家賃管理ははじめが肝心?業務がラクになる家賃の集め方!

家賃管理で大変なことは?

管理業務の中でも、とても重要なのが“家賃管理”です。

家主にとって、毎月の家賃は重要な収入源ですから、ミスや漏れがないように、しっかりと管理することが求められます。“家賃を管理する”というと簡単そうに聞こえますが、その中身はとても大変なものです。

家賃管理にはどんな業務があるの?


たとえば銀行振込の場合、まず入金明細を確認します。

振込名義を見て、どの入居者から入金があったかを確認し、請求額と照らし合わせます。一つ一つの入金額と請求額を見て、未払いや過払いがないか確認します。入居者全員分終わったら、過払いがあった入居者には返金を、未払いがあった入居者には家賃の督促をします。家賃の滞納者に連絡を取り、取れなければ支払期日を明記した督促状を作成して送ります。期日までに支払いがない場合、連帯保証人に連絡をとり、現地に行って確認する必要があります。それでも支払われなければ、訴訟に発展する場合もあります。

 

消込作業は量が多く、正確性も求められて大変!

上記のような家賃管理業務の中でも特に大変なのが、消込作業です。

消込作業とは、入居者の入金情報を確認し、請求額と見比べて、正しく支払いが行われたかを一つ一つ確認することです。

入金情報は大量で、ミスが許されないため、確認には非常に手間がかかります。

たとえば、一人の入居者の入金額や請求額だけをとってみても、多くの情報が含まれています。賃料、共益費、管理費、電気代、水道代、引落手数料、日割り分の家賃…といった具合に多くの項目があり、これらを入金額と請求額で突き合わせていきます。

この作業を入居者の人数分だけ繰り返すのですから、膨大な作業量となります。

滞納者の対応は迅速に。

また、入居者の家賃滞納が発覚した場合は、迅速に対応する必要があります。

家主にとって、家賃は重要な収入源ですから、入居者の未納をいつまでも放っておくわけにはいきません。さきほど、滞納者に連絡をしてつながらなかった場合、督促状を送付する必要があると述べましたが、そこまでを1週間程度で行なうことを目安に、早め早めの対応を心掛ける必要があります。大家に「滞納者への対応が遅い」、「家賃の回収が円滑でない」という印象を与えないよう注意しましょう。管理会社としての信頼を落とすことになりかねません。

家賃管理をラクにするには?

さて、家賃管理業務はどうすればラクになるでしょうか?

実はラクにするポイントは、家賃の回収方法にありました。

たとえば、直接入居者のもとに出向いて回収する場合、入居者とコミュニケーションをとり関係性を築くことができます。そうすれば家賃の未納を防ぐことにつながるかもしれません。一方で、直接足を運ぶ手間や、回収した家賃を持ち歩く危険などを考えると、あまり効率的な方法といえないかもしれません。それに比べて銀行振込は手間を省けて安全かもしれませんが、入居者の振込忘れによる滞納が起こってしまうリスクもあります。

口座自動振替を利用する。

では、ほかにはどんな方法があるでしょうか。広く利用されている家賃回収方法として口座自動振替があります。

口座自動振替を行なうと、入居者の銀行口座から指定した日付に、毎月自動的に家賃が引き落とされるようになります。毎月発生する家賃との相性が良く、入居者の振込忘れによる滞納を防ぐことができるので、多くの管理会社が利用しています。

クレジットカード決済を導入する。

他にも、クレジットカードで家賃を支払えるようにする方法があります。

さきほどの口座自動振替と同様

滞納忘れを防止するだけではありません。

クレジットカード会社の審査を通った入居者ということは、それだけ支払能力のある、滞納リスクが少ない入居者であると言えます。これは、入居審査時にも参考になる情報と言えます。

収納代行会社に委託する。

さらに、収納代行会社に委託するという方法があります。

収納代行サービスとは、大家や管理会社のかわりに家賃の集金を行ない、まとめて口座に入金してくれるサービスになります。集金代行サービスとも呼びます。

このサービスには、家賃の回収業務がなくなる以上の大きなメリットがあります。

収納代行サービスには、消込作業や督促業務の代行も行われる場合が多いです。

上記に挙げたような家賃管理業務のすべてが代行されれば、他の業務に注力できるため、とても便利なサービスといえます。

まとめ

家賃管理業務をラクにするには、家賃の回収方法を工夫することが鍵となります。注意しなければならないのは、先に述べたサービスは手数料などのお金がかかるものなので、自分に合った回収方法を見つける必要があります。たとえば水道代や電気代だけ口座自動振替を利用するなど、サービスを賢く利用して、効率良く業務を行なっていきましょう。

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