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メール配信エラーとは?原因や対処法について解説

不動産業界では「マッチングメール」「一斉配信メール」など、お客様向けの追客メールを一斉配信することで、反響数を上げられるようになってきました。

反面、悩ましいのがメールがエラーでお客様にちゃんと届かない状況も増えたことです。

そこで今回は、メール配信エラーとはどのようなものか、原因や対処法について解説します。

後半ではLINEの活用についてもご紹介していますので、追客を充実させたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

今日は何時に帰れる?

メール配信エラーの原因とは?

メール配信エラーの原因とは?

まずメール配信エラーの原因について、整理してみましょう。

こちら側に問題がある場合

まず、通信速度やサーバー環境のゆとりができたことで、通信状況やサーバー容量など、IT環境の問題でメールがエラーになることは、ずいぶん減ったと言えます。

となると、原因はこちらの送り方が良くないか、受け手側の設定に問題があるかのどちらかがほとんどです。

こちら側に問題がある場合の代表例は、以下です。

宛先メールアドレスが間違っている
メールや添付データの容量が大きすぎた
文字化けしてしまった

メールの受信容量の限界は、だいたい5メガバイトから10メガバイトあたりで設定されていることが多いので、2回に分ける、圧縮するなどで送り直せば大丈夫です。

文字化けして読めないという連絡があった場合は、HTMLでなく、普通のテキストメールで送り直すか、問題の本文を一度メモ帳などに貼って、それを再度メール本文に戻して再度送るなどで解決できることが多いです。

なお、送信元(=自社)のプロバイダーのシステムに、迷惑メール送信者だと誤認されてしまう場合があります。

これはどこにもメールを送れないという大問題ですので、メールサーバーのプロバイダーに至急連絡を取り、パスワード変更などの解決方法を問い合わせてください。

誤認された場合はプロバイダーから、その原因や解決策を知らせるメールが届いているはずですので、それも参照してください。

送り先に問題がある場合

送り先に問題がある場合の代表例は以下です。

受け取り側のメールボックスがいっぱい
受け取り側のメールサーバーに障害・遅延がある
迷惑メールに分類されていた

先方のメールサーバやメールボックスのトラブルは、基本的にこちらは待っている以外にありません。

最近では数時間で解決するようになっているので、問題が解消したあとに最初に送ったものが相手に届きます。

迷惑メールについては後述しますが、まれに受信者の意志ではなく自動判定で迷惑メールに分類されてしまうことがあり、その場合送った相手に確認することになります。

単純に見られていなかった場合

実はこれがもっとも問題視されるパターンで、配信エラーではなく単純に開封されていないという場合です。

開封されないということは、興味がないか、しつこいと思われているのかもしれません。

追客の方法やタイミングに問題がある可能性があるので、お客様へのアプローチの方法や、送る内容について見直すことで、開封率や返信率が改善されることがあります。

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メール配信のエラーが出た際の対処法とは?

メール配信のエラーが出た際の対処法とは?

配信エラーとして戻ってきたメールの内容から、対処法をご説明します。

戻ってきたメールの英文メッセージ 

先方にメールが正しく届かなかったときに、謎の英文メールが届いていませんか?

メール配信エラーの際は、メールを送った方宛に「Mailer Daemon」という差出人名で、「Mail Delivery Error」というメールが届くことがほとんどです。

読みなれない英文のメールの内容を確認するのは気が重いものですが、この内容を少しチェックするだけで、問題の対処法がわかる場合も多いので、ぜひ確認してみてください。

メールアドレスの間違い

host unknown 、user unknown 、invalid recipient

メールのタイトルか本文に、上のように書いてあれば、送ったメールアドレスが間違っているという意味です。

hostの場合は@より後ろ、userの場合は@より前の部分が間違っているという意味ですので、アドレスの打ち間違いなら、正しい宛先で送り直せば届きます。

もしくは正しいアドレスを確認することで解決できます。

ウイルス感染判定されている

infected with the virus

これは、一緒に添付して送ったファイルがウイルス感染していると判定された場合です。

メールのタイトルか本文にこのように書いてあった場合は、一度添付ファイルを付けずに、テスト送信してみてください。

ウイルスソフトで添付ファイルを診断し、問題ない場合は、ファイルを圧縮して送るなどで、うまくいく場合があります。

携帯メールの受信拒否設定

(エラーメッセージメールなし)

携帯電話各キャリアは、迷惑メール対策でさまざまなメールフィルターが設定できるようになっています。

問題なのは、この迷惑メール設定によって、送信した相手にエラーメッセージメールが送られないようにすることも可能なのです。

この場合、相手に無事届いているかどうか確認の方法がないため、送信する相手に事前に、送るアドレスが受信拒否されないようにお願いしておく以外に方法がありません。

お客様にメールアドレス登録をお願いするときには、常にこの点を周知するようにしましょう。

不動産の追客メールに必要なことは?課題や解決策について解説

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いえらぶCLOUDで、LINEの活用も!

いえらぶCLOUDで、LINEの活用も!

メールと並行して重要な連絡手段となっているLINEのご活用も検討ください。

LINE追客が有利な理由

お客様のLINE IDを確認して、LINEでやり取りできるようにするメリットは、数々あります。

LINEはメールに比べて開封率が高く、返信率も高いため、企業から顧客へのスピーディーなアプローチ手段として、需要が高まってきています。

さらに、実はLINEではこんなことも可能です。

メッセージの一斉送信、絞り込み送信ができる
簡単なお問い合わせには自動返信できる
お客様の情報が蓄積できる
写真や動画を使って情報の確認が具体的にできる

追客のために、メールと並行して活用しなくてはもったいない機能が満載なのです。

いえらぶCLOUDが、「LINE友だち登録連携」に対応!

いえらぶCLOUDの顧客管理機能(CRM)が、顧客のLINE登録から自動追客までを一気通貫にする「LINE友だち登録連携」に対応しました。

顧客がホームページやチラシに設置されたQRコードを読み取ることで、情報が自動で顧客管理機能(CRM)に保存され、反響登録から追客までを一気通貫でおこなうことが可能です。

お客様に自社のQRコードを読み取って頂くだけで、追客の体制が完了するため、以降のメッセージ配信、自動の物件マッチング提案、自動追客などが簡単におこなえます。

物件や自社の追加情報を詳細にお伝えできることから、来店率の向上にも貢献します。

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いえらぶCLOUDの顧客管理システム(CRM)

メールやLINEをフル活用した追客には、いえらぶCLOUDの顧客管理システムをぜひご活用ください。

追客業務の効率化と、来店率アップのために、豊富な手段の顧客自動登録と、各見込み顧客の追客状況がひと目で見渡せる管理画面が役立ちます。

物件提案の自動スケジューリング、メッセージのひな型、自動返信、SMSやLINEの活用で、効率の良い、効果的な追客を実現します。

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まとめ

メール配信エラーとはどのようなものか、原因や対処法について解説しました。

メール配信に関連したトラブルは以前に比べて減ったとはいえ、まだ大事な局面でメールが送れていないケースは避けたいものです。

メール、LINEなど顧客との太い関係を構築するパートナーとして、ぜひいえらぶCLOUDの顧客管理システムの導入をご検討ください!

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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