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不動産会社が最短で業務改善を実現させる方法を紹介!

目標とする売上に対して、現状の進捗はいかがでしょうか?

順調という会社も伸び悩んでいるという会社もあるかと思います。

では、順調な会社もそうでない会社も、その要因は解明できているでしょうか?「なんとなく」で済ませていませんか?

要因を特定するかしないかでは、その後の営業活動や業績に影響が出てきます。今回は売上を伸ばすための業務改善のポイントと業務分析についてご紹介します。

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不動産の売上を伸ばす業務改善とは

不動産の売上を伸ばす業務改善とは

売上を伸ばすために力を入れるべき業務改善は「業務の効率化」と「品質の向上」が挙げられます。それぞれどのようなポイントを意識して改善を図れば良いか解説します。

業務の効率化

売上を伸ばすためにはアクション数を増やす必要があります。しかし、書類の作成や物件登録など事務作業に時間を取られてしまい「反響対応や追客に手が回らない」という方も多いのではないでしょうか。普段の業務を最適化することで営業に集中することができます。

売上を伸ばすためにも、まずは業務の効率化を図りましょう。また、業務効率化はコスト削減にもつながりますので、利益を伸ばすのにも効果的です。

一般的な業務効率化の考え方は3つあり、不動産業でも同様に業務の見直しが必要です。

・業務を無くす
・業務を減らす
・業務を変える

業務を無くす

日々行っているルーティン業務でムダな業務を無くします。形骸化してしまっている朝礼や印刷業務、成果に直結しないものの漠然と続けているポスティングなど、必要性のない業務を取りやめることを検討してみましょう。

業務を減らす

日々の業務の中には完全に無くせないものもあります。無くせない業務の場合は、業務内容を減らす方向で考えてみるのをおすすめします。

例えば、物件情報のネット掲載です。自社サイトやポータルサイトにそれぞれ掲載するのではなく、効率的に一括で掲載できるツールの導入を検討してみましょう。ひとつの作業は数10分の短縮だとしても、月間で見ると大幅な削減になっていることもあります。

業務を変える

業務を無くしたり減らしたりするほかに、業務自体を変える考え方もあります。例えば、契約書のデジタル化で顧客情報を管理しやすくしたり、ツールを導入して物件情報の登録を簡単にしたり、お客さま情報をクラウド化したりできるようになります。

業務品質の向上

業務品質の向上とは、業務のミスや遅延がなく円滑に業務を進行できるように業務の品質を上げることをいいます。業務品質の向上は提供するサービスの品質にも関わる部分で売上にも関係してきますので、注力したい部分です。

業務品質を向上させる一般的な方法は以下のとおりです。

・可視化
・定量化
・課題化
・実践化
・定着化

不動産業においても、5つのポイントを意識した業務改善が業務品質の向上につながります。

可視化

まずは業務の現状を把握することと、最終的なゴールを明確にします。すべての業務を把握するには多大な時間がかかってしまいますので、課題に感じている業務に範囲を絞って可視化を行うことがポイントです。

例えば、顧客情報の管理や顧客対応を可視化する場合、どのようなフローで業務が行われているかなどを洗い出します。現状を把握できたら、最終的な目標設定が必要です。

定量化

定量化とは、業務の状況を数値として具体的に把握することです。顧客対応を対象とした場合、1ヶ月あたりの顧客対応件数、1ヶ月あたりの顧客対応における伝達ミスの件数、などの数値を出して現状をより細かく把握できるようにします。

課題化

課題化とは、業務品質改善の対象となる範囲についての課題を適切に把握し、解決策を考えることです。例えば、顧客対応で担当者に情報を伝達する間に伝達ミスが多く発生している場合は、伝達ミスが起きる原因を探り、ミスを防ぐためには何ができるか検討します。

解決策を検討するときは、社員一人ひとりの具体的なタスクに落とし込むことが重要です。

実践化

実践化は、課題化により明らかにした課題と解決策をもちいて、実際の行動に落とし込むことです。顧客対応で伝達ミスが多い場合は、担当者にすぐに情報を共有できるようにフローを改善するなど、解決策にもとづき業務の見直しと改善を行います。

定着化

定着化は、改善したフローが継続して行われるようにすることです。一時的に改善しただけでは根本的な解決にはなりませんので、マニュアルを更新するなど改善後の業務が定着するような方法を検討し、実行に移します。

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不動産の業務改善は『データ分析から始める』こと

不動産の業務改善は『データ分析から始める』こと

不動産の業務改善を行うにしても、改善対象となる業務の現状がぼんやりとした状態では何から業務改善に取り組むべきか迷走してしまいます。

まずは業務のどの部分をテコ入れするべきか分析することが重要です。この項目では、不動産の業務改善のためにどのようなデータ分析を行ったら良いか、具体的な分析ポイントを解説します。

お問い合わせを分析する

基本的に、不動産営業はお問い合わせから始まる反響営業です。お問い合わせを増やすことは、売上を増やすことに直結します。

そのため売上を改善するためには、お問い合わせの分析は欠かせません。

どこからのお問い合わせかを分析する

一概にお問い合わせと言っても、そのルートはさまざまです。

まずはそれぞれのルートからのお問い合わせの数を出していきましょう。

飛び込みのご来店に、自社ホームページ、ポータルサイト、ポータルサイトを複数サイトご利用中ならどのサイトか、までしっかり数値を出していく必要があります。

お問い合わせ単価を算出する

次に行うべきは、お問い合わせ単価の算出です。

ホームページの維持費やポータルサイトの掲載料など、広告をかけると経費がかかります。だからこそ、どこからのお問い合わせであれば費用対効果が良いのかを見極める必要があります。

算出方法は、「かかった広告費」÷「お問い合わせ数」です。費用対効果の良い媒体を認識し、場合によっては広告費を抑えたり増やしたりしていきましょう。

メール対応を分析する

メールの内容や頻度から来店率を見る

お問い合わせから来店まで、また来店後にもお客様とのコミュニケーションツールはメールであることが多いのではないでしょうか。

スタッフごとのメール対応の分析はできているでしょうか?把握をされていない場合は、スタッフごとにメールの内容や頻度が異なり、その後の返信率や来店率に違いが出ているはずです。

メール追客を分析し改善することは、獲得したお問い合わせを無駄にしないために重要です。

成約を分析する

最後に分析するべきは成約率です。ここでは、お問い合わせの分析とメール対応の分析の数値から、総合的に見ていく必要があります。

お問い合わせからの成約率

まずはお問い合わせからの成約率です。

どの経路からのお問い合わせがお客様の質が高く、成約に結び付く可能性が高いのかを数値化していきましょう。またお問い合わせ単価を出すことと同様に、成約単価を確認することができます。

少しでも無駄な配信を削減するために、成約単価を算出しましょう。

メールやスタッフごとの成約率

次にメールやスタッフごとの成約率を出していきます。

成約率の高いスタッフにはそのスタッフなりの工夫があります。追客を分析することで、そのポイントは必ず見えてくるはずです。

それをほかのスタッフにも共有し、店舗のルールとして運用することで、スタッフの底上げを狙えます。

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【業務改善の最短距離】『品質向上かつ業務効率化』は業務のシステム化!

業務改善の最短距離『品質向上かつ業務効率化』は業務のシステム化!

データを分析してどこにテコ入れするべきかが明らかになったら、課題を解決するための対策を行います。対策方法はさまざまですが、業務改善を最短距離で実施したいなら業務のシステム化が欠かせません。

不動産業務のシステム化によって何が変わるのでしょうか。この項目では、システム導入によるあらゆる課題(場面)に応じた改善策をいえらぶCLOUDの機能を踏まえて紹介します。

物件情報の入力・登録の手間を省ける

物件情報をポータルサイトに掲載するためには、専用サイトから物件情報を探して、1件ずつ入力していかなくてはなりません。必要な作業ではあるものの、多くの労力がかかるため、業務が滞ってしまうこともあります。

このような物件情報の入力や登録にかかる時間は、不動産業務を円滑化するシステムを取り入れることで改善を見込めます。

ポータル連動」機能を利用すれば、いえらぶCLOUDのビッグデータから取得した物件情報を複数のポータルサイトに一括掲載することが可能です。

反響分析により広告の費用対効果を高められる

ポータルサイトなどからの物件情報への問い合わせに対して、1件ずつ対応していくことは効率的とはいえません。反響数が多いほど取られる時間も多くなるためです。

反響対応を適切かつ迅速にできるようにするには、反響対応ができるシステムの導入が効果的です。顧客の要望に合わせた自動返信機能などを活用することで反響対応を迅速にできます。

さらには、「反響分析」で、反響のあった物件を分析することも可能です。反響分析は、媒体ごとの費用対効果を自動集計できる機能で、来店率や契約率の分析と合わせることで、より効果的な広告掲載に活用できます。

顧客情報の一元管理で効率的に追客できる

顧客情報の管理や共有で問題を抱える不動産会社様も多いでしょう。不動産に適したシステムを導入すれば、「顧客管理システム」により顧客の希望条件や対応履歴の把握が容易になります。

システムを取り入れれば、反響後の初回メールや業務時間外の案内も自動化できますので、業務効率化も図れます。空いた時間を接客に回すことで、成約率アップにつなげていくこともできます。

オンライン接客で顧客の負担を軽減できる

WEB接客」を活用すれば、これまで顧客に来店してもらい、対面で行っていた重要事項説明をオンラインで行えるようになります。さらに、「いえらぶサイン」のような電子契約機能を利用することで、オンライン上で賃貸借契約などを完結することが可能です。

非対面で契約まで進めることができますので、顧客の来店にかかる負担軽減はもちろん、宅地建物取引士の店舗間の移動の手間やコストも削減できます。さらに、WEB接客なら内見案内もオンライン上で可能です。多忙で内見が難しい人や他県の人など新たな顧客層の開拓にもつながります。

不動産会社側の業務効率化はもちろん、効率の良い物件情報の案内や契約ができること、遠方でも詳細な物件情報の取得や契約ができることなど、オンライン接客は顧客側にもメリットが多いです。

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まとめ

業務分析は一見ハードルが高そうに見えますが、行っていることは非常に簡単です。

特に繁忙期後は、分析することでしっかりと振り返り、悪かったことは改善、良いところは共有しながら、閑散期や次回以降の繁忙期に活かしていってください。

いえらぶCLOUDの顧客管理ならば、今回ご紹介したような分析を簡単に行うことができます。またグラフ付なので、その後に仮説も立てやすくなります。

ぜひ一度ご覧ください。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

いえらぶGROUPは、住業界にイノベーションを起こし、誰もが安心して住まい選びができること「いい家、選ぶ」を実現します。

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