家賃回収を簡単に！口座振替、自動引き落としサービスで業務効率化しましょう！
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家賃管理も管理会社の大切なお仕事の1つです。
ですが、この家賃管理業務は非常に手間も労力もかかります。
今回はそれを自動化して、かつミスの防止にもなる口座振替・自動引き落としサービスについてご紹介していきます！
口座振替とは
まずは口座振替についてご紹介していきます。
口座振替とは、収納代行方法の1つで、入居者が指定した金融機関の口座から所定の日になると収納代行会社の口座に送金されていくシステムを指します。
口座振込が他銀行や他支店への口座に送金するのに対して、口座振替は同一銀行同一支店の口座間で資金が動きます。
2018年の調査では、家賃・管理費の支払いを「口座振替」を選択している人の割合が約半分を占め、現在では主流な支払い方法です。
（「NIRA総研 キャッシュレス決済実態調査」（2018年9月発行））
毎月決まった日に引き落とされるので、家賃支払いにも多く利用されています。
この場合、家賃の引き落とし日は毎月27日頃であることがほとんどです。また、原則引き落とし日は変更できないため、契約時に確認をしましょう。
賃貸借契約では、翌月分の家賃を当月中に払う「前家賃」という方法が一般的です。引き落としには「金融機関」を通すため、管理会社の都合というより金融機関の都合によってこの月末払いが主流となっています。
この引き落とし日は賃貸借契約書や口座振替依頼書に記載されていますので、不明な場合は控えを参照して確認しましょう。
口座振替をするメリット
それでは、口座振替のメリットについてご紹介していきます。
入金管理が簡単になる
1つ目は、自動引き落としによって入金の管理が簡単になるという点です。
管理会社の皆様は、いつも家賃の入金確認作業にどれだけ時間をかけていますか？
手作業で家賃入金の消込業務。月末月初は特に処理件数が増えるので、かなりの時間をかけているのではないでしょうか。
誰から・いつ・どれだけの金額の入金があったのかを、通帳を見ながら、ひとつずつ確認しなければなりません。
エクセルなど、何かしらのソフトを使っていたとしても、結構時間がかかってしまいませんか？
エクセルに強い社員がやってくれているけど、その人がいなくなったら仕事が回らないという状況に陥っていませんか？
手作業ではミスが出てしまう可能性があり、オーナーや入居者からの信頼も下がりかねません…
この問題は、口座振替を導入することで解決できるかもしれません！口座振替の場合は、引き落としが自動的に行われます。
さらに、収納代行会社から引き落としの結果が送られてくるため、滞納督促業務の作業時間短縮が可能になります。
人為的なミスも防げるため、会社としての信頼度も高まることでしょう。
滞納を減らす
口座振替のもう1つのメリットは、滞納を減らせることです。
管理業務をしていると、家賃の滞納に悩まされることもあると思います。
2017年に行われた調査によると、12戸に1戸は滞納しているというデータがあります。（日本賃貸住宅管理協会が賃貸住宅管理会社を対象とした「賃貸住宅市場景況感調査」（2017年4月～9月））
しかし、故意的に滞納している人ばかりではなく、中には「うっかり支払いを忘れてしまった！」という人もいます。
そして、滞納した入居者に催促の連絡をした際に、連絡がつくのもこれらの「払い忘れ」による滞納者の場合が多いです。
だからこそ、口座振替で自動引き落としすることで「払い忘れ」を防ぎ、滞納を減らすことができます。
さらに、入居者にとっても口座振替にはメリットがあります。わざわざ振り込みをしに行く手間を省けますし、払い忘れが起きません。
管理会社としても家賃回収率の高さを維持できるので口座振替はおすすめです。
また、便利な口座振替の情報を簡単に管理できるサービスも必見です。
口座振替をするデメリット
口座振替のデメリットとして、「 入金までに時間がかかる 」という点があげられます。
口座振替を利用するためには、入居者に「口座振替依頼書」を記入してもらい、金融機関等へ提出する必要があります。そして、提出してもすぐに受理されるわけではなく、実際に利用できるようになるまでには2か月程度かかります。
また、入居者の口座から引き落としされた際にも、即日入金されるわけではありません。不動産会社の口座へ入金されるまでに10日程度かかる場合が多いですが、入金日は各金融機関等で異なるため、事前に確認しておく必要があります。
このように、開始時期や入金日に時差があるため、スケジュールを確認しておくなどの事前準備が大事になってきます。
口座振替の手順
口座振替の手順は以下の通りです。
①口座振替をしてくれる会社へ申し込み・審査
②契約の締結をしたのち、口座振替依頼書を受け取り、入居者へ渡す
③各入居者に口座振替依頼書への署名・捺印をしてもらう
④口座振替依頼書を入居者から回収し、口座振替会社・金融機関へ提出
⑤口座振替開始
金融機関へ提出してからすぐに口座振替を実施できるわけではなく、1か月から1か月半程度かかりますので注意してください。
入居者には、口座振替が実行されるまでは銀行での振り込み等、口座振替以外の支払い方法を案内してください。
口座振替の手数料
口座振替では、1件の依頼につき数百円程度の手数料が必要となります。
これは3つの要件によって変動しますが、一般的に家賃振り込みによる手数料より安い傾向にあります。
では、3つの要件とはどのようなものでしょうか？
①振込先の金融機関
振込手数料は、「自身の銀行と同一の支店 ＜ 他の支店 ＜ 他の銀行」の順で高くなる傾向にあります。
そのため、最も安い「自身の銀行と同一の支店」でのやりとりをお勧めすると良いでしょう。
②振込方法
振込方法は複数ある場合がほとんどですが、どの方法を選ぶのかで手数料が変わってきます。
・窓口
・ATMからの現金振込
・ATMからのキャッシュカード振込
・ネットバンキング
・テレフォンバンキング
このうち、特に手数料が割安な方法は、ATMからの現金振込、ATMからのキャッシュカード振込、ネットバンキングです。
③振込金額
振込手数料は、振込金額によっても異なりますが、金額が３万円以上になると高くなることが多いようです。
以上のように、口座振替の手数料は3つの要件の組み合わせにより決定します。
口座振替のよくあるトラブル＆対処法
手数料をめぐるトラブル
手数料を貸主と借主どちらが負担するのかという問題ですが、これは借主負担になっていることが多いようです。
契約書に記載がない場合、民法によって「借主負担」となるため、必ずしも明記する必要はありません。
しかし、このようなトラブルを防ぐためにも、契約書にしっかりと手数料負担はどちらが持つか記載することが大切です。
引き落としが出来ない
口座振替の引き落としができなかった場合、原因は主に2つあります。
口座振替の準備がまだ整っていない
1つ目は、まだ依頼書が受理されておらず、運用が始まっていない場合です。
口座振替を依頼してから受理されるまでには時間がかかるため、2ヶ月ほどは自動引き落としされません。初期費用として前家賃を含んでいない場合、その間は振り込みが必要となりますので、入居者へのお知らせを忘れずにしましょう。
残高不足で引き落とせない
2つ目は、残高不足で引き落とせていない場合です。
もし残高が足りず引き落としできなかった場合は、再度引き落としがかかる「再引き落とし日」が設定されている場合と、されていない場合があります。
これは物件によって変わりますので、再引き落としがあるのかないのかも、しっかりと入居者との確認をしておきましょう。
口座振替に対応していない
また物件によっては、指定の口座振り込みしか認めていない場合もあります。
そんな時は口座振替と同サービスが受けられる「自動送金サービス」の利用もいいかもしれません。
毎月決まった日に、決まった金額を指定の口座へ自動振り込みをしてくれます。
取扱手数料や振替手数料が発生しますが、入居者の「払い忘れ」は防ぐことができます。
まとめ
今回は口座振替のメリット・デメリットや、よくあるトラブルとその対処法についてご紹介しました。
まとめると、
・口座振替は、入居者が指定した口座から引き落とし日になると収納代行会社の口座に送金されていくシステム
・管理業務の効率アップに繋がる
・入金までに時間がかかるので、事前準備が大事
・手数料をどちらが払うのかを契約書に明記して、トラブルを防ぐ
・引き落としが出来ない場合は、「口座振替の準備が整っているか」と「残高不足ではないか」を確認する
・物件が口座振替に対応していない場合は、自動送金サービスがおすすめ。
口座振替・自動引き落としサービスは、特にこれから管理会社を始める人にはおすすめです。
始めたばかりのときには、不慣れなことも多いですし、入金確認作業や滞納督促業務もかなりの時間がかかってしまうと思います。
また、口座振替を始めるにあたり金融機関や収納代行会社による審査を受ける必要があるため、実際に口座振替が開始されるまで2ヶ月半～3ヶ月程度かかる場合が多いです。
そのため、書類の回収を一番スムーズにできる「契約時」に、振替依頼書の書類を書いてもらえるようにしておくといいでしょう。
家賃管理の効率をアップさせることによって、これまで手が回らなかった仕事に取り掛かっていきましょう！
