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不動産の追客メールに必要なことは?課題や解決策について解説

お客様からの反響に対応し、継続して追客するための手段として、現在主流となっているのはメールです。

しかし、追客メールはなかなかうまく継続して成約につなげられない悩みがありますね。

そこで今回は、不動産の追客メールに必要なことはなにか、課題や解決策について解説します。

追客メールで効果を上げたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

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不動産の反響対応、追客にメールが選ばれる理由は?

不動産の反響対応、追客にメールが選ばれる理由は?

まず、反響対応やメールが継続して選ばれる理由をご案内します。

お客様が気軽に利用しやすい

近年、お客様との連絡手段としてSNSやショートメッセージの利用が進んできています。

SNSやショートメッセージは読まれる率も高く、早いやり取りができるなどお客様のメリットもさまざまにあります。

反面「営業の人とIDを交換して直接つながるのは抵抗がある」と感じるお客様も依然として多いと言えます。

また、SNSやショートメッセージは既読とした場合、「早く返信しなければ」というプレッシャーを感じてしまう場合もあります。

その点メールは、つながることに抵抗感が少なく、好きなタイミングで見てもらえるため、もっともプレッシャーを感じにくい通信方法なのです。

伝達できる情報量が多い

メールは他の手段に比べて送れる文字数が多く、読む側の習慣も長文に慣れているため、比較的たくさんの情報を送りやすい方法です。

SMSやチャットツールなどの場合、質問に答えたりスケジュール調整などの細かいやり取りが主流で、物件情報などを送信する場合はリンクURLを入れるかたちとなります。

追客の場合、物件の特徴の説明文や、複数の物件情報を同時に送って比較していただくなど、文字量は多くなりがちです。

一度にあまりに多すぎる文字量の送信は良くないですが、追客の性格を考えると、有利なメディアと言えます。

コストや手間を抑えられる

電話やファックスはもちろんのこと、ショートメッセージよりも1通あたりのコストが安いのがメールのメリットでしょう。

また、同じ内容をお送りするのであれば、複数のお客様に同時に送信も可能なため、その意味では発信の手間も削減できます。

このほか、誤送信や、宛先に誤りなどがなければ、確かにお送りしたという証跡が残せることも、メールが選ばれる理由と言えるでしょう。

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不動産の追客メールの課題は?

不動産の追客メールの課題は?

このように便利な追客メールですが、メールの追客が抱える課題とは、どのようなものでしょうか?

返信が得られない

まず、SNSやショートメッセージに比べて受信のハードルが低い反面、興味の薄い情報には返信がなかったり、見落とされてしまう可能性が高いのが、メールの持つ課題です。

「返信がこない」「メールから来店につながらない」など、物件には問い合わせは多いのに、メールの返信がこないというケースもあります。

最近賃貸借、売買を問わずすまい探しの検討期間は長くなったという統計データがあり、比較のプロセスで他社に流れるなどで、返信に至らない場合があります。

ほかの業務で多忙ななか、返信の得られない追客を継続するのは難しく、手法などを課題として検討しなおす必要がありそうです。

作成に時間がかかる

反響を受けて、メールを作成する作業に、時間と手間がかかる点も課題となっています。

問い合わせごとにご紹介する物件を選び出すことは、簡単ではありません。

さらにそこから返信の文面を作成することも、時間の見えない仕事となっています。

返信のないお客様に、久しぶりに状況伺いを送信する場合も、今までの経緯がよく分からず、悩んでしまうことになります。

早い返信が難しい

お客様からの反響や返信は、もっとも大事な営業のきっかけですが、反面予定外の仕事でもあります。

返信は早ければ早いほど、商談が継続すると言われています。

しかし、ほかの業務を進めながら、成約につなげていくような良い返信を作成しなければなりません。

別のスタッフの方が対応している案件を受け継ぐ場合は、すばやい返信はさらに難しくなります。

反響対応や追客で、悪い評判のリスクが

「対応が遅い」「しつこい」「事務的」など、ちょっとした行き違いによって、良くない口コミや炎上につながる可能性もあります。

インターネット上では、匿名の情報がかんたんに拡散するため、対応のしかたも課題となってきます。

お客様とやり取りする際の表現について、あらかじめ決めておいたルールのもとで対応するなども求められます。

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不動産の追客メールの問題解決策とは?

不動産の追客メールの問題解決策とは?

これらの課題の解決策として、返信の来る追客メールをすばやく返す方法とは、どんなものでしょう?

追客メールの送り方の工夫

メールの返信が得られない点について、お客様のニーズを満たしていない点がないかを振り返りましょう。

これには文面の温度感や、送信のタイミングと頻度を再検討してみます。

送りすぎてはいないか、逆に1通送って返信がないことで諦めてしまっていないか、返信までに時間がかかりすぎていないかなどです。

また、たとえばまだ検討を始めたばかりで、そこまで温度の高くない方に送る内容はどのようなものかなど、社内ルールの詰めも、返信率の改善に効果的です。

同様にメールのタイトル付けも、目をひくものに変えることで、開封率を上げることができます。

そのほか、本文の中に送信した方のかんたんなプロフィ―ルを入れておくことで安心感が高まり、返信につながります。

そして解決策として重要なのが、良い返信をすばやく作成できるために、以下のような業務の効率化をおこなうことです。

ポータル、自社ホームページほかの反響をひとつに集約して管理する

お客様への対応履歴を共有し、誰でも経緯がわかるようにする

お客様の希望条件と、在庫物件の自動マッチングをおこなう

このような業務効率の改善は、業務支援システムの導入を通じて、すぐにおこなうことができます。

SNSも活用する

追客手段として、メールだけではなくLINEなどのSNSやショートメッセージも活用できるようにしましょう。

メールにはない開封率の高さと速さ、すぐに返事を返しやすい、メールよりさらに一斉に情報を送りやすい、拡散効果があるなど、SNSのメリットは数多いです。

メールの利点を補完する形になるので、用途によって使い分けられるようお客様が両方の窓口が選べるよう、準備しましょう。

そして、1顧客の対応履歴はすべて1か所に集約して管理するようにします。

追客なら、いえらぶCLOUDのCRM

反響対応と追客には、追客業務の効果アップと効率化を追求した、いえらぶCLOUDのCRM機能の導入をおすすめします。

CRM(顧客管理システム)は、顧客ごとの希望条件や対応履歴を簡単に共有し、スタッフ全員で対応が可能になります。

反響内容から顧客データと希望条件を取り込み、物件のマッチングまで自動でおこない、物件紹介の文案も自動で作成します。

そのほかにも、いえらぶCLOUDでは賃貸管理や顧客管理、ぶっかく自動応答など、売上アップと業務の効率化に役立つ機能をフル活用いただけます。

導入後もサポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが、1社1社のご利用状況や、不動産業界の動向に合わせてサポートをおこないます。

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まとめ

不動産の追客メールに必要なことはなにか、課題や解決策について解説しました。

追客力アップの強力な業務支援パートナーとして、ぜひいえらぶCLOUDの導入をご検討ください。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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