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賃貸管理ソフト・システムとは?導入すべき理由と選ぶ際のポイントを解説

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賃貸管理業者の仕事は契約書の作成だけではなく、家賃管理やデータの入力保存、更新時期の確認など、事務的な作業も含めると多岐にわたります。

この作業の過程ではミスが起こりがちであり、どの不動産会社も慎重に行っているはずです。

そこで今回は、賃貸管理の過程で必要な作業を効率的に行える賃貸管理ソフトについて詳しく紹介します。

賃貸ソフト・システムとは?

賃貸管理ソフト・システムとは、複雑な賃貸管理業務における作業を効率的に管理・運用できるシステムのことです。

管理業務サポートのほか、さまざまな機能を通じて「売上アップ」も見込めます。

契約書や収支報告書の自動作成や事前通知機能による更新漏れの防止など、賃貸管理業にとって便利な機能がたくさんあります。

これらの機能を活用すれば、営業や接客に割ける時間も増えるため、最終的には売上アップにもつながります。

賃貸管理業務はエクセルで充分?

賃貸ソフトシステムと違い手入力する箇所が多いため、データの共有や更新時にヒューマンエラーを引き起こす可能性があります。

さらに管理物件が増えていくと、エクセルファイルが重くなり、動作が不安定になってしまいます。

しかし賃貸ソフトシステムでは、手入力をする箇所も少なく、エクセル関数に詳しい人がいなくても効率的に多くの物件を管理できます。

よって、エクセルよりも賃貸管理ソフトで管理した方が良いと言えるでしょう。

賃貸ソフトの導入のメリット

ここからは、賃貸ソフトを導入するメリットを3つ紹介します。

<煩雑な賃貸管理業務が効率化できる>

賃貸管理業務は、家賃の入出金確認や契約者の更新状況を確認するだけではありません。

物件の修繕状況や住んでいる住民同士のトラブル・苦情などの処理もあります。

令和元年に国土交通省が行った「賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査」によると、「借主間・近隣住民との間の苦情対応」が大変だったと感じている業者が過半数を超えていることが分かっています。

つまりメインの業務以外で苦労している業者もいるのです。

管理業務の内容を細かく分けると作業内容は多岐にわたりますが、管理業者の業務時間は有限です。

だからこそ、賃貸管理業務が「効率化」できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

<効率的な契約獲得が期待できる>

効率的な契約獲得が期待できることもメリットです。

実際は、管理ソフトとポータル連携のコンバーターは別ソフトを導入している企業様もいらっしゃいます。

しかし、管理ソフトによっては登録した管理物件の情報を不動産関連のポータルサイトと連携できるため、インターネットで不動産物件を探しているユーザーの目にとまりやすくなります。

また、管理ソフトによっては自社ホームページを作成できる機能があります。

・自社ホームページを自分で作ったものの、検索上位にも表示されない

・インターネット展開はポータルサイトに頼りっきり

・作ったものの更新が大変

管理ソフトのホームページ作成機能を使って、物件の宣伝にともなう広告費用を抑えることも可能です。

<密なサポートが受けられる>

賃貸管理ソフトシステムを今まで利用したことがない場合、導入はどうしてもハードルが高く感じてしまいがちです。

しかし賃貸管理ソフトシステムを提供する企業の中には、利用者が円滑に操作できるようサポート体制を完備している企業も増えてきました。

操作方法や効果的に活用するテクニックなど、チャットやメールを利用して質問できる環境があるのもメリットと言えます。

賃貸管理ソフトを選ぶポイント

賃貸管理ソフトと言っても、様々な種類のソフトがあります。

それぞれを見比べるにしても、比較すべきポイントを知っておかなければいけません。

自社に合った賃貸管理ソフトを選ぶポイントは次の3つです。

<料金>

賃貸管理ソフトの料金に見合ったサービスを提供しているかが重要です。

安い料金でとりあえず導入を勧めてくる企業もありますが、使い物にならず、結局ムダな出費になってしまうこともあります。

逆に利用料が高いソフトであっても、料金以上の効果を発揮できればトータルで見るとプラスです。

自社のコスト管理にどれだけ優位性があるのかをベースにして賃貸管理ソフトを比較しましょう。

<サポート体制の充実度>

賃貸管理ソフトは単にシステムを提供するだけではありません。

提供元企業からのサポート体制が充実しているかも重要です。

実はサポート体制が充実しているか否かによって、作業効率はかなり変わります。

賃貸管理ソフトを提供している企業によっては、サービス(ソフトのみ)の提供のみに留まり、サポート体制が整っていない企業もあります。

使い方の説明やシステムについて疑問に思ったことなどをすぐに質問できなければ、たとえ優秀なソフトであっても全体の効率は落ちてしまうことになります。

効率が悪ければそれだけ業績にも悪い影響が出ます。

だからこそ、サポート体制がしっかりしている賃貸管理ソフトを導入すべきでしょう。

<提供している機能>

自社に必要な機能が過不足なくあるかどうかも重要です。

いくら多機能なソフトであっても、自社の賃貸管理業務に不要な機能ばかりでは導入する意味がありません。

機能の数ではなく、自社の管理業務に合っているかチェックしましょう。

ひと口に賃貸管理ソフトシステムと言っても、提供している企業によって機能が異なります。

提供元によってサービスの内容は大きく異なるため気を付けましょう。

いえらぶCLOUDについて

いえらぶCLOUDはサポート体制が充実している賃貸管理ソフトです。

初心者の方も使えるよう、不明点があった時に問い合わせできるサービスもあります。

また、リーシング機能が充実しているなど、網羅性に優れています。

いえらぶCLOUDが提供しているサービスや機能面の概要はこちらです。

<オールインワンでサービスを提供>

いえらぶCLOUDでは、不動産に関するさまざまなサービスをオールインワンパッケージとして提供しています。

仲介業務から管理業務、集客にも強いホームページの作成など、不動産管理会社に必要な機能を兼ね備えています。

全国12,000社以上の不動産会社で利用されている賃貸管理ソフトですので、安心して使用できるでしょう。

ちなみにオールインワンパッケージには、これらのサービスが含まれています。

・仲介業務向け機能

仲介業務は不動産会社にとって最も重要な業務の一つであり、仲介数が増えるほど売上アップも期待できます。

しかし仲介数を増やしたくても、業務に費やす時間がとれなければ契約者を増やすのは難しいです。

しかもお客様の中には、なかなか契約締結ができずに痺れを切らしてしまう人も。

そのような状況になると、契約が決まりかけていたのに白紙になってしまう恐れがあります。

その状況を防ぐためにも役立つ機能と言えます。

具体的には、物件登録からポータル出稿、反響確認まで一度入力すればあらゆる機能が自動で連携するため、今まで煩雑な業務を楽にできます。

日々の事務作業を減らすことで、お客様対応に時間をかて売上アップに繋がります。

仲介業務向けサービスはこちら

・管理業務向け機能

賃貸管理業にとって、管理業務の効率化は「至上命題」と言えます。

住民同士のトラブルひとつとっても、事後処理などの事務作業が積み重なれば膨大な処理量です。

いえらぶCLOUDでは、作業時間を減らせるよう効率的に処理できる機能が付いています。

物件・関係者・入出金・契約について一元管理することで、業務効率の改善に加えてミスが生じるリスクが軽減できます。

管理業務向けサービス一覧はこちら

・リーシング機能

いえらぶCLOUDでは、リーシングを効率化できる機能が充実しています。

物件確認の自動応答で図面送信や空室確認を迅速に行えるサービスや、内見予約やWeb申込、空室配信など、顧客企業のニーズにマッチしたリーシング機能が完備されています。

そのため、法人を対象に物件を紹介している不動産会社にとっても、いえらぶCLOUDは使いやすいと言えます。

リーシング機能向けサービス一覧はこちら

<ホームページ制作>

ホームページ制作を請け負うサービスもあります。

自己流でホームページを制作しても、読者のニーズを満たさなければ閲覧数や集客の増加は期待できません。

仮にホームページ制作を専門業者に外注しても、不動産業界に精通していない制作会社が作ると効果が全く現れず無駄金になることもあります。

しかし、いえらぶCLOUDのホームぺージ制作では、住まいや暮らしにかかわるビッグデータを活用しており、不動産関係のホームページを4,000サイト以上制作した実例があります。

だからこそ、集客効果の高いホームページ制作が可能です。

ホームページ制作サービスはこちら

まとめ

いえらぶCLOUDには、簡単に業務を効率化できる便利な機能がついています。

法人・個人にかかわらず、自社の管理業務に活用できるシステムも搭載されていますので、社内の業務が回しやすくなります。

管理業務の効率化に悩んでいる方は、いえらぶCLOUDまでお気軽にお問い合わせください。

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