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電子契約はいつからOK?メリットや活用事例のほかおすすめのシステムをご紹介

最近「ハンコ」の重要性の議論が話題になりましたが、ハンコのない契約書や伝票の時代が来たことの象徴のようなお話ですね。

なぜわざわざハンコなし、紙なしにする必要があるかというと、電子契約はコストや時間の節約に、多大なメリットがあるためです。

今回は、電子契約とは何か、法律的な背景や、活用事例、おすすめの電子契約システムについて、わかりやすくご紹介します。


電子契約とは?~法律改正とユーザーの要望が後押しに~

まずは電子契約がどのようなものかという点と、最近注目されている背景についてですが、法律の改正と、ニーズの高まりが関係しています。

電子契約とは?~法律改正とユーザーの要望が後押しに~

<電子契約とは?>

電子契約とは、紙の書類を用いないデジタルデータの契約書に、ハンコに代わる電子署名を組み合わせて契約をおこなうものです。

不動産業の場合さらに、対面でおこなう必要があった重要事項説明も、法律上オンラインで遠隔での説明が可能になったことで、電子契約の価値がさらに高まっています。

<加速する法改正の動き>

これまで賃貸契約での社会実験などで、段階的に進められてきた契約の電子化ですが、ついに法律的な完全施行が決まりました。

デジタル改革関連法の成立で、不動産業では賃貸・売買契約書と重要事項説明の非対面化、書類の電子化が認められ、2022年5月中旬までに契約の完全電子化が実現します。

今後の契約の流れは、事前にお客さまに送信したPDF形式の重要事項説明書データで、遠隔の映像通話で重要事項説明や契約をし、電子認証付きの書類を交わします。

<印紙代がかからない?>

わかりやすく挙げられるメリットとして、電子契約には印紙を貼る必要がありません。

印紙税法上、紙の書面で交付する「作成」行為に課税するため、電子データは紙でないうえ、交付でなく送信するので「作成」に該当せず、課税されないという解釈です。

「電子契約は印紙税はかからない」という規定は総務省はじめ、諸法令で明文化されてはいないのですが、現状ではこの解釈で運用されています。

不動産業ではありませんが、メーカーがひと月に約150通の、小売先との販売契約書を電子化したところ、印紙代だけで60万円のコストダウンとなったそうです。

自社とお客さまに、月あたりどのくらいの金額のメリットとなるか、試算してみることをおすすめします。

<双方の要望の高まり~不動産業界とエンドユーザー~>

電子契約は手間の時間や金銭の大幅な節約となるため、電子契約を望む声は認知が進むにつれ、売買・賃貸の当事者双方から高まってきています。

2021年7月の調査では、電子契約に積極的なエンドユーザーは73%、電子契約に移行したい不動産事業者が83%にのぼり、今後電子契約の導入の加速は決定的です。

コロナ禍による非対面非接触の要望、不景気から来るコストカットの要望が、電子契約普及のあと押しをしている点もあるでしょう。


不動産電子契約の活用事例

それでは、電子契約の具体的な事例を通して、電子化のメリットや活用方法を見ていきましょう。

不動産電子契約の活用事例

<不動産売買の契約内容変更書の電子化>

売買取引の契約内容に変更が出た場合、再度の取り交わしに郵送や、お客さまの再来店を要することから、1~2週間の延長が必要となるのが通例でした。

これを電子契約に変更することで、認証の押印が不要となり、送信のやり取りの1日のみで完了するため、お客さまの生活や、施工スケジュールなどにも影響がなくなりました。

毎月50~60通の変更契約書が電子化できたことで、時間だけではなく、郵送・返送分のレターパック料金が不要となったのです。

<リフォーム工事見積書や注文書などの電子化>

従来のリフォーム工事は、問い合わせをいただいてから契約までに、1か月以上を要し、生活に支障のある問題の改修の場合、お客さまに不便をおかけする事例もありました。

リフォーム工事の見積フォームから注文書、契約書までを電子化することで、工事内容の詰めから契約までが、最短1日で完了でき、画期的な時短を実現しました。

<清掃点検の業務委託契約書の電子化>

マンション管理業は、管理組合との間の管理委託契約書の電子化が認められなかったほか、多数の書面を紙で作成し、煩雑な業務となっていました。

2021年春より、電子化と重要事項説明のオンライン化が決定した時点で、今後の電子化への布石で、まず清掃点検の業務委託契約から電子化を開始しました。

書類の保管スペースが不要になり、書類を参照するための検索も、データベースの場合即座に完了する点が、時短とテレワーク化に貢献しています。


おすすめの電子契約システム

電子契約を導入する際には、用途によって必要な機能が変わってきます。

たとえば、特定の契約書の場合、法的効力を高めるためには「電子署名」「電子証明書の付与」「タイムスタンプの付与」の3要素が必須となります。

ここでは、おすすめの電子契約システムをご紹介します。

おすすめの電子契約システム

<契約大臣>

中小企業・個人事業主向けのシンプルなシステムで、事業者署名型の電子署名にも対応、契約書の作成・送付・締結までオンラインで完結できます。

雇用契約書や労働条件通知書、秘密保持契約書、業務委託契約書など、利用頻度の高いテンプレートを多数実装している点がおすすめす。

料金:月額で50件まで月額6,600円、10件まで2,200円

<電子印鑑GMOサイン>

「メール+手書きサイン」認証の「事業者署名型」の契約印プランと、電子証明書認証の「当事者署名型」の実印プランを、契約の事例に応じて使い分けが可能です。

テンプレート管理機能、一括作成機能、ワークフロー申請機能、押印機能などもあります。

料金:月額9,680円 + 送信料1件110円(契約印タイプ。税込)

<Adobe Sign>

アドビサインは電子署名機能のほか、テンプレート管理機能、ワークフロー機能、複数者への一斉送信機能など、契約締結を効率化に貢献します。

Microsoft365やTeams、Salesforceなどから直接連携して送信が可能で、スマートフォンやタブレットで送信操作がおこなえるモバイル版アプリもあります。

料金:月額1ライセンス約4,000円(9ユーザー以下)

<いえらぶサイン>

電子契約の普及と並行し、今後管理や業務委託、転貸借など不動産ではさまざまな形態の契約を法的に厳格化していく動きがあります。

いえらぶサインは、不動産業に特化し、管理会社ごとに異なるさまざまな契約フローに対応するシステムです。

リーシング・管理機能とデータ連携しているため、一度の入力で物件確認から契約・更新までの一連の業務を効率化できる点がおすすめです。

共同開発先の「クラウドサイン」(弁護士ドットコム株式会社)が誇る最新技術によって、お客様の「契約書」という重要なデータをお守りしています。

料金:お問い合わせ

電子契約からオンライン接客、内見などの業務支援、集客、物件管理に至るまで不動産のオールインワンシステム、いえらぶCLOUDをぜひご検討ください!

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まとめ

不動産の電子契約に関してどのようなものか、メリットや事例、おすすめのシステムなどをわかりやすくご案内しました。

電子契約のデメリットとしてあげられる、慣れるまでの抵抗感やセキュリティー面の不安も、急速に解決されつつあるので、ぜひお早目に導入をご検討ください!

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この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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