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営業支援ツールってなに?営業支援ツールを使って業務効率をあげよう!

日々、多くの賃貸物件や売買物件の情報を管理している不動産業界ですが、現在、不動産業界では、オリンピックなどのインバウンド増加の影響で東京を中心に地価が高騰している一方で、供給過多により、空き家率は年々上昇しています。

その中で、不動産業界には、膨大の数の物件情報や顧客情報を扱うシステムの運用が求められています。

そんな市場の変化に対応するように、不動産業界でも、業務の効率化するためのシステムを取り入れる企業が増えており、社内体制を整えていく必要があるでしょう。

今回は現在不動産が抱える問題点と、その解決策として営業支援ツールでなにができるのかご紹介いたします!


不動産が抱える問題点

不動産業の中でも、特に不動産仲介業者はその業務内容が多岐に渡ります。

店舗に来店したお客様の対応はもちろん、メールや電話での問い合わせ、さらには顧客情報や物件の管理、内見対応や売上管理などがあります。

また、顧客対応のために休日出勤したり、営業時間外に対応することもあるでしょう。

不動産業は、昔からの習慣やプロセスを重んじる傾向があると言われています。

たとえば、手入力や手書きなどによる業務運用などがあげられるでしょう。

実際のところ、効率の悪い業務プロセスの見直しがされずに、自動化・効率化が可能な業務もそのままになっており、デジタル化があまり進んでいないことも事実です。

仮に労働時間を短縮しても、仕事量が変わらないのであれば、かえって仕事が溜まってしまうなど仕事の効率を下げることにもつながりかねません。

また、不動産業界によくある、営業マンが転職し、そのまま顧客情報まで持って行かれた!ということを未然に防ぐことが可能です。

これからの働き方改革や、購買プロセスの変化によって、より効率的で最適化された業務をおこなう必要があるでしょう。

営業支援ツールを使って業務効率をあげる!

そもそも、営業支援ツールとはなに?と思う方もいるでしょう。

営業支援ツールとは、簡単に言うと「企業の営業業務を自動化し、サポートしてくれるソフトウェアやアプリ」です。

たとえば、物件や顧客情報の管理や、物件の広告掲載、スケジュール管理、メールの自動配信などの日々の業務を、ツールによって自動化、効率化できます。

さらには、売上アップにも貢献するツールです。

具体的に支援ツールにできることは以下の通りです。

1.セキュリティの強化

営業支援ツールでは、顧客情報を紙で保管するのに対し、データで管理できるので、外回り中など、外出先からシステムにアクセスすればいつでも案件の確認ができます。

顧客情報や契約情報を紙やUSBメモリで管理していると紛失などによって、お客様の個人情報が流出するリスクもあるでしょう。

また、顧客情報をデータで管理しておくことで、担当者以外でも顧客情報の確認ができ、急なお客様からの問い合わせにも対応できます。

2.営業力の強化

多くのポータルサイトに広告を掲載するほど、顧客の獲得につながります。複数あるサイトの登録や更新を自動でやり続けるのは業務の負担が大きすぎるので、一括で掲載・管理できる業務支援ツールの活用が有効的でしょう。

また、不動産売買においては高額商品となるので、お客様は長期的に売買を検討されます。

そのような場合、来店時だけでなく長期的に物件を紹介し続けることが重要です。

これが自動化になるだけでも、営業力強化につながるでしょう。


MA・SFA・CRMの違いは?

さまざまなツールの中でも代表的で、混合されがちな3つのルール「MA」「SFA」「CRM」の特徴もお伝えします。

MAとは?

MAとはMarketing Automation(マーケティング・オートメーション)の略で、「顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化・自動化するツール」です。

簡単に言うと、欲しいと思っているユーザーを察知し、最適なタイミングでアプローチを可能にすることです。

SFAとは?

SFAとはSales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略で「営業支援システム」のことです。

主に業務を効率化させるためのツールで、営業活動を可視化することが可能です。

SFAはMAで選別された見込み客を受け取ってから受注、納品までで重要な役割は「顧客管理」と「案件管理」となります。

CRMとは?

CRMとはかCustomer Relationship Management(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)の略です。

直訳すると顧客関係管理ですが、実際は単なる管理に留まらず、顧客との関係をより良く保ち、信頼を築き、長くその企業のサービスや商品などを利用してくれる優良顧客へと育てるための戦略や経営手法のことを言います。

それぞれのツールは一部役割が重なる部分はありますが、見込み客の検討段階に沿って、「MA→SFA→CRM」という順になります。

各領域を大まかに分類すると、

MAの範囲は「リード獲得から営業に案件を渡すまで」

SFAの範囲は「リードが案件化してから受注まで」

CRMは「受注したあと」

となります。

選ぶポイント

営業支援ツールは実際に使えるかどうかも大事なポイントです。

導入しても定着せず、活用できていない企業もあります。

たとえば、入力項目が多すぎるとデータ入力が後回しになり、入力されるべきデータを活用できず導入した意味がなくなってしまいます。

多機能の方がより良いと勘違いしがちですが、あまりにも多機能であるとかえって使いにくくなり、作業効率が落ちることもあるでしょう。

また、サポート体制が整っているかどうかも重要です。

支援ツールを提供している企業によっては、サービスの提供のみに留まり、サポート体制が整っていない企業もあります。

使い方の説明や、ツールについて疑問に思ったことなどをすぐに質問できなければ、たとえ優秀なソフトであっても効率が落ちてしまうことになります。

サポート体制が整っている支援ツールかどうかも忘れずにチェックしましょう。

導入前に、自社で抱えている営業の問題点を洗い出いし、それを解決する必要な機能をピックアップすることで、本当に必要な機能を備えた営業支援ツールを導入したいですね。


まとめ

さまざまな業務支援ツールがありますが、お客様とのコミュニケーションや新たな契約へと繋がる提案へより多くの時間が作れるよう、今一番何に手間がかかっているか、何に時間がかかっているか、改善点を見つめ直し問題解決できるツールを選ぶ必要があるでしょう。

作業時間を短縮し、業務支援ツールを上手く活用して仕事のスタイルを変えていきたいですね。

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この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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