賃貸管理

不動産業向け入金管理システムのメリット・デメリットや選び方のポイントを解説

不動産管理業務の中でも、入金管理は重要性が高い業務です。手作業で入金管理を行うと、人的ミスが発生してしまうこともあります。そのため、入金管理システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

入金管理システムを導入する際には、自社で抱えている課題を解決できるのか考慮したうえで決めたいところです。そこで今回は、入金管理システムについて解説します。

複雑な管理業務手間もリスクも減らしたい

入金管理システムとは?不動産の経営にも導入が必要な理由

入金管理システムとは?不動産の経営にも導入が必要な理由

まずは入金管理システムとはどのようなシステムなのか、不動産会社に必要な理由とあわせて解説します。

入金管理システムとは

入金管理システムとは、入金管理を自動的に行う仕組みのことです。入金管理システムを活用すると、各金融機関との決済ごとの請求情報や入金情報を一元管理することができます。Excelのように更新する手間もなく、リアルタイムの入金状況を確認可能です。

契約時や更新時の費用、家賃などを入居者が手渡しで支払うことはほとんどありません。後日、銀行口座に振込をしたり小切手などを使用したりして支払うのが一般的です。そのため、顧客から入金されたら、入金額に誤りがないか振込名義や請求額を1件ごとに照合する必要があります。

現在でも、紙やExcelを使用して入金管理を行っている管理会社もいるのではないでしょうか。しかし、このような方法では、データを記録するのにも参照するのにも、手間と時間がかかります。

そこで入金管理システムがあれば手作業での入力や記録が不要となり、手間や時間を省けます。また、入金管理のデータがクラウド上に保存されるシステムが多いです。データを参照したいときに、PCやタブレットなどを使用して、どこからでも手軽に確認できます。

入金管理システムには、入金管理のデータを自動集計できるものや、請求書や領収書などの必要書類を作成できるものなど、さまざまな種類のものがあります。導入の際には、自社の業務内容に合っているものを選ぶことが大切です。

入金管理システムが必要な理由

Excelなどを使って手作業で入金管理業務を行うと、人為的なミスが発生する可能性もあります。特に不動産業界においては1回の取引で動く金額が大きいため、ほんの少しのミスであっても影響は大きいです。

入金管理にミスがあると、その内容によっては経営上の重大な問題が起こるリスクもあります。複数人でチェックするなどの体制を整えたとしても、手作業で行っている限りは、人的ミスを完全になくすのは難しいのが実情です

また、不動産会社に対する支払いは銀行振込のほかに、手形や小切手を使用することもあるでしょう。入金方法ごとに別々の社員が入金管理を担当することも考えられます。

そのような場合は、管理方法が属人化してしまいます。属人化すると部署異動や退職などで、ほかの社員に引き継ぐ際に多くの手間やコストがかかることもあるかもしれません。

入金管理システムを利用すれば、そのような手作業での管理による弊害を克服できます。人的ミスを抑えられ、管理方法が属人化してしまうことも避けられます。

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入金管理システムを導入するメリットやデメリットは?

入金管理システムを導入するメリットやデメリットは?

ここでは、入金管理システムを導入することで得られるメリットとデメリットを解説します。

メリット

不動産会社では、分割払いなど複数の支払い方法に対応することもあるため、入金管理に多くの手間と時間がかかります。

その点、入金管理システムを導入すれば、売掛金管理を一元管理できるため、これまでかけていた手間や時間を省くことができるでしょう。入金管理システムの導入で削減した人的リソースを追客や物件案内など、ほかの業務に費やせるようになります。

手動で入金管理を行うと、未回収分のチェックも目視で行うなどアナログな方法で行うことになるでしょう。どうしても、見落としてしまう可能性が出てきてしまいます。未回収の売掛金をしばらく放置してしまうこともあるかもしれません。

入金管理システムを導入すれば、未回収分のチェックも自動化できるため、見落としがなくなります。繁忙期などで入金管理業務が短期間に集中するときでも、ミスを防ぎつつ迅速に処理できます。

自動で管理できることから、特定の担当者の配置が不要です。引き継ぎにかかる手間が発生することもありません。

デメリット

入金管理システムを導入しても、すぐに業務効率化が図れるわけではありません。活用できるようになるまでには、一定の期間がかかります。導入直後は、慣れていないことも多く、戸惑ってしまう場面もあるかもしれません。

ただし、導入サポートが手厚いシステムであれば、すぐに疑問点・不明点を解消できるためあまり心配しなくてもよいデメリットといえます

ほかにも、すでに入金管理以外の業務にシステムを使用しているケースもあるでしょう。従来のシステムと連携できないシステムを選んでしまうと、かえって無駄が生じてしまうこともデメリットのひとつです。

そのような場合は、入金管理だけでなく、不動産会社が行う業務を一括管理できるシステムの導入がおすすめです。そのようなシステムを導入すれば、別々のシステムを使用して連携させるよりも大幅に業務を効率化できます。

不動産業務を一括管理できるシステムについてはこちらをご覧ください。賃貸管理システム導入で業務効率化!機能の特徴や選び方を紹介

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効率化を目指せる入金管理システムの選び方

効率化を目指せる入金管理システムの選び方

入金管理システムを導入するなら、選び方で失敗してしまわないように注意が必要です。それでは、入金管理システムの選び方のポイントを解説します。

選び方1.必要な機能で選ぶ

企業によって入金管理に関する具体的な課題は異なります。そのため、まずは自社で入金管理に関して、どのようなことが課題なのか明確にしましょう。その後、課題を解決するのに必要な機能をもつシステムを選ぶのがポイントです。

機能面だけでなく、操作性に関してもチェックしておきましょう。操作しにくかったり分かりにくかったりすると、優れた機能であっても十分に活かすことができません。誰でも簡単に使いこなせるかどうかが大事です。

機能面や操作性について判断しがたいときは、実績の豊富さも確認しましょう。ホームページなどに導入事例や利用者の声が掲載されていることがあります。自社と同様の課題を解決した事例があれば、参考にすることが可能です。

選び方2.サポート体制で選ぶ

入金管理システムを導入しても使い方が分からず活用できなければ無駄になってしまいます。かえって時間や手間がかかってしまうこともあるかもしれません。そのため、サポート体制が整っているかも大事な要素です。

サポート体制が充実しているシステムなら、分からないときはいつでも質問できるため安心できます。

豊富な実績を持ち、サポート体制も充実しているシステムなららくらく賃貸管理がおすすめです。各不動産会社様の特性にあわせて、不動産とITの専門スタッフがサポートしているため、システムに備わっている機能を十分に活用できます。

また、入金管理だけにとどまらず、多彩な機能があるので、管理業務全般に関する課題への対応も可能です。

入金管理システムを導入するなら、入金管理だけでなく総合的な管理も可能ならくらく賃貸管理をぜひご検討ください。トータルサポートが可能なため、入金管理以外の業務に関しても、効率化を図ることができます。

ご利用を検討中の方へ向けて、常時専門のスタッフによる無料相談も受け付けています。ぜひお気軽にご相談ください。

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まとめ

入金管理をExcelで行っている不動産会社では、人的ミスが生じる、手間がかかるなどの課題を抱えていることが多いです。そこで、入金管理システムを導入することで、自動で入金管理を行えるようになるため、課題解決につながります。

入金管理システムを選ぶ際には、自社の課題解決につながるかを見極めることが重要です。あわせて、操作性の良さやサポート体制、実績などを考慮して選びましょう。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

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