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家賃の口座振替、自動引き落としサービスで業務効率化しましょう！
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家賃管理も管理会社の大切なお仕事の1つです。
ですが、この家賃管理業務は非常に手間も労力もかかります。
今回はそれを自動化して、かつミスの防止にもなる口座振替・自動引き落としサービスについてご紹介していきます！
口座振替とは
まずは口座振替についてご紹介していきます。
収納代行方法の1つで、入居者が指定した金融機関の口座から所定の日になると収納代行会社の口座に送金されていくシステムを口座振替といいます。
口座振込との違いは、他行や他支店への口座に送金するのに対して、口座振替は同一銀行同一支店の口座間で資金が動くというものです。
2018年の調査では、家賃・管理費の支払いを「口座振替」を選択している人の割合が、約半分を占め、現在では主流な支払い方法です。
（「NIRA総研 キャッシュレス決済実態調査」（2018年9月発行））
毎月、決まった日に引き落とされるので、家賃支払いにも多く利用されています。
この場合、家賃の引き落とし日は毎月27日頃であることが、ほとんどです。
さらに原則引き落とし日は、変更できないため契約時に、確認をしましょう。
賃貸借契約では、翌月分の家賃を当月中に払う「前家賃」という方法が一般的です。
引き落としには「金融機関」を通すため管理会社の都合というより金融機関の都合によってこの月末払いが主流となっています。
この引き落とし日は賃貸借契約書や口座振替依頼書に記載されていますので、不明な場合は、控えを参照して確認しましょう。
口座振替をするメリット
それでは、口座振替のメリットについてご紹介していきます。
管理会社の皆様は、いつも家賃の入金確認作業にどれだけ時間かけていますか？
手作業で家賃入金の消込業務。
月末月初は特に処理件数が増えるので、かなりの時間をかけているのではないでしょうか。
誰から・いつ・どれだけの金額の入金があったのかを、通帳を見ながら、ひとつずつ確認しなければなりません。
エクセルなど、何かしらのソフトを使っていたとしても、結構時間がかかってしまいませんか？
エクセルに強い社員がやってくれているけど、その人がいなくなったら仕事が回らないという状況に陥っていませんか？
人の手作業ではミスが出てしまう可能性があり、オーナーや入居者からの信頼も下がりかねません…
この問題は口座振替をすることで解決できるかもしれません！
確実に時間を削減できますし、会社としての信頼度も高まることでしょう。
口座振替の場合は、引き落としが自動的に行われます。
そして、収納代行会社から引き落としの結果が送られてくるため、滞納督促業務の作業時間短縮が可能になります。
2017年に行われた調査によると12戸に1戸は滞納しているという結果がありました。（日本賃貸住宅管理協会が賃貸住宅管理会社を対象とした「賃貸住宅市場景況感調査」（2017年4月～9月））
この結果の中には、「うっかり支払いを忘れてしまった！」というものも含まれています。
しかし、口座振替を使うことで、入居者にとっても口座振替のメリットがあります。
わざわざ振り込みをしに行く手間を省けますし、払い忘れが起きません。
家賃回収率の高さも維持でき、入金確認作業は楽になるので口座振替はおすすめです。
便利な口座振替の情報を簡単に管理できるサービスも必見です。
口座振替の手順
口座振替の手順は以下の通りになります。
①口座振替をしてくれる会社へ申し込み・審査
②契約の締結をしたのち、口座振替依頼書の発注
③各入居者に口座振替書へ署名・捺印
④口座振替依頼書を口座振替会社・金融機関へ提出
⑤口座振替実施
金融機関へ提出してから、すぐに口座振替を実施できるわけではなく、1か月から1か月半程度かかりますので、ご注意を。
入居者には、口座振替が実行されるまでは銀行での振り込み等、口座振替以外の支払い方法を案内してください。
口座振替の手数料
口座振替にかかる費用は、1件の依頼につき0円?数百円程度の手数料が必要となります。これは家賃振り込みによる手数料より安い傾向にあります。
これは3つの要件によって変動します。
①振込先の金融機関
自身の銀行と同一の支店であれば、振込手数料は割安になります。
②振込方法
・窓口
・ATMからの現金振込
・ATMからのキャッシュカード振込
・ネットバンキング
・テレフォンバンキング
などの方法があり、特に手数料が割安な方法は、ネットバイキング、ATMからのキャッシュカード、ATMからの現金振込です。
③振込金額
振込金額が３万円以上になると振込手数料が高くなることが多いようです。
この手数料は、入居者負担になっていることが多いようです。
手数料をどちらが負担するかをめぐるトラブルを防ぐためにも、契約書にしっかりと手数料負担はどちらが持つか記載することが大切です。
契約書に記載がない場合、民法によって「借主負担」となりますが、ここはしっかりと押さえていきましょう。
口座振替引き落としできなかった場合は？
口座振替を依頼してから2ヶ月ほどは自動引き落としされません。初期費用として前家賃を含んでいない場合、その間は振り込みが必要となりますので、入居者へのお知らせを忘れずにしましょう。
もし残高が足りず引き落としできなかった場合は、再度引き落としがかかる「再引き落とし日」が設定されている場合と、されていない場合があります。
これは物件によって変わりますので、再引き落としがあるのかないのかも、しっかりと入居者との確認をしておきましょう。
また物件によっては、指定の口座振り込みしか認めていない場合もあります。
そんな時は振り込み口座と同サービスが受けられる「自動送金サービス」の利用もいいかもしれません。
毎月決まった日に、決まった金額を指定の口座へ自動振り込みをしてくれます。
取扱手数料や振替手数料が発生しますが、入居者のうっかり振り込み忘れは防ぐことができます。
まとめ
・口座振替は、入居者が指定した口座から引き落とし日になると収納代行会社の口座に送金されていくシステム
・家賃の引き落とし日は毎月27日頃が多い
・管理会社の効率アップに繋がる
・手数料は割安
今回は口座振替についてとメリットについてご紹介していきました。
特にこれから管理会社を始める人にはおすすめです。
始めたばかりのときには、不慣れなことも多いですし、入金確認作業や滞納督促業務もかなりの時間がかかってしまうと思います。
口座振替を始めるにあたり、金融機関や収納代行会社による審査を受ける必要があります。つまり、すぐに始めることはできません。
審査後にも入居者に書類に署名してもらう等、実際に口座振替が開始されるまでは2ヶ月半～3ヶ月程度かかることが多いようです。
「契約時」が一番書類の回収がスムーズにできるので、その時に振替依頼書の書類を書いてもらえるようにしておくといいと思います。
また、口座振替用の口座を新たに開設しておくのもおすすめです。
入金確認や家賃管理業務を効率的に行うためにも、「家賃」と「それ以外の入金」に分けると良いでしょう。
家賃回収口座を会社の口座と分けることは、オーナーにもお金をしっかり分けて不動産管理を行なっているとアピールできます。
口座振替には、管理会社、入居者にとってメリットがあります！
検討してみてもいいかもしれませんね！
家賃管理の効率をアップさせることによって、これまで手が回らなかった仕事に取り掛かっていきましょう！
