不動産会社の業務改善方法を徹底解説！最短距離は？
目次
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昨今では時代の流れや変化が早く、今までと同じやり方で売上を拡大し続けるのは難しくなっています。
そこでおすすめなのが「業務改善」です。業務を見直し変えていくことで、経費や人件費などのコスト削減が期待でき、結果として売上が伸びます。
ただ業務改善と聞いても、何から始めたらいいのかわからないという担当者様もいらっしゃるでしょう。そこで今回は、不動産会社で実行できる業務改善方法と、改善箇所を見つける分析方法をご紹介します。
不動産会社が抱える問題について
はじめに不動産会社に業務改善がなぜ必要なのか、現在不動産会社の抱える課題を紹介します。
人手不足
不動産は激務であるというイメージや、高齢化による国内の働き手の減少により、不動産業界は人手不足にあるといえます。実際に不動産業界の離職率に目を向けると、2021年の11.4％に対し2022年度は13.8％と上がっています。
このように深刻な人手不足の中では、業務改善が不可欠です。
長時間労働
不動産業界は下記の理由により残業が多い傾向にあります。
・お客様に合わせた働き方である。
・契約書や説明書といった書類が多く、作成やチェックに時間がかかる。
・アポイントのための電話やメールに時間を取られる。
調査によると全体の平均残業時間が21.9時間であるのに対し、不動産業界は29.3時間と高い傾向にあることがわかります。
DXの遅れ
DXとは「デジタルトランスフォーメーション」を略したものです。
ビッグデータなどのデータとAIやIoTといったデジタルテクノロジーを活用して業務プロセスを改善させたり、ビジネスモデルそのものを変革させ、競争力の優先性を確立させるという意味があります。
不動産のDXが進んでいない要因として次のものが挙げられます。
・アナログな手法が根付いている。
・ITやDXのノウハウを持つ人材の不足。
・DXツール選定が難しい。
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業務改善が不動産会社にもたらすメリット
業務改善により業務の削減、生産性の向上、労働環境の改善、コスト削減など多くの効果が期待できます。また顧客対応の質といったサービスの向上や安定も目指すことが可能です。
不動産の仕事は業務内容が多岐に渡り、新規の取引や物件が増えるほど書類作成や物件の登録などやらなければならない仕事も多くなります。さらに業界全体が、長時間労働や人手不足にも悩まされ、未来に向けた業務の改善より今のやり方を続けがちです。
属人化された対応を放置していると、スタッフの欠席や退職の際の引き継ぎもうまくいかず、現場が混乱します。
スタッフの時間的・仕事量的な負担を減らし、ストレスなく生産性の高い仕事に結び付けることは急務です。業務改善による一人ひとりの生産性の向上やモチベーションの維持は不可欠と言えるでしょう。
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不動産の売上を伸ばす業務改善とは
売上を伸ばすために力を入れるべき業務改善は「業務の効率化」と「品質の向上」が挙げられます。それぞれどのようなポイントを意識して改善を図れば良いか解説します。
業務の効率化
売上を伸ばすためには、お客様からのお問い合わせに対して、接点を多く持つことが必要です。しかし、書類の作成や物件の登録など事務作業に時間を取られてしまい「反響対応や追客に手が回らない」ことも多いのではないでしょうか。
その場合、普段の業務を最適化することで時間に余裕が生まれ、営業に集中することができます。
売上を伸ばすためにも、まずは業務の効率化を図りましょう。また、業務効率化はコスト削減にもつながり、利益を伸ばすのにも効果的です。
一般的な業務効率化の考え方は3つあり、不動産業でも同様に業務の見直しが必要です。
・業務を無くす
・業務を減らす
・業務を変える
業務を無くす
日々行っているルーティン業務でムダな業務を無くします。形骸化してしまっている朝礼や印刷業務、成果に直結しないものの漠然と続けているポスティングなど、必要性のない業務を取りやめることを検討してみましょう。
業務を減らす
日々の業務の中には完全に無くせないものもあります。無くせない業務の場合は、業務内容を簡素化し、減らす方向で考えてみるのをおすすめします。
例えば追客の頻度や回数、送るメールの内容は、スタッフごとに異なるかもしれません。またアクションをとっても思うような成果に繋がっていない可能性も考えられます。
一度工程を洗い出し、労力と成果を見直してみましょう。メールの内容の標準化も検討すれば、文面を考える時間も短縮されます。
業務を変える
業務を無くしたり減らしたりするほかに、業務自体を変える考え方もあります。例えば今まで紙で管理していた契約書のデジタル化、ツールの導入などです。
オンラインですべて完結できるようになれば、手入力で起きがちな記載ミスや紛失もなくなります。ツールを導入することで登録作業にかかる時間の短縮も見込めます。
業務品質の向上
業務品質の向上とは、社内の誰が対応しても、同じように能力を発揮できるように整えることです。業務のミスや遅延がなく、円滑に誰でも行えるようにすることで品質の向上を目指します。
業務品質を向上させる一般的な方法は以下のとおりです。
・可視化
・定量化
・課題化
・実践化
・定着化
不動産業においても、5つのポイントを意識した業務改善が業務品質の向上につながります。
可視化
まずは取り組み前の業務の現状を把握します。現状を把握しないと、何が問題になるのか、改善した結果として良くなるのかもわかりません。業務の「無理」「無駄」「ムラ」に気づくのが可視化の目的です。
改善したい業務に対してやり方やポイントをヒアリングし、その内容を共有できるようにまとめます。
定量化
定量化とは、業務の状況を数値として具体的に把握することです。可視化した情報を元に、1ヶ月あたりどれくらいの時間や件数を行えているのか、項目ごとに調査します。
例えば顧客対応を対象とした場合、1ヶ月あたりの顧客対応件数、1ヶ月あたりの顧客対応における伝達ミスの件数などの数値です。。定量化することで、同じ業務を行う従業員同士の違いも見えてくるので、業務改善のポイントがはっきりします。
課題が見えてきたら、数値を元に改善後の目標を設定します。何のために取り組むのか、取り組んだ結果どうなるのかをメンバーと共有できるとなお良いでしょう。
課題化
目標が決まったら、どのようなことを行えば達成できるのか、解決策を検討します。もし顧客対応で担当者に情報を伝達する間に伝達ミスが多く発生している場合は、伝達ミスが起きる原因を探り、ミスを防ぐためには何ができるか検討します。
まずはざっくりと図式し、ゴールまでにどのような流れで進めると課題が解決できるのかを掴みましょう。その後、具体的なタスクにするとスムーズに実行できます。
実践化
業務改善に向けて、決まったタスクを実行していきます。業務に取り組みながら、定期的に目標や計画とのズレをチェックしましょう。
最初からうまくいく計画はなかなかありません。ズレがあれば修正を行い、課題解決に向けて進めていきます。
定着化
定着化は、改善したフローが継続して行われるようにすることです。一時的に改善しただけでは根本的な解決にはなりません。マニュアルを更新するなど改善後の業務が定着するような方法を検討し、実行に移します。
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不動産の業務改善は『データ分析から始める』こと
不動産の業務改善を行うにしても、改善対象となる業務の現状がぼんやりとした状態では何から業務改善に取り組むべきか迷走してしまいます。
まずは業務のどの部分をテコ入れするべきか分析することが重要です。この項目では、不動産の業務改善のためにどのようなデータ分析を行ったら良いか、具体的な分析ポイントを解説します。
お問い合わせを分析する
基本的に、不動産営業はお問い合わせから始まる反響営業です。お客様からのお問い合わせに対して改善できるポイントはないか、2つの視点から確認します。
どこからのお問い合わせかを分析する
一概にお問い合わせと言っても、そのルートはさまざまです。まずはそれぞれのルートからのお問い合わせの数を出していきましょう。
飛び込みのご来店、自社ホームページ、各種ポータルサイトなど、お問い合わせのルートごとに数値を出します。
お問い合わせ単価を算出する
次に行うのは、お問い合わせ単価の算出です。どこからのお問い合わせであれば費用対効果が良いのかを見極めます。
1ヶ月あたりの費用の算出方法は、「かかった広告費」÷「お問い合わせ数」です。費用対効果の良い媒体を認識し、場合によっては広告費を抑えたり増やしたりしていきましょう。
自社ホームページの場合は、サーバー代や管理費などの年間の維持費から1ヶ月分を算出し、「1ヶ月分の維持費」÷「お問い合わせ数」で求めます。
メール対応を分析する
メールの内容や頻度から来店率を見る
来店まで繋がった対応は、問い合わせから来店までどのようなメールを何回、いつ送ったのかを洗い出します。
・読みやすくわかりやすい内容
・返信までの時間
・質問に明確に回答している
このような視点も踏まえて確認すると、対応をマニュアル化する時にも役立ちます。またお客様のタイプによってもメールの頻度は変わるので、「すぐに成約できそうなお客様」か「成約までに時間がかかるお客様」かの分析も重要です。
成約を分析する
最後に分析するべきは成約率です。ここでは、お問い合わせの分析とメール対応の分析の数値から、総合的に見ていく必要があります。
お問い合わせからの成約率
まずはお問い合わせからの成約率です。どの経路からのお問い合わせがお客様の質が高く、成約に結び付く可能性が高いのかを数値化していきましょう。
またお問い合わせ単価を出すことと同様に、成約単価を確認することができます。少しでも無駄な配信を削減するために、成約単価を算出しましょう。
メールやスタッフごとの成約率
次にメールやスタッフごとの成約率を出していきます。成約率の高いスタッフにはそのスタッフなりの工夫があります。追客を分析することで、そのポイントは必ず見えてくるはずです。
それをほかのスタッフにも共有し、店舗のルールとして運用することで、スタッフの底上げを狙えます。
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業務改善の最短距離『品質向上かつ業務効率化』は業務のシステム化！
データを分析してどこにテコ入れするべきかが明らかになったら、課題を解決するための対策を行います。対策方法はさまざまですが、業務改善を最短距離で実施したいなら業務のシステム化が欠かせません。
不動産業務のシステム化によって何が変わるのでしょうか。この項目では、システム導入によるあらゆる課題（場面）に応じた改善策をいえらぶCLOUDの機能を踏まえて紹介します。
物件情報の入力・登録の手間を省ける
物件情報をポータルサイトに掲載するためには、専用サイトから物件情報を探して、1件ずつ入力していかなくてはなりません。必要な作業ではあるものの、多くの労力がかかるため、業務が滞ってしまうこともあります。
このような物件情報の入力や登録にかかる時間は、不動産業務を円滑化するシステムを取り入れることで改善を見込めます。
「ポータル連動」機能を利用すれば、いえらぶCLOUDのビッグデータから取得した物件情報を複数のポータルサイトに一括掲載することが可能です。
反響分析により広告の費用対効果を高められる
ポータルサイトなどからの物件情報への問い合わせに対して、1件ずつ対応していくことは効率的とはいえません。反響数が多いほど取られる時間も多くなるためです。
反響対応を適切かつ迅速にできるようにするには、反響対応ができるシステムの導入が効果的です。顧客の要望に合わせた自動返信機能などを活用することで反響対応を迅速にできます。
さらには、「反響分析」で、反響のあった物件を分析することも可能です。反響分析は、媒体ごとの費用対効果を自動集計できる機能で、来店率や契約率の分析と合わせることで、より効果的な広告掲載に活用できます。
顧客情報の一元管理で効率的に追客できる
顧客情報の管理や共有で問題を抱える不動産会社様も多いでしょう。不動産に適したシステムを導入すれば、「顧客管理機能」により顧客の希望条件や対応履歴の把握が容易になります。
システムを取り入れれば、反響後の初回メールや業務時間外の案内も自動化できますので、業務効率化も図れます。空いた時間を接客に回すことで、成約率アップにつなげていくこともできます。
オンライン集客により効果的に集客できる
従来の集客方法として下記の方法があります。
・ポータルサイトでの集客
・折込チラシ
・住宅展示場・現地販売
・テレビCM
こういった方法では手間や費用がかかってしまいます。その問題を解決するため、オンラインの集客方法が効果的です。
最近ではX（旧Twitter）やinstagram、tiktokといったSNSでの集客方法が注目を集めています。
SNSで集客をするメリットとして、
・広告費をかけずに活用できること。
・新規の顧客を獲得しやすい。
・口コミによって信頼を得やすい。
・位置情報やハッシュタグなどで検索に引っかかることができる。
という利点があげられます。
▼不動産業界の新たな集客・採用戦略の軸を作る！
オンライン接客で顧客の負担を軽減できる
「WEB接客」を活用すれば、これまで顧客に来店してもらい、対面で行っていた重要事項説明をオンラインで行えるようになります。さらに、「いえらぶサイン」のような電子契約機能を利用することで、オンライン上で賃貸借契約などを完結することが可能です。
非対面で契約まで進めることができますので、顧客の来店にかかる負担軽減はもちろん、宅地建物取引士の店舗間の移動の手間やコストも削減できます。さらに、WEB接客なら内見案内もオンライン上で可能です。多忙で内見が難しい人や他県の人など新たな顧客層の開拓にもつながります。
不動産会社側の業務効率化はもちろん、効率の良い物件情報の案内や契約ができること、遠方でも詳細な物件情報の取得や契約ができることなど、オンライン接客は顧客側にもメリットが多いです。
まとめ
業務改善は一見ハードルが高そうに見えますが、行っていることは非常にシンプルです。
特に繁忙期後は、分析することでしっかりと振り返り、悪かったことは改善、良いところは共有しながら、閑散期や次回以降の繁忙期に活かしていってください。
いえらぶCLOUDの顧客管理ならば、今回ご紹介したような分析を簡単に行うことができます。またグラフ付なので、その後に仮説も立てやすくなります。
ぜひ一度ご覧ください。
