不動産の問い合わせ管理をExcelでする方法！システム導入のメリットや選び方も紹介
目次
不動産会社では、顧客と良好な関係を築くために、問い合わせの管理を適切に行わなければなりません。うまく管理できていないとミスにつながり、顧客との信頼関係に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
そこで、問い合わせを管理する方法のひとつとしてExcelを利用することがあげられます。検討されている方の中には、Excelで問い合わせ管理する前にメリットやデメリットを把握しておきたい方も多いのではないでしょうか。今回は、Excelを使用した問い合わせ管理について解説します。
問い合わせ管理をExcelで行うメリットとデメリット
ここでは、問い合わせ管理をExcelで行うことのメリットとデメリットについて解説します。
問い合わせ管理をExcelで行うメリット
Web上の無料のテンプレートなどを利用できるため、Excelで問い合わせ管理を行えば費用がかからないのがメリットのひとつです。
テンプレートに記載されている項目は自由に変更できるため、自社の必要性に合わせた問い合わせ管理を行えます。レイアウトを変更したり、重要な箇所に色付けしたりすることも可能です。
関数を用いて使いやすいようにカスタマイズすれば、生産性も向上するでしょう。問題点が生じたら、項目やレイアウトの見直しを行い修正することで、ミスの防止につながり、さらなる業務効率化も見込めます。
Excelでは、フィルタやマクロを利用することも可能です。そのため、単に問い合わせ内容を記録しておくだけでなく、データの分析も行えます。これまで見落としていたことに気づくことができるかもしれません。
また、Excelはほかの業務でもよく使用されるため、比較的操作に慣れている社員が多いという点もメリットです。新しいシステムを導入する場合と違って、覚えることが少なく、スムーズに使いこなせます。
問い合わせ管理をExcelで行うデメリット
不動産会社での問い合わせ管理は、ひとりの社員だけでなく複数の社員で行うことが多いのではないでしょうか。そのため、問い合わせ管理の情報を社員間で共有する必要があります。
しかし、Excelはファイル共有にはあまり向いていません。Excelで作成した問い合わせ管理情報をほかの社員と共有するには、メールなどを使用して受け渡すことが必要です。
細かな情報を入力するたびにデータの受け渡しをするのは効率が悪いため、新しいデータがある程度たまってから行うことが考えられます。そのため、複数の社員がリアルタイムでの情報共有を行うのは難しく、最新の情報を得るまでにタイムラグが生じてしまうのがデメリットです。
また、Excelはファイルを容易にコピーできるため、セキュリティの注意が必要です。複数の社員が出先で閲覧するためにUSBメモリに入れるなどすると、外部で流出するリスクが高まります。
そのほか、データ容量が大きくなりやすいことも、問い合わせ管理にExcelを使用するデメリットのひとつです。Excelのファイルに継続的にデータを追加していくと、データ容量が増えていきます。その影響で、動作が遅くなり操作性が悪くなることも少なくありません。
Excelの場合、無料で手軽に利用し始められますが、複数人数でより多くの情報を扱うにつれて、徐々に不都合が生じてしまいます。
不都合が生じてしまうと日々の業務に支障をきたすリスクも高まるため、問い合わせ管理には専用のシステムを導入するのがおすすめです。問い合わせ管理を含め、不動産業務で必要なデータを一元管理できるシステムについてはこちらをご覧ください。家賃管理の効率化とは？手作業の課題やシステム導入で楽になる点について解説
不動産の問い合わせ管理をシステム化する必要性やメリット
ここでは、不動産会社で顧客からの問い合わせ管理をシステム化する必要性とメリットについて解説します。
システムで管理する必要性
昨今では電話やメールだけでなくSNSからの問い合わせ件数も増加しています。そのような状況にうまく適応し、余分な手間なく対応するにはシステムの活用が効果的です。
例えば、問い合わせ内容によって自動的に担当者に割り振られるように設定しておけば、問い合わせから対応までをスムーズに行えるでしょう。
新しいシステムの導入時には、使い方を覚えるのに時間がかかる点をネックに感じる方もいるかもしれません。しかし、多くのシステムでは豊富なテンプレートが用意されているうえ、スムーズな操作性が実現されているため初心者でも容易に操作できます。
実際に、弊社が提供している不動産業務支援システム「いえらぶCLOUD」を導入して、問い合わせ管理をシステム化した不動産会社様の事例を紹介します。
スムーズな長期追客を実現
有限会社すみれハウジング中山寺様は、問い合わせを含む顧客管理をシステム化することで顧客の重複を容易に洗い出せるようになり、スムーズな顧客対応を実現しました。具体的には、数年前に利用された顧客がメールアドレスを変更しても、名前が同じという点で、重複を判別できたというものです。
また、メール開封確認機能の活用で顧客がメールを開封したタイミングを把握できるようになり、的確なタイミングでの追客が可能になりました。
顧客管理機能（CRM）で組織力アップ
心々ハウス株式会社様では、顧客情報の登録にかかる時間を大幅に短縮できました。Excelでの管理だと、手動で入力して登録しなければなりませんでした。そのうえ、各営業スタッフがバラバラに管理していたため、連携が取りにくいといった課題もありました。
システム導入後は、メールからの反響獲得時に顧客情報を自動で取り込むことが可能になりました。入力作業にかかる時間の大幅短縮で、営業担当者が本来の業務に集中できるようになったそうです。
また、追客履歴を残せるため、営業スタッフが顧客対応を忘れることをなくすことにもつながったそうです。
システムで管理するメリット
システムを利用すれば、複数人でのデータ共有をリアルタイムで行えます。Excelを使った管理方法と異なり、ほかの社員が編集作業を行っている最中でも、終わるまで待つ必要はありません。
顧客からの問い合わせ内容を自動的に取り込んだり、自動返答したりすることもできます。定型文などもあらかじめ登録しておけるので便利です。
Excelでの管理と比べて、抜けや漏れのない素早い対応が実現できるため、顧客満足度の向上を期待できます。また、セキュリティ対策もExcelより強固です。大切な顧客情報を守ることができ、これまで築いてきた顧客との信頼関係を継続できます。
問い合わせ管理システムの選ぶポイントとは
ここでは、問い合わせ管理システムを選ぶときのポイントを紹介します。
システムを選ぶポイント1：業務に必要な機能があるか
問い合わせ管理システムの中にもさまざまなものがあり、それぞれ機能が異なります。自社の業務に必要な機能が揃っていない場合、一部の業務に関しては引き続き手動で行わなければなりません。
そのため、自社の業務に必要な機能が十分備わっているかを入念に確認しておきましょう。
その一方で、自社にとって余分な機能がないかといった視点で検討することも重要です。機能が豊富なシステムは相応にコストがかかるため、不要な機能が付いていない方がコスト面の節約につながります。
システムを選ぶポイント2：十分なサポート体制がある
初めて使用する人でも扱いやすいシステムが多いですが、それでも導入直後は覚えるまでに時間がかかることもあるでしょう。サポートに問い合わせないと分からないことなども出てくるかもしれません。そのため、サポート体制の充実さについても確認が必要です。
十分なサポート体制がないと、システムを導入してもうまく活用できない可能性があります。導入前に具体的なサポート体制を確認したり相談したりしておくのが望ましいです。あわせて、料金の有無や料金ごとのサポート内容の違いなども確認しておきましょう。
問い合わせの管理だけでなく顧客を取りこぼさずにアプローチするには、顧客管理システムが必要です。いえらぶCLOUDでは、不動産専門の顧客管理システムを提供しています。
顧客管理システムなら、メール送付のような定常業務を自動化・最適化できるため業務効率アップが期待できます。
これまで逃していた来店や内見の機会を獲得できるようになり、効率的な追客を実現して売上アップを狙えます。問い合わせ管理をはじめ、顧客管理の効率化を図るなら、いえらぶCLOUDのご利用を検討ください。
まとめ
不動産会社の問い合わせ管理をExcelで行えばコストがほとんどかかりません。Excelなら普段から使い慣れているというメリットもあります。しかし、リアルタイムでのファイル共有に向かず、手作業が多いためあまり効率的ではありません。
そのため、Excelよりも専用のシステムを導入するのがおすすめです。専用のシステムなら、リアルタイムでのデータ共有がしやすく、手入力にかかる手間や時間を削減できます。業務効率の向上が期待できるため、ぜひ専用のシステムの導入を検討してみましょう。
