電子契約

不動産賃貸借での電子契約解禁はいつから?メリットや注意点を解説

改正宅建業法の施行による、不動産取引のオンライン化の全面解禁が迫っています。

この記事では、不動産取引のオンライン化について、解禁前に絶対に知っておきたい法改正の内容、電子契約のメリット、業務フロー、導入前の準備、注意事項、導入事例について徹底解説します。


不動産の契約業務、手間も費用も削減したい...

賃貸取引の電子化の全面解禁はいつから?

宅建業法の改正は2022年5月18日に施行されることが決まりました。宅建業法の改正が施行されると、これまで宅建業法で制限されていた重要事項説明書、賃貸借契約書の電子交付が解禁され、賃貸取引が全面的に電子化できるようになります。

賃貸取引の電子化が全面的に可能になるまでにどんな法改正があったのか、流れを振り返っていきます。


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不動産賃貸取引の電子化全面解禁までの法改正の流れ

不動産賃貸取引の電子化全面解禁までの法改正の流れ

デジタル関連法案の可決、公布

デジタル関連法案(正式名称は「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律案」)が、2021年5月12日に可決され、2021年5月19日に公布されました。不動産会社にとって重要なポイントは、デジタル関連法案の可決により、宅建業法、借地借家法の改正が決まったことです。

宅建業法では、「売買の媒介契約の書面交付」(34条)、「重要事項説明書の書面交付、宅建士の記名・押印」(35条)、「賃貸借契約・売買契約の内容を記した書類の書面交付、宅建士の記名・押印」(37条)が定められています。

借地借家法では、定期借地契約と定期借家契約が電子化できないことが定められています。

しかし、デジタル関連法案が可決され、宅建業法と借地借家法の改正が決まったことで不動産取引の全面的な電子化が可能になることが決まりました。

デジタル関連法案の施行

2021年9月1日に、デジタル関連法案が施行されました。

ただし、デジタル関連法案の施行には「施行までに一定の準備期間が必要なものを除く」という条件があり、宅建業法はこの条件の対象のため2021年9月1日時点では宅建業法の改正は施行されませんでした。また、借地借家法もこの時点で施行されませんでした。

※参照:第204回 通常国会|内閣官房ホームページ

改正宅建業法の施行

宅建業法は「施行までに一定の準備期間が必要なものを除く」という条件に当てはまるため、デジタル関連法案と同日には施行されませんでしたが、2022年5月18日に施行されることが決定されました。

改正宅建業法の施行により書面公布や宅建士の押印の規定がなくなり、ついに不動産取引での電子契約が全面解禁されます。

この他、電子契約に関わる法律については以下記事をご参考ください。https://ielove-cloud.jp/blog/entry-04303/


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改正宅建業法の施行で何が変わる?

改正宅建業法の施行で何が変わる?

改正宅建業法の施行により、下記書類の書面交付が不要になります。

・賃貸借契約書(宅建業法37条)
・賃売の重要事項説明書(宅建業法35条)
・売買契約書(宅建業法37条)
・売買の媒介契約書(宅建業法34条)

いままでは、書面交付が必要な書類は、印刷して、宅建士が記名・押印し、契約者にお渡しするという作業が必要でした。

書面交付が不要になると、印刷、押印、郵送または手渡しをする必要がなくなり、全てオンラインでのやり取りだけで書類を受渡して契約締結まで完了できるようになります。

では実際にオンラインで契約を完結させることで、どんなメリットがあるのかを紹介します。


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契約業務をオンライン化するメリット4点

契約業務をオンライン化するメリット4点

契約の電子化によるメリットは以下の4つです。

①コスト削減
②契約業務の効率化
③契約者の満足度が上がる
④ペーパーレス化

①コスト削減

書面で契約を進める場合、書類の製本や郵送に費用がかかります。返送されてきた書類に不備があるなど、再郵送のために追加で費用がかかることもあります。

オンライン化することで、印刷費用、製本費用、封筒代、郵送費用などの郵送にかかる様々な費用が削減できます。また、電子契約の場合は印紙税が不要なため、印紙税も削減できます。

②契約業務の効率化

郵送での契約には、時間がかかっていました。不動産会社から書類を郵送し、契約者が受け取ってから記入して返送するという流れになるため、完了までにどんなに短くても数日から1週間程かかります。

オンライン化することで書類の受渡しに時間がかからなくなり、最短数時間で契約業務が完了できる場合もあります。

さらに、書類の受渡しにかかる時間の短縮だけでなく、製本や郵送の作業など契約業務の手間も減らせます。対面で契約業務を行っていた場合は、日程調整やお客様の対応などの業務も効率化できます。

③契約者の満足度が上がる

契約のオンライン化によって楽になるのは、不動産会社だけではありません。

契約者が書類を記入して返送する手間や、店舗に来店する手間が無くなり、契約が楽になります。また、契約締結までスピーディーに短期間で完了できるようになります。

電子契約を導入することで、不動産会社のお客様の満足度も向上できます。

④ペーパーレス化

書面で保管していた契約書や書類をデータで保管することで、保管に必要な場所の確保の費用の削減ができる場合もあります。

また、システムを利用してデータの保管方法を工夫すれば、災害時などに大切な書類のデータが消えてしまうリスクにも対応できます。


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電子契約の締結完了までのフローは?

電子契約の締結完了までのフローは?

では、電子契約は実際にどのようなフローで行われるのでしょうか。

賃貸の新規契約の場合の電子契約の開始から締結までのフローの一例を紹介します。

≪賃貸の新規契約の場合≫

1.重要事項説明書と賃貸借契約書の電子ファイル(PDF)を用意する
2.電子契約システムに電子ファイルをアップロードする
3.不動産会社が電子署名をする
4.契約者に電子署名の依頼をメール、チャット、SMSなどで送信する
5.オンラインで重要事項説明を行う(IT重説)
6.契約者が電子署名をする
7.締結完了

ご覧の通り、書面での契約業務とはフローが異なるので注意が必要です。

次章では、電子契約への切り替えに向けて、解禁前の今からできる準備について解説します。


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解禁直前!いま必要な準備

解禁直前!いま必要な準備

いままで書面に押印して締結していた契約業務を電子化すると、様々な変化が想定されます。スムーズに電子契約を導入するためにどんな準備が必要なのかを一緒に確認していきましょう。

業務フローの整備

電子契約に変えることで業務フローが変わるため、電子契約では契約締結までに「いつ」「誰が」「何をするか」など、細かいフローを整備しておく準備が必要です。電子化によって不要になる業務と新しく必要になる業務を整理しておきましょう。

対面ではなく非対面でのやり取りで契約締結まで完了できるようになるので、ネット環境やIT重説に利用するWeb会議ツールの用意が必要ないかも確認しておくと良いでしょう。

システムの選定

電子契約を行うために新しくシステムを導入する不動産会社も多いです。電子契約サービスは様々な会社から提供されているため、どのシステムを導入するのかを決める必要があります。

会社の方針や業務形態によって重要視するポイントは異なると思われますが、選定の基準には「価格」「信頼感」「他社連携」「カスタマイズ性」などが挙げられます。新しいシステムを導入して運用できるようになるまでには時間がかかる場合もあるため、システムの導入が見込まれる場合には早めに検討を始めることをおすすめします。

電子契約システムの選び方については、詳しくは以下記事をご参考ください。https://ielove-cloud.jp/blog/entry-04269/

オーナーへの案内

賃貸の契約で電子契約に切り替える場合は、オーナーへの事前の説明も重要な準備になります。

契約締結までのフローが変更になる説明だけでなく、オーナーの押印が必要な書類でオーナーにも電子署名で対応してもらいたい場合には、事前に電子署名サービスの使いかたの説明もしておくと安心です。

社内規定の確認

契約のルールや書類の保管のルールなど、契約に関連する社内規定の確認をしておきましょう。場合によっては、電子契約の場合の新しい社内規定が必要になるかもしれません。

業務フローの整備やシステムの導入の準備と一緒に、社内規定の見直しの必要があるかも確認しておきたいポイントです。


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電子契約の注意事項2点

電子契約の注意事項2点

契約を電子化するにあたって、注意事項が2点あります。

2点とも、電子契約を行うために使うシステムで考慮されていれば、不動産会社が1つ1つの契約で注意する必要はありません。つまり、電子契約サービスのシステム導入の際の注意事項とも言えます。

①電子署名法に沿った契約を行うこと

電子署名法とは、「法的効力のある電子契約はどんなものなのか」を定めた法律です。法的効力のある電子契約の条件を満たしていない場合、もし裁判になった場合に契約として認められません。

重要なポイントは、「本人が電子署名を押したことと、改変されていないことがわかること」(第2条)と「本人しかできない電子署名がされていること」(第3条)です。

※参照:電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

②電子帳簿保存法に沿って契約書のデータを保管すること

電子帳簿保存法とは、「帳票を電子データで保管する際に守らなければいけないこと」を定めた法律です。対象は、国税関係(所得税、法人税など)の帳簿・書類とされていて、不動産の取引においては決算書や契約書が該当します。

契約書などの書類は7年間保存することが法律で義務付けられていますが、書面である必要は無く、電子帳簿保存法に沿っていれば電子ファイルでの保存で問題ありません。

書類を電子ファイルだけで保管する場合には、電子帳簿保存法に沿っているか注意してください。

※参照:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索

不動産取引において、契約は法律が関わる重要な業務です。システム導入の際は、セキュリティや使い勝手だけでなく、法律に沿っているかどうかも重要な選定ポイントになります。


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実際どうなの?導入事例のご紹介

不動産取引の電子化の全面解禁に向けて、他の不動産会社がどのような準備をしているのかは気になりますよね。

今回は、いえらぶGROUPが提供する電子契約システム「いえらぶサイン」をご利用いただいていて、既に一部の契約で契約業務のオンライン化を実現している2つの不動産会社様の事例をご紹介します。是非ご覧ください。

オールハウス株式会社様

2021年9月より「いえらぶサイン」を導入していただいたオールハウス株式会社様の導入事例です。今回はプロパティマネジメント事業部次長の馬場様にお話を伺いました。

とても早い時期から「いえらぶで電子契約ができないか」というご要望をいただくなど積極的に導入を進めた立役者である馬場様に、導入時に押さえるべきポイントや導入効果について伺いました。 不動産特化の電子契約を早期導入!オールハウス様

株式会社さくら屋様

2021年7月より「いえらぶサイン」を導入していただいた株式会社さくら屋様の導入事例です。今回は代表取締役を務める島田様にお話を伺いました。

日頃からいえらぶCLOUDの画面設計に関する改善点を積極的に提案してくださる島田様。電子契約を実際に導入してみてわかった利点と課題点を明かしていただきました。 不動産特化の電子契約を早期導入!さくら屋様


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まとめ

いかがだったでしょうか。

電子契約に切り替えると多くのメリットがありますが、変わることも多いです。新しい業務フローや新しいシステムの運用がスムーズに進められるように、既に電子化できる契約から少しずつ切り替えて進めていくことが重要です。

いえらぶGROUPも電子契約システム「いえらぶサイン」を通じて多くの不動産会社様の電子契約の導入をサポートしていきたいと考えています。

不動産業務に沿った設計やセキュリティ性能、募集から更新までのデータ連携の実現など、便利で使いやすいサービス作りにこだわっていますので、電子契約への切り替えの際には是非「いえらぶサイン」の導入をご検討ください!


不動産会社の電子契約いえらぶサイン

株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

いえらぶGROUPは、住業界にイノベーションを起こし、誰もが安心して住まい選びができること「いい家、選ぶ」を実現します。

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