滞納督促業務は管理戸数が多ければ多いほど大変…効率化するには?

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社内で、督促業務が効率的に行える仕組みは整っているでしょうか?

入居者に滞納されてしまうということは起こってほしくないですが、珍しいことではありません。

督促業務は労力も割かれるので、滞納が多い月があるとほかの業務が滞ってしまうということもあるのではないでしょうか?

今回は、督促業務を効率的に行うための仕組みについてご紹介していきます。


管理業務の中で手間のかかるものといえば?で上位に来る「督促業務」

督促業務は一般的には、人の力で行います。

多くの管理会社の方が、電話や郵便での督促を行っていることと思います。

滞納には、口座にお金を入れ忘れていたり、引き落としのタイミングを勘違いした新規契約者が振り込みをし忘れたりというケースもあります。すべてが悪意のある滞納というわけではありません。

督促業務で大切なのは、正確であることと素早い対応をすることだと思います。

いつの支払い分で、いくら滞納していて…と抜け漏れなく確認したうえで督促状の作成、督促の電話連絡を行わなくてはいけません。

この確認作業は非常に手間がかかるため、その他の業務が滞ってしまうこともしばしばあるのではないでしょうか?

管理戸数が多ければなおさらですよね。

「うっかり滞納者」を「悪質滞納者」に進化させないために

滞納者のほとんどが、督促がくれば支払ってくれると思います。

しかし、中には何か月も支払い続けないという入居者もいるかもしれません。

滞納することに慣れると、高確率で滞納が癖になってしまいます。

そうなると、滞納保証がついていない場合は家主にも大きな損失を与えることになってしまいます。

「うっかり滞納者」に対して、素早くマメな連絡をしていくことは、滞納に慣れさせないためにとても重要です。

引き落とし日に入金の確認を漏れなく行い、お金を振り込んでいない人が特定出来たら、すぐに連絡をした方がいいです。

連絡手段は電話や郵便が多いかもしれませんが、「SMS」を利用して督促を行っている管理会社もあるようです。

「SMS」「メール」を有効活用

SMSは電話番号さえわかっていたらメールを送ることができます。

メールアドレスは分からないけど電話番号なら持っている!ということもあると思います。

字数の制限はありますが、そこはあまり問題にならないでしょう。

ただ、1通1通送っていては手間になることは変わりないので、一斉に送信することができるような設定を社内でしたり、「SMS」でなくても携帯を持っている入居者からはメールアドレスを預かるようにするようにしたりするのも、督促業務を行う時に手間を減らせると思います。

契約書に記載するのも効果あり

モンスター滞納者を出さないための工夫は、契約書にもできます。

契約書の中に

・賃料等の滞納があった場合には、遅延損害金を支払ってもらう

・請求手数料を請求方法に分けて金額を定めて、それぞれ支払うこととする

ようなことを記載しておくと、滞納者が減ってくれるかもしれません。

遅延損害金や請求手数料は、期日通りに支払いをしていれば支払う必要のないお金です。

そのお金の存在をしっかりと契約を締結するときに説明しておくことで、抑止力になるかもしれません。

まとめ

上記の方法のほかにも内容証明を早めに送ってしまうのも一つ手だと思います。

滞納者への督促は、スピードが命です。

手間がかかる業務であることは分かり切っているので、できるだけ滞納者を出さないような仕組みを作る必要があると思います。

管理会社の中で、一度滞納についてどういう対処をしているのか、滞納者に対して何かペナルティを与えているのか、確認をしてみるのもいいと思います。

確認したうえで、もう少し決まりを厳しくした方がいいという声があるのであれば見直すことも考えてみてください!

家主の信頼を得るには安定した家賃の回収が欠かせません。

督促業務についてもっと効率化できないかを考えてみましょう!

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らくちん編集部 まお

この記事を書いた人らくちん編集部 まお

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管理業界を変えたい!そんな思いで業務支援サービスの企画をしている傍ら、管理会社様向けにお役立ち記事の執筆もしています。 実務に沿ったシステムづくりを目指して日々勉強中です。 システムでも記事でも「管理業務を『らくちん』に」をモットーに、管理会社の皆様に寄り添います!

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