不動産の中でも賃貸仲介や賃貸管理は、契約の手続きだけでなく入居者の対応が必要です。物件や契約、入出金、問い合わせなど、幅広い対応が必要なため、業務負担に頭を抱えている方も少なくないでしょう。そのような場合におすすめなのが「賃貸管理システム」です。

今回は、賃貸管理システムに備わっている機能や、賃貸管理システムを導入するメリット、導入に適しているケースについて紹介します。

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賃貸管理システムを利用するのであれば「いえらぶCLOUD」がおすすめです。

いえらぶCLOUDは、オールインワン型の賃貸管理システムで、物件、関係者データの一括管理や書類作成、入出金の管理までシームレスに行えるようになります。15,000社以上の導入実績があり、専門スタッフに常時相談できるサポート体制も整っています。

賃貸管理システムの機能とは？

賃貸管理システムとは、賃貸管理の煩雑化しやすい業務を一元管理するシステムです。多岐にわたる業務の効率化や、データ管理などに利用されています。

従来は賃貸管理をExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで行うことがほとんどでした。しかし、管理量が増えると入力業務も増加するため、入力ミスやデータ重複などのトラブルが発生することも少なくありません。また、入力した情報の管理やデータ分析などに活用することが難しい面もあります。

そこで賃貸管理システムを導入すれば、データ管理の一元化やデータ分析、書類作成業務などを効率化することができるでしょう。

それでは、賃貸管理システムには、具体的にどのような機能が備わっているのでしょうか。ここからは、賃貸管理システムに備わっている代表的な機能や活用例について紹介します。

契約管理機能

賃貸管理システムに備わっている機能の中で、契約管理に関する業務の効率化ができるものが契約管理機能です。契約管理機能では、物件やオーナー、契約者の情報を一元管理することができます。

一度登録しておけば、契約時に必要な書類作成や過去に行った契約とのデータ比較などを行うことが可能です。中には電子契約に対応しているシステムもあります。 不動産取引の電子契約が解禁！電子化可能な範囲と導入の注意点

物件管理機能

物件管理機能は、修繕や補修、点検、クレームなどの情報をまとめて管理できる機能です。また、物件の基本情報や間取り、設備などの情報を登録できるシステムもあります。

図面や部屋の写真などを登録することができるシステムもあるため、導入前に機能を確認しておきましょう。

また、物件情報を登録すると自動的に広告掲載もできるため、物件情報の登録作業にかかる業務負担が軽減できるのも特徴のひとつです。

対応履歴や修繕場所の写真などを保存しておくことができ、現時点での対応状況などを容易に確認できます。

連絡漏れや確認不備などによって対応が遅れる心配もなく、将来的に必要な修繕の予測用データとしても活用可能です。

入出金管理機能

入出金管理機能は、家賃の入出金管理が自動で行える機能です。物件を所有しているオーナーへの支払いを連絡する「支払報告書」の作成や、入金が遅れている入居者への督促などを行うことができます。

請求管理機能

電気代や水道代などの光熱費を算出し、請求書の作成を行えるものが請求管理機能です。毎月異なる変動費の計算が効率化でき、請求サイクルの設定によって作成漏れなどのミスを抑制することもできます。

問い合わせ管理機能

問い合わせ管理機能は、入居者やオーナーから連絡があった問い合わせ内容を一元管理できる機能です。重要度別管理で関係各所に対応を急がせるなど、情報共有速度の向上に役立ちます。

関係者管理機能

関係者管理機能は、入居者やオーナーなどの基本情報の登録、管理を行う機能です。また、仲介会社や保証人、施工会社、担当者などのあらゆる関係者の情報を一括管理できます。

契約情報と紐づけて管理できるものもあり、契約情報を入力した時点で自動的に関係者管理機能にも反映されることができるのも特徴です。

賃貸管理システムを導入する4つのメリット

賃貸管理システムを導入すると、どのような効果やメリットがあるのでしょうか。ここからは、賃貸管理システムを導入することで得られる4つのメリットや、解消できる業務課題の例について紹介します。

業務効率化につながる

賃貸管理にかかわる業務を一元管理でき、各機能に入力したデータが共有されるため、作業の時間を削減することが可能です。

人の手で行う入力業務などの工程が減らせるため、作業ミスや入力漏れなどの予防にも役立ちます。また、システム上のデータから必要な書類を一括作成できるほか、社内のデータ共有もスピーディになるので従業員の業務負担軽減にも効果的です。

顧客満足向上につながる

賃貸管理システムの導入は、顧客満足度向上につながるメリットもあります。業務効率化や入力業務の自動化などにより、従業員の事務作業が減ることで、入居者やオーナーを含む顧客へのサービスに重点を置くことができます。

また、更新時や修繕対応、問い合わせに関する連絡漏れなどの人的ミスの軽減にもつながります。データ共有も簡単なため、業務スピードだけでなく顧客対応もスムーズになるでしょう。

利益向上につながる

これまで事務員を雇ったり、残業で作業したりしていた事務作業をシステムが代行してくれるため、人件費や残業代を抑えることができます。

コストを抑えることで、結果的に利益の向上を見込めるでしょう。

リスク削減につながる

賃貸管理システムを導入すると、データ紛失や入力漏れ、二重入力、情報漏洩などのリスクを軽減できます。

確実かつ誠実な対応につながり、入居者やオーナーからの信頼向上にもつながるでしょう。また、賃貸管理システムにはセキュリティ機能が搭載されているものも多く、紙やExcelでは難しいデータのバックアップも簡単に実行できるのも特徴です。

こんな悩みを抱えているなら！賃貸管理システムの導入がおすすめ

賃貸管理システムを導入すべきか悩んでいるのであれば、まず社内の業務課題を見直してみましょう。

そのうえで、賃貸管理システムで課題の改善が見込めるか判断しましょう。ここからは、賃貸管理システムの導入によって、課題の解決が見込める不動産会社の特徴や業務課題の例を紹介します。

悩み1.Excelでデータを探すのに限界がある

Excelで賃貸物件に関するデータの管理をしている場合、管理戸数が増えてくるとExcelデータが重くなり、スムーズに使用できなくなります。

また、同時編集することができず、ほかの従業員が作業している間は完了するまで待っていなければなりません。

さらに、目視の確認が必要な入力作業は、時間も手間もかかるうえに、ミスも少なからず発生するでしょう。

結果的に非効率になる原因となるため、Excelでのデータ管理でデータ参照に時間を要しているのであれば、賃貸管理システムを活用した管理へ移行することをおすすめします。

悩み2.月末・月初の管理業務が大変である

賃貸管理システムは、月末や月初の管理業務が大変で業務負担が急激に増えるような会社にもおすすめです。

賃貸管理業を行っていると、月末や月初は管理物件の家賃をはじめ、広告料や工事業者の支払い、立て替えなど入出金が集中する期間になります。

膨大な業務量をなんとかこなすために一時的に人員を増やす、従業員が残業するなどでまかなっている状況は、従業員にとって大きな負担です。

また、作業を早くするために「どの部屋にだれが住んでいるか」を把握しながら仕事をしている方もいるでしょう。その場合、入居者が変わるたびに覚え直す手間がかかるうえに、忘れてしまうなどのミスも発生しかねません。

過去のデータも一括管理できる賃貸管理システムを導入すれば、従業員の経験や記憶量に左右されることなく一定のクオリティで業務を進められます。

悩み3.対応状況が属人化してしまっている

従業員ごとに、自分が担当している顧客情報を抱え込んでしまい、社内で情報共有できていないと、業務対応が「属人化」してしまいます。属人化の解消手段としても、賃貸管理システムの導入はおすすめです。

属人化の状態は、担当者がいなければ業務の進行が難しくなるだけでなく、担当者が変更する際の引き継ぎが円滑にいかなくなるでしょう。

すると、情報共有に多くの時間が必要になるうえに、引き継ぎに必要な資料や過去のデータを探すことに苦労するケースも少なくありません。

たとえば、故障に関する問い合わせがあった際に、入居者対応を担当している部署と物件情報の管理部署で情報共有できていなければ、手配に時間がかかってしまうような事態を引き起こしかねません。

情報や現状について逐一確認しなければならなくなり、情報を見つけて共有するために業務の手を止めることになれば、進捗スピードにも影響するでしょう。

賃貸管理システムを導入すれば、部署間の情報共有をシームレスに行えるようになるため、スムーズな引き継ぎや属人化の解消に役立ちます。

賃貸管理システムの活用事例とユーザーの声

三幸ハウス株式会社

導入理由：インストール型のシステムに限界を感じ、物件情報の一元管理と業務効率化を目的にクラウド型賃貸管理システムの導入を検討。特に、物件情報の整合性と更新作業の煩雑さを解消したかった。

効果：電話対応が半分以下に、更新時の来店対応も大幅に削減。業務を1システムで完結することで、1人でも500戸の管理ができている。

詳細を見る：募集・契約・管理業務をいえらぶに集約して、日々の業務を円滑に！三幸ハウス株式会社

オールハウス株式会社

導入理由：契約書作成にしか使えておらず、IT化が進んでいなかった中、社員の退職をきっかけに本格的な導入を検討。クラウド型の賃貸管理システムを活用することで、業務の効率化を図った。

効果：業務時間が約4割削減。データが集約されていることで、情報を探す時間が短縮されたり、古い情報を参考にしてしまうようなトラブルも減少。カスタマイズ性もあり業務がスムーズに。

詳細を見る：賃貸管理機能にデータを集約したことで、作業時間を40%カット！オールハウス株式会社

株式会社ヘヤミセ

導入理由：業務ごとに複数のシステムを利用していたため、「複数システムに跨ると無駄が多い」と社内の声が大きくなっていた。エンドユーザーからのお問い合わせ数や来店対応数も年々増えていく中、全ての業務を一元化できるシステムを検討。

効果：契約周りからWeb申込みや電子契約など全て電子化することを目標に活用。 顧客管理も一元化し、顧客への追客意識が改善。

詳細を見る：長崎県最大手の管理会社が取り組んだ社内改革！株式会社ヘヤミセ

株式会社リアークスファインド

導入理由：エクセル管理での情報不備を解消し、業務効率を向上させるために導入。新設部署なため人員を増やせず、特に管理物件数の増加に伴う業務負荷をシステム活用で軽減したかった。

効果：管理戸数が200戸まで拡大しても、1人で対応可能に。半日かかっていた入金消込みが1時間で完了するなど、業務の効率化が顕著に現れた。

詳細を見る：部署立ち上げから2年、実務者1人で200戸の賃貸管理を実現！株式会社リアークスファインド

株式会社三京リビング

導入理由：FC脱退に伴い、新たな基幹システムを探していた。クラウド型の利便性とアップデート頻度を重視して賃貸管理システムを導入。

効果：書類作成時間が3-4割削減。空室になってから募集をかけるまでのスピードが向上し、お問い合わせも増加。

詳細を見る：賃貸管理システムの導入で書類作成時間を4割削減！株式会社三京リビング

賃貸管理システムの選び方

ローカル型かクラウド型か

まず選定のポイントとして、ローカル型とクラウド型のどちらを選ぶかです。

ローカル型は、自社のサーバーで運用するため、データが社内に保存され、セキュリティ面で安心感があります。また、カスタマイズ性が高く、特定の業務フローに合わせた調整が可能です。ただし、初期導入費用が高く、システムのメンテナンスやアップデートも自社で行う必要があります。

一方クラウド型は、インターネットを通じて利用するため、場所を問わずアクセス可能で、外出中の対応やリモートワークにも利用可能です。インターネット環境は必要ですが、初期費用が抑えられ、アップデートも自動的に行われます。

機能改善・アップデートの頻度

賃貸管理システムの選択において、機能改善の程度と頻度も重要なポイントです。システムの提供元がどの程度の頻度でアップデートを行っているか、またユーザーのフィードバックをどのように反映しているかを確認することが大切です。

また、不動産市場は変化が激しく、直近でもインボイス制度や賃貸管理業法の改正のような変更への迅速な対応は重要なポイントです。特に2023年10月に日本で施行されたインボイス制度は、対応していないシステムを選んでしまうと、手作業での対応が必要になり、業務負担が増える可能性があります。

連携可能なサイト・システムは何か

賃貸管理システムの選定時には、連携可能なサイトやシステムも確認する必要があります。家賃管理を行う上では会計ソフトや銀行との連携は必須です。他にも保証会社や、データの一元管理が可能となり、業務の効率化を図ることができます。

また、APIを通じて他のシステムと連携できるかどうかも確認すると良いでしょう。API連携が可能であれば、自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズすることができます。

仲介業務にも対応できるか

賃貸管理システムを選ぶ際には、仲介業務にも対応できるかどうかを確認することが重要です。多くの賃貸管理システムは、物件管理や契約管理といった基本的な機能を提供していますが、仲介業務をサポートする機能を持つシステムも存在します。

例えば、物件情報をポータルサイトに連携できる機能や、問い合わせ管理、内見予約のスケジュール管理などが含まれます。仲介業務に特化した機能を持つシステムを選ぶことで、業務の効率化を図ることができます。一方で、自社が完全に賃貸管理業しか行わない場合は、機能が制限されたサービスを利用することで費用を抑えることも可能です。

サポート体制は整っているか

最後に、賃貸管理システムのサポート体制が整っているかどうかも重要なポイントです。賃貸管理システムは業務に深く関わるため、導入時のサポートやオンボーディングが必須です。また導入後、問題が発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制があるかどうかも確認しましょう。

サポートの提供時間や問い合わせ方法（電話、メール、チャットなど）、対応速度などを事前に確認することが大切です。

賃貸管理・仲介に対応したおすすめの賃貸管理システム

いえらぶCLOUD（株式会社いえらぶGROUP）

https://ielove-cloud.jp/service/kanri/

導入実績15,000社以上の不動産業務支援システムです。賃貸管理業務にまつわるあらゆる機能が詰まったオールインワンパッケージで、管理物件委託から解約まで一通り対応可能です。顧客管理機能やリーシング機能と連動しているため、募集から追客、その後の契約まで全てをいえらぶCLOUDで行えます。

更に、毎週アップデートが行われているため、インボイス制度や法改正にも即時対応しています。

いい生活のクラウドSaaS 賃貸/賃貸管理（株式会社いい生活）

（出所：いい生活のクラウドSaaS 賃貸/賃貸管理公式Webサイト）

「いい生活賃貸管理クラウド」は、募集から契約、入居後まで賃貸管理業務のすべてをカバーできる賃貸管理システムです。管理業務を1つのシステム内で完結し、仲介会社への情報提供の効率や正確性も大幅にアップします。

また、いい生活賃貸クラウド（賃貸仲介向け）いい生活売買クラウド（売買仲介向け）と連携させることで、様々な業態をカバーできます。

賃貸革命10 (クラウド対応)（日本情報クリエイト株式会社）

（出所：賃貸革命10 (クラウド対応)公式Webサイト）

賃貸物件、契約、入居者などの情報を集約し、物件管理、契約管理、家賃管理を一括して効率化できるシステムです。同社の「業者間物件流通サービス　不動産BB」の「電子入居申込」機能と連携させることで、入居申込業務を非対面化できます。

また、家賃保証会社とのAPI連携による保証審査や付帯サービスの進行や、オプションで物件データをポータルサイトに連動させることも可能です。

SP-Ⅱ（株式会社ビジュアルリサーチ）

（出所：SP-Ⅱ公式Webサイト）

20年以上の開発実績と6,000社以上の導入実績を持つクラウド型賃貸管理システムです。10,000戸以上の管理戸数でも高速処理が可能で、税理士監修の財務会計ソフト連動機能により、仕訳を効率化します。標準帳票は100種類以上あり（パッケージ版は150種類以上）、自由に編集可能です。

さらに、仲介システムパッケージも利用でき、ポータルサイト連動やHP作成、Web申込などのオプションも豊富です。

賃貸管理に特化したおすすめの賃貸管理システム

らくらく賃貸管理（株式会社いえらぶGROUP）

https://ielove-cloud.jp/lp/rakuchin

「らくらく賃貸管理」は、株式会社いえらぶGROUPが提供している「いえらぶCLOUD」のうち、賃貸管理業務に関わる機能を抜粋したシステムです。

家主・物件管理、対応漏れ・トラブルを減らす契約更新・解約の管理、ワンクリックでの契約書作成、自動照合で簡単に入金確認ができる家賃・管理料の管理、TODO管理等の管理機能の他、収支報告書の作成、対応履歴の登録等も対応し、月額8,000円～という低価格を実現しています。

賃貸名人（株式会社ダンゴネット）

(出所：賃貸名人公式Webサイト)

導入企業5,500社を超える賃貸管理ソフトです。物件情報管理、更新手続き、修繕履歴、入金管理など、管理業務全般を網羅しており、豊富な帳票類も揃っています。電気や水道の料金計算、金融機関や保証会社とのデータ連動が可能です。インストール型ですが、保険に加入することで無償のバージョンアップやサポートも受けられます。

Simple Up（ユニコム株式会社）

(出所：Simple Up公式Webサイト)

更新案内、契約書作成、収支報告、入金管理など、賃貸管理に必要な機能のみを厳選したクラウド型システムです。管理物件数20～1,500件規模の不動産会社に導入されています。

シンプルな操作性が特長で、更新案内は自動選出された対象者一覧から簡単に作成でき、入金管理も一覧から入金ボタンをクリックするだけです。収支報告書と連携し、作業時間を大幅に短縮し、計算ミスを防ぎます。

リドックス(ReDocS)（Bambooboy株式会社）

(出所：リドックス公式Webサイト)

契約、入出金管理、滞納者管理など、必要な機能をすべて備えたクラウド賃貸管理システムです。複数台や複数拠点でも、初期費用および月額費用は変わらず、アカウント発行数も無制限です。会社のイメージカラーに合わせたり、ボタン位置を使いやすい場所に変更したりと、会社ごとのカスタマイズを初期費用内で対応します。

賃貸管理システム（アットホーム株式会社）

(出所：賃貸管理システム公式Webサイト)

ポータルサイトで有名なアットホームが運営するクラウド賃貸管理システムです。高セキュリティーのクラウド型システムで、入居募集から退去まで賃貸管理に関わる業務をトータルサポートします。複数のプランから自社にあったものを選択可能です。ATBBと連携でき、空室情報の更新も賃貸管理システム上で行える点も魅力です。

賃貸管理システムを利用するなら「いえらぶCLOUD」

賃貸管理システムを利用するのであれば「いえらぶCLOUD」がおすすめです。

いえらぶCLOUDは、オールインワン型の賃貸管理システムで、物件、関係者データの一括管理や書類作成、入出金の管理までシームレスに行えるようになります。

上述した賃貸管理システムの一般的な機能はもちろん、管理業務だけでなく自動応答やWEB受付などの客付業務までカバーすることが可能です。

12,000社以上の導入実績があり、専門スタッフに常時相談できるサポート体制も整っています。

基本的な賃貸管理機能のみを利用したいなら「らくらく賃貸管理」を検討してみてください。

「システム利用にかかる費用を抑えたい」という場合にもおすすめです。

また、物確対応や内見予約などのリーシング業務やポータル連携など、幅広い不動産業務をカバーしたいのであれば「いえらぶCLOUD」を利用するなど、業務内容に合わせて選んでみてください。

まとめ

賃貸管理システムには幅広い機能が備わっているため、まずは自社内の業務課題を抽出し、課題解決に役立つシステムを選択することが大切です。

賃貸管理システムを導入し、従業員の業務負担軽減やシームレスな情報管理、共有を実現させましょう。