管理規約と使用細則との違いとは？作成方法や作成時の注意点について解説
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管理規約の作成というと、国土交通省の標準様式を少し直して終わり、という印象もあるかと思います。
しかし、規約の内容によっては、あとで思わぬトラブルに発展するケースがあります。
そこで今回は、集合住宅の管理規約の作成方法とはどのようなものか、使用細則との違いや作成する際の注意点について解説します。
管理規約の作成をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
管理規約と使用細則の違い
管理規約と使用細則とはどのような違いがあるのでしょうか？
管理規約と使用細則の違い・具体例
管理規約とは、マンションの管理や使用に関する基本的な決まりについて定めたもので、管理組合の憲法にたとえられます。
対して使用細則は、物件や施設の管理や使用以外を対象とするルールで、管理規約よりも詳細で具体的な内容となっています。
使用細則は、例えると憲法を土台にして細かい規定を定める民法や刑法に相当します。
管理規約の例
ペット飼育の可否について
共有部分として自転車置場を設ける旨
管理費、修繕積立を設定する旨と金額変更方法
使用細則の例
ペット飼育の手続き方法や飼育方法、違反罰則
自転車置場の申し込み方法、利用の規則
管理費、修繕積立の納入方法、未払いの罰則
このように、管理規約と使用細則では、規定する範囲が異なります。
管理規約と使用細則を変更したい場合は？
管理規約の制定、改定、廃止は議決権総数の4分の3の賛成を要し、使用細則の事項の制定や諸変更は、過半数の賛成を要することとなっています。
管理規約は比較的変更などの必要が少ない内容となっているのが一般的です。
それに対して使用細則は、建物の置かれた環境や住民の考え方の総意によって、柔軟に変更する必要が生じやすいです。
たとえば、物件周辺の開発が進み、人口が増えたことによって、不特定多数の部外者の出入りを要する事務所使用の新規許可を取りやめるというケースです。
管理規約と使用細則を守らなかったら？
管理規約と使用細則を守らない住民がいる場合では、管理規約に基づいて理事会での決議を得ます。
そして、禁止事項に該当する行為をやめるよう、理事長から該当者に伝えるのが一般的な方法です。
禁止事項にあたる迷惑行為が、周辺住民に深刻な影響を及ぼすような場合、該当者の専有部分の使用禁止の対応もできるようになっています。
さらに、度重なる注意に関わらず、繰り返し違反行為をおこなう場合には、管理組合から訴訟を起こすことも可能です。
このような深刻な事態にならないために、日頃から使用細則の該当部分の掲示をするなど、理解をうながす努力が求められます。
管理規約・使用細則の作成方法とは？
ここでは、管理規約・使用細則のつくり方についてご説明します。
管理規約の作成方法とは？
管理規約は、建物の区分所有に関する法律（区分所有法）に準拠して国土交通省の作成した「マンション標準管理規約」をもとに作成されます。
標準管理規約に、個々のマンションの状況などに合わせてルールを追加します。
管理規約に定められる内容は以下です。
共有部分の範囲の定義と使用方法
理事会の権限と義務
管理組合の運営について
マンション標準管理規約は、以下の3つに分類され、必要に応じて参考にします。
単棟型：居住専用で、ひとつの敷地に1棟の区分所有建物がある場合
団地型：複数の区分所有建物がひとつの敷地内にある場合
複合用途型：居住用以外に店舗や事務所が混在する場合
このように作られた管理規約のほか、後述する「使用細則」で、建物の使用に関する詳細の規則を規定します。
使用細則の作成方法とは？
使用細則の作成は、管理規約と同様に、住民の意見を反映させることが重要です。管理組合や理事会が中心となり、具体的なルールや指示を文書化します。
使用細則は、住民の生活に直接影響を与えるため、詳細かつ分かりやすい内容にする必要があります。また、定期的に見直しを行い、必要に応じて改訂することも重要です。
以下に、具体的な手順を詳しく説明します。
理事会の設立
使用細則の作成を担当する理事会を設立します。この理事会が中心となり、使用細則の検討を進めます。
具体的なルールの検討
ゴミ出しの時間や場所、駐車場の使用方法など、具体的なルールを詳細に検討します。これらのルールは、住民の日常生活に直接影響を与えるため、実際の運用を考慮した現実的な内容にする必要があります。
住民からの意見収集
検討したルール案を基に、住民から意見を集めます。アンケートや意見交換会を通じて、住民の声を反映させることで、細則が実際の生活に即したものとなります。
草案の作成
集めた意見を基に、使用細則の草案を作成します。この草案は、具体的かつ分かりやすい内容であることが重要です。
理事会での承認
作成した草案を理事会で承認します。必要に応じて、総会での承認を得る場合もありますが、通常は理事会での承認で十分です。
最終文書の作成と配布
承認を得た内容を基に、正式な使用細則を作成します。この最終文書は、全ての住民に配布され、遵守が求められます。
定期的な見直し
使用細則は、定期的に見直しを行い、必要に応じて改訂します。これにより、時代の変化や住民のニーズに対応した、最新のルールを維持することができます。
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管理規約・使用細則を作成する際の注意点
管理規約・使用細則の作成の際に注意しなければならない点は、どのようなものでしょうか？
内容が間違っていないか
間違いは条文の誤字脱字くらいなら良いのですが、占有面積によって定められる共用部分の共有持分の数字が誤っている場合などがあります。
共有持分は、管理費や修繕積立金の算出の根拠で、議決権の割合の計算にも使われている場合がるので、間違えていたら、不公平な運営となってしまいます。
専門家にチェックを依頼するのもよいでしょう。
区分所有法や民法に違反していないか
住民の住みやすいようにローカルルールを設けるのは良いのですが、これが民法や区分所有法に反する内容になっていることがあります。
このようなローカルルールは、裁判の際は無効と判断されます。
とくに標準管理規約に加筆修正した部分に関しては、念入りに確認をおこなうか、専門家にチェックを依頼しましょう。
規約共用部分の登記の記載があるか
集会室のように特定の部屋となっていて、専有部分にもできるような共用部分のことを、規約共用部分といいます。
規約共用部分は、共用であると管理規約に明記し、その旨登記がされている必要があります。
管理規約には登記済みであるということまで記載する必要があります。
管理規約は、専門家に依頼して作成してもらうことも可能です。
その場合の費用は、新規作成で10万円から、既存の規約の見直しや改正作業で5万円からというのが相場となっています。
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まとめ
集合住宅の管理規約の作成方法とはどのようなものか、使用細則との違いや作成する際の注意点について解説しました。
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