不動産の賃貸管理システムとは？機能やリーシングとの連動について解説
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日常の業務の中で賃貸管理に関係するものは、かなりの負担となっていますね？
不動産の賃貸管理の業務時間を70%削減し、リーシングとの連携も円滑にできる方法があります。
そこで今回は、不動産の賃貸管理システムとはどのようなものか、課題を解決する機能や、リーシングとの連動について解説します。
不動産業の課題を解決する、賃貸管理システム
まず、賃貸管理業務が現状抱えている課題から、整理をします。
業務の効率化が必要
不動産業界では、まだ月間60時間以上の労働時間が常態化しています。
これは36協定で決められた1か月の残業時間を上回るものですが、働く人は「やるべきことをやって」この労働時間だというのが実感でしょう。
離職率も高く、現状では担当以外のスタッフと業務を融通し合うようにはなっていないのがほとんどではないでしょうか？
また、同じだけの業務を短時間ででき、仕事も助け合える状況が作れれば、大事な業務に専念できたり、管理戸数を増やして業績を上げていくこともできます。
リーシングと賃貸管理の分断
リーシングと賃貸管理は、兼業されていることがほとんどで、業務上も密接な関わりがあるにもかかわらず、データ管理に関しては別々ということが多いです。
本来、退去の処理からそのまま物件情報の公開など、客付けのアクションを起こすことがほとんどです。
また、成約したお客様の情報は、そのまま入居者情報となるはずです。追客の際に得た顧客情報は、入居中にも活かせるものです。
客付けのスタッフと、事務方のスタッフが別れている場合でも、この情報管理の分断が、円滑な業務の妨げになっていたケースは多いです。
賃貸管理システムとは？
賃貸管理システムの仕組みの原理は、顧客情報と物件情報を一元管理し、それを社内のスタッフ全員が共有することです。
この一元管理をもとに、さまざまな充実した機能を提供し、大幅な業務の効率化をはかり、売上アップにもつなげていくものです。
また、顧客と物件以外に、物件オーナーや関係業者などのデータとも関連づけをおこない、家賃業務や原状回復などの業務も効率化します。
導入によって、今まで普通におこなってきた業務がこんなに変わるということに、驚かれるかもしれません。
以前は専用サーバやソフトウエアを購入する方法が主流で、導入の仕組みやアップデートにコストがかかっていました。
しかし近年はクラウドで操作をできるようになった関係でコストは下がり、セキュリティ上も有利となっています。
クラウド利用は、情報漏えいのセキュリティのほか、災害や破損などのリスクも軽減します。
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不動産の賃貸管理システムの機能
では、実際にどのような充実した機能で業務の効率化をはかっていくのでしょうか？
物件管理機能
号室単位の物件データには、空室状況から現在の入居者、契約書、賃料支払い、修繕、クレームなどの情報が全て確認でき、さまざまなひな形、あるいはオリジナルの帳票で出力できます。
入金消込も銀行口座のカタカナ名義と照合して、即時にエラー検出します。すべてプログラムからの出力なので、人的なミスも少なくでき、2度手間も削減します。
利用が進むほどに、1件1件の手作業が減ってゆくのを実感できます。
物件の点検や修繕の履歴も、検索ですぐにたどれるため、修繕計画について、物件オーナーへの提案材料となるのです。
入居者から頼られがちなライフラインの決定も、取次機能でおまかせにできるうえ、紹介料が会社の収益源となります。
収支報告
物件ごと、月ごとから中長期までの収支報告も、ワンクリックで即座に作成可能です。
これはスタッフ全員で共有することもでき、経営計画や、オーナーへの報告や、アセットマネジメント検討の材料になります。
契約書作成や入居中の業務
契約書や重要事項説明の作成は、一度入力した内容はすべて呼び出せるため、特約事項等のみ新規入力して、スピード作成ができます。
契約関連の書類は電子契約に対応するため、非対面で契約がおこなえれば、コストと業務効率の両面で、メリットは大きいです。
契約書のフォーマットは個人契約・法人契約の別、居住用・事業用・駐車場の別、すべてに対応します。
また、物件ごとなどでオリジナルのフォーマットを作成し、保存もできるので、特約内容などのイレギュラーな対応も安心です。
定期的な更新業務も、契約満了日が近づいている物件を自動でリスト化するため、更新対応の漏れがなくなります。
更新対象者に対しての更新案内書も一気に自動作成できるため、繁忙期を控えた更新確認作業には、強力な業務効率化になります。
解約時の対応進捗をチェックリスト管理でき、対応に必要な事項をメモできるため、対応の忘れや漏れを防げます。
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不動産の賃貸管理システムのリーシング機能
賃貸管理と密接な関係にあるリーシングは、賃貸管理システムではどのようにおこなうのでしょうか？
業者間流通
空室となったお部屋情報は、一刻も早く公開し、効率よく客付けしたいものです。
そのためには、業者間で簡単に物件情報を共有でき、即時更新できる手段が必要になります。
たとえば、いえらぶCLOUDユーザー同士では、登録した管理物件を、仲介会社が写真・データ付きでワンクリックで取り込め、客付け作業が圧倒的に効率化されます。
また、管理会社が物件の情報を変更すると、仲介会社の物件情報も連動して変更となるなど、物件確認の手間も大幅軽減します。
その他の充実した機能
チラシ作成は、用途に合わせたひな型から選ぶだけでもできあがり、色を変更したりコメント挿入したり、細かいカスタマイズも可能です。
登録済みの物件データがチラシに反映されるため、客付業者への客付依頼もスムーズで、空室期間の短縮を実現します。
また、不動産業務に不可欠な間取り図も、直感的な操作感にこだわった画面で、1DKでも5分程度でらくらく作成できます。
作った間取り図は物件画像として登録され、そのままチラシやポータル出稿に使用できます。
また、いえらぶCLOUDの場合は、空室物件を24時間いつでも確認ができる「業者間サイト」を提供しています。
仲介会社は空室確認、チラシダウンロード、申込書ダウンロードや内見予約、空き時間の確認や鍵情報のやり取りもすべて自動化できます。
入居者の申込み時も、契約時に自身のスマートフォン・タブレット等から入力し、ウェブだけで申込みが完了できる仕組みがあります。
申込みの内容から保証会社・保険会社への審査取次や、賃貸借契約の登録もスムーズに進むことができます。
導入後のプラスのサポートも重要
賃貸管理とリーシングも含め、コスト面でも優れるいえらぶCLOUDをおすすめします。
いえらぶCLOUDは売買、賃貸のあらゆる業務に対応し、充実した機能をそなえたオールインワンパッケージの不動産業務支援システムです。
導入後も、サポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが、不動産とITの両方に通じる弊社のノウハウでコンサルティングをおこないます。
このプラスのサポートが、システムのフル活用に大きな価値を発揮します。
さらにプラスのサポートとして、導入時に最大150万円未満が利用できる、IT補助金利用申請について、専門スタッフの支援もおこなっております。
まとめ
不動産の賃貸管理システムとはどのようなものか、課題を解決する機能や、リーシングとの連動について解説しました。
賃貸管理とリーシングを通じて、成約数と業務効率の確かな向上をお手伝いするいえらぶCLOUDの導入をぜひご検討ください。
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