。

働き方改革やIT化によって普及が進んでいる

不動産業界では、高額な取引になることから書面による契約が長年義務付けられてきました。しかし、そうした不動産業界においても変化が起きています。

働き方改革で業務効率化が求められるようになったことです。慢性的な人手不足の影響から、多くの業界で効率の良い働き方が要請されるようになりました。

不動産業界においても必要性が議論され、令和4年5月から、正式に売買契約の電子書面交付が認められています。 賃貸借契約や媒介契約書、定期借地権設定契約書、定期建物賃貸借契約のほか、重要事項説明書も電子書面で交付できるようになりました。

さらに、電子契約が進められるようになった背景として挙げられるのが、新型コロナウイルスの影響です。感染拡大防止のため、多くの企業でリモート化が進んだことで、電子契約の需要が増加しています。

不動産電子契約のメリット

不動産業で電子契約を取り入れると、あらゆる作業の効率化やコストカットにつながります。 具体的に何が変わるのか、電子契約導入による4つのメリットを見ていきましょう。

事務作業の削減

書面による契約から電子契約に移行することで、契約書作成から締結までの細かい事務作業の削減が可能となります。 例えば、契約書作成のためのデータ入力、契約書の製本、必要箇所への押印、印紙の購入と書面への貼付、契約書送付の準備などの手間を減らせるでしょう。

契約書の保管場所の削減

電子契約にすることで、書面による契約では必要だった物理的な保管場所が不要になります。電子契約によるデータは、自社サーバー内に電子的に保管されるためです。

契約書の保管場所が必要なくなるため、場所の確保にかかっていた費用の削減にもつながります。また、これまで保管場所としていたスペースを別の目的で有効活用できます。

書面契約作業の諸経費削減

電子契約にすると、印紙代や製本費用、郵送代、封筒代などが必要なくなるので、コストカットにもなります。業務にかかる人件費の節約にもなるでしょう。

非対面でも契約可能

インターネット上ですべての手続きを完了させられるのも、電子契約のメリットです。在宅ワークやテレワークにも対応が可能になります。

さらに、場所にとらわれることなく、幅広く顧客にアプローチできる点もメリットといえるでしょう。 実際に店舗へ足を運んでもらう必要がなくなるため、遠方でも利用しやすく、ユーザビリティの向上にもつながります。

契約締結までの時間の短縮になる点も電子契約のメリットです。書類を郵送でやり取りする手間を省けて、大幅な時間短縮が可能になります。

不動産電子契約導入の流れ

不動産の電子契約にはさまざまなメリットがあると紹介しましたが、どのような流れで取り入れていけば良いのでしょうか。6つのステップに分けて、不動産電子契約導入までの流れを解説します。

1.契約書に関する現状を把握する

電子契約サービスにもさまざまなものがあります。 機能やサービスなどが異なるので、適切なサービスを選択するためにも現状の把握は欠かせません。

現在取り扱いのある契約書の種類や内容、取引先、業務フロー、書類の保管方法など、契約書に関する業務の状況を把握しておきましょう。

また、電子契約の導入にあたっては、導入する目的を設定しておくことも大切です。目的が曖昧なまま導入を進めると、導入後に活用できなくなりかねません。

コスト削減目的で導入するのか、あるいは業務効率化を重点的な目標として導入するのか、何を重視して電子契約を導入したいのかなど、目的を明確にしておきましょう。

2.電子契約を導入する範囲を決定する

現状把握と目的設定ができたら、どの部分に電子契約を取り入れていくのか範囲を設定していきます。

すべての契約書をまとめて電子契約に切り替えると現場が混乱するので、優先度の高い書類から電子契約にしていくのが良いでしょう。

使用頻度の高い順に導入の優先順位をつけ、徐々に電子契約に移行できるような体制をつくりましょう。 使用頻度の高い書類から電子契約にすることで、以降の書類の電子契約への切り替えもスムーズにできます。

3.電子契約システムを選定する

導入する目的や電子契約を取り入れる範囲に合わせて、電子契約サービスの選定を進めていきます。はじめに目的を設定することで、サービスを選びやすくなるでしょう。

利用者数のみで判断するのではなく、使いやすさやサポート体制、セキュリティ機能などを総合的にチェックします。無料で利用できる期間があれば、実際に使用してみるのも良いです。

また、現場の声も取り入れながら導入を進めることも重要です。 現場の意見にも耳を傾けることで、より利便性の高いシステムの導入につながります。

サービス導入の目的、自社のニーズ、現場の声を含めて、最適なサービスを選択するようにしましょう。

4.電子契約に関するルールを策定する

スムーズに電子契約サービスを導入するためにも、社内ルールや運用方法を取り決めておきましょう。 単に導入しただけでは、期待通りに運用がされなかったり、実際に利用する社員がうまく対応できなかったりする可能性もあるためです。

まず、決裁者や利用権限のある社員を決めておきましょう。あらかじめ明確にしておくことでトラブル防止に役立ちます。

ワークフロー（稟議）についても整理しておく必要があるでしょう。 ワークフローを決めておくことで、テレワークでの契約の停滞を防止し、スムーズな契約締結を進められます。

また、現状の契約に関する社内ルールは書類を前提としたものとなるので、全体的なルールの見直しも必要になるでしょう。

5.電子契約の導入について社内外へ共有する

電子契約を導入する前に、電子契約の運用方法が今後どうなるか、決裁者は誰になるかを社員に告知します。担当者には、システムの操作方法や運用ルールを詳細に説明しましょう。

また、電子契約を進めるにあたっては、社内だけでなく社外への通知も必要です。社外での理解が進まないとトラブルになることもあります。

相手にとってもメリットがあることを伝え、電子契約の理解を得られるようにしましょう。 同時に、法的な安全性や操作方法についても伝えておくことが大切です。導入にあたっての不安を軽減すれば、相手の理解を得やすくなります。

6.電子契約の導入開始・研修実施

電子契約の運用開始直後は、トラブルも生じやすいです。すぐに対処できるように、システムサポートや相談窓口の体制を把握しておきましょう。

また、導入後に誰でも簡単にシステムを操作できるように、定期的に社内研修を実施することも大切です。

不動産電子契約の注意点

不動産電子契約はさまざまなメリットがありますが、これまでの契約のあり方と大きく変わるため、十分な対策が取れていないと失敗することもあります。以下の点に注意しながら導入していきましょう。

書面の対面契約もできる体制を整えておく

電子契約はすべてのケースにおいて行えるわけではありません。総務省の定める基本方針において、当事者の承諾があってはじめて電子契約ができるとされているためです。

契約者が書面での契約を希望する場合は、それに応じる必要があります。 電子契約は便利なものの、オンライン上での契約に抵抗があるお客様もいるので、電子契約を導入しても、対面で契約する手段は残しておかなくてはなりません。 書面で契約できる仕組みも整備しておきましょう。

導入にかかる費用は余裕をもって準備する

電子契約導入にはさまざまコストがかかります。システム導入にかかる費用のほか、インターネット環境、PCやタブレットなどのデバイス、IT重説のためのツールなども必要になるでしょう。

また、電子契約による契約書はデータで保存するため、定期的なバックアップやセキュリティ対策の見直しが欠かせません。 初期費用だけでなくランニングコストもかかるので、導入や維持にかかるコストを計算して前もって準備しておく必要があります。

契約相手からの理解を得ておく

電子契約を導入する際は、取引先企業だけでなく、物件の売主や買主などの契約相手からも理解を得ておくことが大切です。 電子契約のメリットや重要性、手続きをどのように進めるのかを説明し、納得してもらうようにしましょう。

セキュリティ対策を強化する

電子契約を取り入れることで、遠方の顧客との契約締結もスムーズになるメリットがあります。

一方でインターネット上でのやり取りになるため、個人情報を含んだデータの流出やデータ破損によるリスクが生じます。
リスクの低減を図るためにもセキュリティ対策が欠かせません。
高い暗号技術があるツールやサービスを利用するなどして、セキュリティ強化を図りましょう。

社内での管理不足が情報の流出につながるおそれもあるので、システム上のセキュリティ対策と同時に、社内での情報の取り扱いについても取り決めておくことが重要です。