不動産の電子契約とは？書面との違いやいえらぶサインの署名について解説
目次
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不動産もこれから電子契約が主流となります。
しかし、電子契約の利点が分からなければ、切り替える意味がありませんね？
そこで今回は、不動産の電子契約とはどのようなものか、電子化の現状から紙の書面との違いや、いえらぶサインの署名について解説します。
不動産の電子契約とは？
まず、不動産会社の利用する電子契約とはどのようなものかをご紹介します。
＜契約書に関する電子化の現状＞
2020年時点のアンケート調査によると、当時賃貸契約書を完全にデータのみで管理しているという回答は、12%程度にとどまっていました。
そして、更新日を過ぎていたり、書類が紛失したなどの契約書の管理上のトラブルを経験した方は、半数以上にのぼっていることが分かりました。
紙の書類特有の、探せないトラブルのほか、エクセルなどの更新日管理がスタッフ間で共有されていない状況も原因となっているようです。
これらの問題の解決にも、電子契約が役立ちます。
また、電子契約はコスト面や、業務の効率化にも大きく有利なのです。
＜電子契約とは？＞
電子契約とは文字とおり、契約の証拠となる契約書を、紙ではなく電子ファイルで作成し、共有、保管、参照することです。
契約とはそもそも、約束ごとを記し、それが誰の間で交わされたかの証跡にするものです。
しかし、紙の書類を電子ファイルで作成する場合「誰が認めた」という印鑑や自筆署名に代わるもの、また、その書面が改ざんできないことを証明する必要がありました。
その必要性を電子署名の技術でクリアし、電子契約は生まれました。
印鑑に代わって電子署名を用い、改ざん防止のためのタイムスタンプをデータに付加したうえで、電子データとして保存をします。
紙と印鑑なしで、相手方とのオンライン上でのやり取りだけで契約をおこなうことができます。
＜法改正で、電子契約解禁に＞
そして、電子契約の方式は、法的にも認められるにいたりました。
背景には、近年の労働力不足の解消と働き方改革の観点から、行政の方針としてデジタル改革が進められてきた経緯があります。
そして、平成27年に始まった賃貸物件のIT重要事項説明の社会実験を経て、令和3年に、宅地建物取引業法の解釈通知改正がされました。
そして、令和4年5月をもって、正式に売買契約の電子書面交付も認められ、不動産の売買・賃貸契約は電子化が全面的にOKとなったのです。
すべて電子書面が使えるようになったことで、今後電子化が一気に加速すると思われます。
ただし、管理委託契約など一部の契約は、電子交付について、相手方の承認が必要な場合があるので、注意が必要です。
また、契約を対面でおこなわない場合、宅地建物取引士の重要事項説明は、一定のルールに従いオンラインでおこなう必要があります。
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従来の書面契約との比較
電子契約と、従来の紙の書面契約を比較してみましょう。
＜コストの違い＞
電子署名の場合、これまで紙の書面で必要だった、さまざまなものが不要になります。
その結果、必要なコストに違いが出てきます。
電子契約の場合、収入印紙の貼付が不要となります。
印紙代は価格500万円～1,000万円以下で1万円、1,000万円～5,000万円以下で2万円、5,000万円～1億円以下で6万円にもなっています。
また、紙の印刷やコピー費用、郵送の費用も不要となりますが、これらのコストも年間では相当の金額になります。
1回のレターパック送付だけで、数百円がかかっているわけです。
契約書の5年間保管のルールは変わりませんが、紙の書類の保管で費やしていたスペースのコストも不要となるのです。
また、業務効率を人件費に置き換えると、そこもコストダウンです。
＜業務効率の違い＞
まず、紙の契約書に必要事項を手書きするのと、パソコンで入力して作成するのでは、書類作成の速度に大きな開きが出ますね。
また、前述のように契約書を郵送する作業も、電子データならeメールで送付することができます。
契約に時間を要する件も違いがあります。
郵送や宅配便での書類往復は届くまでのタイムラグがありますが、メールのやりとりにはありません。
紙の書面は契約自体対面でおこなう必要がありますが、オンラインにすればスケジュール合わせや来店いただく交通費、移動時間もありません。
それから、冒頭にご紹介した契約更新も、電子契約を含めシステムで一元管理をおこなえば、自動で更新通知され、該当する契約データをすぐ取り出せます。
契約書の中身を参照したい時、データで管理していれば、かんたんに検索することもできるようになります。
また、コロナ禍対応で自宅作業が必要な場合にも、メリットがあります。
パソコンの中だけで作業が完結するため、テレワークでの契約書業務が可能になるのです。
＜リスクマネジメント＞
契約書や重要事項説明、その他の書面をめぐるリスクは、次のようなものがあります。
・個人情報漏えいや、内容の改ざん
・災害などの破損や遺失
電子データで作成し、クラウドサーバに保管することで、これらのリスクを回避できる確率は、大きく高まります。
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電子契約なら、いえらぶサイン
いえらぶサインの電子契約機能は、不動産業に特化した使い勝手と、業務の効率化が自慢です。
＜かんたん情報入力＞
いえらぶサインは以前の作成書類や、自動入力を駆使して、かんたんでスピーディな書類作成をお手伝いします。
必要書類の洗い出しや作成といった事前作業なしに、スムーズに契約書作成作業が開始できます。
また、契約書・重要事項説明だけでなく、さまざまな契約関連書面のフォーマットに対応し、それらがすぐに使えます。
＜メール送信だけで署名・押印の依頼が完了＞
複数人の署名・押印もメールを一度送信するだけで依頼が完了します。
ひとり署名が完了したら、自動的に次の人にメールが転送されます。
押印漏れも警告するため、メールの送り直しも必要ありません。
＜契約更新・解約対応を自動化＞
いえらぶサインは毎月おこなう契約更新・解約対応を自動化するため、定例業務に割く時間がなくなり、対応漏れも防げます。
契約更新時には対象の契約が自動でリストアップされ、更新意思の確認、更新契約書の送付まで自動でおこなわれます。
契約書に用いる入力内容は、リーシングや賃貸管理のデータと連携しており、一度の入力で呼び出しが可能となります。
「クラウドサイン」を提供する弁護士ドットコム株式会社との共同開発で、セキュリティ面も安心安全です。
電子契約は、導入後にいくぶん慣れが必要ですが、稼働し始めると、そのメリットは大きいものです。
そして、いえらぶサインの電子契約は、いえらぶCLOUDの提供するWeb接客やVRコンテンツの機能との組み合わせで、さらなる成約数と業務効率アップに貢献します。
＜不動産業に必要な機能をオールインワン＞
いえらぶCLOUDはいえらぶサインのほかにも、売買、賃貸のあらゆる業務に対応し、充実した機能をそなえたオールインワンパッケージの不動産業務支援システムです。
導入後もサポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが、1社1社のご利用状況や、不動産業界の動向に合わせてコンサルティングをおこないます。
12,000社導入の実績を持つ弊社のノウハウで、お客様を成功へ導きます。
※下記リンクより、電子契約機能に関するお問い合わせを受け付けております。
まとめ
不動産の電子契約とはどのようなものか、電子化の現状から紙の書面との違いや、いえらぶサインの署名について解説しました。
電子契約をはじめとする不動産テック活用に、いえらぶCLOUDの導入をご検討ください。
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