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不動産の業務支援システムとは?機能やメリットを解説

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不動産の業務を支援するシステムやツールは、さまざまな種類のものが開発され、利用されています。

導入にあたって何のために、何に使えるものなのか、改めて検討することで、選びやすくなるかと思います。

今回は、不動産の業務支援システムとはどんなものかや、機能、導入のメリットなどを解説します。

不動産の業務支援システムとは?

まず、業務支援システムの概要をまとめました。

不動産の業務支援システムとは?

<業務支援システムの利用目的>

業務支援システムの利用目的は、以下です。

社内の情報をデジタル化する

デジタルデータで管理運用する

業績アップと業務効率化を推進する

紙の書類や口頭で伝達する情報は、共有と検索に時間を要します。

また、同じことを何度も記録しなければなりません。

デジタルデータ化でこれを変えてしまおうというのがITの本質です。

不動産業界は長い間、アナログな環境主体の業種でしたが、ここへきて長時間労働などの問題が表面化しつつあります。

実際に利用されて業績と効率が上がったという声が広まったことと、コロナ禍のリモート促進で、不動産の業務支援システムの普及が加速しています。

<不動産の業務支援システムの機能>

不動産のシステムの代表的な機能は以下です。

顧客情報管理(エンドユーザー、仕入れ顧客の追客)

物件情報管理(広告、追客、業者間流通、賃貸管理)

広告作成(物件情報からポータルや図面に出力)

WEB広告(ホームページ制作と運用、ポータル情報管理)

入居者管理(入退去、更新、クレーム、問い合わせ)

入金管理(家賃業務、会計)

契約管理(電子契約書データ)

不動産業務のほぼ全域にわたってのデータ管理が進んでおり、それぞれの項目が連携することで、業務の効率が一気にアップします。

<不動産の業務支援システムの方式>

業務支援システムは、大きく次の二つに分けられ、それぞれの特徴があります。

オンプレミス方式

自社内のパソコンかサーバー設備を設けて、そこで利用するシステムです。

自社内ですべて管理しているという安心感はあるのですが、機器の維持やソフトウエアのアップデートのコストがかかるのが難点です。

クラウド方式

サービスを提供する企業のサーバーに接続し、データを蓄えて利用する方式のシステムです。

初期投資や維持費など導入コストが抑えられ、セキュリティや災害対策上も安心です。

当初はオンプレミス方式のみでしたが、通信速度やサーバー容量の技術向上で、クラウド式に移行しています。

不動産の業務支援システムを導入するメリットとデメリット

次に、システムがどのように業務に影響するか、メリットとデメリットを具体的に見てみましょう。

不動産の業務支援システムを導入するメリットとデメリット

<導入するメリット>

導入のメリットは、以下の3点に集約されます。

それぞれについてご説明します。

集客や成約を増やして業績向上する

システムの導入で成約が増やせる理由は、物件データをフル活用してインターネット上の情報発信を充実させられるためです。

また、顧客データのフル活用で充実した追客が可能になります。

物件データと自社ホームページを連動し、充実した運用ができれば、反響の主流は完全にホームページに移行します。

業務の効率が向上する

業務効率の向上は、仲介業務、管理業務の両方で発揮できます。

物件データ入力からホームページ、ポータル連動は取り込みから広告ルールチェック、確認から掲載まですべてクリックするだけで進めていけると、そのための業務時間は大幅に削減できます。

更新などの期限確認、賃料入金の消し込みも自動化が可能になり、問題個所がすぐに抽出できるようになります。

オンライン接客を活用すれば、業務時間の短縮、交通費、発送費、印紙代などのコスト節減になります。

顧客サービスが向上する

お客様にホームページやその他の広告を通じて充実した情報をお届けするのはもちろん、手間、時間、コストを省いていただけるようになります。

精度の高いマッチングで抽出した物件情報で追客し、システムと連動したオンラインでの接客、内見、契約をおこなえます。

お客様は来店のコストをかけず、好きな場所、日時で住まい探しや契約、更新などの手続きが可能になるのです。

<導入するデメリット>

システム導入で以下のような負担は生じます。

初期費用や維持費がかかる

この価格は過去10年で飛躍的に下がりましたが、新しい法令や技術に対応する開発費用、サポートやコンテンツ運用の人件費などによるものです。

最初にデータ入力の負担がある

デジタルデータ化は業務支援を利用する前提なので、導入当初はいままでの情報を入力する必要があります。

エクセルなどの、すでにデータとなっているものは取り込みも可能なので、ご確認ください。

操作をおぼえる必要がある

これも導入当初の問題で、そのほかに担当者の交代でも生じますね。

操作についても、技術の進歩を背景に、年々シンプルで簡単になっています。

また、サポートの充実したものを選べば安心です。

<導入事例>

導入で感じた点など、いえらぶCLOUDを導入されている方の声をご紹介します。

「物件登録の手間が半減し、反響数は約2倍になった。」

「地域密着と問い合わせのしやすさにこだわり、今ではお客様からのお問い合わせの90%はホームページからになった。」

「業務量は入出金や契約書など、書類作成作業だけでも体感4割ほど削減できている」

「クラウド型なのでパソコン・スマートフォン問わずどこからでも作業ができるのが便利」

>>いえらぶCLOUD 導入事例

不動産の業務支援システムならいえらぶCLOUD

不動産の業務支援システムとして導入実績12,000社の評価をいただく、いえらぶCLOUDの特徴をご覧ください。

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<オールインワンシステム>

不動産業に関わるすべての業務がいえらぶCLOUDで完結できます。

これは、複数のシステムを導入しなくて良いだけでなく、各機能やデータがすべて連携でき、機能アップと操作性向上という利点があります。

充実した機能の数々を、下のリンクでぜひご覧ください。

<使いやすさと充実サポート>

わかりやすいデザインで、ITの初心者でも利用しやすくなっています。

業務の流れを意識して作られており、直感的なご利用が可能です。

多機能だからこそ、操作に迷わない点にこだわって作られています。

サポートは、操作の件はもちろん、いえらぶCLOUD全般に関するWEBやITのお悩み全般に対応いたします。

<3つの主な機能>

仲介業務向け機能

業務効率化だけでなく、反響・追客強化による売上UPにこだわったシステムです。

物件入力やポータル掲載、顧客管理など賃貸、売買仲介業務で必要な機能全般のほか、WEB接客、広告添削、物件取り込み、反響分析などの機能が揃っています。

管理業務向け機能 データ連携

空室対応から物件確認、内見対応、賃貸管理まで管理業務に関する機能が充実しています。

紙、エクセル、電話での業務による手間やストレスを解消することができます。

ホームページ制作

制作実績4,000サイトを誇る、不動産業に特化したホームページの制作と運用サポートは、いえらぶCLOUDのセールスポイントの一つです。

集客のメインであるホームページに最新の技術ノウハウを実装、物件データや顧客データと連動させることで、成約数アップに貢献します。

売買、賃貸のあらゆる業務に対応し、充実した機能をそなえたオールインワンパッケージが、月額5万円でご利用いただけます。

導入予算を軽減するIT補助金申請のお手伝いもおこなっています。

>>いえらぶCLOUD 機能・サービス一覧

まとめ

不動産の業務支援システムとはどんなものかや、機能、導入のメリットなどを解説しました。

今までのシステム導入で不満をお持ちの方も、ぜひ一度いえらぶCLOUDにご相談ください。

この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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