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IT重説とは、不動産契約に関する重要事項説明を対面ではなくパソコンやスマートフォンなど電子端末を用いて行うものです。2017年10月までは宅地建物取引業法により、重要事項の説明は対面で行われていました。

契約者は遠方に住んでいても手続きのために移動せざるを得ない状況でした。しかし2017年10月からIT重説の運用が開始。加えて、2022年1月の電子帳簿保存法改正、同年5月の宅建業法改正により、今後ますますIT重説の導入が進むと予想されます。

とはいえ、対面が常識とされてきた宅地建物取引の場でのIT重説に、不安を感じる不動産仲介業者も多いのではないでしょうか。そこでIT重説による基本的な5つのステップをわかりやすく解説していきます。

コロナ禍でより重要となったIT重説

不動産契約では、宅地建物取引士が重要事項説明を行うことが義務付けられています。重要事項説明は従来対面で行う必要がありました。

しかし、2017年の法改正により、パソコンやスマートフォンを活用したIT重説が認められるようになりました。双方でコミュニケーションが取れる状態であればネットを介して重説できるようになったのです。

なお、2017年の改正は賃貸契約を対象としたものでしたが、2021年4月以降は売買契約においてもIT重説が認められることになりました。

コロナ禍の影響もあり、2023年現在、IT重説のニーズが高まっています。IT重説の導入は、顧客からのニーズに応えるだけでなく、他社との差別化や非対面を希望する顧客に絞った宣伝効果も期待できます。

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IT重説の導入で期待できる3つの効果

IT重説導入で何が変化するのでしょうか。ここで、導入による3つのメリットを取り上げます。

遠方のお客様・多忙なお客様へも重説が可能になる

IT重説導入メリットの一つ目は、遠方の方や多忙な方でも重説の対応を柔軟にできることです。

IT重説は、通信回線とテレビ通話ができる端末があればできます。顧客が急用で外出してしまった場合も、ネット環境さえあれば実施できます。

したがって場所や時間にとらわれることなく重説を実施できます。顧客との日程調整も容易に実施できます。また、遠方の方に来店してもらう必要がなくなり、顧客側の負担軽減も見込めます。

業務の効率化につながる

IT重説導入は、不動産会社の業務効率化を図る面でもメリットがあります。重説のために、必ずしも顧客と対面する必要がなくなるためです。

例えば、従来の方法だと、フランチャイズ店舗では多店舗間を担当の宅地建物取引士が移動する必要がありました。しかし、IT重説を導入すれば、担当者が店舗間を移動する必要はありません。

また、VR技術を用いたVR内見も同時に導入すれば、内見から契約までの期間も短縮できます。

トラブル発生のリスクが低下する

IT重説は端末を通して行うため、録画や録音が可能です。録画や録音はトラブル発生時の対応に活用できます。退去時のもめごとなどのリスクを低減します。

しかし、情報の取り扱いには注意が必要です。IT重説の録画や録音は重要な証拠となる一方、録画や録音の内容に個人情報が含まれる可能性があります。国土交通省の「賃貸取引に係るＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル概要」をもとに適切な対応が必要です。

まず、個人情報保護の法律に則った個人情報の管理が求められます。また、録音や録画をする際は双方の合意があることが前提です。

録画や録音の際は利用目的を明らかにし、不適切と思われる情報があれば状況によって録画を停止・再開します。顧客から求められれば録画や録音の複製を提供できるようにしておきましょう。

賃貸契約をオンラインでおこなうことの特徴や方法について、以下の記事で解説しています。賃貸契約のオンライン化を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。ITシステムを導入して賃貸契約をオンラインで完結するには？

【5ステップ】IT重説を導入する際の流れ

IT重説は次のような流れで進めます。

ステップ1.顧客からIT重説への同意を得る

顧客によっては対面での説明や契約を希望する方もいます。まずは顧客からIT重説の同意を得ることが重要です。

IT重説に対する意向確認や同意取得について、同意を得たという証拠が残るのであれば具体的な方法について問われません。メールやLINEなど身近なコミュニケーションツールを利用すると便利でしょう。

ステップ2.顧客の通信環境を確認する

IT重説実施には、オンラインによるやり取りで不具合を生じないか、自社と顧客の双方で通信環境を確認しておくことも大切です。

IT重説では宅地建物取引士証の提示が必要です。テレビ電話やテレビ会議に対応するアプリのダウンロード、カメラやスピーカー機能の状態について、事前に顧客に確認しておきましょう。スマートフォンの映像は小さく見えづらいことも考えられます。顧客にはPCやタブレットを用意してもらいましょう。

常時安定したインターネット接続環境の準備も重要です。映像や音声が途切れてしまうなど、重要な説明を聞き取ってもらえないおそれがあります。

IT重説には不動産取引に関わる個人情報も含まれます。セキュリティ面を配慮するのはもちろん、フリーWi-Fiスポットは避けるなど、顧客にも注意を促してください。

ステップ3.接続テストを行う

お互いのIT環境を確認し、日時を決めて事前にテスト通信を行います。

画面を通じて、宅地建物取引士証や書面をはっきりと読み取れるか、音声はクリアかなど、オンライン上のやり取りに不都合がないかチェックします。

顧客がスマートフォンを使う場合、携帯電話会社との契約によって、一定の通信量を超えると通信スピードが急激に落ちる場合があります。テレビ電話は想定以上の通信量になる場合もあります。事前にデータ容量を確認しておくと安心です。

ステップ4.IT重説に必要な電子書面を共有する

IT重説実施が決まれば、顧客と重要事項説明書などの必要書面を共有します。

IT重説が社会的に取り入れられるようになってからも、紙の書面の受け渡しが必須でした。しかし法改正によって2022年5月からは電子書面による共有が可能になりました。

ただし、紙面による交付とは異なり、電子書面では改ざんを疑われることがないような措置を施す必要があります。

そのため、電子契約ツールを用いて、改ざん不可能な電子署名を施しましょう。電子署名は紙文書の印鑑や自署にあたります。IT重説で電子交付する際、電子署名で正式な書類と証明したうえで、交付するようにしてください。

不動産契約に関わる書類はどれも重要です。業者・顧客ともに紙面で出力できる解像度のデータを用意しましょう。電子書面の共有は、電子メールへ添付、特定のWebページからダウンロード、USBメモリやSDカードによる交付などがあります。

重要事項説明書などの書類は、IT重説実施までに顧客が手にしなければなりません。顧客が電子書面を手にしているか、データにエラーが発生していないかなど、遅くとも前日までに確認しましょう。

ステップ5.IT重説を実施する

オンライン手続きに適した環境、必要書類の共有などの準備が終われば、IT重説を実施します。対面かオンラインか違いはありますが、IT重説で行うことは従来の重説と変わりません。

はじめに宅地建物取引士証を提示し、映像から問題なく確認できるか、顧客に確認してもらいます。確認の有無がトラブルの元とならないよう、顧客に口頭で読み上げてもらうのもおすすめです。

一方で、説明を受ける相手が契約者であることを確認することも重要です。面識がほとんどなければ、運転免許証など顔写真付きの本人確認書類を提示してもらいます。

映像や音声に乱れが生じた場合は、宅地建物取引業法に則り中断しましょう。

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IT重説を導入する際のポイント

IT重説によるトラブルを回避し、安定した運用を図るにはどのような点に注意すればよいでしょうか。IT重説を導入する際のポイントを3つ紹介します。

安定性の高いネットワーク環境を整える

IT重説はオンライン上でのやり取りです。Wi-Fi環境が整ってなければ、重説中に画面がフリーズしたり、音声が乱れたりすることもあるかもしれません。そうなると、重説は一度中断しなければなりません。

フリーWi-Fiの使用は、個人情報漏洩のリスクがあるため避けましょう。ネットワーク環境の配慮は、事業者側だけができていても意味がありません。顧客側への事前アナウンスも忘れず行いましょう。

きめ細かなコミュニケーションを徹底する

オンラインでのやり取りは、顧客の反応をキャッチしにくい部分があります。対面とは違い、顧客の状況を肌で感じられないため、内容の理解度を把握しづらくなります。

IT重説は手軽なこともあって、場合によっては顧客に軽視されてしまい、重要な部分が伝わらないこともあります。聞き逃しや理解不足の部分があると、後々トラブルに発展することもあります。

IT重説で陥りやすいトラブルを未然に防ぎましょう。そのために顧客とのコミュニケーションを徹底し、理解してもらえているか確認することが大切です。

オンライン会議ツールについて共有する

IT重説で使用するアプリやシステムについては、事前に顧客へ伝えましょう。IT重説は、幅広い業種で使用される認知度の高いツールのほか、不動産会社独自のアプリやシステムを利用することもあります。

オンライン会議ツールにはさまざまなものがあります。顧客側でインストール作業が必要な場合もあります。普段使用しないアプリやシステムのインストールに抵抗感を感じる方もいるでしょう。

安心して利用してもらうためにも、事前にアプリやシステムのアナウンスは大切です。

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IT重説に適したツール2選

IT重説のためには、オンライン会議ツールの導入が必要です。しかし、何でもよいわけではありません。スムーズな導入や安定した運用のためには、適したツールを選択することが大切です。

おすすめのツールとして、Live OnとV-CUBEミーティングの2つを紹介します。

そのほか、IT重説に活用できるツールについて以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。IT重説に使えるソフト・アプリは？無料でできる方法も紹介

Live On

Live Onは、ジャパンメディアシステムが運営するオンライン会議ツールです。

シンプルでわかりやすい操作性に加え、遅延や途切れが少なく快適な映像や音声を提供するなどクオリティの高さが支持されています。スムーズかつクリアなやり取りが必要となるIT重説との相性が高いツールといえるでしょう。

また、セキュリティにも力を入れており、省庁や大学、銀行などでも採用実績があります。国内企業によって開発・運営されているためサポートが手厚いのも魅力です。

V-CUBE ミーティング

オンライン会議ツールで高い業界シェア率を誇るのが、V-CUBEミーティングです。

事前設定なくクリックひとつでオンライン会議を始められるなど、直感的な操作が可能で、ITツールに慣れていない方でも使いやすいのが大きなメリットです。24時間365日対応のフォロー体制も好評です。

V-CUBE ミーティングは多くの業種・企業と連携しています。不動産会社の日常業務をフォローするクラウドサービス「いえらぶCLOUD」とも連携しており、IT重説のほか、オンライン内見などに対応するWEB接客機能を提供しています。

遠方のお客様の来店負担、多忙なお客様の日程調整、宅地建物取引士の店舗間移動など、不動産業務にかかる負担を軽減します。また、IT重説によって契約までの時間を短縮化でき、業務効率化につながります。加えて、「いえらぶサイン」を活用すれば、セキュリティ性能が高く不動産業務に適した電子契約も可能です。

まとめ

IT重説は、従来の対面からオンラインへと変わるだけで、導入のハードルが高いわけではありません。ただし、オンラインでのやり取りに適した環境やツールを準備する必要があります。

IT重説はもちろん、Web接客や電子契約まで対応する「いえらぶCLOUD」は、不動産業務に特化しています。紙とハンコを電子データで代用し、契約に関するやり取りをオンライン上で完結できるので、これまでの労力や負担を大きく軽減できます。

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