紙・エクセルでの賃貸管理の3つのリスク

このままだと危険!?大切な管理情報を安全に保管するために

紙・エクセルで賃貸管理を始める会社は多いでしょう。
便利でわかりやすく、何より無料なところが大きなメリットです。
しかし、大事な管理情報を保管していく上では、紙・エクセルだけでは安心できないかもしれません。
以下のような、3つのリスクが考えられます。

環境的リスク:地震、落雷、火災

紙であれば会社や倉庫、エクセルであればパソコンや外付けハードディスクなどに保存されていると思います。
平時であれば問題ありませんが。しかし可能性は低いかもしれませんが、地震・落雷・火災などが起きたときに消失してしまうリスクは否めません。
特によく聞くのは落雷です。パソコンを操作しているときに落雷があり、過電圧でパソコンがショートして壊れてしまい、エクセルデータも消失してしまうことがあるそうです。
こういったリスクを回避するためにも、クラウド型の管理機能を使って、安心安全なデータセンターにデータを預けておけば、天災が起きたときにも大事な情報を守ることができます。

意図的リスク:不正アクセス、データ持ち出し

賃貸管理の情報には、多くの個人情報や重要な情報が含まれています。
今の時代、会社のパソコンでしっかり管理をしていても、ハッキングのリスクがないとは言い切れません。
国のパソコンやホームページですらハッキングを受けてしまうので、会社のパソコンのセキュリティレベルでは不正アクセスを許してしまう可能性も否定はできません。

また、エクセルファイルであれば、メールやUSBファイルなどで簡単に社外に持ち出すこともできますので、安全性の面からすると危険であると言えるでしょう。
だからこそ、きちんと賃貸管理機能を使って、リスクを回避することが重要です。
クラウド型の管理機能であれば、高度なセキュリティ対策をしたサーバーセンターにデータが保管されますし、データを一括でダウンロードできなかったり、アクセスできる権限を設定できたりするなど安全性を高めることが可能です。

偶発的リスク:誤情報のまま保存、突然のデータ破損

エクセルを使っていると、簡単に編集・操作ができる反面、間違えた情報のまま保存してしまうことも考えられます。
どういうふうに操作したかのログもないので、復元が難しくなるケースも少なくありません。
また、いつ何時ファイルが破損して開けなくなるかもしれません。

賃貸管理機能であれば、データのログが残っていたりして、情報を正しく戻すことが可能かもしれません。
明らかに間違った情報を登録しようとした場合にエラーが出てくることもあります。
もちろん、ファイル破損など起こらないように、きちんとした運用・運営体制を取っている会社がほとんどでしょう。

まとめ

紙・エクセル管理のリスクを挙げさせていただきました。
もちろん、管理を始めたてだったり、管理戸数が少なかったりするうちは、紙・エクセルでの管理が一番楽で簡単だと思います。
しかし、管理戸数をどんどん増やしていこうと思っているのであれば、なるべく早いうちから賃貸管理機能を導入することを検討するのもよいかもしれません。

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