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物件確認を効率化しよう!不動産会社におすすめなシステムを3つご紹介!

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物件確認は、お客様へ提案する度に確認する不動産業務であり、システムを導入して効率的にしたいとお考えの方は多いのではないでしょうか。

物件確認で効率的な業務をすることができれば、円滑な業務と、社員の負担を減らすことができるので、導入するメリットは非常に高いと言えるでしょう。

今回は、物件確認を効率化する方法をご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

物件確認の方法と業務内容とは


物件確認とは、不動産会社同士で物件の空室情報や顧客に合う物件情報を共有する業務です。

物件確認をするには、「電話」「FAX」を用いて確認することが通常となります。

<物件確認の方法「電話」>

物件確認は、基本的に電話でおこなうことが一般的で、リアルタイムで情報が確認ができます。

しかし、スムーズに物件確認ができないケースも多くあります。

物件確認の作業に時間を要してしまうことになれば、確認作業に手間と時間がかかってしまうことになり「非効率」と言えるでしょう。

そして、物件確認の担当者が休暇を取得している場合や、不在の場合は、物件確認が後日になってしまうこともあります。

<物件確認の方法「FAX」>

FAXを使った物件確認は非常に効率が悪く、基本、時間を要する方法になります。

当日中に必要な物件確認でなければ良いかもしれませんが、FAXの送信状を作成する手間がかかり、物件確認を早急におこなう必要がある場合は不向きとなります。

また、不動産業界ではFAXが主流ですが、FAXは非効率のため機材を常備していない業者もいるので注意が必要です。

<物件確認は迅速な対応が必要>

物件確認のやり方は至ってシンプルで、会社同士の情報を電話やFAXを使って確認するだけになりますが、必要な物は「機材を準備する」だけです。

具体的な物件確認のやり方は、以下のとおりです。

お客様から問い合わせのあった物件を調査

リアルタイムでの確認をするため電話やFAXを使用し、情報を伝える

不動産業界ではよく「不動産は水物」という言われ方をしますので、昨日情報があった物件が今日はなくなっていることもよくある話です。

購入や契約の申し込みがあった場合は即座に情報がなくなるので、リアルタイムな情報を伝えるために、迅速な物件確認が必要です。

システム導入で物件確認と不動産業務を効率化!

これまで、物件確認で「電話」「FAX」を利用すると効率が悪くなってしまうことをお伝えしました。


物件確認を効率的にするには、「システム化すること」が重要です。

システム化すれば物件確認に対応する必要がなく、ほかの業務に集中できるので負担を軽減できるでしょう。

また、不動産業務には、そのほかにシステムやツールを利用すれば業務の負担が軽減できるものがあります。

以下で詳しく見てみましょう。

<複数のポータルサイトへの入力作業に時間がかかる>

多くの不動産会社が物件情報をポータルサイトで紹介していますが、複数のサイトに掲載するとなると手間がかかってしまうでしょう。

また、人の手で情報を入力するので、ミスが発生してしまう可能性もゼロではありません。

このような業務は、一括掲載ができるシステムを利用すると改善が期待できます。

物件の情報の入力は一度でおこなえるので、大幅な時間短縮が望めますよ。

不動産業務支援ツールであるいえらぶCLOUDでは、ポータル連動の機能を利用できるので、複数のサイトへの掲載も簡単です。

さらに、物件情報の入力を補助する機能や画像カテゴリを自動で判定する機能、コメント自動再生機能なども活用できるので、業務の自動化によるコストカットや高い連動率による物件の上位表示が狙えます。

>>ポータル連動

<遠方のお客さまとの契約手続きで移動時間と経費がかかる>

遠方のお客さまと契約手続きをおこなう場合、移動のための時間や経費がかかってしまいます。

また、お客さまとしても、遠方にある物件だと内見で移動する必要があるため、契約のハードルが高くなってしまう可能性があります。

そのようなことを避けるために、オンラインでの接客に対応できる環境を用意しておくが重要になるでしょう。

いえらぶCLOUDには、オンラインでの契約手続きができる電子契約や、オンライン内見などで利用できるWEB接客ツールなどもあります。

今後電子契約が本格的に解禁することにくわえて、オンライン接客の需要が高まることが予想されるため、対応できる環境を整えておくことが求められるでしょう。

>>いえらぶ電子契約

>>WEB接客

<チラシ作成や物件情報を更新する作業が追い付かない>

物件情報をチラシで紹介している不動産会社も多いですが、チラシの作成や情報の変更作業に時間や手間がかかったりなど、効率が悪くなってしまうことも多いでしょう。

しかし、見やすい物件紹介チラシをつくることは、物件に興味を持ってもらううえで欠かせません。

そこで、システム化すれば修正や更新も簡単におこなえます。

いえらぶCLOUDのらくらく物件紹介では、ワンクリックでチラシのような見やすい物件紹介ページを作成し、そのままメールやLINEに張り付けて送信することが可能です。

さらに、物件紹介ページはクラウド上の物件情報と連携しているので、いつでも最新情報が反映されるようになっています。

そのため、修正や修正案内の手間もかからず、おすすめです。

>>らくらく物件紹介

物件確認で利用できる3つのシステムをご紹介

物件確認のシステム化を検討するうえで「比較材料」が必要になるので、「ぶっかくん」「スマート物確」「いえらぶCLOUD」の三つを比較して検証します。

物件確認を効率的にするためのシステムをしっかり検討して導入することで、会社の業績アップに繋がるでしょう。


<物件確認のシステム比較「ぶっかくん」>

ぶっかくんの特徴は、自動音声のカスタマイズが可能であることや自動図面送信機能も使えること、入電者の情報のデータ化など可能であることなどが挙げられます。

上記の機能のほかにオプションでさまざまな機能をプラスすることが可能です。

<物件確認のシステム比較「スマート物確」>

スマート物確の特徴は「アットホームと業務提携をしているためアットホームのATBB(不動産業務総合支援サイト)や賃貸管理システムを使用することが可能な点です。

基本利用料が「月額5,000円」と安価なため大手の不動産会社が導入をしていることも特徴で、音声認識の高さも高評価となっているようです。

<物件確認のシステム比較「いえらぶCLOUDのぶっかく自動応答」>

いえらぶCLOUDの機能の一つであるぶっかく自動応答は、「24時間365日対応の自動音声機能」や豊富な機能があることが特徴です。

物件確認での対応のコストがカットができ、営業時間外の機会損失を防ぐことも可能です。

いえらぶCLOUDの「ぶっかく自動応答機能システム」を導入することによって、以下の負担を解決できます。

電話の場合は、個別対応の業務から自動音声機能を使った業務に代わるため負担を軽減させることが可能

FAXの場合は、図面送付の依頼があると自動で送付してくれる機能もあるので時間や労力の軽減が可能

上記のメリットから、いえらぶCLOUDを利用すれば、物件確認を十分に効率化できるといえるでしょう。

そして、いえらぶCLOUDは、物件確認だけではなく仲介・管理業務のすべてで活用できる圧倒的な機能が充実しているため、いえらぶCLOUDだけで業務全般の負担を軽減することが可能です。

>>いえらぶCLOUD機能・サービス一覧

まとめ

物件確認の負担や効率化する方法、そして各サービスの比較をご紹介しました。

さまざまな特徴があり、導入することによって会社の業績アップに繋がったり、業務の効率化を図ることが可能になるので、「いえらぶCLOUD」の導入を、ぜひご検討ください。

>>いえらぶCLOUDとは?不動産業務のすべてを楽にするオールインワンシステム

この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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