入居者対応ツールとしてのHP

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あなたの管理会社にHPはありますか?

HPは、集客のツールとして捉えられますが、入居者の対応にも利用できます。

今回は、HPを持っていてうまく活用できていない、もしくはHPを持っていないという管理会社の方のためにHPの活用方法についてご紹介したいと思います。


管理会社でもHPは必要になってくる?

管理会社で働いている方の中には、HPは必要ないと考えている方もいるかもしれません。

管理会社の場合は古くからの付き合いもあるところも多いので、集客には力を入れていないという会社もあるかと思います。

スマートフォンの普及に伴い、誰でも簡単に情報を手に入れられるようになりました。

昔からの付き合い以外のところともお付き合いを増やしていくのも、今の時代は情報をしっかりと開示しておくことで可能になってきています。

そして、入居者の方のための情報を載せている会社も多く見られます。

入居者のしおりや、入居者からの良くある質問をまとめたページを作っているところもあります。

入居者とのコミュニケーションも可能

HPはだれでもアクセスできるため、入居者とのやり取りをするには良いツールです。

管理会社には、入居者からのたくさんの質問が寄せられます。

管理戸数が多ければ多いほど、対応しなければならない入居者も増えます。

簡単に答えられる、入居者の方から多く寄せられるような質問の場合は、HPにあらかじめ記載しておくと、管理会社が直接対応しなくてもいいようにすることができます。

トイレが壊れてしまった、排水溝からにおいがする、入居者の方も暮らしはじめで分からないことはパターン化しているものもあるのではないでしょう?

これまでの対応履歴からそのパターンを洗い出してHPに載せておくと、入居者の方自身で調べて確認して解決してくれる場合もあります。

そうすれば、電話の対応で時間も取られず、入居者の方にとっても分からないをすぐに解決できます。

そのほかにも、入居者の方向けのお知らせ事項もHPに載せられるので、エレベータの点検等の情報も入居者へ届けることができます。

まとめ

管理会社にとって入居者対応も長期契約してもらうために重要な仕事になってきます。

HPをうまく使えば入居者とのコミュニケーションをとることも可能です。

特に繁忙期は、入居者からの質問も増え管理義者の業務は激務になります。

少しでも効率化できそうな業務は効率化していくのも大切です。

クレーム連絡の導線もしっかりと記載しておけば、対応もスムーズにいきます。

HPをお持ちの会社もそうでない会社も、取り入れてみるのもいいと思います!

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らくちん編集部 まお

この記事を書いた人らくちん編集部 まお

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管理業界を変えたい!そんな思いで業務支援サービスの企画をしている傍ら、管理会社様向けにお役立ち記事の執筆もしています。 実務に沿ったシステムづくりを目指して日々勉強中です。 システムでも記事でも「管理業務を『らくちん』に」をモットーに、管理会社の皆様に寄り添います!

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