取り扱い注意!正しく扱う個人情報

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基本となるのは個人情報保護法

不動産業を営んでいるとたくさんの情報を取り扱うことになります。

これら情報を扱う上での基本となるのが、2003年に公布された個人情報保護法です。

じつはこの個人情報保護法は2017年に改正されており、それまで取り扱う個人情報の数が5000人以下である事業者は規制の対象外としていた制度が廃止されています。

どんな事業者であっても、個人情報は適切に正しく取り扱われるべきである、という国の意向が見て取れますね。

今回はそんな個人情報保護法が事業者に課す義務と、個人情報を扱う上での注意点に触れていきます。


個人情報の利用目的を特定し公表する

個人情報を扱う時には、利用目的を明確にして、その利用目的を公表することが求められます。

利用目的については「サービス向上のために使用します」のような不明確な記載では認められませんので注意しましょう。

どんな情報を、どんな業務で、どのように利用するのか、具体的に明示するようにしましょう。

個人情報は適正に管理、利用、提供する

個人情報を扱う上で最も気をつけなければならないのが情報漏洩です。

意図せずに情報が外部に漏れてしまった場合、6ケ月以下の懲役や30万円以下の罰金を課せられるだけでなく、個人情報元の本人から損害賠償を要求される可能性もあります。

また、個人情報の第三者への提供も基本的にはやってはいけないことです。

本人の同意のもと行われなかった場合、こちらについても厳重に罰せられますので注意しましょう。

個人情報は所有者本人の権利が優先される

個人情報は、事業者が保有しているからといって自由に扱っていいものではなく、基本的にはその情報元の本人が所有しているものです。

そのため本人には、事業者が扱う個人情報の訂正や開示を求める権利が認められます。

事業者はそういった要求に応えたり、応えられない場合に理由を説明する義務があります。

また同時に、こういった要求は苦情やクレームといった様相を呈する場合も多いため、受け入れる体制を整えておくことも義務とされています。


具体的に必要な対策

個人情報保護法によって事業者に課せられる義務について確認してきました。

ここからは、不動産会社として、具体的にはどういった対策を打てば良いのか学んでいきましょう。

利用目的は明記し、確認できる場所に

まず、個人情報の利用目的は人目のつく場所にあるとよいでしょう。

個人情報保護方針(個人情報の利用目的や管理方法をまとめたもの)をホームページに掲載したり、社内のお客様からも見える場所に掲示したり、契約時など個人情報を取得する際に書面で通知したり、といった行動をとる必要があります。

盗難や紛失が起こらないように注意

個人情報は簡単に盗難・紛失ができないような形で保管することが重要です。

個人情報を書類やファイルで管理する際は保管庫に入れるようにし、気軽に外部に持ち出すことのないようにしましょう。

他にもパソコンを利用してデータで管理することで、盗難や紛失といったリスクは大きく減らすことができます。

また、社員の個人情報の扱い方に関しても、情報漏洩のないように工夫するとよいでしょう。

たとえば社内で個人情報の取り扱いについて研修を行なったり、個人情報を扱えるのは一部の従業員だけにするといった方法をとるとよいでしょう。

緊急時に連絡が取れるよう準備する

個人情報元の本人が問い合わせやクレームをしたい場合、直接その個人情報を扱っている会社への連絡手段がないと、不要なストレスを与えてしまいます。

なにかあった場合の連絡先を事前に説明・公表することや、ホームページがあるならば連絡用のフォームを用意しておくなどしましょう。

まとめ

2017年に改正された個人情報保護法について、基本的な注意点をまとめました。

不動産業は物件の情報をはじめとして、家主の情報、入居者の情報といった様々な情報を取得、管理、提供する職業になります。

膨大な情報を扱う不動産会社として、改めて個人情報の取り扱い方を見直してみましょう。

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らくちん編集部 しゅーじ

この記事を書いた人らくちん編集部 しゅーじ

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