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【IT重説のやり方】顧客同意の取得から鍵の引き渡しまで5つのステップを紹介

IT重説とは、不動産契約に関する重要事項説明を対面ではなく、パソコンやスマートフォンなどの機器を用いて行うものです。これまでは宅地建物取引業法により、重要事項の説明は対面で行われていました。

契約者は遠方に住んでいても手続きのために移動せざるを得ない状況でしたが、2017年10月からIT重説の運用が開始。加えて、2022年1月の電子帳簿保存法改正、同年5月の宅建業務改正により、今後ますますIT重説の導入が進むと予想されます。

とはいえ、対面が常識とされてきた宅地建物取引の場でのIT重説に、不安を感じる不動産仲介業者も多いのではないでしょうか。そこで今回はIT重説による基本的な5つのステップをわかりやすく解説していきます。

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【IT重説のやり方】ステップ1.顧客からIT重説への同意を得る


IT重説のやり方ステップ1.顧客からIT重説への同意を得る

顧客によっては対面による説明や契約を重んじる方もいます。そのため、まずは顧客からIT重説の同意を得ることが重要です。

IT重説に対する意向確認や同意取得については、同意を得たという証拠が残るのであれば具体的な方法については問われません。メールやLINEなど身近なコミュニケーションツールを利用するのもいいでしょう。

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【IT重説のやり方】ステップ2.顧客の通信環境を確認する


IT重説のやり方ステップ2.顧客の通信環境を確認する

IT重説を実施するには、オンラインによるやり取りで不具合を生じないか、自社と顧客の双方で通信環境を確認しておくことも大切です。

IT重説では宅地建物取引士証の提示が必要です。そのため、テレビ電話やテレビ会議に対応するアプリのダウンロード、カメラやスピーカー機能の状態について、事前に顧客に確認しておきましょう。スマートフォンでの映像は小さく見えづらいことも考えられるため、顧客にはPCやタブレットを用意してもらいましょう。

常時安定したインターネット接続環境を準備できるかどうかも重要です。映像や音声が途切れてしまうなどして、重要な説明を聞き取ってもらえないおそれがあります。

また、IT重説には不動産の取引に関わる個人情報も含まれます。セキュリティ面を配慮するのはもちろん、フリーWi-Fiスポットは避けてもらうなど、顧客にも注意を促してください。

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【IT重説のやり方】ステップ3.接続テストを行う


IT重説のやり方ステップ3.接続テストを行う

お互いのIT環境を確認したあと、日時を決めて事前にテスト通信を行っておきます。

スマートフォンなどの画面を通じて、宅地建物取引士証や書面の文字をはっきりと読み取れるかどうか、音声はクリアに聞き取れるかなど、オンラインでのやり取りに不都合がないかをチェックします。

顧客がスマートフォンを使う場合、携帯電話会社との契約によっては、一定の通信量を超えると通信スピードが急激に落ちる場合があります。テレビ電話では想定以上の通信量になる可能性もあるので、データ容量を確認しておくと安心です。

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【IT重説のやり方】ステップ4.IT重説に必要な電子書面を共有する


IT重説のやり方ステップ4.IT重説に必要な電子書面を共有する

IT重説の実施が決まれば、顧客と重要事項説明書などの必要書面を共有します。

これまで、IT重説が社会的に取り入れられるようになったあとも、共有方法は郵送あるいは直接の書面の受け渡しとなっていましたが、2022年5月からは電子書面による共有が可能になりました。

ただし、紙面による交付とは異なり、電子書面では改ざんを疑われることがないような措置を施す必要があります。

そのため、電子契約ツールを用いて、改ざん不可能な電子署名を施しましょう。電子署名とは紙文書の印鑑や自署にあたるものです。IT重説で電子交付するときは、電子署名で正式な書類と証明したうえで、交付するようにしてください。

また、不動産契約に関わる書類はどれも重要であるため、業者・顧客ともに紙面として出力できる解像度のデータとします。電子書面の共有方法には、電子メールへの添付、特定のWebページからのダウンロード、USBメモリやSDカードによる交付などがあります。

重要事項説明書などの書類は、IT重説の実施までに顧客が手にしておかなければなりません。顧客が電子書面を手にしているか、データにエラーが発生していないかなど、遅くとも前日までに確認しておきましょう。

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【IT重説のやり方】ステップ5.IT重説を実施する

オンラインでの手続きに適した環境、必要書類の共有などの準備が終われば、IT重説を実施します。対面かオンラインかの違いはありますが、IT重説で行うことは従来の重要事項説明と変わりません。

はじめに宅地建物取引士証を提示し、映像から問題なく確認できているか、顧客に確認してもらいます。確認の有無がトラブルの元とならないよう、顧客に口頭で読み上げてもらうのもおすすめです。

一方で、説明を受ける相手が契約者であることを確認することも重要です。面識がほとんどないようなら、運転免許証など顔写真付きの本人確認書類を提示してもらいます。

映像や音声に乱れが生じた場合は、宅地建物取引業法に則り中断しましょう。

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IT重説を円滑に行うために必要な設備

IT重説を行うために必要な設備について紹介します。

安定性の高いネットワーク環境

IT重説はオンライン上で映像や音声でのやり取りになるので、ネットワーク環境が必要不可欠です。Wi-Fiの環境がなければ、通信容量の利用制限を使い果たしてしまい重説中に画面がフリーズしたり、音声が乱れたりすることもあるかもしれません。そうなると、重説は一度中断しなければならなくなります。

Wi-FiもフリーWi-Fiでは個人情報漏洩のリスクもあるため避けましょう。これらのネットワーク環境に関することは、事業者側だけができていても意味がありません。顧客側にもアナウンスし、対応してもらいましょう。

IT重説に適したオンライン会議ツール

IT重説の導入は難しいことではありません。ただし、スムーズに導入し、安定した運用を行うためには、テレビ電話やテレビ会議などIT重説に適したツールを選ぶことが大切です。

最後に、IT重説の導入におすすめのツールを紹介します。

Live On

Live Onは、ジャパンメディアシステムが運営するオンライン会議ツールです。

シンプルでわかりやすい操作性に加え、遅延や途切れが少なく快適な映像や音声を提供するなどクオリティの高さが支持されています。スムーズかつクリアなやり取りが必要となるIT重説との相性が高いツールといえるでしょう。

また、セキュリティにも力を入れており、省庁や大学、銀行などでも採用実績があります。国内企業によって開発・運営されているためサポートが手厚いのも魅力です。

V-CUBE ミーティング

オンライン会議ツールで高い業界シェア率を誇るのが、V-CUBEミーティングです。

事前設定なくクリックひとつでオンライン会議を始められるなど、直感的な操作が可能なので、ITツールに慣れていない方でも使いやすいのが大きなメリットです。また24時間365日対応のフォロー体制にも定評があります。

V-CUBE ミーティングは多くの業種・企業との連携でも話題です。不動産会社の日常業務をフォローするクラウドサービス「いえらぶCLOUD」とも連携しており、IT重説のほか、オンライン内見などに対応するWEB接客機能を提供しています。

遠方のお客様の来店負担、多忙なお客様の日程調整、宅地建物取引士の店舗間の移動など、不動産業務にかかる負担を軽減できるでしょう。また、IT重説によって契約までの時間を短縮化できるため、業務効率化にもつながります。加えて、いえらぶサイン」を活用すれば、セキュリティ性能が高く不動産業務に適した電子契約も可能です。

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まとめ

IT重説は、重要事項の説明が従来の対面からオンラインへと変わるだけで、導入にはそれほどハードルが高いわけではありません。ただし、導入にはオンラインでのやり取りに適した環境やツールを準備する必要があります。

IT重説はもちろん、Web接客や電子契約まで対応するいえらぶCLOUDは、不動産業務に特化しています。紙とハンコを電子データで代用し、契約に関するやり取りをオンライン上で完結できるので、これまでの労力や負担を大きく軽減できます。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

いえらぶGROUPは、住業界にイノベーションを起こし、誰もが安心して住まい選びができること「いい家、選ぶ」を実現します。

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