必読!「メール送信失敗」の対処法

こんばんわ。今週は賃貸住宅フェアがありました。
今年のトレンドはどうやら「VR」と「WEB○○(接客・内見・申込)」だったみたいですね。
不動産テックが盛り上がっていてうれしいことこの上なしのエンジニア編集(W)です。
そのうちいえらぶのCRMが不動産テックの波をつくりますよ!

不動産業界でメールは当たり前のツール

さて、そんな中で「マッチングメール」「一斉配信メール」など、不動産業界でもお客様向けのメールを一斉配信する文化や習慣が当たり前になってきて久しいと思います。
また特に最近では、配信後の開封率や、URLリンクを踏んでWEBページへの遷移率なんかも計測できるツールも当たり前のように登場し、「いよいよ施策を行える環境が整った!」という雰囲気なのかと思います。

送信エラー起きていませんか?

しかし、ご存知でしょうか?
メール配信の文化が広まれば広まるほど、「送信エラー」に悩まされることが増えているという事実に。

そう

「送った途端エラーメールが帰ってきた」
「送れたと思ったら届いてないらしい」
「届いたメールがうまく開けないと言われた」

なんていうお困りごとも実は増えているのです。

送信エラーには対処法がある

こうしたお困りごと、「どうしようもないよね?」とほったらかしにしていませんか?
実はこれ、どうしようもなくないんです。
きちんとパターンごとに対処していくことで、損失しかけた機会を取り戻すこともできるかもしれません。

今回は、そうした「メール送信にまつわるお困りごと」をパターン別に整理して対処法をご紹介していきたいと思います。

メールが届く仕組み

メールの仕組みは「郵便配達」をインターネット版

メールと言っても、とどのつまり「郵便配達」をインターネット上でやっているに過ぎません。
仕組みも特に大差はないんです。

①メールソフトからメールを送信(ポストに入れる)
②送信用メールサーバーが回収・発送(送り手の郵便局に集荷・配達)
③受信用メールサーバーに届く(受け取り手の郵便局に届く)
④受け取り手のメールソフトで受信(受け取り手のポストに入る)
とまあこんな感じですね。

そしてこの中で気にしなければいけないのが「ほっとくと永久に届かないまま」のものです。
中には一時的な問題で、時間や環境が変わることで対処できるようになるものもあります。

今回は、そうした重要度に応じた対処策をみてみましょう。

比較的簡単に対処できるパターン

メールの容量が大き過ぎた

受け取り側のサーバーのルールで、一定サイズ以上の容量のメールは受け取ってもらえないことがあります。
重量オーバー、、、という感じですね。

⇒対処法:メールにおけるやりとりでは、大容量のメールは原則NGととらえましょう。
サーバーごとに上限が違っていて、いちいち気にするのは手間がかかり過ぎますし、仮に届いたとしても、読む側にも負担となってしまいます。
どうしても色々な情報を伝えたい場合は、WEB上のリンクを貼り付けたり、PDF添付ではなくメールそのものをHTMLで組んで強調するなど工夫が必要です。

受け取り側のメールボックスが一杯

「相手のポストがいっぱいで入りませんでしたー」という状態のものです。
まあこれが現実だったら、「いやちょっとぐらいなら無理やり突っ込んどけや」で通ることもあるかもしれないのですが、やはりデジタルの世界はそうはいきません。

⇒対処法:受信者にいらないメールを削除してもらったりして空き容量を作ってもらったり、そもそもメールボックスの容量を増やしてもらうしかないのですが「それを伝えるメールが届かない」という白ヤギさん状態になる恐れも…。
ただまあ、これが発生したと言っても受信者側の問題なので、メールの送信側に責任を問われるケースもそんなにないという印象ではあります。

受け取り側のメールサーバーに何らかの障害・遅延が発生している

相手側の郵便局で事故発生、一時受け取りストップ、のような状態です。
よくある要因は容量オーバーですね。この場合、メールはしばらくインターネット上をさまよったり、手元に返ってきたりします。

⇒対処法:送信側ではどうすることもできないので、一定時間をおいたのち、再送信が無難ですね。

危ない(ほっといても改善されない)パターン

メールアドレスが間違っている(存在しない)

実際のところ一番よくあるのがこの、「メールアドレス間違えて登録していた」です。
そりゃ宛先間違いですもの、届かないのも当然ですね。

⇒対処法:正しいメールアドレスを登録し直すしかない、のですが、「それができれば苦労はせんわ」という話です。なのでここではせめてできるチェックを。
 ∟「@」が大文字になってないか。
 ∟登録してるメールアドレスの前後に「 」みたいな半角スペースが入ってないか。
 ∟「ezweb.ne.jp」「softbank.ne.jp」「docomo.ne.jp」「gmail.com」「yahoo.co.jp」などの有名キャリアで綴り間違いがないか。
 ∟「softbank.ne.jp」と「i.softbank.jp」みたいな似たもの間違いがないか。

「文字化けだ」と言われる

届いてはいるものの読めない、と言われてしまうやつですね。
「文字化け」とよばれていても、いくつかパターンがあるので、それに応じた対処が必要です。

⇒対処法①:メールソフトの「文字コード」を変えてもらう。
同じ日本語でも、「S-JIS」だの「UTF-8」だの実は様々な表示方法が使われています。
それを切り替えてみると、それだけですんなり読めるようになったりします。

⇒対処法②:「テキスト形式」で送り直してみる。
「文字化け」だと思ったらHTML形式のタグがむき出しで表示されていただけでした、みたいなオチです。
HTML形式でメールを送っている場合、受け取り側の受信環境(PCなのかスマホなのか、どのアプリで開いているのか)によっては開けないことが間々あります。
そこで相手の環境に依存しづらい「テキスト形式」で送り直すと読めるようになることがあります。

メールが受け取り側のメールソフトに迷惑メール判定された

「実は届いていたけど、迷惑メールフォルダに入っていた」というのがこちらですね。
例えていうなら、「彼女に宛てて手紙を送って届いていたのに、彼女のお父さんによって捨てられていたから読まれていなかった」みたいな状態です。

。。。
続けます。

⇒対処法:メールが届いていないと言われたら、「迷惑メールに届いていませんか?」といったん確認するのがまずは常套句かと思います。
そして迷惑メール判定されていた場合はまずそれを解除。
そのうえで、なぜ迷惑メール判定されていたのかを確認してみましょう。
「★完★全★無★料★」のような無用に記号がちりばめられた記載がされていたりしないでしょうか。
一度、メールの文面をできるだけシンプルにしてみることをお勧めします。

メールが受け取り側のサーバーにスパム判定された

平易な言葉を使って恐縮ですが、これが最も「ヤバい」です。早急に対策が必要です。
何しろこの状態は1人どころが不特定多数(もしかしたら送ったメール全部)が相手に届いていないことも考えられます。
「スパム判定」は言いかえると「郵便局にブラックリスト扱いされている」状態です。
ブラックリスト扱いされてしまうと当然相手側へ届くことはありません。

⇒対処法:この可能性がある場合は、詳細を割愛させていただきますが「メール スパム判定」で検索して出てくるような少し専門的な対処の実践が必要です。そのため、有識者やメールサーバーの担当に相談する等がベターです。

少しでもおかしいな、と思ったら

顧客対応で「届いてなかった」ことによる「放置」はかなり致命的です。
早期発見で解決できるものは解決しておくにこしたことはありません。
そのためにも「あれ、エラーメールが多い気がする」みたいなことをちょっとでも感じたら、ぜひ少し首を突っ込んでみることをお勧めします。
めんどくさければ詳しそうな担当者に調べさせてみるとか。

まとめ

今回は、不動産営業に対するノウハウ、というよりは誰もが陥る可能性のあるトラブル対処法、という内容でした。
まとめてみて思ったのですが、やはりいろんなパターンの対処策があります。日々課題も絶えないこととお察ししますが、一つ一つを丁寧に対処していって、安心安全なメール営業にお役立てください!

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