不動産のデータベースとは？できることや注意点について解説
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データベースは日常使うものなのに、言葉の意味自体はあまり身近とはいえないかもしれません。
じつは不動産の仕事も、このデータベースをもっと活用することで、業務に劇的な変化が起きます。
今回は、不動産のデータベースとは何かや、データベースでできること、注意点について解説します。
不動産のデータベースとは？
まず不動産に用いるデータベースは、どのようなものでしょう？
データベースとは情報の基地
データベースとは、パソコンやオンライン上に保存されたデータの集合体です。
たとえばエクセルで作った、入金消込のための入居者リストも、データベースの一つです。
号室、氏名、賃料額などのデータの集合体を利用して、督促や連絡、更新通知などの業務を進めるための、情報の基地となっています。
日常で利用しているデータベース
エクセルというのは表計算ソフトなのですが、家計簿から検索をかけたり、趣味のコレクションを整理したり、データベースのように使うことができます。
仕事でも、物件のなかで賃料4万円台だけを抜き出して見たり、特定の業者名だけに絞って検索して、取引状況を見るなどの使い方をするでしょう。
このように簡単に抜き出したり絞り込む作業は、データベースが利用できるようになる前は、必要な情報はすべて、帳簿をめくって目視で探していたわけです。
レインズを拡大する動き
不動産業務にかかわる代表的なデータベースが、「レインズ」です。
レインズは不動産の取引の公正化を目的に作られ、物件の取引態様によっては情報の登録が義務付けられています。
国交省の動きで、このレインズに代わってもっと収録する情報を増やした新しいデータベースを構築し、共有しようという事が進んでいます。
これは現在「不動産総合データベース」と呼ばれていて、全国に施行運用エリアを決め、試験的な利用が始まっています。
レインズはどちらかというと、今までの諸法令の基準に沿って正しく入力する場所、という感じでした。
しかし、この新しい不動産総合データベースは、物件あたりの情報量のレベルが違います。
一般的な物件の情報のほかに、過去の取引履歴、保全と修繕履歴、管理情報、設計図書などを継続して持ち続けます。
また、周辺情報として、ライフラインの整備状況、周辺の公共施設、路線価や公示価格、ハザードマップに至るまでが追加されます。
これらは、不動産取引の透明性と効率性の向上を目的に整備されるものです。
確かにこれらの情報がすぐに分かれば、お客様には公平で安全な取引につながり、不動産会社の業務効率も大幅に向上するでしょう。
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不動産のデータベースを使ってできること
情報の検索や分類
物件情報などもそうですが、情報を管理するには、情報を集めて入力する必要があります。
しかし、一度入力した情報は、変化した部分を直しさえすれば、使い続けることができます。
そして、前述のように簡単に絞り込んだり分類して、業務に使うことができます。
情報の共有と連携
そして、一度形になったデータベースは、社内外で共有して利用できるようになります。
社内の関係者全員が、ある物件や見込み客の情報をいつでも閲覧したり、書き換えたりできます。
また、レインズから物件を取り込んだり、オンライン上にある物件情報を、書き換えたり表示するなど、自由な連携が可能になります。
業務の効率化
これらのデータベースの特性をフルに利用するようになると、業務の時短化や、充実した追客で成約を増やすなどのメリットが増していきます。
データベースの連携で、自社の情報をワンクリックでポータルサイトにコピーすれば、毎日の帰宅時間が変わります。
物件の広告規約違反を、目視でなく項目を自動設定した検索で一気に
発見して直せれば、ミスも修正の作業時間も激減します。
お客様の要望から、コツコツ物件を探すより、条件を入力してマッチングをかけた方が、数倍速く、たくさんの候補物件情報がお送りできます。
また、デジタルデータは場所をとりませんので、データベースに入力すれば、ペーパーレスにもつながります。
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不動産会社がデータベースを使用する注意点
良いことばかりのようですが、不動産のデータベースの普及には、まだ注意すべき点があります。
情報がそろわないと不正確に
扱うべき情報が入力されてなかったり、データの分量が足りていない間は、データベースの提供する情報は不正確だったり、ばらつきのあるものとなります。
データベースの入力項目をたくさん増やしても、その一部しか入力されていないようなら、利用もその範囲でしかできません。
また、情報を入力したデータベースが、他のデータベースと連携して使いこなせるかで、システムの価値に大きな差が出ます。
物件、顧客、入居者、同業者、これらのデータベースが相互に連携すると、業務の効率化と集客効率は大きく変化します。
エクセルを使い続けると起こること
エクセルは便利なので、データベースソフトに代わってかなりの用途に使われていますが、実は、これを使い続けることのリスクがあります。
データベースにするのは、エクセル本来の使い方ではないので、入力したデータの量が多くなると、動作が遅くなったり終了したりします。
パソコンの中で使っていると、ハードディスクが壊れた際などに修復できなくなる可能性もあります。
パソコンの中のエクセルのデータでは、セキュリティに不安が残ります。
これらをすべて解決するためには、クラウドで利用できる不動産用の業務支援システムの導入をおすすめします。
不動産業界の慣習の壁
不動産業界はITに関心の薄い方も多く各社、本格的なデータベースの導入に消極的だった状況が長く続きました。
しかも、国土交通省が提唱するような新システムはあまりに情報がガラス張りで、抵抗があるという意見もあります。
売主さまへの気遣いもありますし、自社ならではの物件情報の限定公開を集客につなげているケースもあります。
お客様を迎え入れるための情報は、法令や税務の知識、暮らしや土地建物への知恵など多彩にあることは間違いないです。
しかし、この物件情報のガラス張り化は、どこまで受け入れられていくか、まだ未知数な部分もあります。
改善策は？
不動産総合データベースによる物件情報の共有は、ゆっくりながらも地道に義務化されていくのかもしれません。
しかし自社内のことでいえば、データベースをフル活用したほうが、業績も、業務効率も改善されます。
データベースはコンバートと言って、外部のデータベースと形式が異なっていても自由に取り込んだり共有できる技術があります。
早い段階で自社なりのデータベースをつくって運用するほど、早く効果が期待できます。
データベースの活用で不動産業務を支えるシステムとして、いえらぶCLOUDの導入をおすすめします。
低コストでデータ管理をおこなえ、成約数アップと業務効率化にさまざまな角度から貢献します。
導入予算を軽減するIT補助金申請のお手伝いもおこなっています。
まとめ
不動産のデータベースとは何かや、データベースでできること、注意点について解説しました。
国を挙げて不動産物件情報の扱いを変えていく動きのある今、今後に備える意味でもいえらぶCLOUDでのデータベースをぜひご活用ください！
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