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賃貸管理業の内容と課題は?業務効率化の方法もご紹介

今後物件オーナーの世代交代が予想され、市場に変革が期待される賃貸管理のマーケットは、不動産業のなかでも注目される分野です。

これから賃貸管理業で起業される方は、業務のやり方も新しい時代にそったものを取り入れておきたいですね。

今回は、賃貸管理業の仕事内容と課題、そして課題解決のための業務効率化の方法についてご紹介します。

開業したいけどわからないことばかり

賃貸管理業の仕事内容は?

不動産管理の業務は、月額賃料の5%前後の手数料で物件オーナーをサポートし、多岐にわたる仕事をおこないます。具体的にどのような仕事内容かを見ていきましょう。

<入居者管理と家賃業務>

物件ごと、入居者ごとの賃貸条件は賃料額から支払いサイトまで、非常に多岐にわたり、滞納チェックや出金のために細かいチェックをおこない、消し込みを進めていきます。

また、入居者の動きに合わせて入居時、更新時、退去時には保証会社、保険、原状回復ほかの諸手続きをおこない、契約状況に対する実態を維持していきます。

入居者とこちらからの連絡になかなか反応が得られなかったり、遅れたりするケースも、事前に想定する必要があります。

物件オーナーには、定期的に賃貸状況に関しての報告をおこない、収益改善や修繕などのための提案をおこない、物件の維持に貢献します。

<建物管理と修繕業務>

退去後の原状回復や日常の建物トラブルの修繕対応のほか、部屋のグレードアップなどを、物件オーナーに提案、検討します。

物件建物を良好な状況に維持するために、清掃業者、各種修繕業者、設備業者と連携して、計画的に対応していくことが望ましいといわれています。

原状回復時には、退室チェック、修繕費見積もりを元に入居者の費用負担を決め、入居者の合意を得るまでの業務をおこないます。

<クレーム対応>

オーナー、入居者、周辺住民、自社のあいだで起こる騒音、臭気、共有部分使用、お部屋の使用方法、ごみ捨てなどのクレームに対応していくのも重要な仕事内容です。

また、火事や自然災害時にも、賃貸管理会社の取るべき対応が定められており、通報や現場での対応などをおこなっていきます。

このほか長期不在や長期賃料滞納による契約解除、孤独死、夜逃げなどの局面にも対応をしていく必要があります。

このほかリーシングといって、管理業務専業ではなく入居者募集の分野にも関わりを持つことがほとんどとなりますね。

賃貸管理とリーシングは連携した業務が必要なので、データも一体化した管理が望ましいとされています。

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賃貸管理業を営むうえでの課題は?

それでは、上記のような賃貸管理業を営むうえで現状、課題になっているのはどのような点なのでしょうか?

賃貸管理業を営むうえでの課題は?

<データ管理の課題>

まず、事務所のパソコンで物件や入居者のデータを管理している場合に、考えておくべき課題があります。

入出金、滞納管理をエクセルなどの表計算ソフトでおこなっている場合、取り扱い物件数が増えるにつれて動作が重くなったり、最悪の場合データが壊れることがあります。

このほか、データ漏洩やバックアップ不全、引継ぎ作業が煩雑になる、スタッフ間で内容や編集の共有がしづらいなどの問題をはらむことを考えておく必要があります。

また、たとえば物件、入居者など複数のブックを串刺しで連動させている場合、扱いが複雑になること、誤操作によるトラブルが起きやすくなる場合があります。

<紙の書類を扱う課題>

不動産業も法的に「紙の書類にハンコ」という状況から解放されつつありますが、今まで普通に業務をおこなっていて気付かなかった点が問題となってきました。

紙やハンコをデータと電子署名に移行するとコストが減り、保管場所がいらず、対面の業務も減らせて業務効率が上がる点が明らかになったのです。

ペーパーレス化をはかるかどうかによって、業務のコストパフォーマンスにかなりの差が意識されるようになりました。

<対面業務の課題>

オーナーや入居者の人的なマネージメントには、ときには対面の対応も重要ですが、その必要のない事象のために、想定外の対応時間やコストを割く場合があります。

トラブルやクレームは予告なく飛び込んできて、今おこなっていた仕事を止め、時には複数のスタッフを巻き込んで、解決まで予断を許さないことも多いですね。

対面での対応が必要かどうかを見極める基準が必要になってくると思われますが、とくに起業間もない時期には、極力このような時間を割くのは避けたいでしょう。

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賃貸管理業の課題解決に必須なのはITシステム

管理業で起業して成功するためにITシステムやツールを使用することで、業務の効率化、リーシングの成果を大幅にアップできることをご存じでしょうか?

賃貸管理業の課題解決に必須なのはITシステム

<データの一元管理で業務効率化>

一元管理とは、たとえば、入居者について一度入力したデータはすべての画面に反映され、誰でも希望すれば即座に参照、修正ができることです。

入力や修正にかかる時間が大幅に短縮でき、操作の汎用性も高いので、引継ぎなどの際の業務負荷も軽くて済みます。

担当者がお休みでも、即座にデータを修正、出力が可能になるほか、クラウドでバックアップ管理できれば、データの取り扱いミスやトラブル、セキュリティなどへの対応も安心です。

また、システム提供会社のクラウドサーバーとプログラムならば、負荷がかかって動作が重くなるなどの現象はなくなるでしょう。

<非対面で経費の削減と、顧客サービス向上>

先ほどから触れている非対面での業務効率化は、オンライン接客やオンライン内見などの機能で実現できます。

さらに、電子署名やメール送付と組み合わせることで、書類送付などのコストや所要時間の削減も可能です。

お客さまにもコロナ禍への配慮になるだけでなく、来店や、そのスケジュール合わせの必要がなくなり、顧客サービスの向上にもなるのです。

<物件データ管理で集客にも貢献>

入居者のデータと同様に、物件のデータも一元管理して扱うことで業務効率化のほか、さまざまなメリットが生じます。

空室データは即時に客付け用として自社ホームページ、各種ポータル、業者間情報流通システムへとワンクリック連動できれば、募集のアクションは非常に迅速に可能になります。

ITシステムは空室を減らし、成約数、業績アップをはかるためにも貢献することができるのです。

<起業に最適ないえらぶCLOUD>

不動産の管理業を起業して成功するためにぴったりのITシステムとして、上記の機能をすべて満たしているいえらぶCLOUDをおすすめします。

不動産業務支援のオールインワンシステムとして、導入実績12,000社の支持をいただくほか、起業時から頼りになる特徴として、以下を備えています。


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開業したいけどわからないことばかり

まとめ

賃貸管理業の仕事内容と、課題解決のための業務効率化の方法についてご紹介しました。

賃貸管理業の起業にあたって、問題をまとめて解決に導くいえらぶCLOUDの導入を、ぜひご検討ください。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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