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家賃振り込みの問題を賃貸管理システムで解決!導入メリットもご案内

不動産管理会社が家賃などの入金を元に、オーナーへの出金をおこなう処理は時間や手間がかかり、ミスも起こしやすく神経を使う業務ですね。

今回は、家賃振り込み処理の問題を取り上げ、賃貸管理システムでどのように解決するか、そのほかにどのような導入メリットがあるかをご案内します。

家賃振り込み処理業務の問題点

まず、家賃などの振り込みに伴う入出金業務の問題点はどのようなものがあるかを見ていきましょう。

家賃振り込み処理業務の問題点

<管理件数の多さで、入金処理時間が増える問題>

管理物件数が多いほど、管理物件数が多いほど、業務時間は増えていきます。

件数が増えても単純な処理ならば所要時間は増えませんが、同じ物件でもお部屋ごとに賃料が違うなどの要素があり、チェックなどで時間がかかります。

そのほか管理費の違いや駐車場代の有無など各オーナーから管理を任されている戸数分だけ、利用者の誰が支払い済みか、滞納があるかを毎月管理をする必要があります。

<保管、検索などデータの扱いの問題>

入出金のデータはエクセルで作られていることが多いでしょうが、一度印刷したものを参照する場合は保管場所をとるほか、検索すると時間を要しますね。

パソコン上のデータの場合ファイルの破損、紛失、セキュリティの問題も生じ、特に複数の人が同時にアクセスする場合、扱いに神経を使うことになります。

また、エクセルの場合、引継ぎ時に複数のシートと組まれたマクロの関連性などを説明する必要があり、引継ぎをする人、受ける人双方に負担がかかります。

<物件の種類やオーナーの希望で出金処理が複雑である問題>

出金の際も入金と同様に、物件の違いによって、管理料の計算、滞納分の有無、消費税、送る費目の指定などさまざまな要素があります。

さらに、オーナーの希望、管理会社の規定の組み合わせで、出金の仕様も物件の数だけ存在すると言っていいでしょう。

これらを手計算も交えて算出していった場合、ミスの発生につながる可能性が高まります。

家賃振り込み処理業務を効率化する賃貸管理システム

業務の効率化は「不動産テックの出番」ということで、賃貸管理システムが、家賃振り込み処理業務の諸問題の解決に貢献します。

ここではなぜ解決ができるのか、その方法についてご紹介していきます。

家賃振り込み処理業務を効率化する賃貸管理システム

<賃貸管理システムとは?>

賃貸管理システムとは、自社の管理している賃貸物件の、入居者募集から退去まであらゆる情報を一括管理し、業務を効率化することのできるシステムです。

書面やエクセルでの管理を切り替える場合、以前はサーバーやプログラムなど大規模な投資や会社ごとのカスタマイズが必要でしたが、最近はクラウド型システムで導入も簡単です。

月額数万円ほどで、常に最新のサービス・機能を利用することができるため、多数の不動産会社で導入が進んでいます。

<家賃振り込み処理業務の問題解決方法>

お部屋単位での細かい入金状況が即座にチェックでき、エラー(滞納や過不足など)がないかを即座に把握できることで、入居者ごとの確認が不要になります。

細かい変更要素もすべて設定が可能で、変更すればリアルタイムで反映されるため、ミスや漏れも減らすことができ、滞納がある場合もすぐに把握のうえ対処できます。

出金処理も同様に対応が可能で、社内の共有もリアルタイムでできるため、確認にかかっていた時間を短縮することが可能です。

<そのほか賃貸管理システムでできること>

入出金の対象者は賃貸人、賃借人に限らず、建物のメンテナンスに関わる業者や金融機関口座、仲介会社などすべてのお取引先が同様に管理できます。

修繕履歴や客付けの経緯なども連動し参照できることで、業務依頼や出金処理業務の判断のスピードアップにつながります。

このほか賃貸管理システムの主な機能として、物件の維持管理、契約業務や客付けなどリーシング業務のサポートが可能です。

いえらぶCLOUDの賃貸管理システム~効率化の決め手~

家賃の振り込みや、そのほかの賃貸管理業務の負担を軽減させる決め手として、業務時間70%削減を掲げるいえらぶCLOUDの賃貸管理システムをおすすめします。

いえらぶCLOUDの賃貸管理システム~効率化の決め手~

<いえらぶCLOUDの賃貸管理システム~3つのポイント~>

一元管理で業務効率アップ!

各業務で使うデータを一続きに扱えるため、管理面での大幅な効率化と、人的ミスの削減を同時に実現することができます。

クラウドに保存してリスク回避

クラウドサーバーに保存することで、災害などの環境リスク、属人化やデータ持出しなどの人的リスク、回避でき、さらにハッキングなどのサイバーリスクにも高次元の対策ができます。

専門サポート付きで誰でも使える

専門スタッフに直接相談できるサポート体制で、複雑な管理業務も初心者からスムーズに導入することができ、トラブルや分からない時も安心です。

<賃貸管理業務を一気通貫でサポート>

オーナー様よりお預かりしたデータをもとに、物件管理情報、広告、契約などすべての要素のための入力は一度きりで、各書類を自動出力可能です。

更新、契約、建物管理などもすべて一度のデータ入力を元にスタッフ全員が参照、変更可能で、ワンクリックでの書類出力が可能になっています。

入出金管理も、月次収支報告書と年間収支報告書は自動で作成可能で、オーナーさまへの報告事項も記載できるので、関係性強化をはかれます。

<入出金管理業務関連の効率化機能>

契約満了日が近づいている物件を自動でリスト化し、更新対応の漏れがなくなります。更新対象者に対しての更新案内書も一括作成できるため作業効率化になります。

ファームバンキング機能を利用すれば、振込結果を振込入金データで出力し、そのデータをいえらぶCLOUDに取り込むことで振込名義人カナと金額で自動マッチングをおこない、一括消込が可能です。

過入金・不足入金の場合はエラーとなり、割当も簡単におこなうことができます。

<賃貸管理だけでなくリーシングにまで対応>

管理と仲介の機能は社内で兼務され、共有される要素が非常に高く、分離していては業務効率の十分な改善が図れないことは明らかです。

入力された物件情報は、WEB公開用のコンテンツや、チラシ、間取り図、物件確認の自動応答、電子契約作成などリーシング業務への橋渡しもおこないます。

業者間の対応を自動集約化した「各種WEB受付」では、空室物件を24時間いつでも確認ができる「業者間サイト」を使うことができます。

仲介会社さまにログイン環境を準備し、サイト内で空室確認、チラシや申込書ダウンロード、内見予約での空き時間の確認や鍵情報のやり取りもすべてサイト上からできます。

管理と仲介他、これらのサービスを包括して含むいえらぶCLOUDは売買業務、仲介業務まで網羅したオールインワン不動産システムです。

集客、成約数アップの成果にもご支持を集め、12,000社を超える不動産会社の導入をいただいています。

成約数アップの要となるWEB集客を目的に、不動産とWEBの双方に通じた専門スタッフのサポートによるホームページ作成、運用も4,000サイト以上の実績を持ちます。

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まとめ

家賃振り込み処理の問題を取り上げ、賃貸管理システムでその他の問題含めた解決解決方法、おすすめとしていえらぶCLOUDの賃貸管理システムのご案内をしました。

賃貸管理にとどまらず、仲介業務まで業務効率化と集客に貢献するいえらぶCLOUDを、ぜひご検討ください。

この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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