不動産管理での電子契約導入方法｜導入の進め方やメリットなども解説
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2022年5月に施行された宅地建物取引業法により、不動産取引の電子契約が解禁されました。従来、契約書などの書面の交付は、郵送や来店が必須でした。しかし、電子化が解禁されたことで、今後はオンライン上で契約書の交付が可能になりました。
また、書面契約から電子契約に切り替わると業務効率化やコスト削減につながります。こうしたメリットから、電子契約の導入を検討している不動産会社の方は多いでしょう。
そこで今回は、電子契約の導入に向けて具体的な進め方やメリット・デメリットを解説します。
不動産での契約書管理に電子契約を導入する流れ
近年では電子契約を簡単にできるシステムが増えているため、電子契約の導入は難しくありません。ただし、適切な流れで進めなければ、自社に合わないシステムを選んでしまったり社内に浸透しなかったりするおそれがあるため、導入は正しい手順で進めることが大切です。
ここでは、システムを導入する際の流れを解説します。次の手順で進めましょう。
1. 契約書に関する現状把握をする
2. 電子契約の活用範囲を決める
3. 電子契約システムを選定する
4. 電子契約のルールを取り決める
5. 電子契約の導入を社内外に共有する
6. 電子契約の開始/研修を実施する
1.契約書に関する現状把握
まずは、管理している書面や契約までの仕組みなど、業務の現状を正しく把握することから始めましょう。取り扱う契約書の種類や内容、取引先、これまでの業務フロー、書面の保管方法などを明らかにするのです。
2.電子契約の活用範囲決定
電子契約に切り替えられる書面は、媒介契約書、重要事項説明書、賃貸借契約書、売買契約書などさまざまです。とはいえ、突然すべての書面の取り扱いを電子化すると、現場に混乱が生じるおそれがあります。
そこで、電子契約する書類の範囲を絞ります。誰もが迷わず運用できるレベルからスタートしましょう。特に取引先が絡む書類については、取引先との情報共有や連携も重要です。
3.電子契約システムを選定
電子契約の導入にあたって、多くの不動産会社が活用するのが電子契約システムです。契約書作成や電子署名など、オンラインで安心かつ正確に契約書を作成するのをサポートします。
システムを導入する際は、現場の利用者の意見を取り入れましょう。利便性の観点から最適なシステムを選ぶことができるためです。また、システムとの連携機能があると、一気通貫で管理することができるため、現場のスタッフは使いやすいでしょう。
例えば、いえらぶサインは不動産業務に特化した電子契約システムとして、多くの支持を集めています。万全のセキュリティ対策とオンライン対応で、業務フロー全般をサポートしてくれます。
電子契約システムを選ぶとき際のポイントは下記の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考になさってください。不動産向け！電子契約システムを選ぶ際のチェックポイント3選
4.電子契約に関するルールを策定
導入後に業務に支障が出ないように、社員など関係者への周知を徹底するとともに、起こりうる事態に想定したマニュアルも用意しておくのがおすすめです。
5.電子契約導入について社内外に共有
電子契約の導入は、社内だけではなく、仲介会社やオーナーなどの取引先や顧客にも共有しておきます。新しい仕組みへの理解を得るためには、一方的なお知らせにとどまらず、導入によるメリットを伝えることが大切です。
また、社内外でトラブルなく運用するためにも、社外向けにもルールを作って周知しておくとよいでしょう。
6.電子契約導入開始・研修実施
運用を開始した直後は、想定外のトラブルや業務フローの混乱が起こりやすいものです。万が一に備えてフォロー体制を整えておきましょう。また、社内研修を実施して、誰でも簡単に操作ができる環境を整えましょう。1度の研修だけではなく、定期的に研修を行って個人の理解度に応じてフォローをするのが大切です。
加えて、導入した電子契約システムのサポートや相談窓口の体制も把握しておき、いつでも連携を取れるようにしておくと安心です。
不動産管理で電子契約を導入するとどんなメリットがある？
次に、電子契約を導入することによるメリットを紹介します。
契約書管理を効率化できる
事務作業の手間を省くなどの業務効率化が期待できます。例えば、紙の契約書だと印刷や押印などの書類を準備することから始まり、郵送、投函、集荷などが煩雑になりがちです。また、手続きに誤りがあると書類の返送などが必要となり、契約の締結までに数週間かかる可能性があります。
一方、電子契約はオンラインで手続きが完了します。郵送の手続きが省略化されるため、契約までの時間を短縮することが可能です。
そのほか、紙の契約書は1枚ずつファイリングが必要で、保管にかかる手間も課題になりがちです。電子契約を導入すればデータで保存できるため、管理が容易になります。
コスト削減に役立つ
従来の書面による契約には、紙や印紙、郵送などにコストがかかっていました。しかし、オンラインであればこれらのコストは不要です。同時に作業の負担も減るため、人件費の削減にもつながります。
ほか、契約締結の署名や押印のために、社員と顧客の双方が顔を合わせる必要がなくなり、スケジュール調整はもちろん、交通費もカットできます。
リスク軽減できる
あらゆる分野で電子化が進む今、電子契約はとても安全性の高い仕組みとなっており、リスクの軽減にも役立ちます。
電子署名やタイムスタンプ、編集履歴機能などにより、書面の不正処理や改ざんを防ぎます。書面とは違い、紛失のリスクも低いでしょう。
また、多くの電子契約システムではクラウド上のデータ保存で、バックアップに対応しています。災害時などにデータが消えるといったリスクの心配もありません。
テレワークにも対応できる
電子契約のデータはクラウド上に保管されるため、オンライン上で作業できます。これまでの不動産業界では難しいとされてきた、テレワークなど現代の多様な働き方に対応しながら、契約書面の管理を行えます。
不動産管理に電子契約を導入することによるデメリットは？
不動産管理においてはいくつかのデメリットも考慮しておく必要があります。
電子契約導入に対応していない取引先もある
社内で電子契約の導入を進めても、取引先が対応しない、顧客が望まないといった事情から、実践できない可能性が考えられます。
物件のオーナーや買い手などの顧客、仲介会社など、自社と関わる方々から理解と了承を得ることが大切です。その際、電子書面の導入は、関係者にとってもメリットが大きいことを伝えましょう。
サービスによって電子化の対応範囲が異なる
導入した電子契約システムによって、サービス内容は異なります。特に電子契約への対応範囲は、賃貸取引に特化したものからあらゆる業務に幅広く対応したものまで、大きく違うケースもあります。
例えば、電子契約の方式ひとつとっても、第三者を必要とする立会型、契約当事者が作業する当事者型などに分かれます。
そのため、導入するシステムの提供するサービスが、自社の目的に見合ったものか判断することが重要です。
電子契約の導入によって業務フローが変わる
電子契約を導入すると、従来のやり方とは異なる、新しい業務フローを実践することになります。導入前には業務フローやシステムの操作方法などを、説明会や研修を通じて共有し、できるだけスムーズな導入を目指すようにしましょう。
それでも、慣れるまでに多少時間がかかることや、混乱が生じる可能性があることを考慮しておくことも必要です。
不動産管理で電子契約を導入するときのポイント
業務に支障をきたすことなく、できるだけスムーズに電子契約を導入するには、下記のようなポイントを押さえておくことがおすすめです。
電子帳簿保存法に対応したシステムを使う
改正電子帳簿保存法では、従来の書面による契約書と同等の効果のあるデータとして、電子書面を保存することを求めています。
導入する電子契約システムに、タイムスタンプや電子署名、編集履歴機能など、法に則った保存や管理を実現できているサービスが備わっているか確認しておきましょう。
使いやすいシステムか確認する
電子契約システムは、電子契約の導入をサポートする便利なものです。しかし、これまで対面型で運営されてきた不動産会社にとって、IT導入のハードルが高い場合も多いことが想像されます。
そこで、社内外の誰にとっても、使いやすくわかりやすいシステムを選ぶことが重要です。特に取引先には負担をかけないように、考慮しましょう。
既存の社内システムと連携させる
顧客管理や物件情報の管理などで、すでにシステムを導入している不動産会社は多いでしょう。こうした既存システムと連携を取れる電子契約システムを選ぶと、より効率よく業務改善を図れます。
連携機能を優先するならいえらぶサインをぜひご活用ください。いえらぶサインなら、基幹システム「いえらぶCLOUD」との連携はもちろん、空室物件の業者間流通サービス「いえらぶBB」とも連携可能です。これにより、顧客情報や物件情報の管理からリーシングまでを一気通貫で行えます。
書面の郵送にかかるコスト、多方面との煩雑なやりとりの負担、増え続ける契約書面の保管など、日々の業務改善に役立つでしょう。
まとめ
不動産業務のなかで電子契約を導入すると、自社と関係者の双方にとって多くのメリットがあります。一方、セキュリティや新たな仕組みへの理解など、事前に検討や対策、情報共有が必要です。
スムーズな導入には、自社に合った電子契約システムの選定が重要です。不動産業務に特化し、セキュリティ面も安心のいえらぶサインをぜひ一度ご検討ください。
