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不動産管理システムとは?導入のメリットや選び方を紹介

近年、不動産テックという言葉が浸透し、関連する法整備も進んで、IT利用が標準化してきたと言われています。

とはいうものの、業務にどのように役立つのかはっきりしなければ、導入することにもなりませんね。

今回は、不動産管理システムとはどんなものかや、導入のメリット、選び方をご紹介します。

不動産管理システムとは?~不動産テックの時代~

不動産業務の管理は、技術の進歩にともなって、帳簿からパソコンの表計算、そして不動産テックの基礎である不動産管理システムへと移ってきました。

不動産管理システムとは?~不動産テックの時代~

<不動産管理システムとはどんなもの?>

不動産管理システムとは、不動産経営で扱う顧客や物件、会計などの情報の管理を、専用のシステム環境でおこなう業務支援用のサービスです。

管理システムでは、これらの情報をエクセルなどの表計算ソフトで扱うのに比べて、性能上も、セキュリティ上も大きな進化を果たしています。

そして、最新の不動産管理システムをうまく活用することで、今までと同じ人員のままで従来の方式よりも大きく売り上げを増やしていくことができるようになりました。

<不動産管理システムの種類>

「オンプレミス」と「クラウド」

不動産管理システムは大きく分けて、オンプレミスとクラウドの2種類があります。

オンプレミス方式は自社内に設備を持ってアプリ(ソフトウエア)やデータを管理するもので、技術さえあれば社内でメンテナンスをおこなえます。

その反面、新しい技術への対応、セキュリティ対応、アプリやサーバーのメンテナンスや更新など人的、金銭的負担が多く、専門知識も要するのが難点と言われています。

一方、よく耳にするクラウドという方式ですが、これはサービス提供会社が管理するサーバーの中で自社専用の領域を持ち、アプリやデータを管理利用する方法です。

この方式は、エクセルのデータ管理で問題になっていた「件数が増えると重くなる」「データ持ち出しが危険」「壊れたら作った人でないと直せない」などの問題を解決しました。

しかも、導入時に高額のサーバー設備を購入する必要がなく、バックアップも万全で、アプリアップデートのたびにかかっていた多額の経費も抑えられる結果になったのです。

「機能特化型」と「オールインワン型」

不動産管理システムの種類としてもうひとつ、特定の機能特化型かオールインワン型かの分け方があります。

機能特化型は導入時に安価な傾向がある一方で、オールインワン型はすべてに対応でき、データの連携の完成度が高いため高性能、かつ結局安価となることが多いです。

<不動産管理システムでどんなことができるか?>

従来のデータ管理は、物件、顧客、関連業者など、別々に管理され利用されることが多かったのですが、不動産管理システムではこれをすべて一元管理します。

そうすることで、物件のネット公開から集客や追客、広告や帳票などの出力、会計管理など、あらゆる業務を関連づけて改善できるのです。

不動産管理機能を導入するメリットは?

もう少し詳しく、不動産管理の機能をシステムで導入するメリットについて、見ていきましょう。

不動産管理機能を導入するメリットは?

<成約数アップにつながる>

物件データを効率よく扱い、すぐに利用できる状態になると、お客さま向け、業者間での最新物件情報の公開がていねいに、高頻度で可能となるため、反響数が増えてきます。

自社ホームページやポータルサイト、ブログを通じた自社の情報、物件情報の配信が漏れなく、こまめにできることが、反響アップの第一条件です。

また、反響を受けての追客も、自動マッチングなどの機能で精度が高くすばやい物件提案が可能になるため、お客さまの要望によりよくこたえられるのです。

追客の状態やお客さまからの反響のデータはスタッフ全員でリアルタイムで共有できるので、業務の機動力が増すうえ、マーケティングデータの共有もできます。

これまでのアクセス履歴をもとに、インターネット上での戦略を立てられる点は、大きなメリットとなります。

<業務を効率化できる>

データ管理の一元化は、同じデータを2回以上入力することがなくなり、修正も同様に一回で済むため、作業時間とミスが激減します。

物件データはワンクリックで、ホームページだけでなくポータルサイトや業者間流通システムにも反映され、サイトごとに入力する手間から解放されます。

顧客データも同様に、成約後は入居者データとしてそのまま賃貸管理システムでの利用が可能です。

また、WEB接客やオンライン、VR内見、電子契約の機能を活用すれば、スタッフの対応する時間や印紙代、郵送の時間やコストの削減に貢献します。

効率化で生まれた余裕は、集客のための業務や仕入れや扱いを増やすことに充てられるのです。

<顧客満足度が向上する>

非対面の接客や内見、契約は自社だけでなくお客さまの時間とコストも節約し、遠方の方でも契約をできることから、近年急激に需要が増加してきました。

このほかホームページの充実したコンテンツや、追客時の的を得た物件情報送付は、物件を決定するうえでの貴重な情報となりますね。

ブログを見たお客さまの判断材料になれば、実際の成約に繋がります。

また、分かりやすく中身の充実した広告や、入居者の方との良いコミュニケーション手段も、顧客サービスの向上要因となりますね。

不動産管理システムを選ぶポイントは?

では次に、数ある不動産管理システムをどんな基準で選んだら良いのか、選び方についてご説明します。

不動産管理システムを選ぶポイントは?

<操作性のよさ>

わかりやすく、直感的に操作できるシステムは、使用頻度が上がるほか、たくさんある機能の活用度も上がることになります。

せっかくの多機能も、利用せずじまいでは意味がないですから、積極的に活用して、業務上のメリットを増やせるようにしたいですね。

また、操作が簡単であるということは、業務効率そのものに直結するので、ますます軽視できない点です。

<開発力~たえずアップデート~>

不動産テックのようなITシステムは利用背景の変化が早く大きいため、開発スタッフが常に稼働し、システムにすばやく反映できる改良をおこなえなければなりません。

たとえば法令改正に伴う税率の変更や、新しいネット上のサ―ビスとの連携対応が即座にされるかどうかは、システムを選ぶうえでの重要なポイントとなります。

また、ユーザーのニーズにや要望に対応しているかも、同様ですね。

<サポート体制の充実>

不動産用のITシステムなどの場合、サポートは以下の点に対応しているのが理想形です。


●いつでも利用方法の案内を受けられる
●不動産業に通じている
●インターネット商業利用の最新動向に通じている

これら3つを備えていることではじめて、インターネット戦略のパートナーとして、売り上げに貢献することができます。

御社の事業のパートナーとして、上記の不動産管理システムの理想形をすべて備えたいえらぶCLOUDをおすすめします。

導入実績12,000社さまとのパートナーシップの中で構築された、不動産とIT両面のノウハウを活かし、売り上げ、業務の効率化、顧客満足度アップのすべてに貢献します。

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まとめ

不動産管理システムとはどんなものかや、導入のメリット、選び方をご紹介しました。

賃貸、売買、仲介、管理と、すべての分野で業務に貢献するいえらぶCLOUDの、細かい機能までぜひご参照ください!

この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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