【不動産】物件入力を効率化したい！入力代行やRPAの活用メリットとは
目次
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日々物出しをして、データ入力をして、メール対応してお客様を案内して…と不動産会社の業務はとにかく多く、忙しいですよね。
中でもポータルサイトや自社ホームページ掲載用にひたすらデータ入力、更新を行っているとあっという間に時間が過ぎて営業活動が圧迫されるとよく聞きます。それだけでなく、入力ミスの発生や人的コストの圧迫などのデメリットも生じます。
そこで今回は、そんなデータ入力の時間とコスト削減の手段として活用可能な物件入力代行についてご紹介します。物件入力代行の選び方とあわせて、物件入力の効率化を図る方法についても解説します。
不動産物件の手入力にはデメリットが多い
不動産会社の数ある業務の中でも、物件情報の入力は膨大な時間を要する作業です。新規の物件情報を入力するだけでなく、既存の物件情報に更新の必要性が生じれば、データを上書きする作業も適宜行う必要があります。
物件入力は、主に情報を確認しながら手入力で行われます。作業内容は単純なものですが、膨大な情報を手入力する必要があるため、入力ミスが発生する可能性も捨てきれません。
また、数をこなせば単純作業となる物件入力も、必要な内容を理解・整理するテクニックや知識が求められます。物件入力の経験がない従業員にとって、物件情報チラシの内容を読み取るのは容易ではありません。
さらに、物件入力は人的コストがかかる面においても問題となり得ます。正社員に入力業務を任せると、客付け作業などほかの業務に割ける人的リソースが限られてしまいます。
人的リソースを効果的に活用するために、物件入力のバイト・パートを雇う方法もあります。しかし、この方法が必ずしも生産性向上につながるとは限りません。物件入力専用の従業員を雇うと、入力する物件数が少ないときはほかの雑務を任せるしかなく、人的コストに無駄が生じてしまいます。
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物件入力代行のメリット
自社で内製する以外の選択肢として、物件入力代行を利用することがあげられます。物件入力代行とは、不動産の物件情報を入力することに特化した外部サービスです。物件入力代行を利用するメリットとして、次の3つがあげられます。
入力専任を雇うより無駄のない費用
物件入力業務に関する悩みとして、専門のパート・バイトを雇ったとしても、単純作業のためすぐに退職してしまい、定着しないということがあります。また物件の入力量は、繁忙期には仕事が多く、閑散期には少なくなりますよね。このように仕事量に時期的な波があっても、簡単に辞めさせるわけにもいかず、余計な給与支払いが発生することも考えられます。
物件入力代行を活用することで、採用や教育のコストを省くことができます。また必要な時に必要な分だけ発注することができるので、物件入力量の波に関わらず無駄のない費用での物件入力が可能です。
成約率の改善や売上増加
せっかく広告掲載しても物件入力に時間が取られ、反響対応や接客が手薄になっては意味がありません。
これも物件入力代行を活用することで、これまでデータ入力にかかっていた時間やストレスを削減し営業に専念でき、成約率の改善や売上増加が期待できます。
入力作業の効率アップ
不動産情報の入力作業のような単純作業は、同じスピードで同じクオリティを維持し続けることが困難です。たとえば、アルバイトとして雇っている入力選任が、8時間連続して入力を行うと、時間経過とともに作業効率やクオリティは低下します。入力量が増えることで、作業者への負担につながるおそれも考えられます。
その点、入力代行は複数名のスタッフで分担して入力作業を行い、一人当たりにかかる負担を抑えています。そのため、一定のクオリティやスピードで入力でき、作業効率が低下しにくいです。また、入力作業を複数人で同時進行させるため、入力作業にかかる工数も削減できます。
入力代行業者を選ぶポイント
物件入力代行のメリットが分かったところで、次はどの業者に頼むのが良いでしょうか。
不動産の専門知識はあるか
入力代行を行う業者は探せばたくさんありますが、物件情報の入力となるとある程度の専門性も求められます。入力項目に専門用語が多いため、宅建業の知識が浅く、用語の意味さえ分からない方がたくさんいます。
チェックしてみたら間違いだらけで、結局自分で打ち直さなければいけないなんてこともあるようです。
写真やコメントまで代行できるか
ポータルサイトや自社ホームページ掲載に必要なのは単に物件情報だけではありません。
写真が必要なのは当たり前、加えてしっかりとその物件をアピールしたコメントも必要になります。さらに不動産情報をWEBに掲載する際には、誇大広告やおとり広告にならないように使用する単語や表現にも気をつけなければいけません。
こうした不動産業に関わる専門性があるか、また実際の広告掲載に当たって必要な画像やコメント入力などの対応をしているかも業者選びのチェックポイントです。入力代行業者を賢く選び、業務の効率化を行いましょう。
物件入力業務の効率化なら「RPAらくらくロボ」がおすすめ
業務効率化を図る方法として、物件入力代行のほかにRPAを利用する選択肢もあります。物件入力代行とRPAのどちらを活用するか、自社の状況や重視したいポイントに合う方を選ぶことが大切です。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、従来、手作業で行っていた業務をソフトウェアロボットによって自動化する仕組みのことです。専用のソフトウェアを使用して、定型作業をロボットに代行してもらいます。RPAの導入は、デスクワークの多くを自動化でき、人的リソースを別の業務に充てることができます。
デスクワークの多くはフローが定型化しており、専門知識を必要としない単純作業です。たとえば、やり方が決まっており、人の判断が不要な作業の効率化に対して、RPAは最適なシステムです。
業務効率化ができる点や人的リソースを節約できる点は、物件入力代行も同じです。しかし、ヒューマンエラーの防止に力を入れたい場合、RPAの導入は有効な手段のひとつといえます。
そのほか、人件費をはじめとしたコストを削減したい場合にもRPAの導入はおすすめです。従来、手作業で行っていた物件入力はRPAの導入により数分未満で完了させることができます。
RPAの活用例
RPAで自動化を実現できる業務は、物件入力のみではありません。不動産会社がRPAを導入することによって自動化が期待できる業務は、主に次の4つです。
物件情報の収集・更新
RPAの単純作業を自動化できる機能は、物件情報の収集や更新作業に役立ちます。手作業で物件入力する場合、文章入力や画像の取り込みなど、最低でも1件あたり20分程度の時間が必要です。30件登録するとなると、10時間程度かかります。
RPAで作業を自動化できれば、この作業時間を削減できます。人的リソースをほかの業務に充てたり、人件費を削減できたりとほかのメリットにもつなげることができます。
問い合わせ対応
RPAは工夫次第で、顧客からの問い合わせ対応にも活用できます。
問い合わせ内容の多くは、「いつから入居できるか」「明日内見できるか」など、あらかじめ予測できる内容です。数パターンの回答をテンプレートとして用意しておき、問い合わせ内容に適した回答を送信してくれるように設定しておくと、メール対応にかかるリソースも削減できます。
業務効率化はもちろん、問い合わせに対する回答が素早いことで顧客満足度の向上にも寄与します。
紙資料から文字を自動出力
文字認識用のツールと連動させると、紙資料から文字を自動出力してデータベースに落とし込む作業も自動化できます。
物件問い合わせなど顧客からの連絡手段がデジタル化しつつある中でも、店頭で記入してもらう顧客情報やアンケート用紙などは、手書きが主流です。文字認識ツールで手書き文字を読み取り、連携させたRPAでデータ化すれば顧客情報を整理しやすくなります。
データの集計作業
データの集計作業は、数値の入力などヒューマンエラーが生じやすい業務です。RPAを活用すると情報の入力間違いや抜け漏れの心配がなく、正確なデータ集計ができます。
レイアウト表をあらかじめ作成しておけば、担当者がいなくとも短時間で必要な情報を整理した集計表が出力できる点も、RPAのメリットです。
不動産業界におけるRPAの活用事例と活用により得られる効果については以下の記事で紹介しています。あわせてご覧ください。不動産業界のRPAの活用事例！導入のメリットやおすすめのRPAは？
まとめ
不動産業務のひとつである物件入力を手入力する場合、多くのデメリットが生じます。物件入力代行を利用すると、人的ミスを抑えられるうえ、自社内のリソースをコア業務に集中させることが可能です。
とはいえ、物件入力代行業者によっては、不動産に関する専門知識を持ち合わせていない場合や写真・コメントの入力代行に対応していない場合などがあります。
そんな中、物件入力をはじめとした不動産業務の業務効率化を推し進める技術としてRPAが注目されています。RPA（Robotic Process Automation）とは、業務をロボットが代行し、自動化する技術のことです。
時間のかかる業務をロボットに代行してもらうことで、
・人的ミスを削減できる
・業務にかける時間を大幅に短縮できる
といったメリットが生まれます。弊社では、不動産業務支援システムのひとつとして「RPA らくらくロボシリーズ」を提供しています。ぜひ導入をご検討ください。
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