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不動産業界のDXとは?DXの本質と現状の課題を解説

<執筆者>株式会社PMラボ 代表取締役 深澤成嘉

監修者 PMラボ深澤さん

2000年12月:株式会社東都エステート(現株式会社フォーラス&カンパニー)に入社。エイブルFC店にて賃貸仲介営業から複数店舗の統括、別法人の賃貸管理会社立ち上げ等に従事。

2017年1月:株式会社アミックスに入社。賃貸管理事業本部長として管理業務改革とデジタル化を推進。同年11月には、日本で初めての媒介契約による賃貸借契約の電子化を行う。

2022年2月:AAAコンサルティング株式会社の副社長就任。 2022年7月、賃貸不動産管理業のあり方をPMの観点から研究し実践するという目的を掲げ、株式会社PMラボを設立。現在に至る。

主な保有資格:公認不動産コンサルティングマスター、宅地建物取引士、CPM(米国不動産経営管理士)、賃貸不動産経営管理士


「DX」という言葉を目にする機会が増えています。近年、あらゆる業界・企業でITやデジタル技術を活用したDXが推進されています。一方で「DX」を「デジタル化」や「IT化」と混同しているケースも少なくありません。特に不動産業界は他の業界と比べてDX以前に、デジタル化が遅れていると言われています。

本コラムでは、「DXとは?」についての定義を明確にし、不動産業界でも特に定型業務が多い賃貸管理・仲介におけるDXの現状や、不動産業界でDXが進まない理由、どのようにアプローチをすることでDXを進めることができるかということについて解説します。

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不動産業界のDXの現状

不動産業界のDXの現状

まずはDXの前提知識と不動産業界におけるDXの現状について押さえておきましょう。

そもそもDXとは何か?

DXとは、Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)の略で、デジタル技術を用いることで生活やビジネスを変容(transform)させることを指します。

しかし、実際は「DX」の意味について、業務プロセスやコミュニケーションの手段をデジタル技術に置き換える「デジタル化」や「IT化」と混同しているケースが多く見受けられます。(厳密にいえばデジタル化とIT化も意味が少し違いますが、ここでは同義として扱います。)

「デジタル化」や「IT化」の「化」とは従前の物や事を変える、変化させるという意味です。もともと業務で扱っていた紙やハンコといったアナログなものをデジタルに置き換える、いわゆる「〇〇化」することを指します。対して「DX」とは、デジタル化やIT化されたあらゆるものを活用して、生活やビジネス全体を変容させることであり、「デジタル」を活用し「変容」する一連のプロセスを指します。つまり、「DX」を実現するための手段がデジタル化やIT化ということです。

DXの推進は、国家全体で取り組まなければならない大きなテーマです。経済産業省が2018年9月に発表した『DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~』では、2025年までにDXにより解決すべき課題が山積していることを指摘しています。

そしてこの状況を解決できなければ、2025年以降の経済損失が、最大で年間12兆円に上ると示唆されています。これは現在のおよそ3倍の額で、「2025年の崖」とも言われています。こうした背景からも、DXの推進が喫緊の課題であることが分かります。

出展:『DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~』経済産業省

不動産業界にDXが必要とされる理由

不動産業界においてDXとは、従来社員が行っていた物件の内見案内や契約、物件情報・顧客情報の管理入力といった定型業務を、デジタルを活用することにより、システム化やアウトソーシングすることで社員の働き方が変容していくことを指します。

不動産業界のDXが求められている背景には、以下のような課題があります。

・業界特有の商習慣や作業の常態化(非効率的な業務の常態化)
・長時間労働やサービス残業による離職率の高止まり(慢性的な人手不足)
・インターネットを軸とした顧客ニーズの多様化

特に地方においては労働人口の減少から働き手が圧倒的に不足しています。不動産業界全体の課題としてDXを推進することで、業務効率と生産性を高めて、個々の社員の負荷を軽減し労働環境や条件を見直すことは急務であるといえます。

また、社内のデジタル化が進まないこととは裏腹に、インターネットを使って情報収集することが当たり前となった顧客のニーズに対応していくことも重要です。昨今では、コロナ禍の影響もあり、物件探しの手法も大きく変化しています。ホームページやポータルサイトで物件を選んで現地に内見に行くといった従来の流れだけではなく、アプリやSNSを使って物件探しや内見を行うケースも増えています。オンライン内見のみで物件を決めるユーザーが約2割というデータもあります。

こうした状況から、不動産業界でも早急なDXの推進が求められています。

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不動産業界でDXが進むメリット

不動産業界のDXが進むメリット

DXの定義と不動産業界にDXが必要とされる理由をご理解いただいたところで、特に煩雑な定型業務が多い賃貸管理の現場においてDXがもたらすメリットを検証します。 

2022年6月に賃貸管理業法が施行されました。業法で主に規定されたのは、入居者対応に関することに加えて、賃貸住宅の維持保全・修繕とそれらの実施状況についての報告などです。とはいえ従来の業務が根本的に変わる訳でもなく、賃貸管理会社は法律に規定された範囲で従来通り定型業務をきちんと行うことで、オーナーとの管理業務委託契約上の目的を果たすことができます。

しかし賃貸管理を業法ではなくプロパティマネジメント(以下PM)の側面からみていくと少し事情が異なってきます。

PMの本来の目的は「物件の価値を最大化し、オーナーの満足度を高めること」です。物件の稼働状況を適時報告し、問題があれば改善策を提案するなどオーナーとのリアルタイムなコミュニケーションが非常に重要になります。とはいえ多くの賃貸管理会社は定型業務に追われ、かつ慢性的な人手不足と相まって、本来コア業務であるはずの物件の価値向上の提案は後回しになっているのではないでしょうか。

そういった業界の現状がDXを推進することによりどのように変容していくのか。具体的な事例で説明していきます。

業務効率化によりコア業務に集中できる

DXを推進することで、社員がコア業務に集中できるようになります。

アナログであった情報がデジタル化すれば情報共有の範囲が広がり、拠点にこだわることなく外部パートナーとのリアルタイムな連携が可能となります。煩雑な定型業務をBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)で外部パートナーに置き換えることで社内から定型業務に関する作業や電話対応がなくなります。そうすることで煩雑な定型業務に追われていた社員を物件の価値向上やオーナーとのコミュニケーションなど、本来最も重要なコア業務に集中させることが可能となります。

また賃貸管理業法が制定されたことで、今まで専門業者任せになりがちであった賃貸住宅に関わる建物の維持保全・改修といった、BM(ビル・メンテナンス)に関わる業務が新たなコア業務として重要になります。オーナーとのコミュニケーションの機会を増やし、いままで後回しになりがちだった提案が活性化することで、さらなるビジネスチャンスが生まれるのは言うまでもありません。

これは仲介業の場合も同様です。例えば、各種ポータルサイトや自社ホームページへの物件情報の入力といった定型業務をデジタル活用とBPOにより効率化できれば、営業スタッフは接客はもちろんのこと、反響対応や追客といったコア業務に注力することが可能となります。個々の接客や反響対応をより丁寧に行うことで、顧客満足度も上がり、紹介顧客の獲得など良い循環が生まれます。

時間と費用の節約

DXが推進されると、時間と費用が節約できます。

契約書や取引の帳簿など、紙として保管している書類を電子ファイルに置き換えることで、データ検索が容易になり書類を探す時間を大幅に削減します。また物理的な書類や帳簿などがなくなることで書庫に割いていたスペースが空き、事務所を拡張することなく有効活用することができます。また既に倉庫やトランクルームを借りていたとすれば、解約することでコスト削減が可能となります。

このように今まで人手が必要だった業務にかかる人件費や残業代の節約が見込める上に、書類の保管にかかる書庫のスペース、書類送付などを含めた通信費からコピー用品などにかかる諸経費も大幅に節約可能となります。

人手不足解消と社員の満足度向上

DX推進により、慢性的な人手不足も解消できます。

従来社員が手入力で行っていたデータ入力作業も、RPA(Robotic Process Automation)やAIを活用し、自動化することでより少ない人手で業務を回すことが可能となります。デジタル化や自動化した後の省力化した状態であれば、BPOを検討するにしてもかかるコストも大きく変わります。

また更新業務や解約受付はWeb化することで、契約者はSMSのリンクから入力フォームに必要な情報を直接入力するだけで手続きが完了します。従来社員が電話や郵送、FAXで契約者とやり取りしていた手続きに比べると人手もかからず業務コストは激減します。

煩雑な定型業務を省力化しながら回せるようになることで、社員は自ら作業していた時間を、BPOを含めた業務全体を俯瞰しマネジメントすることに充て、働き方をシフトしていきます。各部門に少数精鋭化した社員がマネージャーとなり、自らが労働時間を適正な範囲で管理しながらサービスの質と生産性を向上させていくのです。

社員の仕事に対するモチベーションが上がり、満足度が向上するのは言うまでもありません。

昨今、「業務効率化」や「生産性向上」という言葉が当たり前のように取り沙汰されます。業務フローを見直したり、システムを刷新したりと従来の仕組みを変えようという取り組みも盛んに行われています。

しかし折角の新しい取り組みも、煩雑な定型業務に追われている社員からすれば、新たな残業の種が増えるだけといった受け取られ方をされることが多いのが現状です。

DXとは「社員の働き方を変容すること」というのは何度も申し上げてきました。重要なことは、今いる社員を定型業務から解放し、一作業員から業務全体をマネジメントできるスキルを持った人材に変容させていくことです。DXを推進することこそ不動産業界に関わる企業として求められていることではないでしょうか。

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不動産業界のDXが進まない本当の理由

不動産業界のDXが進まない本当の理由

不動産業界のDX推進がもたらす世界観とメリットについて色々と解説してきましたが、実際にDXが実践されているケースは必ずしも多くはありません。特に不動産業界は他の業界と比べても「DXの進みが遅い」とよく言われます。

総務省が発表している「我が国におけるデジタル化の取組状況」の調査結果を見ても、不動産業のうちおよそ6割の企業がDXを「実施していない、今後も予定なし」と回答しています。

参照:総務省|令和3年版 情報通信白書|我が国におけるデジタル化の取組状況

ここでは、不動産業界のDXが進まない本当の理由について解説します。

「DX」という言葉が独り歩きしているから

「DX」という言葉に対して「なんだか難しそう」「若い人が盛り上がっているだけで、我々には関係ない」と感じている不動産会社、特に上層部の方がそう考えることも多いかと思います。そもそも不動産会社の経営者自身がパソコンやインターネットなどを必要としない時代に、デジタルとは無縁の世界で、マンパワーで会社を経営されてきたという側面が、DXが進まない理由としてあげられます。

実際のところ不動産業界は、他業界と比べても高齢化が顕著に進んでいる業界でもあります。国土交通省が公表しているデータによると、2015年時点で60歳以上の人口が約5割。業態別における社長の平均年齢を見ても、61.7歳で調査対象の業種(サービス業、製造業など7業種)のうち最高となっています。

出典:不動産業ビジョン 2030 参考資料集 - 国土交通省

しかし業界が高齢化しているとはいえ、たとえば近年注目を集めている「電子契約」とは、言ってしまえば本来「紙」に記名押印していた契約書面の取り交わしを、改ざんできない「PDFファイル」に置き換えているだけです。紙をPDFに置き換える”だけ”で、売買契約や請負契約から印紙代などを無くし、費用を大幅に節約できる他、郵送など「紙」の契約書類が移動する時間を無くし、顧客とのスムーズな契約締結が可能になります。また紙の書類がなくなることで保管スペースも削減できます。

このように従来当たり前のように行ってきた業務をデジタルに置き換えることと捉えれば、デジタル化やDXも身近に感じて頂けるようになるのではないでしょうか。

単にDXを「聞きなじみがない」「よくわからない」「面倒そうだ」という固定観念だけで興味を示さないどころか、社内に取り入れないのは、重大な機会損失に加えて顧客サービスの観点からもマイナスです。

業務のすべてをデジタル化しなくてはいけないと勘違いしている人が多いから

「業務をデジタル化しましょう」と聞くと、自社で運用しているあらゆる業務を、一気にデジタルに置き換えなければいけないと勘違いする人が多いようです。

実際に不動産業界の方とDXの話をする際にも、デジタル化することによるメリットや世界観よりも、実際に年に何回起こりますか?といった全業務のうち1%や2%しかないレアケースについて、これはデジタル化できないのではとあれこれ心配している方を多く見かけます。

結局そういった方々が主導する現場では、DXをどうすれば進められるかという思考ではなく、やれない理由をあれこれ持ち出して結局できない、または時期尚早として先送りにするといった意思決定が当たり前のように行われます。現場の担当者、責任者自身が本人も意識しないままDXを阻む抵抗勢力になっていたりするのです。

DXが進まない理由としては、むしろ前述した高齢化している経営者よりも、こういった現場の方々の考え方がネックになっているケースのほうが多いのではないでしょうか。

重要なのは、「すべての業務をデジタルに置き換える必要はない」ということです。顧客の状況に応じて、紙やFAX、郵送といったアナログな手法でしか対応できないケースに対しては、引き続きアナログで対応すれば良いのです。

不動産会社それぞれに独自の業務フローやルールがあるから

世の中の不動産会社が行っている業務内容というのは、大枠でとらえればどれも同じようなものです。構造も決して複雑なものではありません。しかし、不動産会社それぞれに独自の業務フローやルールが存在することにより、DXの難易度が高くなっているのです。

不動産の業務をデジタル化するには、「SaaS」と呼ばれるサービスを導入することが最も効果的です。SaaSとは「Software as a Service」の略語で、「サース」または「サーズ」と呼びます。最低限押さえておくべきSaaSの特徴やメリットは以下の通りです。

SaaSの特徴・メリット インターネット環境があればどこからでもアクセスできる
複数のメンバーで編集や管理が同時に行える
自社でソフトウェアの開発が不要なため、導入コストが安い&早く導入できる
ユーザー側での管理(アップデートやセキュリティ対策)が不要なため、ランニングコストがかからない
 ↳アップデートやセキュリティ対策はサービス提供者が行う

こうしたSaaSが持つ特長やメリットを最大限に生かせれば、不動産会社は常に最新で最も効率的な業務フローで不動産業務を行うことが可能です。

これまでの不動産業界では、不動産会社それぞれに独自の業務フローやルールが存在することによって、業務をデジタル化するにしてもSaaSではなくシステムの独自開発や独自運用が行われてきました。

とはいえ、そうした独自開発によって自社のやり方に合わせたシステムを構築できるのは、ほんの一握りの大手企業に限られます。開発にも運用にも膨大なコストが発生するため、不動産業界の大部分を占める中小の不動産会社が独自システムを導入するのは不可能と言っていいでしょう。

むしろ前述した経済産業省の『DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~』が指摘するように、大手企業の独自開発がもたらすシステム的なリスクも取りざたされている昨今、中小企業であるからこそのメリットとして、管理業務をできる限りシンプルに仕組化し、標準化することで汎用的なSaaSの特徴・メリットを最大限享受するチャンスと捉えることもできます。

不動産業界は法律改正の影響で業務フローを変えなければいけないタイミングが度々訪れますが、そうした際にもSaaSは情勢に合わせて最適にアップデートされるため、自社で1から業務フローやシステムを組み直す必要はありません。

DX推進とあわせて実践することで業務効率と生産性を上げつつ、将来的なシステムに関わるリスクヘッジと係るコストが大幅に軽減されることでしょう。

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不動産業界でDXを進めるにはどうしたらいいか?

不動産業界でDXを進めるにはどうしたらいいか?

不動産業界のDXの進みが遅い本当の理由がわかったところで、それを踏まえて具体的にどうすればDXが進むのかを考えます。

業務の一部でもいいのでデジタル化してみる

繰り返しになりますが、いきなりすべての業務をデジタル化する必要はありません。まずは数ある業務のほんの一部でもいいので、アナログな部分をデジタル化できないか検討してみましょう。

例えば何度も前述した業務のペーパーレス化です。はじめに着手すべきは「どの業務の紙やFAX、郵送を無くすか」を考えます。要するにペーパーレス・FAXレス・郵送レスを実現するためにデジタルを活用し、その結果として従来の業務が変容することをもってDXが進んでいくというイメージです。

業務の標準化を進める

不動産会社の中でもとりわけ管理会社は、各社それぞれに独自の業務フローやルールがあることで、機能やコスト、セキュリティなどあらゆる面で最適化された「SaaS」を活用することが難しくなっているということをお話ししました。

これもデジタル化の話と重複しますが、いきなり全ての業務をSaaSのフローに沿って行う必要はありません。

まずは一部の業務をSaaSのフローに沿ってやってみて、上手く回るようになったら別の業務も乗せていくというように段階を踏んでいけば大丈夫です。そのように少しずつ業務フローを最適化していく不動産会社が増えれば、徐々に不動産業界全体としての業務フローが標準化していきます。

最適化されたフローが標準となりSaaSが時間とともにどんどん最適化されることで、前述したようなDXのメリットが業界全体に広がり、ひいては人材の流動性も高まっていくでしょう。

具体的な事例づくりには電子契約がおすすめ

デジタル化による「ペーパーレス・郵送レス・FAXレス」と「業務の標準化」を実現するにあたり、具体的な事例づくりの手始めとして行うにあたっては「電子申込・電子契約」をおすすめします。

従来、FAXで送受信していた入居申込書が電子申込されることで、個人情報のシステムへの多重入力がなくなります。

もちろん、入居希望者が直接スマートフォンを通じて申込フォームに入力することで、誤字脱字のリスクも下がります。仮に間違っていても本人が入力しているのでトラブルになることもありません。

そして入居審査情報が電子申込とつながることで、家賃保証会社もデータ入力の手間がなくなり、審査スピードが飛躍的に早くなります。

さらに電子契約は、紙で印刷した契約書の郵送にかかる時間を無くします。万一添付書類漏れがあっても、入居者はスマートフォンでアップロードすることで一瞬にして解決します。

しかも電子申込・電子契約を始めるにあたっては、大規模なシステム投資や既存のシステムを入れ替えるなどといった大掛かりな準備は必要ありません。電子申込・電子契約サービスの導入と利用契約のみで開始でき、お試し期間などをうまく利用すれば実質費用負担無しでスタートすることも可能です。どうしてもなじまなければいつでも止めることもできます。

DXが進まない不動産業界とは裏腹に、宅建業法が改正され、アナログの象徴であった書面交付、記名押印といった物理的なプロセスがなくなりました。法律改正が示すデジタル化に向けた時代の流れと、DXによる業務の変容を一番体感できるのが、この入居申込から契約に至るプロセスのデジタル化です。

そういった意味でも、DXを推進するならやってみると超簡単で、社員はもとより仲介業者や入居者、オーナーなど業務に関わるすべての方々が便利になることを実感できる、「電子申込・電子契約」を業務に取り入れてみて下さい。

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まとめ

本コラムでは、不動産業界のDXについて解説しました。

何度も申し上げますが、不動産業界のDXを推進する上で、最初に実践していただきたいのが、簡単でかつ効果を実感できるデジタル化による「ペーパーレス・FAXレス・郵送レス」の実現です。

このコラムが、DX推進のご参考になれば幸いです。

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株式会社いえらぶGROUP

この記事を書いた人株式会社いえらぶGROUP

いえらぶGROUPは、住業界にイノベーションを起こし、誰もが安心して住まい選びができること「いい家、選ぶ」を実現します。

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