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家賃管理の効率化とは?手作業の課題やシステム導入で楽になる点について解説

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家賃管理は、賃貸関連業務のなかでも大きなウエイトを占めています。

消込の作業などを早く効率よく、かつミスのないように進める方法として、賃貸管理システムの導入がおすすめです。

そこで今回は、家賃管理の効率化とはどのようなものか、手作業の課題やシステム導入で楽になる点について解説します。

賃貸業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

家賃管理の業務内容とは?

まず、家賃管理業務の内容についておさらいをしましょう。

家賃管理の業務内容とは?

家賃回収

まず家賃の回収ですが、入居者の方への直接の集金はほぼなくなり、口座振替もしくはクレジットカード決済などが主流となっています。

入居者から振り込まれた家賃から手数料を差し引いた額を、物件オーナーの口座に振り込みするのが一般的な流れです。

入金状況の確認

入居者からの振り込みについて、入金状況の確認作業をおこないます。

振り込み名義を確認し、請求額を一件一件照合しながら、入金額の正誤を確認します。

金額の間違いや過払いなどがある場合は、入居者に連絡をとり、差額の清算などの対応をする必要があります。

滞納者への督促

家賃の滞納があった場合、入居者に連絡を取り、督促をおこないます。

電話で入居者に連絡がつかない場合、督促状などを作成して送付する場合があります。

期日までに支払ってもらえない場合は、入居者本人を訪問したり、連帯保証人に連絡を取るなども、家賃管理に必要な仕事となります。

家賃の管理業務で起こる課題とは?

日常でおこなっている業務内容で気づかない点も含め、どのような課題があるかご説明します。

家賃の管理業務で起こる課題とは?

入出金時の課題

物件ごとに管理費の扱いの違い、駐車場代の有無、光熱費も徴収するケースなどさまざまなパターンで、誰が支払い済みか、滞納の有無など毎月の管理が必要です。

また、同じ物件でも入居者ごとに賃料ほかの条件が違うため、金額の照合には都度確認を要します。

出勤も入金と同様に、物件それぞれで管理料の計算、滞納分の有無、消費税、送る費目の違いなどの分別があります。

さらに、オーナーの希望で出金の方法が多様化していると、その管理にも時間と労力をかけることになります。

これらの複雑な分別のチェックを、1件づつ探しながら目視でおこなうため、業務効率が上がらず、人的なミスも起こってしまう原因となっていました。

家賃滞納の対応

家賃には、民法で定められた消滅時効があり、事項を過ぎると請求ができなくなってしまいます。

入居期間が5年以上の長期にわたり、過去のひと月分の未納を管理会社やオーナーが見落としていたなどの場合は、この消滅時効に該当する可能性があります。

家賃の消込業務内容の正確さが求められる理由のひとつです。

一定以上の期間の滞納で、督促業務は家賃保証会社に移行するのですが、滞納額が多く悪質だと判断される場合は、訴訟にまでなる場合もあります。

訴訟となると、退去してもらう方向でオーナーや弁護士と連携するなど、不必要だったはずの業務内容が増え、悩みの種となります。

業務を行う上での課題

業務を進めるうえでも、改善の余地のある課題があります。

ある程度管理棟数が増えると、エクセルを利用してデータ管理をおこなう場合が多いですが、さらに扱いが増えるとエクセルをツールで利用することの課題が生じてきます。

データ量が増えると動作が遅くなったり、時にはデータが壊れてしまうことがあるのです。

壊れたエクセルデータの修復や作り直しに、多くの時間を費やした方もおられると思います。

また、社内のパソコンにエクセルのデータを置き、社内ネットワークで共有する状態は、情報漏えいや災害など、セキュリティ上で危険です。

また、エクセルは同時に書き込みや修正ができず、再読み込みしなければ最新データに更新されないため、複数のスタッフが家賃業務を共有する際に支障があります。

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いえらぶCLOUDの賃貸管理で、家賃業務をはじめとする賃貸業務が楽になる点について、ご説明します。

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賃貸管理システムとは?

賃貸管理システムとは、賃貸物件と入居者の、募集から退去までのあらゆる情報を一括管理することで、業務内容を効率化し、ヒューマンエラーを防ぐためのシステムです。

以前は導入のために、サーバやプログラムなどの投資や、会社のニーズごとのカスタマイズが必要でした。

しかし最近はクラウド型システムとなったことで導入が簡単になり、導入のコストも下がりました。

経年で古くなり、サーバもプログラムも再び高額で入れ替えという状況もなくなり、月額数万円ほどで、常に最新のサービス・機能を利用できるようになっています。

システムのメリットと機能

システム導入のメリット

家賃管理に関しての導入メリットは、入金情報を一度だけ入力すれば、すべてに反映され、スタッフ全員がリアルタイムで確認できる点です。

細かい独自の要望もすべて事前に設定がかけられるため、ミスや漏れも減らせえ、滞納がある場合もすぐに把握して対処が可能となります。

出金処理も同じようにすべて個別の設定ができるうえ、社内の共有もリアルタイムでおこなえるため、どなたでも直接状況の確認ができるのです。

これらの業務効率化とミス防止の効果のほか、クラウドに保存することにより、セキュリティや災害、属人化、データ持ち出し、ハッキングなどのリスク回避の対策となります。

また、クラウド上のシステムで利用するため、サーバやプログラムの更新に悩むことなく、経費的にも安心して業務を継続し続けられます。

ほかにも管理業務のサポート機能が多数!

賃貸管理システムの機能は、家賃管理以外にも多岐にわたり、あらゆる分野で効率化をサポートします。

建物メンテナンスの業者、金融機関口座や、仲介会社などすべての取引先が同様に管理でき、業務に利用します。

建物の修繕履歴や客付け、原状回復の経緯なども連動して参照できることで、業務依頼や出金処理業務のスピードアップができます。

このほか賃貸管理システムの主な機能として、物件の維持管理、契約業務や客付けなど、リーシング業務のサポートが可能です。

賃貸管理の導入事例

いえらぶCLOUDの導入によって得られたメリットについて、お寄せいただいた声をご紹介します。

「扱い件数が多くエクセルでは動作が重い、不安定などの状態に悩んでいたが、動作が快適で速い。」

「入出金や契約書など書類作成作業だけでも、体感で4割ほど業務時間を削減できている。」

「クラウド型なのでパソコン・スマホ問わずどこからでも作業ができて、テレワークも可能になった。」

「消込業務は時間が削減できただけでなく、目視による間違いの不安がなくなり、ストレスが減った。」

「入出金の管理は他の業務もしながら3日くらいかかっていたが、最短で半日でできるようになった。」

賃貸管理機能のほか、いえらぶCLOUDは売買、賃貸のあらゆる業務内容に対応し、充実した機能をそなえた不動産業務支援システムです。

導入後もサポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが12,000社導入の実績を持つ弊社のノウハウでコンサルティングをおこないます。

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まとめ

家賃管理の効率化とはどのようなものか、手作業の課題やシステム導入で楽になる点について解説しました。

賃貸管理業務のトータルサポートで業務効率化に貢献する、いえらぶCLOUDの導入をぜひご検討ください。

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この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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