賃貸管理機能を選ぶ際に気をつけたい4つの注意点

賃貸管理を始めたてのころは、紙管理やエクセルでの管理で事足りていても、管理戸数が増えてくるにしたがって業務量も情報量も増えてきて、賃貸管理機能の導入を考え出す管理会社も多いのではないでしょうか?
賃貸管理機能は、管理会社の業務効率化はもちろん、大切な情報を安全に保管することにもつながります。
だからこそ、会社にあった賃貸管理機能を導入しなければ、かえって業務が煩雑になったり、作業に支障が生じたりすることも考えられます。
ここでは、賃貸管理機能を選ぶ際に、注意すべきポイントをご紹介します。

クラウド型の賃貸管理機能か?

万が一の時にデータの復旧可能

賃貸管理機能には、インストール型(パソコンにソフトウェアをインストールして使う)またはクラウド型(インターネットにアクセスして使う)の2つのパターンがありますが、おすすめはクラウド型です。
クラウド型はインターネットがつながれば、どこからでも作業ができる利便性もありますし、情報を安全に保存する上でも非常に強みがあります。
インストール型ですと、インストールをしたパソコンが壊れてしまっては使えなくなったり、データの復旧ができなくなったりする可能性があります。

セキュリティ面でも安全

その点、クラウド型はセキュリティ対策をされた、インターネット上のサーバーに安全にデータが保管されているので、万が一のときでもデータを守ることができます。
利便性・安全性の面からも、クラウド型の管理機能をおすすめします。

費用感は業務量に対して費用対効果があっているか?

管理戸数や賃貸管理の業務量で選ぶ

管理戸数や賃貸管理の業務量に応じて、使うべき賃貸管理機能は変わってきます。
管理戸数や業務量が少ない場合は、安価で必要最低限の機能の賃貸管理機能でよいですが、管理戸数も業務量も多い場合は、高機能の賃貸管理機能を多少値段が上がっても導入したほうがよいです。
このときに大事にしたいのは、何の業務を効率化したいのかどうかを考えて、それに合った賃貸管理機能を探すことです。
多機能の賃貸管理機能はたくさんありますが、使わない機能ばかりでは費用がもったいないですよね。
知り合いの会社が使っている賃貸管理機能が、あなたの会社に合うかはわかりません。
知り合いが使っているからというのも安心というお気持ちもわかりますが、あなたの会社に合った賃貸管理機能を探すことをこころがけましょう。

機能面が充実しているか?

契約書作成や入出金業務は特に注意して

賃貸管理機能は世の中に数多くありますが、それぞれ強みも違いますし、機能面も異なります。
自分が求めている機能がちゃんとあるか、面倒でも一つ一つ確認したほうがよいです。
契約書作成や入出金業務など、業務の根幹にかかわる部分は特に注意して確認しましょう。

会社が大きくなってきても使い続けられるか

また、会社が大きくなってきても使い続けられるかという視点も大事です。
大きくなってきたときに物足りないとなってしまうと、賃貸管理機能を他社に切り替えるのはとても大変になります。
5年10年付き合うつもりで、長い目で見て使い続けられるかどうかが大切です。
導入前にテストで使わせてくれる会社は安心できますね。

親身に対応してくれる営業担当か

わからないことがあれば親身に対応してくれる営業かどうかも大事です。
疑問質問をきちんとぶつけて、納得がいくまで確認していきましょう。

サポート体制が充実しているか?

使っているときにわからないことがあったり、つまづいたりしたときに、サポートしてくれる体制が整っているかは非常に大切です。
毎日使う賃貸管理機能だからこそ、親身にサポートしてくれるかは使い続ける上での重要なポイントになります。

電話のサポートの繋がりやすさ

電話のサポートであれば、電話はつながりやすいかどうかも大切ですね。
サポートがお休みの日もチェックするといいかもしれません。
また電話だけでなく、遠隔操作やテレビ会議を用いてより詳しくサポートしてくれる会社だとなお安心できますね。

まとめ

賃貸管理機能の導入は、会社にとって一大イベントです。
悩むことも多いかもしれませんが、導入することでの業務効率化やミスの削減は計り知れません。
一度導入したら長く使い続けることになりますので、後悔しないように選んでいきましょう。

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