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BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業が業務の一部または全部を外部の専門業者に委託することを指します。これは業務効率を向上させ、コストを削減し、重要業務に専念するための有効な手段です。不動産業界におけるBPOサービスは、特に物件管理、賃貸管理、カスタマーサポート、契約管理などの業務で活用が進んできています。

そこで今回は不動産業界におけるBPOをご紹介します。BPOサービス選定時のポイントや実際の活用事例も解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

不動産に特化したBPOサービス「らくなげ」

不動産業務に特化したBPOサービスをお探しであれば、「らくなげ」がおすすめです。 不動産に特化しているので、依頼がスムーズに行うことができ、管理戸数の多い大手不動産会社の事例も多く、安心して依頼することができます。

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不動産業界の現状と課題

近年、不動産業界は大きな変革を迎えています。デジタル化の進展や市場の競争激化により、業務の効率化とコスト削減が求められる一方、常に人手不足な状況です。膨大な事務作業・専門性の高い業務・繁忙期のハードワークが原因で、不動産業界の廃業件数・倒産件数は増加しています。

特に、不動産管理業務はその複雑さから即戦力の採用が難しく、多くの企業がリソースを費やしている現状があります。そこで注目されるのが、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスです。

不動産業界におけるBPOサービスとは、物件管理や賃貸管理、カスタマーサポート、契約管理などの業務を外部の専門業者に委託することを指します。これにより、不動産会社は重要業務に集中できるだけでなく、コストの削減や業務の効率化を図ることができます。

例えば、物件管理業務をBPOサービスに委託することで、定期的なメンテナンスや入居者対応などの煩雑な業務を専門業者が代行します。これにより、自社のスタッフはより付加価値の高い業務に注力できるようになります。また、最新の技術を駆使したサービス提供により、迅速かつ正確な業務遂行が可能となります。

コスト削減も大きなメリットです。自社で全ての業務を行う場合、スタッフの人件費やインフラコストがかさむ一方、BPOサービスを利用することで、これらのコストを大幅に削減することができます。また、アウトソーシングにより変動費化することで、経営の柔軟性も向上します。

さらに、BPOサービスを利用することで、法規制への対応やリスク管理が強化されることもあります。

以上のように、不動産業界におけるBPOサービスの活用は、業務効率の向上やコスト削減、リスク管理の強化といった多くのメリットをもたらします。不動産会社がBPOサービスを上手に活用することで、競争優位性を確保し、持続的な成長を実現することが可能です。

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不動産業界におけるBPOサービス

業務分野	業務内容例	メリット
物件管理	定期メンテナンス、修繕対応、入居者対応など	業務効率の向上、専門的対応、自社リソースの有効活用
賃貸管理	入居者募集、審査、契約手続き、賃料回収など	稼働率の向上、収益確保、顧客満足度の向上
カスタマーサポート	問い合わせ対応、クレーム処理、24時間対応	迅速丁寧な対応、入居者満足度向上、信頼関係構築
契約管理	契約書作成、管理、法的対応	法的リスク軽減、手続き効率化、最新法規制への対応

物件管理

まず、物件管理におけるBPOサービスについて考えてみましょう。物件管理業務には、定期的なメンテナンスや修繕、入居者対応、トラブル対応など、多岐にわたる作業が含まれます。これらの業務を専門のBPO業者に委託することで、不動産会社は自社のリソースを効率的に活用し、物件の価値を維持・向上させることができます。

賃貸管理

次に、賃貸管理業務におけるBPOサービスの利点です。賃貸管理には、入居者募集や審査、契約手続き、賃料の回収、更新手続きなど、多くの手続きが含まれます。これらの業務を外部に委託することで、不動産会社は賃貸物件の稼働率を高めるとともに、安定した収益を確保することができます。

また、BPO業者が最新のITサービスを活用して業務を効率化することで、顧客満足度の向上にも繋がります。

カスタマーサポート

カスタマーサポートにおけるBPOサービスも重要な役割を果たします。入居者や物件所有者からの問い合わせ対応やクレーム処理を外部に委託することで、不動産会社は迅速かつ丁寧な対応を実現できます。

特に、24時間対応のカスタマーサポートを提供するBPO業者を利用することで、入居者の満足度を高め、長期的な信頼関係を築くことが可能です。

契約管理

さらに、契約管理業務におけるBPOサービスも効果的です。不動産取引における契約書の作成や管理は、法的な知識が求められる重要な業務です。これを専門のBPO業者に委託することで、法的リスクを軽減し、契約手続きをスムーズに進めることができます。

また、BPO業者は最新の法規制に精通しているため、法改正に迅速に対応できる点も大きなメリットです。

総じて、不動産BPOサービスは、業務の専門性と効率性を高めるための強力なツールです。次のセクションでは、不動産業務委託の具体的な利点について詳しく見ていきます。

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不動産業務委託のメリット

BPOサービスを活用して不動産業務を外部の専門業者に委託することには、多くの利点があります。ここでは、具体的な利点について詳しく説明します。

1. コスト削減

不動産業務を外部に委託することで、企業は大幅なコスト削減を実現できます。

まず、人件費の削減が挙げられます。外部業者に業務を委託することで、正社員の雇用に伴う固定費を削減できます。特に、繁忙期や閑散期に合わせてリソースを調整することで、効率的な人件費管理が可能です。

また、インフラコストの削減も大きなメリットです。オフィススペースやITインフラの維持費用を削減できるため、初期投資を抑えつつ最新のインフラを利用することができます。

さらに、外部業者の専門知識と経験を活用することで、業務効率が向上し、無駄なコストを削減できます。これにより、企業は経費を柔軟に管理し、経済状況に応じた対応がしやすくなります。

2. 業務効率の向上

BPOサービスの活用により、業務効率が大幅に向上します。外部の専門業者に委託することでマニュアル化が進んだり、他社でのノウハウを入手することができ、業務の改善が進みます。

また、最新の技術やツールを活用することで、迅速な対応が可能となります。

例えば、AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用した業務自動化は、業務の正確性を向上させるとともに、人為的ミスを減少させることにも繋がります。

3. リスク管理の強化

外部の専門業者に業務を委託することで、リスク管理が強化されます。まず、法規制への対応が挙げられます。外部業者は最新の法規制に精通しており、適切な対応を行うことで法的リスクを軽減します。

また、法改正に迅速に対応できるため、企業は安心して業務を委託することができます。

4. サービスの質向上

不動産業務委託により、サービスの質が向上します。専門業者による迅速かつ丁寧な対応は、顧客満足度の向上につながります。

例えば、24時間対応のカスタマーサポートを提供することで、入居者や物件所有者からの問い合わせに迅速に対応でき、顧客の信頼を得ることができます。

さらに、需要に応じた柔軟なサービス提供が可能となります。外部業者は、短期的な需要増加にも迅速に対応できるため、顧客ニーズに合わせたサービスを提供することができます。これにより、顧客との長期的な信頼関係を築き、ビジネスの成功に寄与します。

不動産BPOの成功事例

ケーススタディ1: 株式会社FASTORY様の成功事例

株式会社FASTORY様は、東京都渋谷区南平台町に拠点を置く不動産会社で、売買および賃貸管理業務を行っています。

導入のきっかけ

株式会社FASTORY様は、賃貸管理事業を行っていく中で人材不足に課題感を持ち、人員に左右されずに運用できる仕組みづくりが必要だと感じました。財務の観点からも販管費を抑える方法を検討した結果、業務の一部を外注しつつ少人数で回していく仕組み作りにたどり着きました。

導入後の効果

BPOサービスを導入し、従業員1名とアルバイト1名で900戸の物件管理を実現しています。オーナー対応が必要な業務以外はBPOに外注し、効率的に業務を行っています。

社内のスタッフはオーナー対応に徹底することで、信頼関係の構築と顧客満足度の向上にも成功。その結果、毎年100～250戸ずつ管理戸数を増やすことができています。

導入前の課題	導入後の効果
人員不足で効率的な業務遂行が難しい	従業員1人、アルバイト1人で900戸の物件管理を実現
管理戸数の増加に伴って販管費も増加	オーナー対応が必要な業務以外をBPO業者に外注
業務効率の向上が課題	毎年100～250戸ずつ管理戸数を増やすことに成功

このように、株式会社FASTORY様はBPOサービスを活用することで、少人数でも効率的な業務を実現し、着実に管理戸数を増やしています。

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管理業務を外注した結果、2人で900戸の物件管理を実現！管理戸数を増やす秘訣とは？

ケーススタディ2: 株式会社株式会社KACHIAL様の成功事例

東京を拠点にプロパティマネジメント分野で確固たる実績を持つ株式会社KACHIAL様は、事務作業をらくなげに外注することで、繁忙期でも営業活動し続けられる体制を構築しています。

導入のきっかけ

きっかけは、KACHIALのリーシングチームの営業が、事務仕事に追われ、本来の営業活動をできていなかったことです。

6年ほど前に、事務仕事を軽減しようとオンライン化しましたが、仲介会社とのやりとりが電話からチャットに切り替わっただけで、事務仕事がなくなることはありませんでした。

『らくなげ』は、仲介会社とのやりとりや契約書の作成なども受託できるとのことでしたので、まずは契約書と図面の作成をお願いしました。

導入後の効果

2023年の10月に『らくなげ』と親和性の高い『いえらぶBB』を導入し、そこから少しずつお願いする業務を増やしていきました。

効果を実感したのは2024年の１月、繁忙期に入った頃です。

例年、繁忙期は営業職も事務処理を行わないと回らない状況で、KPIにしているオーナーへの訪問数や、業務販売を行った数字も0が続くのですが、今年は数字が落ちませんでした。

らくなげさんが事務作業を引き受けてくださっているので、営業が外に出られるようになったのだと思います。

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「らくなげ」があったから職員の早期成熟を実現できた

不動産BPOサービス選定のポイント

不動産業務への理解があるか

BPOサービスは様々にありますが、不動産業務の外注は不動産業務に特化したものがおすすめです。

業界に特化していなくても依頼は可能ですが、専門用語が伝わらなかったり、業務マニュアルの構築が必要以上に煩雑になり、うまく行かないケースがあります。不動産業務の実績があるか、社内に不動産経験者がいるかなどを事前にチェックしておくといいでしょう。

マニュアル構築ができるか

一般的なBPOサービスでは、自社で業務マニュアルを作成して依頼を行う必要があります。そのためマニュアルの構築に人手が取られたり、その時間が取れずに導入が進まないこともあります。

BPO会社自身にマニュアル構築のノウハウがあると、業務の説明を行いつつマニュアル作成を行ってもらうことができるため、サービス開始がスムーズに進みます。また、他社で運用しているノウハウを活用できるケースもあり、業務のブラッシュアップにも繋がります。

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まとめ

不動産BPOサービスは、多岐にわたる業務を外部の専門業者に委託することで、業務の効率化とコスト削減を実現します。専門知識と経験を持つBPO業者が業務を遂行することで、迅速かつ正確な対応が可能となり、自社のリソースを効率的に活用できます。

特に、最新の技術やツールを駆使した業務プロセスの最適化は、業務効率の向上に大いに寄与します。他にもリスク管理の強化やサービスの質向上など、メリットが豊富です。

主要ポイント	メリット
業務効率の向上	専門的対応、技術活用によるプロセス最適化
コスト削減	人件費・インフラコスト削減、柔軟な経費管理
リスク管理の強化	法的リスク軽減、情報漏洩リスク低減
サービスの質向上	顧客満足度向上、迅速な顧客ニーズ対応

今後、不動産業界におけるBPOサービスの重要性はますます高まると予想されます。特にデジタルトランスフォーメーション（DX）の進展により、業務のデジタル化が進み、さらに効率的な業務プロセスが実現される中、BPO会社は強力なパートナーとなります。

戦略的にBPOサービスを導入し、利益の拡大に役立てていただければと思います。

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