賃貸管理会社の重要性が高い理由と効率化を図る方法

賃貸管理会社の役割は、大きく分けると『入居者の管理』と『建物の管理』の2つがあり、どちらが欠けてもいけません。
また分譲マンションを購入する人向けに「マンションは管理を買え」という言葉がありますが、これは賃貸経営を行うオーナー様や賃貸物件の入居者にとっても言えることで、賃貸管理会社の役割はとても重要性が高いことを示しています。
ではなぜ賃貸管理会社の重要度が高いのかについて、ご紹介いたします。

賃貸管理会社の重要性が高い理由

入居者がいないと家賃収入を得ることができない

賃貸経営を行うには、まず入居者がいないと家賃収入を得ることができません。 そのため賃貸管理会社はオーナー様に代わって入居者を募集します。

しかしただ待っているだけでは当然お客様(入居希望者)は来てくれませんし、空室もなかなか埋められませんよね。
そのためいかに多くのお客様を呼び込み、入居を検討&契約してもらえるかどうかという力、いわゆる客付け力の高さが重要です。

入居者の満足度アップも管理会社の仕事

また賃貸管理会社は無事契約をもらえたら終わりではなく、その後もやるべきことがたくさんあります。
各入居者の家賃の支払い状況や建物の管理に関するお金の管理(入出金管理)、現入居者の更新確認や退去処理、クレーム処理、建物や設備の修繕など、挙げればキリがないですよね。
ですが、これらのことをきちんと行うことで入居者の満足度が高まり、空室率の低い賃貸物件を維持しやすくなります。

空室率が低いということはオーナー様も安定した家賃収入を得られます。
そうした点から、賃貸管理会社の重要性は高いと言えるのです。

重要性が高い賃貸管理会社におすすめのクラウドサービス

先ほどの話は、おそらくほとんどの賃貸管理会社にとって既に承知のことだと思います。
とは言え「やるべきことが山積みすぎて猫の手も借りたいほど忙しい!」という賃貸管理会社も少なくありません。

少人数の賃貸管理会社だと、なおさら手いっぱいですよね。
そんな賃貸管理会社におすすめのサービスが、クラウドを利用した賃貸管理業務です。

賃貸管理会社にとってクラウドサービスの重要性が高い理由

近年、賃貸管理会社向けのサービスとして普及しつつあるクラウドサービス。
既に導入済のところもあれば、導入を検討中のところもあるでしょう。
賃貸管理会社向けのクラウドサービスには、以下のようなメリットがあります。

紙やExcelより情報管理がしやすい

以前の不動産業界では、情報は紙やExcelで管理することが主流でした。
しかし、それでは用紙がどんどん増える一方ですし、Excelも一つ操作を誤ればあっという間にデータが紛失・破損してしまう恐れがあります。
また、地震や火事などの災害が発生した場合、紙やExcelに保存していた情報が消えてしまう可能性だって否めません。

その点クラウドサービスは、賃貸管理会社の紙用ファイルやパソコンのデータベースとは別の場所に情報を保管するため、紙が増えすぎたりExcelで管理をする手間がありません。
また災害で会社が被害を受けても重要性が高い情報は別の場所に保管済なので、復旧次第すぐに情報を引き出すことができます。

賃貸管理に必要な業務を一元化できる

先ほども挙げたように、賃貸管理会社の業務は多岐にわたります。
反響(お問い合わせ)があれば連絡をして情報を控える、入居が決まれば書類を作成する、月次・年間の収支報告書を作成してオーナー様にお渡しする、管理物件の修繕計画を立てる…
特に契約書の発行や入出金管理は、重要性が高い分手間がかかる業務です。
しかもこれらの情報をまとめたり、書類を出すためのツールがバラバラになったりしていると、うっかり確認ミスが起きてしまう恐れがあります。

しかしクラウドサービスであれば、賃貸管理に必要な業務を全て一元化できるので、集客も管理も効率化を図ることができます。
物件管理に必要な情報は、入居者募集を行う時にも利用できるため、新しく集客をする時にまた一から情報を入力する手間が省けて便利ですよ。

ミスを削減しやすくなる

やることが多すぎて「早く業務を片付けなきゃ」と焦ると、人はミスをしやすくなります。
それが元で入居者やオーナー様からクレームが入ると、信頼を失いかねない状況になるかもしれません。

担当者の休日や退職時の引き継ぎもスムーズに

また入居希望者や入居者・オーナー様から問い合わせを受けた担当者が休みだと、その担当者がどこまで対応したのか、フォローが必要なのかどうかが分からず困った経験はありませんか?
こうしたスタッフ間の情報共有不足も、業務に追われていると起こりやすくなります。
そこでクラウドサービスを活用し、業務をもっと効率よく進めることで気持ちに余裕が生まれ、ミスを削減しやすくなりますよ。
担当者がどこまで対応したのか、その後どうするべきかまできちんと把握できるので、担当者が休日の時はもちろん、退職前の引き継ぎもスムーズに進めやすくなります。

まとめ

賃貸管理会社にとって、日頃の業務の効率化を図ることはオーナー様が安定した賃貸経営を行うため、そして入居者が安心して暮らすために重要性が高いことがお分かりいただけたでしょう。
より信頼できる賃貸管理会社となるためにも、クラウドサービスをぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

賃貸管理機能
賃貸管理業務に必要な情報を一元化し、業務の効率化を図るクラウドサービス。
管理業務の流れに沿って機能を利用でき、業務時間を大幅に削減することが可能です。

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