不動産管理会社の収支管理とは？対象となる情報やシステム選定のポイント
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不動産管理会社が行う重要な業務のひとつが、自社あるいはオーナーから委託された物件の収支管理です。不動産運用には、正確なコスト管理と把握が求められます。
今回は、不動産管理会社が不動産の収支管理で対象とすべき情報や管理方法、システムを利用するときの選び方を解説します。
不動産管理会社が収支管理で取り扱う情報とは
収支管理とは、支出が収入を上回らないように正しく管理することです。不動産運用において収支管理を怠ると、家賃収入に対して、ローンや諸経費などの支出の割合が大きくなってしまい黒字倒産を引き起こす可能性が高くなります。
不動産における収支管理では、賃貸オーナーが管理したり不動産会社に委託したりと、さまざまです。不動産管理会社の中には、運用中に賃貸オーナーから収支管理を任されたという担当者もいるのではないでしょうか。
この項目では、収支管理を任された担当者に向けて、不動産運用で管理が必要な情報を解説します。
収入の内訳
不動産運用のメイン収入は、毎月の家賃です。不動産管理会社が賃料を回収する際は、管理委託報酬も含まれるため、賃料と区分けして管理しましょう。一般的に、管理委託報酬は家賃収入の5%程度です。自社の管理委託報酬がどれくらいか分からない場合は確認してみてください。
敷金や礼金、保証会社への保証料など、物件契約時もお金が動くタイミングです。
中でも仲介手数料は、不動産管理会社がオーナーと物件契約者の双方から受け取ることになるため、合算した金額であることを確認しましょう。
ほか、一定期間ごとに契約者に支払ってもらう更新料も、忘れてはいけない収入です。更新料は賃料の1～2ヶ月分で設定されることが多く、そのなかに事務手数料や火災保険料を含むことも珍しくありません。
事務手数料は更新手続きを行う不動産管理会社に支払われるものです。法的な定めはありませんが、賃料の半額程度とされるのが一般的です。
支出の内訳
次に、不動産の収支管理で扱う情報のうち、支出に関する内訳を確認します。
不動産管理会社が収支管理をする場合は、オーナーから物件の管理業務全般を委託されていることを意味します。そのため、オーナーに代わり、不動産管理会社が立替払いしている費用が支出に含まれます。
例えば、共用部の水道光熱費、入居者募集にかかる広告宣伝費、修理や原状回復などで業者に支払ったオーナーの負担費用、行政書士や税理士への報酬などがあります。
先ほどの収入から、更新事務手数料などの不動産管理会社の取り分を引き、さらにオーナーに代わって立替えた支出を差し引いた金額が、オーナーの収益となります。
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不動産の収支管理方法
不動産の収支管理は、誰がいつ・何に対して支払った費用であるか、受け取りはオーナーか不動産管理会社のどちらかなど、確認すべき項目が多く、手間がかかります。
かつては手書きによる帳簿付けが当たり前だった収支管理も、今はIT化が進んでいます。ITを活用すれば、人為的ミスを減らせるうえ、管理業務の効率を向上させることが可能です。
それでは、不動産業界において現在主流となりつつある、ITによる収支管理方法を紹介します。
エクセルなどのツールで管理する方法
表計算ソフトのExcelやクラウド上で利用できるGoogleスプレッドシートなどを利用して、日々の収支を入力、計算する方法があります。
コストがかからないため、誰でも気軽に始めやすい不動産の収支管理方法といえるでしょう。表の項目や設定の自由度が高く、自分好みにカスタマイズできるのも、魅力のひとつです。
ただし、ゼロから収支管理の表を作ったり仕組みを整えたりする必要があるため、導入に時間がかかります。
賃貸管理システムを利用する方法
賃貸管理システムは、収入や諸経費の支出を一元管理できるツールです。また、収支管理のほかにも、入居者との契約や更新、修繕への対応、空室状況、オーナーへの報告内容など、不動産管理にまつわる事項を幅広く管理することができます。
システムには各種項目の入力に適したフォーマットが用意されているため、入力前の準備に手間も時間もかかりません。
不動産の収支管理においては、複数の契約者ごとの細かな計算や税法の絡んだ計算をする場面が多々あります。システムには計算式が組み込まれており、効率よく、簡単に計算できて便利です。
さらなる業務効率化を目指すなら、システムを活用するのがおすすめです。
不動産の賃貸管理システムについて、詳しく下記の記事を参考にしてください。賃貸管理システム導入で業務効率化！機能の特徴や選び方を紹介
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不動産の収支管理に便利なシステムを選ぶポイント
不動産の収支管理には、不動産の業務に特化したシステムの利用が便利です。正確な収支管理を簡単に行えるうえ、業務全般の効率化が進みます。
そこで、不動産の収支管理に便利なシステムを選ぶポイントを解説します。
機能面
収支管理をはじめ、不動産業務は多岐にわたりますが、システムによって機能が異なるため、対応できる業務にも差が出ます。
そこでシステムを選ぶ際には、収支管理と併せて必要な機能が備わっていることを確認することが大切です。
多機能なシステムはコストがかかりますが、業務ごとにシステムを導入してしまうとかえってコストや手間が増えるおそれがあります。自社の業務をなるべくひとつのシステムで完結できるように機能の必要性を見極めると良いでしょう。
操作・サポート面
システムを選ぶときには、操作性の良さやサポートの充実度も重要なポイントです。
不動産の収支管理は、入力項目が多く、計算や管理が複雑です。システムには、入力や管理に適したフォーマットが備わっています。しかし、収支管理はそもそも複雑な業務であるため、実装された機能の操作が難しく、使いこなせない可能性もあります。
操作性の良さだけではなく、使いこなせないときやトラブルが生じたときに、どれだけ手厚くサポートしてもらえるかも、しっかりと確認しましょう。いざというときに、システムが長期間使えないということになれば、業務に支障をきたします。
また、収支管理に関わる税制や法令はたびたび改正されるものです。その都度、システムに反映させるなど、情報のアップデートを素早く行うサポート体制があるとさらに安心です。
セキュリティ面
不動産の収支管理では、オーナーはもちろん、賃貸契約者の個人情報など、多くの機密情報を扱います。情報漏洩などによる深刻なトラブルを回避するために、システムには万全なセキュリティが求められます。
システムのセキュリティとしては、アンチウィルスや感染時の復旧、外部からの侵入につながる脆弱性があるかどうかの診断、不正アクセスの遮断や検知、USBメモリなど利用制限による情報漏洩防止などがあります。
セキュリティ対策には、専門的な知識が必要です。システム提供会社から十分な対策を受けられるかを必ず確認してください。
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まとめ
不動産の収支管理は、お金が関わるため、正確性が求められるシビアな業務です。さらに、税制や法令なども関係するため、常に情報のアップデートが必要になるなど、手間や負担も大きいです。
会社の発展を考えるなら、収支管理業務の効率化を実現するシステムの導入がおすすめです。
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