【公開】賃貸管理の業務内容は？システム導入による業務効率化も
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今後物件オーナーの世代交代が予想され、市場に変革が期待される賃貸管理のマーケットは、不動産業のなかでも注目される分野です。これから賃貸管理業で起業される方は、業務のやり方も新しい時代にそったものを取り入れておきたいですね。
今回は、賃貸管理業の業務内容と課題、そして課題解決のための業務効率化の方法についてご紹介します。
賃貸管理業の業務内容は？
不動産管理の業務は、月額賃料の5%前後の手数料で物件オーナーをサポートし、多岐にわたる業務を行います。具体的にどのような内容かを見ていきましょう。
入居者の募集
管理物件に空室が出ないように、入居者の募集を行います。一般的には、入居者の募集は仲介会社が行うイメージがありますが、すべてのケースに当てはまるわけではありません。賃貸管理業者が自ら客付けすることもあり、自社付けと呼ばれています。
入居者の募集で主に行われるのは広告宣伝活動です。ポスティングしたり、ポータルサイトに物件情報を登録したりします。
予約が入ったときは、物件の内見案内を行いつつ、周辺環境に関する細かな情報も提供します。
入居・退去にかかる手続き
入居・退去に関する各種手続きも賃貸管理業務の一環です。入居時は審査を行い、入居希望者の属性を確認して安心して契約できる相手かを見極めます。
入居者の属性を確認する際は、連帯保証人の有無や勤務先の情報が正しいかも確認したうえでオーナーに報告します。家賃保証会社のサービスを利用する場合、加入のための審査や報告も必要です。
問題ないと判断されれば、重要事項説明や賃貸借契約の締結、火災保険への加入手続きを済ませます。引き渡し日には、オーナーに代わって鍵の受け渡しも行います。
入居後に行う業務は、契約更新業務や退去などです。契約更新の時期が来たら、合意書を作成して入居者に了承してもらいます。退去する場合は、立ち合いも行わなくてはなりません。
家賃回収業務
賃貸物件におけるトラブル原因のひとつが家賃未払いです。入院や災害など一時的な理由でやむを得ず支払いが滞る場合のほか、意図的に支払わない悪質なケースもあります。
家賃滞納者に対して回収業務を行うのも賃貸管理業者の役割です。まずは家賃滞納の事実があることを伝え、自発的に支払うことを促します。督促しても入金されない場合は、保証人に連絡を入れるのが一般的な流れです。
保証会社に加入しているときは、事故報告として報告を行います。
建物管理と修繕業務
入居者が快適に住めるように、建物管理や修繕業務も行います。建物管理は、物件の定期点検やメンテナンスなどです。設備点検や法定点検のみならず、共用部の清掃も行い、物件を維持管理します。
集合住宅を運用するうえで忘れてはならないのが長期修繕計画の作成です。物件の維持・管理をどのように行うのかを明記した計画のことで、修繕積立金の積み立てにも役立てられます。
オーナー対応
管理物件はオーナーから預かっている建物です。運用方法を決定する際はオーナーとの相談が欠かせません。たとえば、入居者募集に関して、家賃や条件などの希望を聞き取ったり、空室状況に応じて設定金額の変更を提案したりします。空室が続く場合は、家賃以外にもさまざまな対策を提案します。
家賃に関する各種手続きもオーナー対応の一環です。入居者が支払う家賃は、管理会社を経由してオーナーへ入金されるのが一般的です。賃貸管理業者はオーナーに家賃収入を含めた物件全体の収支報告も行います。
収支報告とは、物件ごとの家賃収入や支出、オーナーの預り金や現金残高などの情報をまとめた報告書です。複数の物件を運用している場合、各物件の収支情報に加えて物件全体の状況も把握できるように作成します。
クレーム・トラブル対応
オーナー、入居者、周辺住民、自社のあいだで起こる騒音、臭気、共有部分使用、お部屋の使用方法、ごみ捨てなどのクレームに対応していくのも重要な業務です。
また、火事や自然災害時にも、賃貸管理会社の取るべき対応が定められており、通報や現場での対応などを行っていきます。休日でも現場対応が必要となる場合があるため、クレームやトラブル時においても的確な判断が必要です。
このほか長期不在や長期賃料滞納による契約解除、孤独死、夜逃げなどの局面にも対応をしていく必要があります。
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賃貸管理業を営むうえでの課題は？
それでは、上記のような賃貸管理業を営むうえで現状、課題になっているのはどのような点なのでしょうか？
データ管理の課題
賃貸管理業を営んでいる方の中には、エクセルや紙媒体で物件管理を行っている方も多いのではないでしょうか。しかしながら従来の管理方法では、業務上さまざまな課題があります。
エクセルと紙の書類それぞれで考えられる課題は以下のとおりです。
エクセルを扱う課題
エクセルを使用したデータ管理の課題として、下記があげられます。
・各データを自分で作成する必要がある
・リアルタイムでの情報共有が難しい
・リスク対策ができない
・管理戸数が増えると使いこなせなくなる
たとえば、表や計算式、マクロを使用したいとき、エクセルではすべて自分で作成しなくてはなりません。表は作成できても、計算式やマクロが作成できない場合も考えられます。
また、エクセルは保存したデータをメールなどで共有することはできますが、一度に複数名で同じファイルを編集することはできません。リアルタイムで情報を共有しにくく、古い情報のまま利用してしまうリスクが生じます。
ファイルの共有時もウイルスに感染したパソコンでメール送信したり、データを入れたUSBを社外で紛失してしまったりするおそれがあります。セキュリティに関するリスク対策が取れなければ、エクセルによるスムーズな物件管理は困難です。管理する物件数が増えれば、管理そのものも困難になります。
紙の書類を扱う課題
不動産業も法的に「紙の書類にハンコ」という状況から解放されつつありますが、今まで普通に業務を行っていて気付かなかった点が問題となってきました。
紙やハンコをデータと電子署名に移行するとコストが減り、保管場所がいらず、対面の業務も減らせて業務効率が上がる点が明らかになったのです。
ペーパーレス化をはかるかどうかによって、業務のコストパフォーマンスにかなりの差が意識されるようになりました。
対面業務の課題
オーナーや入居者の人的なマネジメントには、ときには対面の対応も重要ですが、その必要のない事象のために、想定外の対応時間やコストを割く場合があります。
トラブルやクレームは予告なく飛び込んできて、今行っていた業務を止め、時には複数のスタッフを巻き込んで、解決まで予断を許さないことも多いですね。
対面での対応が必要かどうかを見極める基準が必要になってくると思われますが、とくに開業間もない時期には、極力このような時間を割くのは避けたいでしょう。
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賃貸管理業務の課題解決に必須なのはITシステム
賃貸管理業務にITシステムやツールを活用することで、業務の効率化、リーシングの成果を大幅にアップできることをご存じでしょうか？
データの一元管理で業務効率化につながる
前述のとおり、エクセルによる計算式やマクロの使用は苦手な方もいます。ある程度の知識がなければ使いこなせないため、かえって業務効率を下げる要因となりかねません。
一方、ITシステムの多くは操作が簡易的に作られており、誰でも扱えるように配慮されています。カスタマイズ可能なタイプであれば、より自社の業務フローや従業員のレベルに合わせた操作性に変更可能です。
操作が簡易的なITシステムなら誰でも一定の質の成果物を出せるため、業務の属人化を避けることもでき、業務効率化にもつながります。
メーカーサポートによる対応がある
ITシステムを利用していると、人的ミスでデータが破損することもあります。メーカーサポートが充実しているITシステムなら、万が一データを破損させても復元できる可能性が高いのが魅力です。
エクセルを利用している場合、データ「作成者」がいないと直せないリスクがあります。すでに退職した人材がファイル作成に携わっていれば、エクセルのデータ復元はほぼ不可能といえます。
非対面で経費の削減と、顧客サービス向上
先ほどから触れている非対面での業務効率化は、オンライン接客やオンライン内見などの機能で実現できます。
対面業務における課題で触れたように、前触れなく持ち込まれるトラブルやクレームを対面で解決しようとすると、想定外の時間やコストが生じかねません。そもそも対面での対応が必要かどうかを判断する時間も必要です。
しかし非対面であれば、対面の必要性を検討することもなく、現場までの移動などにかかる時間やコストも抑えられます。
さらに、電子署名やメール送付と組み合わせることで、書類送付などのコストや所要時間の削減も可能です。お客さまにもコロナ禍への配慮になるだけでなく、来店や、そのスケジュール合わせの必要がなくなり、顧客サービスの向上にもなるのです。
物件データ管理で集客にも貢献
入居者のデータと同様に、物件のデータも一元管理して扱うことで業務効率化のほか、さまざまなメリットが生じます。
空室データは即時に客付け用として自社ホームページ、各種ポータル、業者間情報流通システムへとワンクリック連動できれば、募集業務は非常に迅速になります。
ITシステムは空室を減らし、成約数、業績アップをはかるためにも貢献できるのです。
機能の拡張や発展性がある
ITシステムは定期的なアップデートにより、機能の拡張や発展性が期待できるのが魅力です。不動産業界は、法改正などの影響を受けやすく、業務フローそのものが変更されることも珍しくありません。ITシステムなら法改正が行われてもアップデートによって最適な状態で使用できます。
ただし、すべてのITシステムが頻繁にアップデートされているわけではないため、選定時は更新状況も比較ポイントに加えることが重要です。
賃貸管理業務に最適な「いえらぶCLOUD」
賃貸管理業にまつわる課題を解決するためにぴったりのITシステムとして、上記のメリットをすべて満たしている「いえらぶCLOUD」をおすすめします。
不動産業務支援のオールインワンシステムとして、導入実績12,000社の支持をいただくほか、開業時から頼りになる特徴として、以下を備えています。
・すべてのデータの一元管理で業務効率アップ
・クラウド保存で災害､属人化、データ持ち出しなどのリスク対応
・専門サポート付きで誰でも使えてITパートナーとしても貢献
あらゆる不動産業務の支援に対応しているので、客付け業務の集客力、追客力と成約数アップをサポートする数々の機能も、支持をいただく理由です。これから賃貸管理業を開業される方にもおすすめのシステムです。
▶賃貸管理システム・ソフトの「いえらぶCLOUD（クラウド）」
まとめ
賃貸管理業の業務内容と、課題解決のための業務効率化の方法についてご紹介しました。賃貸管理業は、オーナーに代わって入居者募集や手続き、対応など幅広い業務を担うため、時間やコストの削減に課題があります。
こうした課題の解決に役立つのがITシステムです。賃貸管理業の業務効率化にあたって、使い勝手が良くサポートも手厚い「いえらぶCLOUD」の導入を、ぜひご検討ください。
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