賃貸業務の効率化!メリットはコスト削減だけ?

不動産業の中でも、とくに業務工程の多い賃貸業務を効率化したいと考えている不動産会社は多いでしょう。

そして業務効率化に、必要な業務支援システムの導入を検討していても「どれくらい楽になるのか」「どれだけコスト削減できるか」「IT業界の専門用語だらけで意味がわからない」など悩まれている担当者もいらっしゃるかと思います。

今回は、私どもいえらぶGROUPが提供する「不動産業務支援システム」を例にして業務支援システムをご紹介します。

賃貸業務の効率化!不動産業務支援システム活用とは


まず気になるポイントは、本当に業務支援システムが必要なのかどうかだと思います。

結論からいうと「必要」です。

なぜ必要なのか…人件費よりも安く業務管理が可能になることが1番大きな理由。

弊社のシステムであれば月額5万円(※初期費用別途)からシステムを利用可能で、これは人件費に比べるとかなりのコスト削減に繋がります。

そして、業務につかっていた時間も大幅に短縮可能で弊社のシステムでは、最大70%も管理業務につかっていた時間を削減しています。

この業務時間短縮の効果は、人材確保に苦労している不動産会社にとってもメリット。

なぜなら、新たな人材を雇用しなくてもシステム活用により既存の従業員で業務を回せる可能性が高いからです。

さらに、管理物件登録などの単純業務をシステム活用で時間短縮し、余った時間を追客に回すことにより売上があがる可能性もあります。

賃貸業務の効率化!物件管理の悩みを解決


では、どのように賃貸業務を効率化していくのかを賃貸業務の流れに沿ってご説明します。

①管理物件の登録業務

システム活用により画像を30枚まで一括で登録できます。もちろん画像の圧縮や編集も簡単に。

さらに、物件紹介のコメントも何兆通りの組み合わせから自動で作成される機能もあります。

これらの機能によって登録時間が大幅に短縮可能です。

②集客・空室対策業務

システム活用により登録した管理物件情報を自社ホームページやポータルサイトに連動して掲載できるので、同じ物件を何回も入力する必要がなくなり広告業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

さらに全国10,000社以上の賃貸仲介会社が、利用している流通システムに物件情報を連動させることで手間をかけずに情報発信したり、早く客付けしたい物件をメールで一括送信したりできます。

集客・空室対策は不動産会社にとって大きな悩みですので、この部分を効率化できることは非常に大きいと言えます。

③物件案内・契約業務

管理物件登録時に作成したデータを活用し物件資料や契約書を作成可能なため、作成時間短縮や打ち間違い、書き間違いなどの人的ミスを大幅に削減できます。

資料作成などの事務作業を短縮し、追客に時間を回すことで売上UPを目指せます。

④入出金管理業務

オーナー情報、物件情報、入居者情報をデータとして一元管理することで、オーナーへの月次報告書や家賃滞納者への催促・督促状作成も簡単にできます。

さらに、一元管理されているため報告漏れや催促・督促漏れなどを防げます。

⑤契約更新業務

こちらも、情報が一元管理されているので更新日が近づくとシステムから通知がでて「うっかりミス」を防げます。

さらに、管理物件情報の連動により更新通知書の作成も簡単です。

⑥物件維持管理業務

点検や修繕履歴、手配状況とクレーム状況などをデータ化することで進捗状況や過去の履歴を簡単に調べることが可能になり、担当者しかわからないといった状況がなくなります。

これは、オーナーや入居者からの問い合わせ対応に効果的です。

⑦解約業務

こちらも管理物件情報の連動で解約精算や解約書の作成が簡単にできます

さらに、情報が一元管理されているので集客業務の開始が遅れるといった状況も避けられます。

上記のように、不動産会社の困っていることや悩んでいることを解決できるのが業務支援システムです。

まとめ

今回は、不動産業務支援システムについてご紹介しました。

支援システム活用で、賃貸業務を効率化することによってコストや時間を削減できます。

弊社を含め様々な企業が不動産業務のIT化支援を請け負っておりますので、今後の業務効率化のためにもぜひご検討ください。

今回ご紹介したのはいえらぶCLOUD務支援システムの一部です。

無料相談や資料も準備しておりますので興味のある方は、ぜひ問い合さい。

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大城 直樹

この記事を書いた人大城 直樹

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不動産キャリア18年。宅地開発・用地仕入からキャリアをスタートし、賃貸まで幅広く経験。賃貸物件の新築提案業務ではデザイナーズ物件のデザインやリノベーションに関わり、各メディアでの掲載実績を持つ。不動産会社退職後、これまで培った人脈を活かし他業種へと転職。現在に至る。 得意分野:不動産全般、デザイナーズ・リノベーション提案などの設計・建築分野

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