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電子契約のメール送付とは?契約業務や更新業務の効率化について解説

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不動産業の契約は、関係者が集まって紙の書面にハンコを押すことをやめ、オンラインの電子契約に切り替えて、大幅にメリットを生じました。

しかしその電子契約も、さらに便利に進化し、実用性が高まってきています。

そこで今回は、電子契約のメール送付とはどのようなものか、契約業務や更新業務の効率化について解説します。

電子契約の導入をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。


電子契約のメール送付とは?

電子契約のメール送付とは?

まず、電子契約とはどのようなものなのでしょうか?

電子契約とは?

電子契約は、契約書や重要事項説明書の電子データに電子署名を組み合わせて書面を共有し、オンラインで契約もおこなうものです。

署名は契約メールの添付データのやりとりで進め、契約そのものもビデオ通話機能などを利用しておこないます。

契約行為は、売買や賃貸借のみではなく、契約更新業務や媒介、定期借地権などさまざまな用途でおこなえるようになりました。

法改正やコロナ禍の影響で注目を集めるほか、業務効率化やコストダウンなどのメリットが非常に大きいため、今後の普及が確実視されています。

電子契約の流れ

不動産売買や賃貸借の電子契約は、以下の流れに沿っておこないます。

契約書と関係書類作成

IT重説をおこなう

重要事項説明書の電子交付

電子契約の締結

データ保管

書類の作成は従来どおりおこない、事前に契約当事者に送付しますが、紙の書面への印刷は、基本的におこないません。

宅地建物取引士(宅建士)の契約業務の義務は従来どおりなので、宅建士の説明が正しく伝わる環境を確保てIT重説をおこない、宅建士の電子署名は必要です。

契約内容に関係者が合意したら、契約メールで書面データに電子署名を付与していき、署名がそろったらデータの形で保管をします。

電子契約のメール送付の問題

この一連の流れによって、従来の契約と比較すると以下のメリットが生じます。

対面で契約をおこなわないので、予定調整や遠方からの移動も不要

印紙代、郵送や交通費などのコストが不要

契約が完了するまでの時間が1週間程度から最短1日にまで短縮

書類はデータで保管すれば良いため、保管のためのスペースが不要

以上のような点から、現在まだ対応する不動産会社は少ないものの、今後の普及は確実となっています。


電子契約メール送信の最新機能とは?

電子契約メール送信の最新機能とは?

さらなる業務の効率化のために、電子契約の技術は進歩を続けています。

電子契約のメール送り分け機能

いえらぶGROUPの不動産業専用電子契約システム「いえらぶサイン」では、このたび「契約書のメール送り分け」機能を実装しました。

売主、買主、仲介会社、宅建士などさまざまな人や法人のかかわりのある契約行為では、対象とする人が異なる書類を一度に扱います。

しかし、ひとつの契約について、送信対象者を変えて何回もメール送信をするのは、業務効率が悪いうえ管理も難しく、間違いの元となりやすいです。

そこで、関連書類を一回の契約メール送信で全員に送付し、関係のある人のみが開封できるかたちとしました。

時短化とともに、契約時に重視される業務の確実性の向上に貢献する機能です。

一回の送信で、次の署名者へ自動転送

同様に、複数の関係者の署名が必要な書面について、不動産管理会社と当事者の間で往復のやり取りを繰り返すのも、手間と間違いの元となっています。

いえらぶサインでは、複数人の署名・押印が必要な場合も、メールが自動で順番に回っていくため、その都度メールを送る必要がありません。

仲介会社への契約依頼やリマインドも、ワンクリックで完了します。

また、進捗の更新や契約書データの保存作業も自動化できます。

反響受付から入居、更新、退去までデータ連携

いえらぶCLOUDの反響受付で入力したデータは、成約後のすべての局面で、契約書作成や電子契約に連携させて使用することが可能です。

契約者と物件のデータを呼び出して電子書面に出力させることができるため、作成時間は大幅に短縮され、一から入力する必要がありません。

すでに登録されている契約情報をもとに、更新時に必要な書類の抽出も簡単におこなえるため、事前準備の手間も大幅に省力化し、スムーズに契約作業に入ることができます。


いえらぶサインで進化する契約、更新関連機能

いえらぶサインで進化する契約、更新関連機能

さらに、進化しているいえらぶサインの諸機能をご覧ください。

契約更新業務

いえらぶサインは前述のように契約更新業務の際も、サポート力をフルに発揮します。

あらゆる形態の契約書に対応するうえ、いえらぶCLOUDと連携可能であれば、書面はつねに自動出力が可能で、更新時期もリマインダーで自動的に通知されます。

契約更新業務は日常常に発生するため、前もって準備ができ、効率良く処理できるとトータルの時短効果は大きなものとなります。

導入事例

いえらぶサインといえらぶCLOUDをご利用の方の声をご紹介します。

「契約更新業務がルーティーン化、効率化でき、管理物件数を増やせた」

「契約のたびに必要だったレターパック数百円×数往復分の費用が、不要になった」

「契約書類の自動出力で、目視のチェックの負担が軽減した。」

「ファイリングしてオフィスに保管していた契約書が、データのみとなって置き場所が要らなくなった。」

「お客様の遠方からのご足労が不要になった。」

「非対面接客は、コロナ対策に限らずお客様に喜んでいただいている。」

「電子契約を増やしていきたいので、物件オーナー様からの代理権の受託を進めている。」

官庁が法的に認めたセキュリティ性能

関係者全員が安心して契約を結べるよう、いえらぶサインはセキュリティ性能や法的効力の強さも確保しています。

そのために「クラウドサイン」「GMOサイン」の電子契約サービスと連携をおこない、電子データへの不正アクセスを防止する工夫や、非改ざん性を担保するタイムスタンプを施しています。

いえらぶサインのサービスは、法的効力に関して総務省・法務省・経済産業省・財務省より、電子署名法上の電子署名として認可されています。

いえらぶサインは利用料無料キャンペーン実施中

2022年5月18日より、不動産業に関する契約の電子化が全面解禁されました。

それにともない、いえらぶサインは6月1日から2022年12月ご利用分までの月額利用料が全額キャッシュバックとなり、実質無料でご利用いただけるキャンペーンを実施中です。

この期間のお申し込み分は、初期費用も無料となりますので、下記のリンクよりお問い合わせください!

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いえらぶサインとあわせてぜひ導入をおすすめするのが、不動産業務支援のオールインワンシステム、いえらぶCLOUDです。

受付時からの顧客データと物件データをすべて一元管理することで、反響の受付から接客、契約書作成と契約業務まで、強力にサポートをおこないます。

ご利用について、導入後もコンサルの役割を担う専門スタッフが、細やかなサポートをおこないます。

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電子契約のより詳しい内容については、こちらの記事をご参考ください。

不動産賃貸借での電子契約解禁はいつから?メリットや注意点を解説
 

まとめ

電子契約のメール送付とはどのようなものか、契約業務や更新業務の効率化について解説しました。

契約と更新業務の効率化に貢献するいえらぶCLOUDを、ぜひご検討ください。


この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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