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電子帳簿保存法の改正が不動産の業務を改善する!保管方法や対象書類について解説

近年、デジタル関連改革法をはじめ、業務効率化のために諸法令の改正が急速に進んでいます。

不動産業の多忙な日常業務の中で、それらをすぐ取り入れるのは大変なことですが、思い切って最新の状況に対応すると、数々のメリットがあります。

そこで今回は、電子帳簿保存法の改正がどのようなものか、保管方法や対象書類について解説します。

書類の保管を見直して業務も効率化したいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。


電子帳簿保存法の改正で、書類の管理が変わる!

電子帳簿保存法の改正で、書類の管理が変わる!

まず、不動産会社のブログの重要性について、ご説明をします。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは1998年制定の法律で、一定の要件を満たせば、紙ベースの保管を義務付けられていた書類のデータでの保存、管理を認めることとしたものです。

ここで対象となった書類とは、税務書類・契約書・請求書・見積もり書などです。

法律の施行当初はさまざまな規制があり、実用的な普及は難しかったのですが、何回かの緩和措置や法改正の結果、取り入れる利便性が確保できるに至りました。

2022年5月からは以下の書類も、相手方の同意を得て電子データでの契約・書面交付が可能になりました。

媒介契約書
重要事項説明書
賃貸借・売買契約書
定期借地権設定契約書
定期建物賃貸借契約書

お客様とかわす主要な書面は、電子データ利用が可能ということになります。

電子帳簿の保存方法と活用

電子帳簿保存法で規定された書類保存の方法は、以下の3つに分類されています。

電子帳簿等保存

最初からパソコンなどで作成した帳簿や書類(決算や取引に関係する書類)を電子データのまま保存する方法です。

スキャナ保存

取引の相手先から受領したり、自社で作成した紙の取引関係書類を、スキャナで電子化して保存する方法です。

電子取引

電子データで取引の相手先へ送付したり、相手先から受領した取引情報を、電子データのまま保存する方法です。

不動産テックの情報でよく取り上げられるのは、電子契約とその保存が中心ですが、今回のお話は、不動産のすべての業務に関する書類の扱いが対象となっています。

電子帳簿保存法の改正点

法改正にともなって、実用性が高まっているのと並行して、義務化の既定もおこなわれています。

2022年1月1日から、すべての企業で電子データ保存が義務化となり、2年の猶予期間を設けられて一部の企業を除き、紙の印刷保管が認められなくなりました。

また、2022年5月からは売買契約書の電子データ発行と保存が可能になっています。

そして、電子作成された契約書への印紙貼付は不要という扱いとなっています。

【2022年最新版】不動産電子契約に関する法律まとめ


電子帳簿保存のメリット

電子帳簿保存のメリット

書類を電子化して保存するメリットとは、どのようなものでしょうか?

コスト削減

ペーパーレス化によって、印紙代や郵送費用、郵送にかかる人件費などが不要となり、電子メールで添付送信すれば良いことになります。

不動産会社にとっても、1契約あたり数千円単位以上のコスト削減となるでしょう。

また、とくに契約書の場合は署名押印のために関係者が集まることも不要となるため、交通費やスケジュール調整も要りません。

重要事項説明もWeb会議で実施するため、集まる必要はありません。

これらのことから、導入された会社は契約が完了するまで1週間を要していたものが、1日で終わるようになったという声を頂きます。

また、文字どおり電子データで保存が進めば、保管場所はサーバ内となるため、紙の書面の保管スペースは今後縮小していき、不要となります。

紛失や減失リスクの削減

電子データでの保管のメリットは、失くしたり、天災の影響で失うリスクが極めて低く、書類の種類によっては簡単にバックアップを作成しておけることです。

より万全なリスク削減のためには、自社内ではなくクラウドサーバへのデータ保管をおすすめします。

また、紙の書面から必要なものを探し出すのではなく、検索によって簡単に必要箇所を呼び出せるので、「探せない」リスクの低減のほか、時短にもつながります。

セキュリティの効果

紙による保管は、持ち去りや盗視が容易で、リスクが高くなっています。

レインズへアクセスできる不動産会社はすべて、個人情報取扱業者に規定されることとなったため、個人情報の保管責任が高まっています。

情報漏えいを防ぐ手段としても電子データ保管は有効です。

このほかのメリットとして、ペーパーレス化による環境配慮につながり、SDG’sへの取り組みとなります。

不動産賃貸借での電子契約解禁はいつから?メリットや注意点を解説


電子帳簿保存で保管できるデータ

電子帳簿保存で保管できるデータ

では改めて、具体的に保管できるデータはどのような書類なのかをご案内します。

会計に係る帳簿

仕訳帳、総勘定元帳、得意先元帳などその他取引に関して作成された帳簿と規定されています。

帳簿は、現在でも所得税や法人税などで「紙」の保存が義務づけられているものに対し、「電子データ」保存も容認する特例制度です。

そのほかの書類

決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表その他決算時の書類)

契約書、領収書及び写し、預金通帳、小切手、借用証書、手形、有価証券の計算書、請求書、納品書など。

一般書類(検収書、見積もり書、注文書、申込書及び写しなど)

このような法改正の規定は、不動産業界だけでなくすべての企業で、まだまだ浸透度が低い状況にあります。

しかしこの電子化の流れは今後も強化され、あと戻りはないと考えられます。

前述のようなメリットも多数あるので、早めに導入をすることをおすすめします。

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まとめ

電子帳簿保存法の改正がどのようなものか、保管方法や対象書類について解説しました。

不動産の業務をあらゆる角度から見直して、業務の効率化と集客に貢献するいえらぶCLOUDを、ぜひご検討ください。


この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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