【繁忙期必見】反響メールの管理術


メールソフトからシステム管理に移行する3つのメリット!

こんにちは!今年も待ちに待った繁忙期に突入しました。不動産業者様はこんなブログの記事を読んでいる暇もないほどお忙しい毎日を送られているかと思います。

だからこそ!見落としがないか基本に立ち返っていただきたい内容を今回はチョイスしての投稿です!

ズバリ今回は、反響管理で「最低限これはやっておきたい、システムを使った反響登録・一覧化」のメリットについてです!基本なだけに、見落としがあっては1日の営業時間が1時間も2時間も違ってきてしまう内容です!是非ご覧ください!

メリット①:反響を自動で顧客登録

システムを利用するメリットは1つ目は、まず何と言っても「自動登録」というところ。ここに議論の余地はないと思います。

弊社調べのとある計測事例では、メールソフトに届いた反響メールの情報を、共用のExcelを立ち上げてから転記を完了するまでにかかった時間は約4分超。さらに「顧客名」「電話番号」「メールアドレス」での名寄せのチェック等含めると、もろもろ5分での完了でした。

ところがシステムを使うことでそれが見事に「0」になります。自動で代わりにやってくれるので当然ですね。1件1件は小さくても、積み重なると無視できないボリュームの作業時間が削減されます。


メリット②:溜まったデータを分析できる

・どのポータルサイトからの問い合わせが1番契約率が高いの?
・来店率の高い営業マンは誰?
・追客メールは何通送ればいいの?

など、思ったことは必ずあると思います。反響メールの管理をシステムで管理することによって、反響があった顧客のデータがすべてシステムに溜まっていきます。

例えば、今何となく

ポータルサイトAは来店率が高い(気がする)!
もっと物件数を増やそう!
営業マンBさんは来店率が高い(と思う)!
みんなに追客方法をまねさせてみよう。

と経験則に頼った戦略を立てていませんか?でもときどき、「これってあってるのか?」と疑問に感じることはないでしょうか。

是非、システムを使って答え合わせをしてみることをおススメします。
経験則が一致してれば自信をもって営業出来ますし、万が一ずれがあっても修正できます。

そのうえ、集計はシステムが自動で行ってくれるので手間いらず。これはやらない手はありません。


メリット③:ポータルサイト反響に自動でメール返信!

ポータルサイト反響へのサンキューメール、ポータルサイトから送られるものに任せきりになっていないでしょうか。もしそうだとしたら要注意。

なぜならほとんどの顧客は

「SUUMO」で問い合わせたことは覚えていても、
「SUUMOの〇〇不動産」で問い合わせたことはあまり覚えていないから

です。そんな中で1時間後に知らないメールアドレスから「お問合せありがとうございました!〇〇不動産です!」とメールが送られてきても、「?」という反応になってしまうかもしれません。

だからこそ、「SUUMOで問い合わせた直後」に「SUUMOでお問合せいただきありがとうございます!〇〇不動産です!」という、自己紹介も兼ねたサンキューメールを送っておくことが非常に重要なんです。弊社の分析によれば、件名に「ポータルサイト名」を入れることで開封率は10%以上アップする、という分析結果もあるくらいです。

※事例としてSUUMOを上げましたが、他のポータルサイトももちろん同様です。

賃貸物件の部屋探し~契約までは約3週間と言われ、年々短くなってきています。
顧客への接触を増やす・放置期間を短縮するといった点でシステムの導入は必須になってきます。


いかがでしたでしょうか?
ここで上げた3つのポイントのように、メールソフトで反響管理して追客するよりもシステム管理の方が効率的な反響管理を行うことがわかると思います。

システムでは補いえない対面での接客業務の質を上げる事もできます。

ぜひ、運用にお困りの方がいたら参考にしてみてください。

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この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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某IT企業でSEOのノウハウを学び、現在はいえらぶGROUPのライターとして活動中。おもに、不動産や税金、車といった暮らしに関わる記事を執筆しています。

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