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不動産業界はアナログ的な運用が多く、システムを取り入れることで業務の効率化を進めやすいと言われています。しかし不動産管理システムの導入を検討していても「どのようなことが楽になるのか」「どれだけコスト削減できるか」など具体的にわからないかもしれません。

今回は、弊社いえらぶGROUPが提供する不動産管理システム「いえらぶCLOUD」を例にして、どのような業務の効率化が可能か、ご紹介します。     

不動産業界が抱える課題

残業の常態化による長時間労働や、離職率の高さなどへの対応に苦慮しているという企業が多いようです。どうしてそのような状況になってしまうのか、不動産業界全体が抱えている課題を3つご紹介いたします。

人材不足

厚生労働省の『雇用動向調査結果』によると、2020年の不動産業・物品賃貸業の入職者数は約12万人です。2019年は約12.3万人、2018年は約13.5万人だったので年々減少しています。離職者は2020年約11.4万人、2019年約11.5万人、2018年約10.3万人でした。

日本の人口は減少傾向にあるので、今後も入職する人が減っていく可能性が高いでしょう。不動産業界の人材不足はこの先も続くと予想されます。

参照：令和2年雇用動向調査結果（厚生労働省）
令和元年雇用動向調査結果（厚生労働省）

業務量の多さ

不動産業界の業務は、物件の管理、オーナーとのやりとり、メールや電話でのお客様の対応、内覧の対応、売上の管理、契約書の作成など多岐に渡ります。

さらに不動産仲介業の場合、お客様からの問い合わせに対していかに早く対応できるかが来店数や契約数を左右します。突発的な連絡に対応したり、営業時間外・休日に対応したりする必要があるのも、業務量が多くなりやすい原因です。

上がらない生産性

業務量が膨大である一方、システム化が進んでいないのが現状です。例えば、お客様からのメールには営業担当が1件ずつ返信する、受け取ったFAXから物件情報を手入力でデータベースに登録するといったことです。

業務範囲の広さに加え、このようなアナログ的な対応は、記載ミスや情報更新の遅れなども生じやすく生産性が上がりません。長時間労働につながり、従業員の満足度も低下してしまうでしょう。

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不動産の業務を効率化するメリットとは？

不動産の業務効率化には3つのメリットがあります。

・コスト削減
・お客様満足度の向上と集客力アップ
・退職リスクを軽減

それぞれについて解説いたします。

コスト削減

アナログ的な運用は担当者の時間やコストがかかります。また業務フローが定まっていないことで、対応が属人化され、不動産業務に関するスキルやノウハウが引き継がれにくい面もあります。業務がシステム化されると、誰でも同じ対応が短時間で行えるようになり、結果として残業代を含めた人件費の削減が見込めます。

加えてさまざまなデータがクラウド上で保存することができるようになれば、業務で作成した書類などの保管スペースの削減、用紙などの消耗品の削減にも繋がるでしょう。

顧客満足度の向上と集客力アップ

不動産の業務の効率化で時間ができれば、お客様対応により力を注ぐことができます。営業担当がお客様に向き合う時間が増えれば、顧客満足度が上がりやすくなるでしょう。

それにより対応したお客様からの紹介だけではなく、口コミやSNSでの評判を見たお客様からの問い合わせにもつながる可能性があります。

退職リスクを軽減

アナログ的な運用は、お客様対応や取り扱う不動産が増えるほど負担が増えやすく、慢性的な残業になりがちです。過度な残業は心身に悪影響を与え、スタッフが退職しやすくなります。離職率が高いと、スタッフがなかなか育たず、組織としての成長が見込めません。

不動産の業務の見直しや効率化はスタッフの精神的・肉体的負担を減らし、コスト削減だけでなく退職リスクを軽減することも可能です。

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不動産業務大幅な効率化には『不動産管理システム』が必要

不動産業務の効率化・コスト削減には不動産管理システムの導入をおすすめします。

不動産管理システムとは、不動産経営におけるさまざまな管理を専用のシステムで行う業務支援サービスのことです。物件登録をはじめ定型の事務業務が多い不動産会社が導入すれば、これまで手作業で行っていた事務業務の大幅な簡略化が可能です。

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不動産管理システムの活用で効率化を図れる不動産仲介業務

不動産管理システムの「いえらぶCLOUD」の機能をもとに、不動産管理システムによって効率化できる不動産仲介業務をご紹介します。

広告出稿業務

広告に出稿するための物件登録は、1件につき30分かかると言われています。いえらぶCLOUDでは、それを最短5分にまで短縮可能です。

不動産管理システムは、物件の自動入力やコメントの自動生成などの入力アシスト機能が豊富で、効率よく登録作業ができます。

ポータルサイトごとに登録していた作業も、不動産管理システムを使えば、30以上のポータルサイトにワンクリックで出稿可能です。入力ミスや登録漏れもありません。

顧客対応・追客業務

導入により顧客対応を効率化できるため、追客効果を高めることができます。

30を超えるポータルサイトからの反響取り込みを自動で行うことができます。そして自動返信機能やアプリの通知により顧客とのやり取りを素早く行えます。特に自動返信機能は従来獲得困難だった潜在顧客に対して定期的な接触を図ることができます。

また、顧客一覧から追客すべき顧客を一目で把握することができます。事務作業を軽減し営業活動に専念できるため、営業スタッフにとっても導入が喜ばれる機能です。

分析業務

業務を改善したいと思った時に欠かせないのが分析業務です。しかし日々目の前の業務に追われながら、改善すべきポイントを探す時間を作るのは難しいかもしれません。

不動産管理システムなら、蓄積したデータをグラフや表で可視化でき、改善の効果の大きなところから見直していくことができます。

例えば主要なポータルサイトの反響単価、エリアで1番人気のあった間取りなどがわかるので、より効果的な広告掲載が可能です。

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不動産管理システムの活用で効率化を図れる賃貸管理業務

不動産管理システムの「いえらぶCLOUD」の機能をもとに、不動産管理システムによって効率化できる賃貸管理業務をご紹介します。

管理物件の登録業務

管理物件登録時の入力を簡単にできます。いえらぶCLOUDでは全国200万件以上の物件データから基礎情報を取得できるほか、便利な入力補助機能がついています。そのため、通常20～25分ほどかかる物件情報の登録時間を半分以下に削減できます。

また、賃貸管理システムの中で、物件データを一元管理できます。例えば、Excelで管理している場合、管理物件の登録数が増えると処理に負荷がかかり、機動が遅くなることもあります。また、二人以上の同時操作ができなかったり複数ファイルを探すのに時間がかかったりと、扱いづらさを感じている方も多いのではないでしょうか。

賃貸管理システムでは、操作も簡単で複数人の同時操作が行えることはもちろん、登録情報も効率的に取り出せます。

集客・空室対策業務

登録した管理物件情報を、自社ホームページやポータルサイトに一括で掲載できます。同じ物件を何回も入力する必要がなくなり、集客・空室対策業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

また、掲載情報は広告表示チェック機能により、不備や禁止表現、公正取引規定で問題となる項目を検出できます。400以上の項目をワンクリックでチェックでき、大幅な工数の削減が可能です。意図しないおとり広告の発生を防ぎ、安心して各媒体に掲載できます。

さらに全国10,000社以上の賃貸仲介会社が利用している、業者間流通「いえらぶBB」への空室掲載や、メール・FAXでの空室一斉配信が可能です。集客・空室対策は不動産会社にとって大きな悩みですので、この部分を効率化できることは非常に大きいと言えます。

物件案内・契約業務

管理物件登録時に作成したデータを活用し、物件資料や重要事項説明書、賃貸借契約書などの必要書類を一括で作成可能です。書類作成時間の短縮や打ち間違い、書き間違いなどの人的ミスを大幅に削減できます。自社オリジナルのひな形にカスタマイズして作成・登録ができるため、書類作成の手間を省けます。

加えて、支援システムを活用することでオンライン内見が可能です。遠距離や多忙で来店困難な方など、新たな顧客層の開拓に繋がるでしょう。

なお、電子契約の導入も業務効率化に有効です。2022年5月18日の改正宅建業法の施行により、不動産取引における重要事項説明書や契約書の電子化が解禁されました。これまでは書面のやり取りが必要でしたが、法改正により、電子ファイル上に電子署名することで契約が可能になったのです。

電子契約を導入すれば、書類郵送の手間がかかりません。内見から契約まですべてオンラインで完結できます。これからの不動産会社にとっては対応が必須となっていくでしょう。

不動産取引における、電子契約が行える範囲やメリットは、下記のページで詳しくご紹介しています。【2022年5月解禁】賃貸物件の電子契約開始で起きる変化と注意事項とは

入出金管理業務

オーナー情報、物件情報、入居者情報をデータとして一元管理することが可能です。

家賃滞納者への催促・督促状作成はもちろん、オーナーへの月次報告書や年間収支報告書の作成も簡単にできます。

報告漏れや督促漏れなども防止できるので、オーナーとの関係性強化、信頼獲得に効果的です。

契約更新業務

契約満了日が近い物件は自動でリスト化できるため、更新手続き忘れなどのうっかりミス防止に役立ちます。更新通知書の作成や、自動更新にも対応しており、担当者の手間を削減できます。

物件維持管理業務

賃貸管理システムには、物件の維持管理に関する情報も登録可能です。

備品発注や設備交換費用・発注先などをまとめて登録でき、確認が容易になります。見積書や写真もクラウドに保管できます。部屋単位での対応履歴登録や保持にも対応しています。

点検や修繕履歴、手配状況とクレーム状況などをデータ化することで進捗状況や過去の履歴を簡単に調べることが可能になり、担当者にしかわからないといった状況がなくなります。オーナーや入居者からの問い合わせ対応に効果的です。

解約業務

解約月賃料の日割計算や保証金の清算、修繕費の相殺などを一元管理可能です。解約後、集客業務の開始が遅れることもありません。

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業務効率化を実現するための不動産管理システムの選び方

さまざまな不動産管理システムがある中、どのように導入システムを選択したら良いのでしょうか。ここでは、業務効率化を目指した不動産管理システムの選び方を紹介します。

機能が自社に適しているか

不動産管理システムは製品ごとに機能が異なります。まずは、必要な機能を洗い出してから検討しましょう。

また、カスタマイズ性があるかも確認しておきましょう。費用は高くなりますが、自社に適した機能を付与することもできます。

シンプルな操作性で使いやすいか

不動産管理システムの操作が難しければ、せっかく導入しても使いこなせなかったり、かえって時間を要したりするおそれもあります。

システムは機能性だけでなく操作性も確認しましょう。とくに賃貸管理システムを初めて導入する場合は、初心者向けで操作しやすいシステムを意識して選択する必要があります。

サポート体制が整っているか

導入当初は操作方法が分からなかったり、機能をうまく使いこなせなかったりすることが想定されます。問題を迅速に解決できるか、システムのサポート体制が整っているかも重要です。

迅速な対応が受けられる電話サポートや遠隔対応のほか、メールやチャットによるサポート体制などもあれば気軽に問い合わせができます。具体的なサポート手段を確認しておきましょう。あわせて、定期的なコンサルティングといった運用面でのサポート体制も見ておいてください。

まとめ

不動産業界は不動産管理システムを導入することで、さまざまな業務の効率化を進めることができます。効率化によりコスト削減や集客力アップができ、売上の増加も見込めるでしょう。

不動産管理システムを選ぶ時は、使いやすく、自社に適した機能があるものをお選びください。

不動産管理システム「いえらぶCLOUD」は、集客から顧客管理、賃貸管理、リーシングまで対応した、オールイン型の不動産管理システムです。不動産業務の効率化をお考えの方はぜひ導入をご検討ください。

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