電子契約

リフォーム工事に電子契約が導入可能に!何ができるかについて解説

リフォーム工事の契約というと金額も大きく、契約書類の確かさや明快な説明のために、紙の契約書を作成するのが、建設業法の決まりでした。

ところが近年電子契約が認められ、そのメリットから普及が加速化しています。

そこで今回は、リフォーム工事に電子契約が導入可能になったことで何ができるかや、電子契約の流れについて解説します。

リフォーム工事の電子契約の導入をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

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リフォーム工事に電子契約が導入可能に

リフォーム工事に電子契約が導入可能に

まずリフォーム工事になぜ、電子契約が導入可能になったのでしょうか?

デジタル書面が法的に認められた

前述のようにもともと工事請負契約書は、建設業法によって紙の書面による契約しか認められてきませんでした。

しかし、労働環境の改善や人手不足の解消が待ったなしとなってきたことを背景に、2021年、デジタル改革関連法が成立し、DXで効率化できる業務は一気に加速されました。

そこで、見読性(明解に読めて伝わりやすいこと)と原本性(契約書として唯一のものという証拠を持つこと)の2点を確保することを条件に、工事請負も電子契約が可能となりました。

さらに、コロナ禍による非対面非接触の要望、不景気から来るコストカットの要望が、電子契約普及のあと押しをしています。

今後契約は紙の文書からPDFに代わり、ハンコの代わりに電子署名を、郵送の代わりに電子メールを使っておこなわれるようになりました。

電子契約とは?

電子契約とは、インターネット上ですべて完結できる契約で、関係者が一堂に会したり、ハンコを準備するなどが不要となるものです。

ハンコの代わりに、たとえば「Aさんが確かに契約に署名した」という証拠を得る仕組みが必要となり、これが電子署名です。

電子署名の付与されたファイルは「いつ、だれが」文書の内容に合意したか、その後改変がおこなわれていないかが記録されます。

使う方の特別な知識や勉強は不要で、簡単に電子契約を進めることができます。

収入印紙はどうなる?

従来の契約で必ずつきものだったのが、収入印紙です。

電子契約の書面では、収入印紙の貼付が不要とされています。

これは現状内閣府の公式見解となっているのですが、電子手続では印紙税法の課税物件が存在しないため、印紙税納付の義務がありません。

今後も非課税のままでいくかは確定とはいいがたいのですが、現状では、電子契約では収入印紙の貼付はなしということで認められています。

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リフォーム工事の電子契約で何ができるの?

リフォーム工事の電子契約で何ができるの?

電子契約では、どのようなことが実現できるのでしょうか?

コストダウン 

今までの契約は郵送ベースで書類を回して署名を集めていたため、レターパックなどの数千円単位の郵送コストがつきものでした。

また、前述のように収入印紙の貼付が必要で、そのコストもかかっていました。

さらに、契約に集まるための交通費や人件費なども考え合わせると、お客さま、リフォーム工事会社双方の経費が、数十万円単位でカットできるというのは、不思議ではありません。

時間の節約

従来のリフォーム工事は、問い合わせをいただいてから契約までに、1か月以上を要し、生活に支障をきたす改修工事の場合では、お客さまに不便をおかけする事例もありました。

しかし、お見積もりフォームから注文書、契約書までを電子化することで、工事内容の詰めから契約までが最短1日で完了でき、画期的な時短を実現しました。

契約のやり取りが業務の進捗に大きな影響を及ぼしている点は、以外に知られておらず、この部分の改善で大きな違いが生じることになります。

また、紙の書面で契約をおこなう場合、そのために関係者が集まる必要があり、それにともなうスケジュール調整も必要がありました。

しかし電子契約なら、お客様は自由なタイミングで契約書を開封し、質問を送ったり、内容の賛同した旨電子署名をおこなえば良いのです。

丁寧な契約内容への同意

お客様は契約の場ではなく、事前にご自分のペースで契約内容に目を通し、納得のうえで署名がしやすく、お客様への理解のサポートとなります。

もし説明に不十分な状況が懸念されるようでしたら、オンラインなどでお客様にご説明の時間を頂くようにすれば、問題はありません。

そのほか、書類の保管スペースが不要になり、過去の契約を参照するための検索も、データベースの場合即座に完了する点が、時短とテレワーク化に貢献しています。

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リフォーム工事の電子契約の流れ

リフォーム工事の電子契約の流れ

リフォーム工事の際の電子契約導入は、非常に簡単です。

リフォーム会社が電子契約サービスに登録

まずは電子契約サービスに登録しましょう。

電子契約サービスによっては、電子署名やタイムスタンプが発行されない場合があるため、きちんと発行される電子契約サービスを選ぶことが大切です。

また、建設業法の解釈と一致しているサービスを提供していると認められた事業者かどうかも確認しましょう。

契約後に、これまで書面でおこなってきた契約で、新たに関係の継続するお客様や関係先のデータを入力しておくと、新たに契約が発生した際も、すぐに書面を起こすことができます。

契約書を共有して電子署名

次に、工事を受注する側の企業が、電子契約サービスを通じてインターネット上に契約書をアップロードし、施主にメールで通知します。

その後、施主が工事請負契約書の内容を確認します。

暗号化された通信により、ブラウザ上で契約書の内容を安全に確認できます。

施主が契約内容に合意した場合、工事請負契約書を締結します。契約締結は、電子契約サービス上からワンボタンで完了するため、施主側に負担をかける心配はありません。

書面契約と違い記名や押印の手間もなく、数分ほどで工事請負契約が完了します。

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リフォーム工事の契約業務をさらに効率アップし、楽にするいえらぶCLOUDの「いえらぶサイン」をおすすめします。

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・一度いえらぶCLOUDに入力した情報を使い回すことができるため、逐一情報を入力する手間がかかりません。
・必要書類の洗い出しや作成といった事前作業もなく、スムーズに契約作業に入ることができます。
・複数人の署名・押印が必要な場合でもメールを一度送信するだけで依頼が完了します。
・ひとり署名が完了したら、自動的に次の人にメールが転送され、警告によって押印漏れも防ぐので、メールの再送信も必要ありません。
・下請け様などと定時でおこなう契約更新・解約対応がある場合も、自動化が可能です。
・定例業務に割く時間がなくなり、対応漏れも防ぎます。
・契約更新時には対象の契約が自動でリストアップされ、更新意思の確認、更新契約書の送付まで自動でおこなわれます。

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まとめ

リフォーム工事に電子契約が導入可能になったことで何ができるかや、電子契約の流れについて解説しました。

電子契約の画期的な面は、急速に理解が進み、サービス提供会社を通じて一般のお客様のご用命対象となるのも、時間の問題と考えられます。

自社にとっても、お客様にとっても非常にメリットの大きい電子契約を、い選ぶサインでぜひご導入ください!

不動産会社の電子契約いえらぶサイン

株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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