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不動産業務に欠かせないFAXをインターネットFAXに切り替えるメリットを紹介!

不動産業界で根強いニーズのある、FAX。他業界から入った方には「いまさらFAX?」と驚かれることも少なくありません。

なぜ紙代がかからず、より手間のかからないメールではなく、FAXを利用するのでしょうか?

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FAXが不動産業務に使われ続けている理由

FAXが不動産業務に使われ続けている理由

不動産会社5社の調査によると、次のようにFAXを利用していることがわかりました。会社規模でも差がありますが、不動産会社ではFAXの利用率が高いことがわかります。

業態 会社名 送信枚数/月 送付数
管理 A社 100 管理615戸 空室36戸/2週間に1回 約10社に空室リスト
管理 B社 150 約5枚/日のマイソクを送信
管理 C社 3600 約60枚/日のマイソクを送信
売買仲介 D社 400 週に1回 約100社に送付/空室数400戸以上
売買仲介 E社 100 月に1回 5~6社に送付/空室数280戸

なぜ、不動産会社ではFAXの利用が多いのでしょうか。不動産業界でFAXが使われ続けている主な理由を取り上げます。

不動産業界の特性が関係している

不動産会社でFAXの利用が多いのは、不動産業界の特性も大いに関係しています。

物件案内・入居申込にスピードが求められる

ひとつは、数多くの物件案内と申し込みの既成事実を作らなければならないという不動産業界の事情です。不動産の売買や賃貸などでは、オーナーと不動産会社が媒介契約を結ぶことがあります。

媒介契約とは、不動産売買などの橋渡しを不動産会社が行う契約のことです。オーナーが不動産会社1社のみと契約する方法もありますが、複数の不動産会社と媒介契約を結ぶケースもあります。

不動産オーナーが複数の不動産会社と契約する一般媒介契約では、スピードが命です。顧客が早く申し込んだという事実を作る必要があるため、入居申し込み後、すぐに元付仲介会社に入居申込書を送付しなくてはなりません。

FAXであればFAX番号からすぐに送付できることから、多くの不動産会社はFAXを流し、数をこなせるようにしています。

不動産会社間の連携が求められる

不動産会社でFAXの利用が多いのは、不動産会社間で連携が求められる事情もあります。不動産業界の大手や老舗がFAXで送付するというルールであれば、その他の会社も顧客の入居申込書などをFAXで送付する必要があります。

このように、不動産会社間の連携が求められる場面では一方のやり方に沿って業務を遂行する必要があることから、不動産会社ではいまだにFAXが広く利用されています。

FAXの利便性が不動産業務にマッチしている

不動産業界の特性との関係以外にも、FAXの利便性が不動産業務にマッチしている点も理由としてあげられます。

連絡事項の共有を手軽に行える

不動産業界でFAXの利用が多いのは、連絡事項を共有しやすいためです。例えば、不動産業界では、FAXをもちいて図面を送ることがよくあります。FAXを流すだけで簡単に図面が送付できるからです。相手に文面だけでは伝わりにくいことを、図面を付けて伝えることができます。

さらに、FAXは開封率の高い連絡手段です。埋もれやすいメールと比べ、紙に印刷されて確実に相手の手元に届くことから、相手に連絡した証拠を残すことができます。相手先になかなか電話がつながらないときは、伝言を書いてFAXで送るといった使い方も可能です。

メールに比べて少ない手間で送信できる

メールと比べて少ない手間で送付できるのも、不動産業界でFAXが活用されている理由です。

メールで送付する場合、PCやスマートフォンを起動してメールソフトを開く必要があります。そこから、メール特有のあいさつ文を作成しなくてはなりません。図面を送付したい場合は、図面をPDF化する作業も必要になるでしょう。

一方、FAXであれば書類をセットして、ボタンひとつで送付できる手軽さがあります。送付状を送るのが一般的ですが、電話でダイレクトに送付することを伝えれば、必要な書類の送付だけでも許されるケースが多いです。

このように、メールと比べてFAXは手間がかからないことから、スピード感が重視される不動産業界ではFAXが使われ続けています。

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不動産業務にFAXを使用するデメリット

不動産業務にFAXを使用するデメリット

不動産業界で広く使われているFAXにはデメリットもあります。

費用面年間で30万円以上かかることがある

次の料金は、法人が従来のFAXを使用した場合の料金の目安です。

法人のFAX料金の目安(月間150枚送付と仮定)

FAX機料金 下記リンク参照
月額費用 2750円
通信料金 1100円
用紙料金 231円
トナー料金 231円

合計:5,181円/月+FAX機料金

参照: 「FAX機とインターネットFAXの料金比較」(インターネットFAX総合情報)

月間150枚送付の場合、約5,000円と複合機などのリース料がかかることになります。リース料は契約などで異なってきますが、月2万円だった場合、年間30万円程度、FAXにコストがかかるということです。利用状況によってはさらにコストがかかることもあります。

時間面年間約50時間をFAXの送信に費やすこともある

FAXの送信には作業時間がかかります。特に、大量のFAXを送付する場合は注意が必要です。

たとえば、G3規格のFAXモデム(14,400bps)の場合、A4サイズのビジネス文書を1枚送信するだけで約1分かかります。月150枚で150分(2.5時間)、年間にすると30時間です。月250枚送付している場合は約50時間FAX送信に費やすことになります。

ほかにも、外出中に送付できない、過去に受送信したFAXを探すのに手間がかかるなど、時間効率の面が大きなネックです。

その他人的ミスが起こるリスクがある

ほかにも、さまざまな注意点があります。まず、誤送信の問題です。FAX番号の入力ミスで誤って送信してしまうリスクがあります。

また、FAXだとすぐに確認してもらえないことも多いです。誤入力してもすぐに誤りに気付かず、訂正が遅れたり、見落とされたりすることもあります。

さらには、機器のトラブルで送信できないリスクもあります。送信できても、受信側のインクの都合などでうまく送付できていないこともあるため、必要に応じて確認を取らなければなりません。

仕組みはそのまま!インターネットFAXなら効率化を図れる

仕組みはそのまま!インターネットFAXなら効率化を図れる

FAXは、不動産業界で広く使用されている連絡手段ではありますが、従来のFAXにはさまざまな課題もあります。FAXのメリットを享受しつつ、課題を解決したいなら、インターネットFAXを利用してみるのはいかがでしょう。

インターネットFAXとは、インターネット回線を使ったFAXのことです。インターネットFAXであれば、FAX機や複合機は必要なくなります。インターネットFAXのメリットを3つ紹介します。

費用を従来の約10分の1まで削減できる

インターネットFAXは、FAX専用機器や複合機などの使用が不要です。PCやスマートフォンなどがあれば利用できるため、FAXのためだけに初期費用をかける必要がなくなります。都度印刷を必要としないため、インク代やトナー代の節約にもつながるでしょう。

また、電話回線ではなくインターネット回線を利用することから、送受信にかかる料金は比較的低額です。受信費用を無料にしているところも多くあります。送信費用においても一定枚数まで無料にしているところもあるため、利用するサービスによっては大きくコストカットが見込めます。

利用状況にもよりますが、従来のFAXに比べ、10分の1程度までコストを抑えることが可能です。

外出先でも閲覧・送信できる

インターネットFAXで送付された情報はデータ化されるため、PCやスマートフォンでそのまま確認できます。インターネット環境さえあれば、どこでも送受信できるため、従来のFAXに比べて最新の情報を取得しやすいです。内見などの顧客対応中でも、最新の物件情報をその場で確認して案内できます。

送受信したFAXの編集・管理を効率化できる

従来のFAXは、送受信ともに紙が必要です。紙でのやり取りが多いと、いつ、どのような情報を送受信したか把握しにくくなります。

その点、インターネットFAXは送受信したデータを管理することになるため、いつ送受信したか把握しやすいです。過去の物件情報の検索も容易で、必要なときに必要な情報にのみアクセスできます。

データでやり取りすることから、物件情報の帯を自社情報に変更する帯の差し替えなどの編集も楽です。

電話対応しかしてない

不動産専用のインターネットFAXであれば利便性が高い!

不動産会社でのFAX業務を改善したいなら、インターネットFAXを活用してみてはいかがでしょうか。

不動産会社の経営に役立つさまざまな機能が利用できる「いえらぶCLOUD」では、「ぶっかく自動応答」にも対応しています。ぶっかく自動応答は、仲介会社からの物件確認に自動音声で対応する機能です。

ぶっかく自動応答を活用すれば、図面FAXの自動対応でリアルタイムでの空室状況の案内もできますし、受けた電話の自動記録もできます。

仲介会社からの図面送付の依頼に自動で素早く応答できるほか、図面登録がない場合でも自動の図面作成機能で素早く対応できるでしょう。

無料相談を受け付けていますので、いえらぶまでお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

いかがでしょうか。不動産業界でFAXが使用され続けている理由は、FAXを利用するメリットが関係しています。しかし、従来のFAXには費用や時間などのコスト面でのデメリットもあります。

そこで、インターネットFAXを導入すれば、従来のFAXと同様の仕組みでコストを抑えて、スムーズなやり取りを行うことが可能です。この機会にインターネットFAXを導入し、業務の効率化とコスト削減を実現しましょう。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

いえらぶGROUPは、住業界にイノベーションを起こし、誰もが安心して住まい選びができること「いい家、選ぶ」を実現します。

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