賃貸管理機能の導入を検討するべき3つのタイミング

賃貸管理機能の導入はタイミングを逃さないことが大事!

エクセル・紙の管理には限界がある

賃貸管理機能を導入するタイミングは、会社によってそれぞれだと思います。
賃貸管理業務を始めたばかりであれば、システムを使わずともエクセル・紙で管理することが可能ですし、なにより無料でできるためにコストもかかりません。
もちろんずっとエクセル・紙で管理し続けることもできますが、管理戸数が増えてきて業務量が増えてくると、エクセル・紙管理ではリスクも増えてくることでしょう。

賃貸管理機能の導入は早いほどリスクが小さい

賃貸管理機能の導入は会社にとってとても大きな転換点になります。
データの移管はもちろん、新しいシステムでの業務の慣れや運用方法の確立など、現在の業務と同時並行で行う業務量が多いためです。
しかし、だからといっていつまでも導入を先送りにしておくこともできません。
また先送りにすればするほど、管理戸数や賃貸管理データは増えていくので、移管のハードルもどんどん上がっていくのです。

今回は、賃貸管理機能を導入するのによいタイミングについてご紹介できればと思います。

大規模な管理受託など、管理戸数が増えたとき

管理戸数300戸が目安

管理戸数が多くなることが、賃貸管理機能の導入タイミングになることが多いです。
管理戸数が少ないうちは、エクセル・紙管理でも十分ですが、管理戸数が増えてくればそれだけ業務量も増えていきます。
会社の規模や状況にもよりますが、300戸の管理戸数を超えてくると、賃貸管理機能を検討してもよいのではないでしょうか?

また賃貸管理機能の導入を先送りにして、管理戸数がもっと増えてから導入しようとすると、データを移管する手間・時間もどんどん増していきます。

管理業務に携わる人数が増えたとき

同時作業で業務削減を実現

賃貸管理の業務量が増えてくると、対応する人員も増えてくるでしょう。
エクセル・紙管理ですと、同時に対応できる人数が限られているため、誰かが作業しているときは待たないといけないなど、業務効率が下がる可能性があります。
そのため賃貸管理機能を導入して、同時に作業が行える環境を作ることで、業務の削減と従業員にとっても働きやすい環境を作ることにつながります。

エクセルが破損したとき・契約書を紛失したとき

賃貸管理において最悪のケースが、エクセルが破損したとき、または契約書を紛失したときです。

ファイルの破損は取り返しがつかない

エクセルで管理している場合、長く運用していたりデータ量が多くなったりすると、ファイルが破損するリスクは増えてきます。 エクセル管理は無料でとても便利ですが、破損リスクは大きく、業務がとまってしまうだけでなく、取り返しのつかない事態になる可能性もあります。

紙は紛失の他、棄損リスクもある

紙管理も同様で、確認のために持ち出しなどしていると、紛失するリスクもあがっていきます。
汚してしまったり破けてしまったりするなどの棄損リスクも考えられます。
だからこそ賃貸管理機能を導入して、管理会社にとって一番大事なデータを安全に守っていくことが大事です。

まとめ

管理機能を導入するタイミングは人それぞれですが、なるべく早いほうがリスクを軽減できます。
さまざまな管理機能を比較検討して、御社に最適な賃貸管理機能を導入していただければと思います。

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