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賃貸業務の家賃管理とは?問題点やシステム導入のメリットを解説

家賃の管理業務は管理物件数が増えるほどに時間がかかり、複雑さが業務負荷を増してゆきますね?

ミスを招くような複雑な入力項目も多く、神経を遣われることと思います。

今回は、賃貸管理業務の家賃の管理について業務の問題点や、賃貸管理システムを利用した解決法について、ご紹介します。

賃貸業務の家賃管理とは?

家賃管理の基本は以下の3つです。

・家賃の回収
・入金状況チェック
・督促業務

まずは家賃管理の重要性や業務上の問題点について解説していきます。

賃貸業務の家賃管理とは?

<家賃管理の仕事の重要性>

家賃は不動産賃貸業の収入面になってくるため、安定した家賃の回収や滞納時の対応は、家賃管理の重要なポイントです。

近年では保証会社が立て替えや回収をおこなうことが多いですが、入居者が毎月正確に家賃を払ってくれるような状況を整え、安定した運営態勢を整えていく必要があります。

そのため、家賃に関する業務をいかに正確に、効率よくおこなえるかは、経営上も大事なポイントになるかと思います。

<賃貸管理業務のツールは?>

家賃の回収に関しては、直接の集金はほぼなくなり、銀行口座振り込みやクレジットカード決済が主流ですので、振り込み名義を確認しながらの入金状況チェックとなります。

入金状況のチェックは、管理戸数の少ない場合は、比較的簡単に利用できるエクセルでも問題ありません。

ただし、管理戸数が増えてくると、管理に携わる人材が複数人に増えてくるため、情報の共有の点で家賃収入・契約管理ソフトの利用が推奨されます。

一つの項目を一回の入力だけで済ませるなど、エクセルよりも便利な使い方のできる以外にも、社内での共有も簡単なため業務の効率化に繋がります。

<賃貸管理業務の問題点とは?>

入金対応の複雑さ

同じ物件でも入居者ごとに賃料ほかの条件が違うなどの要素があり、「正しい金額か」の照合に時間を要する原因となります。

そのほかにも管理費の違い、駐車場代の有無、光熱費も徴収するケースなど、さまざまなパターンで、誰が支払い済みか、滞納の有無など毎月の管理が必要です。

出金対応の問題

入金と同様に物件それぞれで、管理料の計算、滞納分の有無、消費税、送る費目の違いなどの分別があります。

さらに、オーナーの希望で出勤方法が多様化していると、その管理にも時間と労力を掛けることになります。

督促の注意点

賃料債務には時効があるため、賃料支払い督促を怠ると、回収できなくなってしまいます。

また、滞納が続いて、賃貸借契約解除や立退きの手続きとなった場合、大家さんを交えず管理会社単独でおこなうと、弁護士法違反で罰せられる場合があり、注意が必要です。

家賃管理のツールで生じるリスク

エクセルなどパソコンの中のデータの場合、ファイルの破損、紛失、セキュリティのリスクがあり、複数の人が扱う場合は、神経を使うことになります。

また、一度印刷したものを利用する場合は保管場所をとるうえ、「ここはどうだっけ?」と書類を探す場合、それだけで時間を要しますね。

また、エクセルの場合引継ぎなどで細かい説明や理解が必要なほか、管理件数が多くなるにつれて、動作が重くなったり、不安定にならざるを得ません。

賃貸管理システムが家賃管理の問題を解決!

これら「家賃の回収」「入金状況チェック」「督促業務」で生じる問題を解決してくれるのが、賃貸管理システムです。

賃貸管理システムが家賃管理の問題を解決!

<賃貸管理システムとは?>

賃貸管理システムとは、賃貸物件と入居者の、募集から退去まであらゆる情報を一括で管理することで、業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぐことのできるシステムです。

これまで導入には、サーバやプログラムなどの投資、会社ごとのカスタマイズが必要でしたが、最近はクラウド型システムとなったことで導入も簡単で、コストも下がりました。

また「いつの間にか古くなって、また高額投資で入れ替え」という状況もなくなってきて、月額数万円ほどで、常に最新のサービス・機能を利用することができます。

<賃貸管理システムで家賃管理が変わる~導入メリット~>

家賃管理に関して、システム導入のメリットは、入金情報を一度だけ入力すれば、すべてに反映され、すぐに全員が確認できる点です。

細かい独自の要望もすべて設定できるため、ミスや漏れも減らせるうえ、滞納がある場合もすぐに把握して対処が可能になります。

出金処理も同じようにすべて個別の設定ができるうえ、社内の共有もリアルタイムでおこなえるため、どなたでも直接状況の確認ができるのです。

これら業務効率化とミス防止の効果のほか、クラウドに保存することによりセキュリティや災害、属人化、データ持ち出し、ハッキングなどのリスク回避の対策となります。

また、システムのクラウド化で、サーバやプログラムの更新に悩むことなく、安心して業務を継続し続けられます。

<賃貸管理システムの機能>

賃貸管理システムの機能は家賃管理だけではなく多岐にわたります。

家賃の入出金以外に、建物メンテナンスの業者、金融機関口座や、仲介会社などすべての取引先が同様に管理できます。

建物の修繕履歴や客付け、原状回復の経緯なども連動して参照できることで、業務依頼や出金処理業務のスピードアップができます。

このほか賃貸管理システムの主な機能として、物件の維持管理、契約業務や客付けなどリーシング業務のサポートが可能です。

賃貸管理システムの導入ポイントは?

では、賃貸管理システムの導入にあたっては、どんな点に注意して選んだらよいのかをご紹介します。

賃貸管理システムの導入ポイントは?

<コストと各機能の連携度を意識する>

賃貸管理システムは長く利用するものですので、ランニングコストには注意が必要ですが、家賃管理のみでなく、関連機能も備えた総合的なシステムをおすすめします。

価格だけで機能の少ないものを複数導入すると、かえって高コストで、システム間で連携ができず、運用が複雑となって業務効率も上がりません。

<使いやすさで選ぶ>

使いやすさで重要なのは、直感的でシンプルな操作が可能で、単一画面で一連の作業がなるべく完結できる点を重視しましょう。

使い勝手が活用の度合いや、業務の速度を左右しますので、意外と見逃せない点です。

また、サポートが充実していて、いつでも利用ができるかどうかというのも、使いこなすうえでは大きなポイントとなりますので、その点はよく確認をしましょう。

<賃貸管理以外にも導入したい機能>

賃貸管理だけでなく、売買、仲介業務全般も総合的にカバーできるシステムもあります。

そのなかでは集客、客付けの支援や、公開物件の情報管理でホームページやポータルのかんたん更新などがおこなえます。

そのほかに各種帳票の自動作成、オンライン接客や内見、電子契約も利用でき、活用が進んだ例では「業務量が7割削減できた」という例もあります。

不動産業務全般に利用できるオールインワンシステムとして、導入実績12,000社の支持をいただく「いえらぶCLOUD」をおすすめします。

物件、顧客、関連業者など総合的なデータ管理を通じた業務効率化のほか、手厚いサポートは使い方だけでなく成約数アップのためのITサポート、ホームページ運用にも貢献します。

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まとめ

賃貸管理業務の家賃管理について業務の問題点や、賃貸管理システムを利用した解決法について、ご紹介しました。

個人情報保護に関するコンプライアンスの厳格化や、賃貸マーケットの競争激化に対応する意味でも、「売り上げに貢献できる」賃貸管理システムの導入をご検討ください!

この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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