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管理会社の業務範囲はどこまでなの?

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管理業務は多岐にわたることは、これまでいろんな記事でも書いてきました。

これから管理業務も始めようかなと考えている人からしたら、管理会社の業務はどこまでなの?という疑問も出てくるのではないでしょうか。

今回はそんな疑問にお答えしていこうと思います。


借主からの様々な要求

管理会社には、借主から様々な問い合わせやクレームがきます。

犯罪の防止をしてほしい、アリやネズミを駆除してほしい、犬の糞が散乱しているので清掃してほしい、トイレが詰まってしまったので修理してほしい、これ以外にもたくさん連絡が来ることと思います。

借主が、何か困ったら管理会社にとりあえず連絡してみるという意識を持っているのは、良いことだと思います。

ですが、上記の中のものには管理会社が対応するものではない問い合わせも含まれていて、専門の機関に直接連絡を取ってほしいという場合もあるかと思います。

そもそも管理業務の範囲はどこまでなのか、それはどのように定められているのでしょうか?

管理委託契約を確認しましょう

管理会社が対応するべきクレームや問い合わせの範囲が曖昧なのには、管理委託契約に定める業務範囲が明確になっていないことが原因の一つとしてあるようです。

最近の入居者からの問い合わせやクレームの中で、どれが自分たち管理会社が対応するものなのか、その線引きに悩んでいるのであれば管理委託契約を見直すことも必要になってきます。

管理の内容や範囲というのは、管理物件の構造や規模によっても変える必要が出てくると思います。

小さめの規模の物件であれば、多少無理なお願いをされても捌ききることができるかもしれません。

しかし、物件の規模が大きくなれば問い合わせやクレームの母数も跳ね上がり、小さな規模の物件のような質の対応は難しいでしょう。

様々な要素を考慮して、管理委託契約で管理業務の範囲について定めるようにしてください。

対応するかしないかの基準は?

借主からの問い合わせやクレームの中には、管理会社が本当に対応すべきものなのか?というものもあります。

対応するかしないかの判断は、「個人の主観に基づいたクレームかそうでないか」です。

トイレの水が詰まったから至急直してほしいというのは、管理会社ではなく専門の業者に連絡をするべきものになります。

借主の管理会社への依存は、信頼関係とも言えますし、どんな連絡も管理会社に来るという状況を一概に悪いとはいえませんが、個人の主観のものまで対応していたら時間がいくらあっても足りません。

管理会社の中で、借主から来た問い合わせを一度まとめ分析し、「よくある質問」のような形で、解決方法を借主に配るのもいいと思います。

管理会社を挟まずとも解決できるものをあらかじめまとめておくことで、専門業者への連絡を促せるような仕組み化ができると思います。

まとめ

今回は管理委会社の業務範囲について説明していきました。

管理業務の曖昧さは、管理委託契約で業務の範囲について明確に定められていないことが原因です。

ただでさえ激務の管理会社ですので、借主からの問い合わせやクレームも、仕組み化していくことが重要になってくるでしょう。

管理会社の中には、ひとまず来たクレームや問い合わせは、関係各所にその場ですぐ連絡をし、きちんと対応しているというところを借主に印象付けると同時に、こういう問い合わせは管理会社にするのは違うのかもしれないと気づかせるような工夫をしているところもあるようです。

社内全体で、どれだけ借主の対応に時間を使っていて、その中で管理会社でなくてもいいような内容のものはどのくらいあるのかを分析してみるのもいいかもしれません!

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この記事を書いた人らくちん編集部 しゅーじ

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管理会社様の日々の業務を”らくちん”にする! そんな管理業務効率化のシステムを開発するエンジニア。 エンジニアの経験も活かして、「かゆいところに手が届く」をモットーに、管理会社様の”どうだっけ””なんだっけ”に答えられる記事を執筆しています。

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