返信率3倍！メール追客を成功させる7つのルール【追客メール】
目次
不動産業はテレアポなどのプッシュ型の営業ではなく、反響営業であることが一般的です。 特に近年はポータルサイトやホームページなどインターネットからの反響獲得がカギとなっています。
その一方で、「ネットからの反響は成約に繋がりにくい」と感じている方もいるのではないでしょうか。
実はメールのちょっとしたポイントを抑えるだけで、ネット反響の感度をグッとあげることができます。今回は『ネット反響の効果を最大化するメール追客術』を紹介いたします。
追客におけるメールの重要性
大前提として、追客にメールを活用することの重要性をしっかりと理解しておきましょう。
メール追客の目的は長く接点を持つこと
メール追客はすぐに効果が出るものではありません。しかし、メールを通して継続的に顧客とコミュニケーションをとることで、自社に対する信頼感を高められます。そして信頼関係を構築できれば、最終的には受注やリピートを獲得できる可能性も高まります。
顧客に価値のある情報やお得な情報を提供し続けることで、顧客は「自分に必要な情報を提供してくれる会社」と認識し、自社のサービスや商品に興味を持ち続けるでしょう。
メール追客のメリット
①お客様の抵抗が少ない
最近ではLINEなどのSNSを使用した追客も増えてきています。
しかし、世代によってはSNSでのやりとりに抵抗を感じるユーザーもいます。その点、メールアドレスは様々なサービスを利用する際に登録し慣れているので、抵抗を感じにくいでしょう。
また、SNSの場合は既読・未読がわかるため、「すぐに返信しなければ」というプレッシャーをお客様に与えてしまうケースもあります。メールであればお客様の好きなタイミングで見てもらえるので、ストレスを与えにくいでしょう。
②長文を送れる
追客の際には、物件情報や来店の候補日などを入力するので、どうしても長文になってしまいます。メールであれば文章の量や形式に制限が少ないので、自由に情報を伝えることができます。
また、LINEなどのSNSでは長文が読まれづらい傾向にあります。SNSでは、短いメッセージやスタンプなどでやりとりをしている利用者が多いため、長文を送ると見込み客の読む気が失せてしまうかもしれません。
そういった面からも、追客で長文を送りたい場合はメールが適していると言えます。
③費用や手間がかからない
メールやSNS以外の追客手段としては電話が挙げられますが、電話は通話料がかかりますし、1件ごとにかけていくことになるので時間も取られます。その点、メールは無料で送れますし、大勢のお客様に対して同じメッセージを一斉送信できるため、手間も少なくて済みます。
④時間や場所に制限されない
時間や場所に関係なく送信できるので、追客の機会を逃しにくいという特徴もあります。
例えば、見込み客が夜間や休日に商品やサービスに関心を持った場合でも、すぐにメールで対応できます。また、見込み客が遠方に住んでいたり、移動中だったりしても、メールなら問題なく追客できます。
▼反響から来店に繋がらない、とお悩みの方へ
来店率に差をつける5つのポイントを資料で確認する
メール追客でよくある悩み
お客様から返信が返ってこない
反響対応のメールを送ってもお客様から返信がないため、来店や契約につながらないと悩んでいる方は多いと思います。
中には、反響数は多いのにメールが全然返ってこないという場合や、途中までは連絡がとれていたのに突然返ってこなくなるという場合もあります。この場合、メール送信のタイミングや頻度、内容などに課題があることが多いので、改善していく必要があります。
メール作成に手間がかかる
「他の業務に追われて、メール作成に時間が割けない…」という悩みもよく聞きます。
追客メールを作成するには文面の作成だけでなく提案物件の選定なども必要になるため、来店対応や内見の同行と並行してやるには限界があるでしょう。
だからこそ、メール作成の手間を軽減するために、自動化・効率化を検討する必要があります。
次章からは、これら2つの悩みの解決策をそれぞれご紹介します。
▼反響から来店に繋がらない、とお悩みの方へ
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追客メールの返信率を上げる7つのルール
ここでは、よくある悩み1つ目の「お客様から返信が返ってこない」を解決する”7のルール”をご紹介します。
ルール①：初回メールは1時間以内に送る
ポイントはメールの返信で”最初の1社”になること
弊社サービス「いえらぶCLOUD」利用クライアントのデータをもとに、ネット反響の初回対応を1時間以内にできたお客様と、それ以上かかってしまったお客様に分けて返信率を比較したところ、なんと3倍近く返信率に差が生まれていました。
ポイントは「いかに早く返信をするか」です。
中には、お客様対応で忙しい時には、空いた時間にまとめてメールを返信する方もいらっしゃるかと思います。
しかし、お客様がポータルサイトでお問い合わせを行う際には、たいてい複数社にまとめて行っています。つまり、その問い合わせはあなたの元だけでなく、同じ物件や似た物件を取り扱うライバル会社にも送られているということです。
そして連絡が来る会社が2社、3社と増えていくと、追客メールの返事をするのが面倒くさくなっていきますよね。
「とりあえず最初の1社に返信しておこう」という心理の”最初の1社”になることが、追客メールの返信率向上にとって最も大事なポイントです。
また素早く対応を行うことによって、お客様がスマートフォンやパソコンで物件探しを行っている最中に不動産会社からメールの返信が来ることになり、そのレスポンスも早く受け取る可能性が高まります。
まさに”熱いうちに”アプローチができるのです。
ルール②：追客メールは4回以上送る
4回以上追客メールを送ると2倍以上の返事が期待できる？！
お客様に連絡をしたが返事がない時、興味がなくなったと判断してメール追客をやめていませんか？
弊社サービス「いえらぶCLOUD」利用クライアントのデータにもとづくと、実は1回目のメールで返信をするお客様は全体の28％で、多くの方はメールの見落としやタイミングが合わず返せていないだけということがわかっています。
この事実、知っていましたか？
では何回メールを送信すれば、お客様から返信をいただけるのでしょうか。
正解は、なんと4回です。
4回目から返信率がぐっと上がり、1回のみメールを送信した場合と比較すると、2倍以上の返事が返ってきているのです。
何度もメールを送ったら迷惑かな、と感じるかもしれません。しかし、メールを見逃しているお客様も多いですし、お問い合わせしたこと自体を忘れていることも多々あります。
お部屋探しの意思がある方を逃すのはもったいないですよね。他社と差別化を図り、お客様を逃さないためにも4回の追客メールを行いましょう！
追客メールの内容とは？
追客メールの内容は、お客様のニーズや関心に合わせてカスタマイズすることが重要です。例えば、お客様が不動産物件の立地や交通の便にこだわっている場合は、その点を強調したメールを送りましょう。また、お客様が購入や契約に対して不安や疑問を持っている場合は、その解消に役立つ情報やアドバイスを提供しましょう。
お客様の状況や気持ちに寄り添ったメールを送ることで、信頼関係を築き、返信率を上げることができます。
また、弊社のクライアントの中でも特に追客を徹底されている会社は、最低5回のメール配信を行っているとのことでした。例として、この会社が行っている追客メールの流れをご紹介します。
①反響に対するお礼メール
②問い合わせがあった物件の紹介メール
③店舗責任者からのお礼メール
④LINEでやり取りしたい方向けの、LINEへの誘導メール
⑤物件の提案メール
詳細は下記の記事でご紹介しています。
スマホ版顧客管理システムを最大限活用した追客術とは？
ルール③：返信率が上がる時間帯に送る
ルール①では、初回メールを送るタイミングを紹介しましたが、それ以降のメール追客はどのタイミングで行うのが効果的なのでしょうか。
時間帯としては、午前8時〜午前9時頃が良いでしょう。この時間帯は多くの人にとって出勤時間にあたります。 多くの方がスマホを見ている可能性が高い為、比較的高確率で早いレスポンスを見込むことができます。
この時間帯の送付が難しければ、お昼休みにあたる時間帯に送付するのが良いでしょう。 顧客がどの時間帯でスマホを手に取り、メールにいち早く反応できるのか、想像して送ることが重要でしょう。
ルール④：「差出人」の設定をする
「差出人名」の指定はされていますか？差出人名が設定されていないと、このメールが誰から来たものなのか、メールを開くまで判断できません。
特にネット反響に対する追客メールの場合、お客様と顔を合わせる前なのでその傾向はより強くなります。差出人名は「社名」または「社名+個人名」に設定しましょう。
ルール⑤：件名を工夫する
メールの開封率をアップさせるにあたり、件名は特に重要です。
件名を書く上でのポイントは「お客様の頭に残っている情報を件名に盛り込むこと」です。ポータルサイトからお問い合わせをした方の頭に残りやすいものは、「物件の特徴」と「ポータルサイト名」です。
物件の特徴については、エリアや物件の種別によって開封率が異なるので、賃料やエリア名、間取りなど、さまざまなパターンを作って最も良いものを採用しましょう。
例）XX物件 賃料8万円でのお問い合わせありがとうございます。
XX様SUUMOでのお問い合わせありがとうございます。
ルール⑥：お客様の要望や希望条件に合った物件情報を送る
一度来店したお客様に追客メールを送る場合、新たに提案したい物件情報を添えることが多くなるでしょう。
その際は、お客様の要望や希望条件を正しく把握し、それに沿った物件情報を送ることが重要です。そうすることで、営業担当者に対するお客様の信頼感が高まり、返信率の向上につながります。
ルール⑦：お客様に取ってほしい行動を明記する
メール文面に行動を促す文章を入れるようにしましょう。「来店・内見したければ、わざわざ記載しなくても来るだろう」そういった考えで文章を入れないと、お客様は行動しないまま機会損失が生まれてしまいます。
文書を入れる順序としては最後が最適です。
例としては「お客様のご希望に沿ったご提案ができますので、ぜひ一度電話でご連絡ください」というように、「お客様が行動するメリット」を付け加えるとより効果的です。
以下の記事では、具体的にメールやLINEの書き方や基本について紹介しています。 参考にして、追客メールの返信率を上げましょう。
追客(ついきゃく)とは？不動産営業のメール・LINEの8つの工夫を解説！
メール追客の手間を減らす方法
ここでは、メール追客において「メール作成に手間がかかる」という悩みを解決する方法をご紹介します。
追客メールのテンプレを社内で共有する
追客メールのテンプレを社内で共有することで、メール作成の効率を上げることができます。メールを作成する時間や手間を削減し、メールの品質や一貫性を向上させることができるでしょう。社内の営業支援ツールやCRMにテンプレートを登録しておくと、メール作成時にワンクリックでメールの大枠を作成できます。
メール追客を自動化
メール追客を自動化することで、繁忙期であっても反響にすぐ返信したり、手間をかけずに長期的に追客できます。
反響への返信メールを自動化
反響への返信は、素早く丁寧に行う必要があります。しかし、反響が多い時や営業担当者が忙しい時は、返信に時間がかかることもあります。
返信メールを自動化することで見込み客の関心や満足度を高めることができ、営業担当者の負担やストレスを軽減できるでしょう。
また、反響への自動返信は、顧客管理システムを活用することで実現できます。
長期追客のメールを自動化
追客メールの目的は長く接点を持つことでした。しかし、忙しくなると確度の高いお客様の対応で手一杯になってしまい、追客する暇がなくなることも多いと思います。
そこでおすすめなのが、長期追客の自動化です。メールの自動配信機能を搭載した顧客管理システムを使えば、手間なく長期追客ができます。
例えば、1通目にお礼メールを送り、その3日後に物件紹介メールを送るという指示を出しておけば、当日何もしなくてもメールが配信されます。このようにメール配信を自動化すれば、どんなに忙しくても追客が漏れる心配はありません。
また、事前にメールの内容やタイミングを設定しておくことで、お客様に最適なメッセージを最適なタイミングで届けることができるため、追客の効果も向上します。
自動追客の具体的な効果は下記の記事でご紹介しています。
追客を自動化して繁忙期の残業時間をほぼゼロに！それでも来店率は改善!?
効率よくメール追客するなら、いえらぶCLOUDの「顧客管理システム」
顧客管理システム(CRM)とは、顧客情報の管理と追客を効率化することで、より手厚い顧客対応を可能にするシステムです。
いえらぶCLOUDの「顧客管理システム」はクラウド型のシステムなので、社内で即時に業務の共有が可能です。反響後に自動返信する機能も付いているので、営業時間外であってもすぐにメールを配信できます。
また、顧客情報をもとに顧客の希望に沿った物件情報を自動配信することも可能です。手動でメールを送りたい際にも、不動産業務に特化した豊富なひな型が用意されているので、きれいで読みやすいメッセージを簡単に作れ、返信率が上昇します。
さらに、データ分析機能によって売上・利益の拡大にも貢献します。その他にも、反響を来店や成約に繋げるための機能が充実しています。
▶不動産専門 顧客管理システム(CRM)の「いえらぶCLOUD」
おわりに
毎月の広告費を無駄にはしたくないですよね？今回紹介した追客メールの返信率を上げるポイントを守れば、返信率3倍、来店率3倍も夢ではありません。
インターネット広告の効果を最大限に発揮させるためにも、いえらぶの顧客管理システムをぜひご検討ください。
