賃貸管理機能で入出金業務を行う3つのメリット

やればできる、でも危険がいっぱい。
紙・エクセルでの入出金管理のリスク

賃貸管理を始める際は、紙やエクセルで管理を始める会社も多いでしょう。 入金予定を管理したり、簡単な計算式を組んで送金金額を計算したりと便利だと思います。
10戸~20戸の管理業務では、紙・エクセルのほうが無料ですし使い勝手がよいかもしれませんが、これから管理戸数を増やしていく会社にとっては、ずっと紙・エクセルを使い続けることはリスクが大きいです。

入金管理が大変、漏れが出る可能性も

管理戸数が増えれば増えるほど、入金管理の件数も増えていきます。
ちゃんと期日どおりに正しい入金をしてくれる入居者がほとんどだと思いますが、中には期日を過ぎたり金額が合わなかったりというケースもあるでしょう。
督促業務や金額調整など、管理戸数が増えれば増えるほど手間が増えますし、イレギュラーが起きたときの対応は、紙・エクセルでは限界がある部分もあるでしょう。

送金時の計算が面倒、契約内容をいちいち確認しないといけない

オーナーへ送金する際も、送金費目の確認から管理料を差し引いた送金額の計算まで業務は多岐にわたります。
また、オーナーによって契約内容が異なる場合もあるため、契約内容を確認しながら、正しい計算で送金額を算出しないといけません。
これもオーナーが増えれば増えるだけ、業務量もどんどん増えていきます。

書類作成が手間、収支報告書や請求書・領収書の作成も

オーナーへの送金だけでなく、月次の報告書送付も業務の一環だと思います。
こちらもやはり、オーナーが増えれば増えるだけ作る書類の数も増えていきますので、業務量が多くなっていきます。
また、請求書・領収書も必要なたびに作成しますが、1件1件の時間は少なくて量が増えれば時間がより多くかかっていきます。

賃貸管理機能は入出金業務のために
導入するべし!

賃貸管理機能を導入すれば、手間がかかる入出金業務の時間を大幅に削減することができます。
入出金管理業務のために、賃貸管理機能を導入するといっても過言ではありません。

簡単に入金管理、ファームバンキング機能で一括消込

入金予定が自動で作成され、入金があったかどうかの記録もすぐ登録・確認ができます。
金額調整やイレギュラーな入金にも柔軟に対応することが可能です。
また、ファームバンキングを使って金融機関からもらったデータを取り込めば、一気に消込を行うことも可能になります。会社によりますが、およそ30~50%程度の時間削減につながるのではないでしょうか?

管理料も自動で計算、契約ごとの正しい送金額がすぐにわかる

管理委託契約の内容を登録すれば、管理料を自動で計算してくれますし、正しい送金金額を表示してくれます。
オーナーが増えても、委託契約を一度登録してしまえば、次回から同じ計算をしてくれる賃貸管理機能は、入出金業務の効率化に大きく貢献することと思います。

入力データから書類も一括作成、ミスなく綺麗な書類がすぐ作れる

収支報告書や請求書・領収書も、入力された内容から自動で作成することが可能です。1件1件作る手間が省け、ミスも減らすことが可能です。
年間収支報告書も紙・エクセル管理だと作成に手間も時間もかかりますが、賃貸管理機能を導入していればすぐに作成可能です。

まとめ

管理業務の大半は入出金業務の時間だと思いますが、その時間を削減し、なおかつミスを減らすことができれば、スタッフの人数がそのままでも管理戸数を増やしていくことも可能です。 早いうちから導入し、オーナーにも入居者にも喜ばれる管理会社を目指していきましょう。

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