賃貸管理システム導入で業務効率化！機能の特徴や選び方を紹介
目次
不動産の中でも賃貸仲介や賃貸管理は、契約の手続きだけでなく入居者の対応が必要です。物件や契約、入出金、問い合わせなど、幅広い対応が必要なため、業務負担に頭を抱えている方も少なくないでしょう。そのような場合におすすめなのが「賃貸管理システム」です。
今回は、賃貸管理システムに備わっている機能や、賃貸管理システムを導入するメリット、導入に適しているケースについて紹介します。
賃貸管理システムの機能とは？
賃貸管理システムとは、賃貸管理の煩雑化しやすい業務を一元管理するシステムです。多岐にわたる業務の効率化や、データ管理などに利用されています。
従来は賃貸管理をExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで行うことがほとんでした。しかし、管理量が増えると入力業務も増加するため、入力ミスやデータ重複などのトラブルが発生することも少なくありません。また、入力した情報の管理やデータ分析などに活用することが難しい面もあります。
そこで賃貸管理システムを導入すれば、データ管理の一元化やデータ分析、書類作成業務などを効率化することができるでしょう。
それでは、賃貸管理システムには、具体的にどのような機能が備わっているのでしょうか。ここからは、賃貸管理システムに備わっている代表的な機能や活用例について紹介します。
契約管理機能
賃貸管理システムに備わっている機能の中で、契約管理に関する業務の効率化ができるものが契約管理機能です。契約管理機能では、物件やオーナー、契約者の情報を一元管理することができます。
一度登録しておけば、契約時に必要な書類作成や過去に行った契約とのデータ比較などを行うことが可能です。中には電子契約に対応しているシステムもあります。 不動産取引の電子契約が解禁！電子化可能な範囲と導入の注意点
物件管理機能
物件管理機能は、修繕や補修、点検、クレームなどの情報をまとめて管理できる機能です。また、物件の基本情報や間取り、設備などの情報を登録できるシステムもあります。
図面や部屋の写真などを登録することができるシステムもあるため、導入前に機能を確認しておきましょう。
また、物件情報を登録すると自動的に広告掲載もできるため、物件情報の登録作業にかかる業務負担が軽減できるのも特徴のひとつです。
対応履歴や修繕場所の写真などを保存しておくことができ、現時点での対応状況などを容易に確認できます。
連絡漏れや確認不備などによって対応が遅れる心配もなく、将来的に必要な修繕の予測用データとしても活用可能です。
入出金管理機能
入出金管理機能は、家賃の入出金管理が自動で行える機能です。物件を所有しているオーナーへの支払いを連絡する「支払報告書」の作成や、入金が遅れている入居者への督促などを行うことができます。
請求管理機能
電気代や水道代などの光熱費を算出し、請求書の作成を行えるものが請求管理機能です。毎月異なる変動費の計算が効率化でき、請求サイクルの設定によって作成漏れなどのミスを抑制することもできます。
問い合わせ管理機能
問い合わせ管理機能は、入居者やオーナーから連絡があった問い合わせ内容を一元管理できる機能です。重要度別管理で関係各所に対応を急がせるなど、情報共有速度の向上に役立ちます。
関係者管理機能
関係者管理機能は、入居者やオーナーなどの基本情報の登録、管理を行う機能です。また、仲介会社や保証人、施工会社、担当者などのあらゆる関係者の情報を一括管理できます。
契約情報と紐づけて管理できるものもあり、契約情報を入力した時点で自動的に関係者管理機能にも反映されることができるのも特徴です。
賃貸管理システムを導入する4つのメリット
賃貸管理システムを導入すると、どのような効果やメリットがあるのでしょうか。ここからは、賃貸管理システムを導入することで得られる4つのメリットや、解消できる業務課題の例について紹介します。
業務効率化につながる
賃貸管理にかかわる業務を一元管理でき、各機能に入力したデータが共有されるため、作業の時間を削減することが可能です。
人の手で行う入力業務などの工程が減らせるため、作業ミスや入力漏れなどの予防にも役立ちます。また、システム上のデータから必要な書類を一括作成できるほか、社内のデータ共有もスピーディになるので従業員の業務負担軽減にも効果的です。
顧客満足向上につながる
賃貸管理システムの導入は、顧客満足度向上につながるメリットもあります。業務効率化や入力業務の自動化などにより、従業員の事務作業が減ることで、入居者やオーナーを含む顧客へのサービスに重点を置くことができます。
また、更新時や修繕対応、問い合わせに関する連絡漏れなどの人的ミスの軽減にもつながります。データ共有も簡単なため、業務スピードだけでなく顧客対応もスムーズになるでしょう。
利益向上につながる
これまで事務員を雇ったり、残業で作業したりしていた事務作業をシステムが代行してくれるため、人件費や残業代を抑えることができます。
コストを抑えることで、結果的に利益の向上を見込めるでしょう。
リスク削減につながる
賃貸管理システムを導入すると、データ紛失や入力漏れ、二重入力、情報漏洩などのリスクを軽減できます。
確実かつ誠実な対応につながり、入居者やオーナーからの信頼向上にもつながるでしょう。また、賃貸管理システムにはセキュリティ機能が搭載されているものも多く、紙やExcelでは難しいデータのバックアップも簡単に実行できるのも特徴です。
こんな悩みを抱えているなら！賃貸管理システムの導入がおすすめ
賃貸管理システムを導入すべきか悩んでいるのであれば、まず社内の業務課題を見直してみましょう。
そのうえで、賃貸管理システムで課題の改善が見込めるか判断しましょう。ここからは、賃貸管理システムの導入によって、課題の解決が見込める不動産会社の特徴や業務課題の例を紹介します。
悩み1.Excelでデータを探すのに限界がある
Excelで賃貸物件に関するデータの管理をしている場合、管理戸数が増えてくるとExcelデータが重くなり、スムーズに使用できなくなります。
また、同時編集することができず、ほかの従業員が作業している間は完了するまで待っていなければなりません。
さらに、目視の確認が必要な入力作業は、時間も手間もかかるうえに、ミスも少なからず発生するでしょう。
結果的に非効率になる原因となるため、Excelでのデータ管理でデータ参照に時間を要しているのであれば、賃貸管理システムを活用した管理へ移行することをおすすめします。
悩み2.月末・月初の管理業務が大変である
賃貸管理システムは、月末や月初の管理業務が大変で業務負担が急激に増えるような会社にもおすすめです。
賃貸管理業を行っていると、月末や月初は管理物件の家賃をはじめ、広告料や工事業者の支払い、立て替えなど入出金が集中する期間になります。
膨大な業務量をなんとかこなすために一時的に人員を増やす、従業員が残業するなどでまかなっている状況は、従業員にとって大きな負担です。
また、作業を早くするために「どの部屋にだれが住んでいるか」を把握しながら仕事をしている方もいるでしょう。その場合、入居者が変わるたびに覚え直す手間がかかるうえに、忘れてしまうなどのミスも発生しかねません。
過去のデータも一括管理できる賃貸管理システムを導入すれば、従業員の経験や記憶量に左右されることなく一定のクオリティで業務を進められます。
悩み3.対応状況が属人化してしまっている
従業員ごとに、自分が担当している顧客情報を抱え込んでしまい、社内で情報共有できていないと、業務対応が「属人化」してしまいます。属人化の解消手段としても、賃貸管理システムの導入はおすすめです。
属人化の状態は、担当者がいなければ業務の進行が難しくなるだけでなく、担当者が変更する際の引き継ぎが円滑にいかなくなるでしょう。
すると、情報共有に多くの時間が必要になるうえに、引き継ぎに必要な資料や過去のデータを探すことに苦労するケースも少なくありません。
たとえば、故障に関する問い合わせがあった際に、入居者対応を担当している部署と物件情報の管理部署で情報共有できていなければ、手配に時間がかかってしまうような事態を引き起こしかねません。
情報や現状について逐一確認しなければならなくなり、情報を見つけて共有するために業務の手を止めることになれば、進捗スピードにも影響するでしょう。
賃貸管理システムを導入すれば、部署間の情報共有をシームレスに行えるようになるため、スムーズな引き継ぎや属人化の解消に役立ちます。
賃貸管理システムを利用するなら「いえらぶCLOUD」
賃貸管理システムを利用するのであれば「いえらぶCLOUD」がおすすめです。
いえらぶCLOUDは、オールインワン型の賃貸管理システムで、物件、関係者データの一括管理や書類作成、入出金の管理までシームレスに行えるようになります。
上述した賃貸管理システムの一般的な機能はもちろん、管理業務だけでなく自動応答やWEB受付などの客付業務までカバーすることが可能です。
12,000社以上の導入実績があり、専門スタッフに常時相談できるサポート体制も整っています。
基本的な賃貸管理機能のみを利用したいなら「らくらく賃貸管理」を検討してみてください。
「システム利用にかかる費用を抑えたい」という場合にもおすすめです。
また、物確対応や内見予約などのリーシング業務やポータル連携など、幅広い不動産業務をカバーしたいのであれば「いえらぶCLOUD」を利用するなど、業務内容に合わせて選んでみてください。
まとめ
賃貸管理システムには幅広い機能が備わっているため、まずは自社内の業務課題を抽出し、課題解決に役立つシステムを選択することが大切です。
賃貸管理システムを導入し、従業員の業務負担軽減やシームレスな情報管理、共有を実現させましょう。
