不動産の業務効率化には支援システムが必要？効率化できる7つの賃貸管理業務とは
目次
不動産業の中でも、とくに業務工程の多い賃貸管理業務を効率化、あるいはコスト削減したいと考えている不動産会社は多いでしょう。
そして業務効率化のために業務支援システムの導入を検討していても「どれくらい楽になるのか」「どれだけコスト削減できるか」「IT業界の専門用語だらけで意味がわからない」など悩まれている担当者の方もいらっしゃるかと思います。
今回は、弊社いえらぶGROUPが提供する不動産業務支援システム「いえらぶCLOUD」を例にして、どのような賃貸管理業務の効率化が可能か、ご紹介します。
【賃貸管理業務】大幅な業務効率化には『賃貸管理システム』が必要
賃貸管理業務の業務効率化・コスト削減には賃貸管理システムの導入をおすすめします。
賃貸管理システムとは不動産業務支援システムの一種で、管理物件登録をはじめ定型の事務業務が多い不動産会社が導入すれば、これまで手作業で行っていた事務業務の大幅な簡略化が可能です。
さらに、事務作業の効率化が実現できれば、空室対策や集客業務に注力できるでしょう。結果的に、売上アップに貢献します。
また十分な人材確保ができず、従業員の残業が常態化している会社もあるでしょう。業務支援システムを導入すれば、業務時間を大幅に削減できます。社員の負担を軽減でき、退職リスクを下げられることもメリットです。
業務支援システムの活用で効率化を図れる賃貸管理業務
賃貸管理システムを導入することで効率化できる業務を紹介します。ここでは、不動産会社の成果最大化と業務効率化が図れるオールインワンシステム「いえらぶCLOUD」の機能をもとに解説します。
管理物件の登録業務
管理物件の登録時の入力を簡単にできます。いえらぶCLOUDでは全国200万件以上の物件データから基礎情報を取得できるほか、便利な入力補助機能がついているため通常20～25分ほどかかる物件の登録時間を半分以下に削減できます。
また、賃貸管理システムの中で、物件データを一元管理できます。例えば、Excelで管理している場合、管理物件の登録数が増えると処理に負荷がかかり、機動が遅くなることもあります。また、二人以上の同時操作ができなかったり複数ファイルを探すのに時間がかかったりと、扱いづらさを感じている方も多いのではないでしょうか。
賃貸管理システムでは、操作も簡単で複数人の同時操作が行えることはもちろん、登録情報も効率的に取り出せます。
集客・空室対策業務
登録した管理物件情報を、自社ホームページやポータルサイトに一括で掲載できます。同じ物件を何回も入力する必要がなくなり、集客・空室対策業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、掲載情報は広告表示チェック機能により、不備や禁止表現、公正取引規定で問題となる項目を検出できます。400以上の項目をワンクリックでチェックでき、大幅に工数の削減が可能です。意図しないおとり広告の発生を防止でき、安心して掲載ができます。
さらに全国10,000社以上の賃貸仲介会社が利用している、業者間流通「いえらぶBB」への空室掲載や、メール・FAXでの空室一斉配信が可能です。
集客・空室対策は不動産会社にとって大きな悩みですので、この部分を効率化できることは非常に大きいと言えます。
物件案内・契約業務
管理物件登録時に作成したデータを活用し、物件資料や重要事項説明書、賃貸借契約書などの必要書類を一括で作成可能です。書類作成時間の短縮や打ち間違い、書き間違いなどの人的ミスを大幅に削減できます。自社オリジナルのひな形にカスタマイズして作成・登録ができるため、書類作成の手間を省けます。
加えて、支援システムを活用することでオンライン内見が可能です。遠距離や多忙で来店困難な方など、新たな顧客層の開拓に繋がるでしょう。
なお、電子契約の導入も業務効率化に有効です。2022年5月18日の改正宅建業法の施行により、不動産取引における重要事項説明書や契約書の電子化が解禁されました。これまでは書面のやり取りが必要でしたが、法改正により、電子ファイル上に電子署名することで契約が可能になったのです。
電子契約を導入すれば、書類の郵送の手間がかかりません。内見から契約まですべてオンラインで完結できます。これからの不動産会社にとっては対応が必須となっていくでしょう。
不動産取引における、電子契約が行える範囲やメリットは、下記のページで詳しくご紹介しています。「不動産取引の電子契約が解禁！電子化可能な範囲と導入の注意点」
入出金管理業務
オーナー情報、物件情報、入居者情報をデータとして一元管理可能です。
家賃滞納者への催促・督促状作成はもちろん、オーナーへの月次報告書や年間の収支報告書の作成も簡単にできます。
報告漏れや督促漏れなども防止できるので、オーナーとの関係性強化、信頼獲得に効果的です。
契約更新業務
契約満了日が近い物件は自動でリスト化できるため、更新手続き忘れなどのうっかりミスの防止に役立ちます。更新通知書の作成や、自動更新にも対応しており、担当者の手間を削減できます。
物件維持管理業務
賃貸管理システムには、物件の維持管理に関する情報も登録可能です。
備品発注や設備交換費用・発注先などをまとめて登録でき、確認が容易になります。見積書や写真もクラウドに保管できます。
部屋単位での対応履歴の登録や保持にも対応しています。
点検や修繕履歴、手配状況とクレーム状況などをデータ化することで進捗状況や過去の履歴を簡単に調べることが可能になり、担当者しかわからないといった状況がなくなります。
オーナーや入居者からの問い合わせ対応に効果的です。
解約業務
解約月賃料の日割計算や保証金の清算、修繕費の相殺などを一元管理可能です。解約後の集客業務の開始が遅れることもありません。
業務効率化を実現するための業務支援システムの選び方
さまざまな業務支援システムがある中、どのように導入システムを選択したら良いのでしょうか。ここでは、業務効率化を目指した業務支援システムの選び方を紹介します。
機能が自社に適しているか
賃貸管理システムは製品ごとに機能が異なります。まずは、必要な機能を洗い出してから検討しましょう。
また、カスタマイズ性があるかも確認しておきましょう。費用は高くなりますが、自社に適した機能を付与することもできます。
シンプルな操作性で使いやすいか
賃貸管理システムの操作が難しければ、せっかく導入しても使いこなせなかったり、かえって時間を要したりするおそれもあります。
システムの機能性だけではなく操作性も確認しましょう。
とくに賃貸管理システムを初めて導入する場合は、初心者向けで操作しやすいシステムを意識して選択する必要があります。
サポート体制が整っているか
導入当初は操作方法が分からなかったり、機能をうまく使いこなせなかったりすることが想定されます。問題を迅速に解決できるか、システムのサポート体制が整っているかも重要です。
迅速な対応が受けられる電話サポートや遠隔対応のほか、メールやチャットによるサポート体制などもあれば気軽に問い合わせができます。具体的なサポート手段を確認しておきましょう。あわせて、定期的なコンサルティングといった運用面でのサポート体制も見ておいてください。
まとめ
今回は、不動産業務支援システムについてご紹介しました。不動産業務支援システムを活用すれば、賃貸業務にかかるコストや時間を大きく削減できます。
「いえらぶCLOUD」は、集客から顧客管理、賃貸管理、リーシングまで対応した、オールイン型の不動産業務支援システムです。賃貸管理業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討ください。
